2022.8《江苏省交通建设项目档案监督指导管理办法》全文+台账模板.docx
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1、江苏省交通建设项目档案监督指导管理办法（试行）第一章总则第一条为规范交通建设项目档案监督指导工作，提升项目档案指导水平，梳理项目档案监督指导工作主要环节和流程，明确指导职责、内容和要求,更好地服务于交通建设项目档案管理，进一步推进全省交通建设项目档案管理法制化、规范化、科学化，依据中华人民共和国档案法建设项目档案监督指导工作指南建设项目档案管理规范交通建设项目档案管理登记办法交通建设项目档案专项验收办法江苏省重大建设项目档案验收办法档案服务外包工作规范等法规，制定本办法。第二条本办法适用于各级交通运输主管部门和建设项目条线主管单位开展交通建设项目档案管理的监督与指导。包括公路工程项目、水运工程
2、项目、信息化项目、场站枢纽项目等。第三条交通运输主管部门主要指江苏省交通运输厅、各设区市交通运输局；建设项目条线主管单位主要指承担交通建设与管理具体职能的省交通运输厅所属条线主管单位以及各设区市相应单位。第二章组织管理第四条交通建设项目档案工作实行统一管理、分级负责的原则。各级交通运输主管部门抓好本级交通建设项目档案的统筹规划、组织协调、法规宣贯与执行，监督指导下一级交通运输主管部门或条线主管单位做好建设项目档案登记、指导，检查、验收等管理工作，同时，配合上级部门做好对所辖项目档案的业务指导与管理。第五条交通建设项目档案管理实行“法人负责制”。建设单位（包括法人单位）对项目档案管理负主体责任，
3、应规范执行国家、部、省相关档案法规标准，建立健全项目档案工作组织体系和制度体系，加强领导、组织与协调，明确工作职责，配备管理资源，将项目档案纳入项目建设管理程序，采取有效措施，强化项目档案与项目建设全过程同步管理，不断提高项目档案整体内在质量与管理水平。第六条项目参建单位，包括勘察、设计、施工、监理、技术服务、咨询等单位，对所各自形成的项目档案负责，遵照相关规范和标准，切实履行合同约定，实施好项目档案的收集、整理、归档、移交和信息化工作，接受建设单位的监督，确保项目档案完整、准确、系统、安全。项目实行总承包的，档案管理由总承包单位负责。监理单位对监理范围内施工文件材料和档案的完整、准确、系统负
4、有审核责任。第七条各级交通运输主管部门建立联合协作的工作机制，根据所辖交通建设项目的审批及管理权限等情况，联合相关主管部门、专业管理部门、建设项目条线主管单位、建设投资部门、营运管理（接养）单位等，齐抓共管，密切配合，共同做好交通建设项目的监督和指导。第八条监督检查人员中应包含项目管理部门和单位代表、档案专业人员、工程管理人员和工程技术人员，必要时，可邀请相关业务专家、专业人员共同参加。参与监督检查的档案人员应具备档案管理专业资格、档案管理工作在岗或从事相关专业工作5年以上。第九条各级主管单位及项目建设单位应配备胜任岗位要求的档案人员，政治可靠、遵纪守法、忠于职守，熟悉档案专业理论知识、熟悉交
5、通业务，保持相对稳定，定期参加相关业务和技能培训。第三章项目档案指导第十条指导工作应遵循国家和行业相关法律法规规范要求,本着问题导向，注重工作实效的原则，结合建设单位的指导需求提供针对性指导。第十一条指导内容指导建设单位建立切合实际的项目档案工作管理体制，建立健全归档制度和业务规范（包括项目档案管理办法、分类方案、归档范围、整理细则等），建立工作网络，将档案管理纳入项目管理程序、纳入领导责任制和相关人员岗位职责，纳入合同管理。指导建设单位组织实施好档案的阶段检查和重要节点审核和验收等工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。第十二条指导重点指导建设单位制定切合实际、全面详尽的归档范围并印发执行
