办公室实务(第2版) 案例 项目六 安全管理.docx
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1、项目六安全管理任务一值班工作一、阅读以下案例,并谈谈这位值班员的看法。有一天,X省委办公厅来电话通知:中央某部某领导,在X省的视察工作告一段落,定于次日乘飞机到N市,请接机,并请告知你省王书记,因某领导是他的老熟人,希望能在N市见面。接到通知后,值班员立即向机场问讯处查询航班时刻,问讯处答:正点是明天上午9时着陆,但可能停航。值班员接着即向王书记汇报。书记指示:明天我去接机。其他接待安排,请接待部门安排好,并把情况告诉我。结果王书记按时到机场接站,未接到客人,回来即查问怎么回事。经再次查询后方知:最近因故民航暂停。当天下午4时有一架军用飞机在N市机场着陆,某领导是乘军用飞机来的。王书记第二次到
2、机场才接到客人。答案电话值班员不能只做简单的传声简。不但要听清对方说什么事,还要用心思考有什么问题,查询清楚后,才能向有关部门和领导报告。如果该值班员接到X省委办公厅电话时,及时间清乘什么飞机、何时到达N市,或听到问讯处说可能停航时,提出疑问并追问清楚,就不会出现这次差错。二、阅读以下案例,说说值班人员犯了什么错误。某领导同志出差,秘书从外省给本单位值班室打来电话:某月某日将乘坐某车次回去,请与铁路部门联系,留一包厢。值班员只顾记下日期、车次,却少问一句:有事如何联系。值班人员与铁路部门联系后,得到的答复是所拟乘的车次包厢已经客满,只能改乘别的车次;此时再想向领导反馈请示,却到处寻不着领导的行
3、踪。他绞尽脑汁,对所有能想到的去处,一一去电查问,结果全部落空,无人知晓。一番折腾,不仅值班员落忙得又急又累,而且浪费不少电话费,最后还是误了领导的行程。答案作为值班人员,接到电话,应该问明情况,做好详细周全记录。本案例中的值班员在记录中没有把情况考虑全面,结果耽误了领导行程。三、请分析以下案例某年11月,某市一家棉花仓库大火足足烧了35个小时,经过500名消防战士的力救,大火才被扑灭,成了该市触目惊心的大新闻。火为什么会烧得这么大?火灾当天凌晨0:45,在离仓库不远的码头值班的孔某,最先发现仓库冒烟,孔某立即赶到仓库,告诉另一个值班人员陆某,两人随后到仓库察看,发现确有火情,便向值班干部吴某
4、报告。1:08,孔某打电话至科长家,称棉花仓库发现冒烟,问是否需要打119报警。科长表示要报警,同时,吴某打电话给书记,汇报灾情。宝贵的24分钟就在这样东请示西汇报的过程中悄悄溜走。1:09,消防部门接到报警,火速赶来,然而,星星之火已经燎原。待大火被扑灭,棉花仓库已经片瓦无存,给国家造成了巨额的损失。答案首先每一个值班人员应具有强烈的责任心,无论什么时间值班,都要保持饱满的工作状态;其次,值班人员应该有一定消防救灾等常识知识,遇火灾应首先报警,然后告知同事和领导,尽可能想办法扑火,降低损失。此次火灾损失严重,是因为值班人员没有及时报警,延误了最佳救援时机。(改编自复旦大学出版社孙荣等编著的秘
5、书工作案例)四、请阅读案例后设想一下,如果你是李秘书,你会怎么处理此事?某建材有限公司李秘书接到报告:下午两点多,五六个工作人员正在立窖前操作,可能是水泥把出口堵住了,窖内的一氧化碳过多引起了爆炸。五人当场受伤,其中两人伤情非常严重。答案如果我是李秘书,我会第一时间通知领导,然后根据领导的意见指示再做下一步安排。尽量把事情的严重性告之领导,努力安抚工作人员,暂时不要把事情外传,以防事故影响扩大化等。五、请帮助谢秘书分析一下遭到批评的原因,并帮他提出具体的解决办法。某县工商局办公室谢秘书是一名刚毕业的大学生,星期天值班。谢秘书一早就来到了办公室,并查看了前一天的值班记录。上午9点左右,业务部李明