6、。在开工阶段按照国家、行业有关规定和标准规范，结合项目建设内容和特点，制定反映项目建设全过程和实体全貌的归档范围。指导建设单位组织技术负责人、项目总监、项目经理等人员开展审核；部、省级重大项目须征求交通主管部门和档案主管部门意见。指导建设单位召开档案工作交底会。交底内容包括：项目档案采用的标准规范；项目文件材料形成、收集、积累和整理、归档、移交等工作流程和时间节点要求；建设项目单位档案管控措施以及对参建单位档案工作的管理和业务要求；对档案服务单位的职责分工、工作范围、具体要求和监管措施等，形成交底会议记录单（附件2）。指导建设单位开展对项目文件材料和项目档案质量的管控。指导建设单位对照项目建设
7、节点和归档范围，及时对相应节点和阶段的项目文件材料开展完整性、准确性、系统性检查。指导建设单位会同监理单位加强对项目档案形成、收集、整理、保管等环节质量把控的检查，项目参建单位依据项目档案有关制度和业务规定，落实档案管理和业务工作，确保项目档案符合规范标准和建设单位的要求。第十三条指导方式根据管理实际，结合项目建设节点、指导需求，采用方便建设单位，提高工作效率的方式开展指导。可采用以下方式:交底会：对完成初次档案登记的建设单位召开档案工作交底会，明确项目档案工作相关规法律法规和要求，介绍项目档案工作主要内容和流程等。现场指导：到项目现场对建设单位给予业务问题分析和指导。远程指导：利用电话、网络
8、等通讯技术进行指导。集中指导：对相近区域、同一类型或需求相近的建设项目集中开展指导。研讨交流：组织项目档案工作经验交流、工作研讨等，研究问题、交流经验。宣贯培训：组织开展项目档案管理法规规章、业务标准规范的解读、宣贯和培训。专门会议：组织建设单位召开项目档案管理工作专门会议，结合项目档案管理的重要节点、重点工作事项、重要业务问题等，明确具体要求，解决实际问题，推进专项工作。第十四条指导反馈一般性、常规性业务问题，可提出指导建议；重要问题，可与相关单位共商后给出指导建议；特殊性或重大问题，应征求上级主管部门及档案主管部门的意见后再进行反馈。可采取口头反馈、书面反馈（附件3）、通报反馈等方式。第四
9、章项目档案检查第十五条建立分级分类、条块结合的交通建设项目档案检查机制。交通建设项目档案监督与指导工作分省、设区市、基层三个层次，按照高速公路项目、独立桥隧项目、普通国省干线公路项目、航道及港口工程等不同专业类型项目开展。部属管理重点交通建设项目（交通运输部批准初步设计的项目以及下放委托管理的项目）由交通运输部档案馆或委托省级交通主管部门，联合省级档案管理部门开展监督和指导，厅属条线主管单位和项目所在地的设区市交通运输主管部门协助实施。省级投资主管部门审批、核准的交通建设项目，由厅属条线主管单位按照职能分工及项目管理情况开展项目档案的监督和指导；各市交通运输主管部门按照所辖区域，负责或配合开展
10、区域内省级交通建设项目档案的监督与指导。市级及以下交通建设项目，由同级交通运输主管部门联合档案主管部门、条线主管单位共同开展项目档案的监督和指导。第十六条检查方式交通建设项目的检查，采用定期自查、分级检查、联合检查、协作检查、随机抽查方式开展。定期自查是由交通建设项目法人或建设单位按照项目建设实施进度，定期自行组织开展的档案管理检查。分级检查是按照交通建设项目管理级别，由对应的同级交通运输主管部门或条线主管单位组织开展检查。联合检查是按照交通建设项目的类型和专业，由交通运输主管部门联合档案管理部门、相关专业部门共同开展检查。协作检查由交通建设项目所在区域的交通主管部门牵头或条线主管单位发起，对
11、辖区内不同类型项目或跨辖区多个项目开展档案交叉检查。随机检查由交通主管部门或条线主管单位随机抽取所辖交通建设项目开展检查。第十七条检查周期交通建设项目档案检查应纳入交通项目建设管理全过程同步开展。在项目开工筹备阶段、项目开工阶段、项目建设重要节点、项目交工阶段、项目缺陷责任期以及项目竣工阶段应结合不同重点做好指导，开展对应检查。部、省级重大项目不少于一年一次，根据工程规模、工期进展和建设管理实际需要适当增加检查频度。各级交通主管单位应统筹安排，在每年一季度末制定年度检查计划并适时调整，需要相关部门共同参与的，提前报备相关部门，加强检查的计划性和时效性。第十八条交通建设项目档案现场检查内容1 .
12、建设单位档案管理工作职责、岗位职责、档案管理制度、组织机构、沟通协调机制等建立落实情况；2 .设施设备配备使用、安全保管及保障措施；3 .档案人员配备、培训及管理情况；项目档案收集、预立卷、保管、利用等情况；4 .项目文件的形成、汇集、项目档案整理等业务标准的达标情况;5 .档案信息化建设和信息安全保障情况；6 .对项目参建各单位档案工作的指导、监督和考核等执行情况；7 .采用外包服务的项目，建设单位按照规范执行发包及合同履约管理情况，对外包服务单位进行管理、监督和考核、服务质量评价等情况。详见附件1江苏省交通建设项目档案管理检查细则评分表第十九条交通建设项目档案现场检查流程1 .听取建设单位
13、关于档案工作情况的汇报，内容应包含且不限于上述内容；2 .查阅档案材料、台账，询问交流管理情况；3 .查看项目现场文件形成、档案收集、整理的质量情况；4 .查看项目现场档案安全保管条件和实际管理情况；5 .查看项目现场档案信息化建设实施和管理情况；6 .交流检查中发现的问题；7 .按照实际检查情况，填写档案管理检查细则评分表（附件1）（视项目等级及检查组织情况而定）；8 .汇总形成检查意见，填写档案检查指导记录单（附件3）；9 .向检查单位反馈检查意见，提出整改建议与要求。第二十条整改检查结束后，受检项目建设单位应按照检查意见和整改建议,尽快组织落实整改，形成整改回复表（附件4）报项目上级主管
14、单位。对于检查中发现的一般性问题，应即知即改；重大问题或安全隐患，应明确整改内容和期限，采取措施，及时补救，消除隐患；对发现档案管理违法违纪行为的，应向档案主管部门汇报并依法处理。第二H条交流与通报各级交通运输主管部门以及条线主管单位可根据检查情况,印发情况交流或通报，汇总检查中的典型业务问题、管理问题，提出解决建议；加强交流、互相借鉴，表扬先进、促进提升。第二十二条检查中存在以下情况的，应及时汇报或提请上级主管部门、纪检监察部门依法处理：1 .存在档案安全隐患不采取补救措施或发生档案安全事故不按规定汇报和及时处理补救的；2 .隐瞒或包庇违反档案法律法规行为，或对检查人员、协查人员打击报复的；
15、3 .拒不配合，弄虚作假，隐匿、销毁相关证据，或逃避、妨碍档案检查的；4 .无故拖延整改或拒不整改的；5 .档案管理存在重大管理责任事故，档案存在重大缺陷或问题，未采取积极有效措施处置、整改或弥补的；6 .存在滥用职权或徇私舞弊行为，违规收取费用的；7 .存在泄露国家秘密、商业秘密、个人隐私等以及其它涉密或敏感信息等行为的。第五章项目档案登记第二十三条各级交通运输主管部门和条线主管单位应与项目审批部门、计划部门保持工作联系，及时收集重点建设项目基本信息（包括项目名称、建设规模、建设单位、主管部门、计划工期、地点、联系方式等）。第二十四条项目建设单位在开工阶段按照交通建设项目档案管理登记办法国家
16、重点建设项目档案管理登记办法等规定，向上级主管单位填报建设项目档案管理登记信息，各主管单位汇总后报设区市交通运输局和条线主管单位。部、省级重点建设项目由设区市交通运输局和省级条线主管单位汇总后报省厅。第二十五条登记表分为表一、表二、表三（附件5）,分别在项目审批或核准后3个月内、合同段交工验收后1个月内和项目档案通过专项验收后1个月内填报。工程建设期间，项目建设单位按期及时填报该表，直至项目竣工验收。第六章项目档案验收第二十六条交通建设项目档案验收工作按照交通建设项目档案专项验收办法江苏省重大建设项目档案验收办法以及部、省相关文件要求执行，项目档案验收分交工和竣工两阶段开展,项目主管单位应加强
17、交工阶段项目档案的前置审核和验收；对于建设等级高、投资规模大、档案数量多（5000卷以上的）的项目，可在竣工档案专项验收前，组织项目档案审核或预验收。第二十七条验收条件建设单位在项目交工验收和参建单位撤场前，应完成对所形成文件材料的自检验收，形成验收意见，归档验收记录。自检验收组织和流程参照国家、部、省有关验收办法规定执行。建设单位在自检验收后，参建单位按照验收意见完成相关档案的整改完善工作,经建设单位审核通过后，办理档案汇总移交，规范填写档案移交清册，项目档案移交汇报表，完成交接签字、盖章手续。第二十八条材料提交竣工阶段，建设单位具备验收条件后，按照项目管理归属，向相关主管部门提出验收申请，