6、利的一位外地同学张强来局里找李明利,谢秘书问明事由后,头也没抬就对张强说,今天休息,你明天再来吧。说罢就忙自己的事了。下午2点,他接到县委秘书处的一个会议通知,通知局长当天下午3:30到县里开会。谢秘书赶紧打电话告诉局长开会。局长问,哪个会议室?谢秘书一时语塞,他也不知道。局长不太满意。临近下班,快5点时,他又接到一个紧急电话。电话内容是:局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内三人重伤,车损严重,不能开动,特请求局里急速处理。谢秘书听后急了,他一时不知道该怎么办,人命关天。他先是去隔壁办公室找同事老王说了这事,老王告诉他快请示领导,他才拿起电话向主管领导汇报,请领导亲自到
7、现场处理就这样,延误了十多分钟。星期一上班后,谢秘书遭到局长点名批评。答案案例中谢秘书作为一名值班人员,能够按时到岗,及时查看前一天的值班记录,做得很好。但是在后来的接待来访者和接听电话过程中做得很不好。对于接待来访和来电,谢秘书可以这样进行处理:1 .接待业务部李明利的外地同学张强时:谢秘书应态度热情,尽可能地给来访者提供帮助;同时应及时做好接待记录,把外来人员张强的姓名、来访日期、证件、联系事由等登记清楚。2 .在接听县委秘书处的电话时:谢秘书应在接听电话的同时,拿出值班电话记录本进行记录。要问明情况,对来电通知的会议地点、会议内容、会议类型等内容尽可能作细致了解,并认真做好记录,然后及时
8、通知局长。3 .当接到局里面包车发生事故的紧急电话时:谢秘书应尽快作出合理的反应,否则会延误救援时机。在当时紧急的情况下,谢秘书可以这样处理:首先给出事现场附近的直属单位工商所打电话,请他们派人去保护现场,并妥善保护好伤员;给县医院打电话,请他们立即派救护车去现场抢救伤员,并请外科住院部做好抢救伤员的准备;同时给交警队打电话,请他们立即派人去现场处理事故;最后,打电话给局领导,汇报事故情况及自己处理的情况。此外,尽管下班时间已到,谢秘书在这紧急时刻应自觉留守单位,坚守岗位,随时关注事态的发展,以协助领导做一些联络事务。任务二保密工作一、请阅读案例,分析秘书小张的行为。某机关秘书小张,在临时负责
9、本局办公室工作期间,出于个人好奇心,查看了所有人的人事档案。然后发现一位平时喜欢“秀恩爱”的女同事李某,已经离婚一年了。随后,在一次办公室的饭局中,小张随口跟一位哥们说出了李某的离婚事实。不久李某离职。答案人事档案属于单位的保密文件,未经许可不得向任何人任何单位,泄露、调阅、复制公司内部人员、在职与离职人员的资料信息。小张身为一个秘书,缺乏基本的职业素养,缺少保密意识,行为失当。二、请阅读以下案例,并回答问题。艾丽丝是一家大型外资企业的办公室秘书,一天午饭后,艾丽丝就被人力资源部部长叫去了。回来的时候,艾丽丝的脸色显得更加苍白,妆也花了,有明显哭过的痕迹。到底出什么事了?当我正在疑惑,想安慰艾
10、丽丝的时候,珍妮悄悄拉了一下我的衣角,让我跟她到第一接待室来。“艾丽丝的事你还不知道吧?”珍妮低声说,“事情是这样的,前几天公司开人事会,说是在新加坡办事处的洪刚病了,那边要求公司尽快派人去顶替,所以当时就定了出口部的雷鸣过去。九月一日正式发调令。”“那这与艾丽丝有什么关系?”我还是不明白。“你听我说。那天开会正巧是艾丽丝负责送水沏茶,她听见了调雷鸣去新加坡的事。”见我还是不明白,珍妮笑了起来:“艾丽丝和雷鸣原来是打算今年国庆节期间结婚的!”“这样啊?”“可能是他俩昨晚约会时,艾丽丝把雷鸣要派到新加坡去的事说了出来。我终于明白了。“如果艾丽丝只对雷鸣说了,事情到此为止,也就没什么大事。可偏偏今
11、天上午雷鸣不知是有意还是无意之间,把这事在办公室里说了出来。你想想,大家都是工薪阶层,谁有个升迁调动,特别是外派新加坡这样的美差,能不敏感吗?所以,没过几分钟,这件事就传到人力资源部部长的耳朵里去了。人力资源部部长马上找到雷鸣,问他是听谁说的,雷鸣只好说是听艾丽丝说的。人事问题是公司机密中的秘中之秘,调令还没有正式公布,就已经满城风雨,人力资源部部长当然不能容忍这种事情发生,所以,他刚才把艾丽丝叫去,狠狠地批评了一顿。这事怎么处理还没最后定。”“是吗?”虽然我有预感,但没想到事态这么严重。“刚才,人力资源部部长又把科长也叫去了。估计科长也会挨批。”珍妮说。(改编自:谭一平.外企女秘书职场日记.
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