18、验收申请应先报项目上级主管单位审核；验收申请应包括建设项目档案验收申请报告、建设项目档案验收申请表（附件6）、项目档案案卷目录（数量多可提交电子版）等材料。交工阶段，验收材料参照以上要求，提交项目主管单位。第二十九条验收内容项目建设单位执行国家档案工作法律法规情况，规章制度、管理体制和工作程序的建立情况；档案工作纳入责任制、纳入合同、纳入建设管理过程开展同步有效监管的情况；对项目各参建单位档案管理工作开展有效组织、指导、管理和监督情况；项目档案工作人员配备、保障投入、软硬件设施设备等配置情况；项目档案的质量以及项目档案收集、整理、归档、保管等各管理环节工作符合国家、部、省相关业务规范标准要求情
19、况；项目档案信息化建设与管理实施情况；项目档案具备的保存保管条件、耐久性要求、实体和信息安全管理情况。结合项目情况，其他需要验收的内容。第三十条验收组织验收人员应包括档案主管部门人员、行业主管部门人员，行业档案专家和工程技术专家等组成。专家优先从具备高级及以上专业资格人员以及相关专家库中抽选。验收时间由验收组织方根据项目规模、案卷数量等具体情况合理确定，一般不短于半天，确保验收工作质量。验收分工由验收组根据查验内容和成员专业特长合理安排。查验方式有听取汇报、质询交流、实地查看、抽查案卷、查验佐证文件材料等，全面了解项目档案管理情况，并客观评价。工作记录：验收组成员应填写档案验收工作记录表（附件
20、7）,记录查验内容、存在问题及建议等。验收结论由验收组综合评议后形成。项目档案通过验收的,随后印发验收意见；需要督促落实验收组整改建议的，在完成整改，向验收组织单位报送整改回复单（附件8）并经复核后，再印发验收意见。第三十一条验收文件归档建设单位应将项目交工和竣工阶段的档案验收申请材料、验收会议的汇报、验收工作记录、验收意见及签名表等文件收集，列入建设项目档案的专项验收类中归档。项目档案管理登记表、交底会及专门会议材料、业务指导记录及回复单等应收集归入建设项目档案管理卷。第七条项目档案外包服务管理第三十二条采用档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务等档案外包服务的建设项目，建设单位应按
21、照档案服务外包工作规范等有关规定，合法、安全、可控的开展管理。第三十三条建设单位应将档案外包服务纳入项目的招投标、询价、政府采购等规范管理，采用询价或招投标方式，比选不少于3家专业单位，择优确定外包服务方，未发生指定外包、无手续外包或无合同外包等不合规情况。建设单位应与外包服务单位签订服务合同（附件9）,明确档案服务范围、服务内容、业务标准、质量要求、管理要求、知识产权、研究成果权益归属、违约责任等；将档案安全保密管理列为项目档案信息化工作重要内容，签订保密协议（附件10）o第三十四条建设单位应指导监督外包服务单位应按照国家有关规范要求和合同约定,主动接受管理与考核,配合相关检查，提交服务工作
22、记录和业务工作质量报告，实行服务全过程的闭环管理。第三十五条建设单位应指导监督外包服务单位落实保密安全责任制，确保保密措施执行到位及泄密责任可追究。服务单位应与员工签订书面的保密协议或保密承诺书，将服务人员备案表（附件11）报备项目建设单位，在服务过程中确保档案安全，不遗失、不被摘抄、删改、复制，或者泄露档案内容和其他相关信息。第三十六条建设单位应指导监督外包服务单位规范执行安全保密有关规定和档案工作相关要求，安全管理责任到人。工作设备须物理脱网，存储载体须项目专用，不得存储无与项目无关文件和档案，对加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储载体进行安全检查和登记，统一保管，发生损
23、坏或遗失，应报项目建设单位，严禁擅自处置或处理；对档案数字化加工各环节工作情况做好记录，加强服务全程安全管理。第三十七条外包方数字化加工场所在建设单位办公场所以外的，建设单位应指导监督其安装视频监控，对数字化交工场所出入口、档案存放区、信息存储区和加工区等实行记录，定期提交项目建设单位检查；重要的视频监控记录从产生之日起保存至项目服务结束，提交项目建设单位留存。第三十八条外包服务单位应向建设单位提交项目电子档案环境和数据成果，并同步提交成果质量自检情况和自检统计数据表。建设单位、参建单位应进行检查复核，不能满足归档要求以及达不到数字化加工相关规范标准要求的，应督促外包服务单位完成整改，确保项目
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