办公室实务（第2版） 案例 项目九 会议工作.docx

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1、项目九会议工作任务一会前筹备一、阅读以下案例，并回答思考题。某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知？于是都回家了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位了，

2、只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？答案在准备会议前，要全面考虑会议的时间、地点和参加人员。时间、地点确定后，尽量不要变动。参加人员能否到齐、能到儿个也要心中有数，最好有个通知清单，这样万一有所变更也可及时通知。特别是邀请领导参加更要有名册和排位了，因此，谁能来谁不能来也要有个事先确实，这样开会时才不至于领导席出现空位，导致不良影响。二、阅读以下案例，并回答思考题。霓裳服装公司欲举行北京旗舰店和全国各地霓裳专卖店店长的销售培训会，会议定于6月6日在

3、北京大运河会议中心举行。与会者200余人，会期1天。韩方总经理将亲临大会做报告，同时邀请了北京高校的营销专家进行营销策略和管理方面的培训，还要由人力资源部组织一些讨论和游戏联谊活动。请为这期活动拟制一个会议日程表。答案霓裳服装公司全国专卖店店长的销售培训会会议日程时间：2021年6月6日参加人员：特邀嘉宾、专家、销售主管、受训人员和所有工作人员地点：北京大运河会议中心目的：全国店长销售培训地点参加人员备注上午8:309:00报到会议中心门厅与会者9:009:20北京旗舰店店长作介绍四楼主会议室与会者9:2010:20韩方总经理做报告完成后可先行离场10:2010:30休息10:3011:30北

4、京营销专家某某营销策略和管理培训完成后可先行离场11:3012:00销售冠军活动录像自由参加12-13:00午辍员工餐厅三层自由参加13:0013:30午休休息室所有员工I-T13:3014:30新产品展示一一销售主管主讲，模特演示四楼主会议室14:3014:50销售人员讲解广告宣传单14:5015:00休息15:-16:30分小组讨论和游戏联谊活动16:30散会三、将下面资料写成一份委员会会议议事日程。全国商业研究协会会议，将于6月30日星期四8时在雷丁市的普照会堂举行。会议将包括这些项目：讨论夏季工作计划；听取财务委员的报告；比彻姆先生将作一次财务记账问题的会议报告；如有机会，让会员们讨论

5、其他事务；要决定下次会议的日期。答案全国商业研究协会会议议程表公司销售团队会议将在6月30日星期四上午8:00在雷丁市的普照会堂举行宣布议程：1 .讨论夏季工作计划2 .听取财务委员的报告3 .比彻姆先生将作一次财务记账问题的会议报告4 .讨论其他事务四、阅读以下案例，并回答思考题。一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一个宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议租用一家临近客户公司且有会议设备的酒店。会前一周，广告公司的一名成员来酒店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子，他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是利

6、用这种设备来准备的。开会当天，广告公司的执行人员提早来测试音响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了茶歇，会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新客户。为什么广告公司这次会议能够进行得如此顺利，最后还赢得了新客户？答案因为这家广告公司认真研究了自己的潜在客户，发现这个潜在客户的工作场所是一个开放式办公室，不利于演示公司的广告创意，所以他们预定了离客户比较近的会议式酒店。考虑到客户的接受习惯，所以提前把座位安排成半开放式的半圆形；调整窗帘和空调，让人觉得很舒适；适时的茶歇，使得客户在宣传活动中舒心而惬意；所有这些细致周到、方便于客户的会前服务准备，悄悄地打动了客户，赢得了客户的心。

7、五、案例分析题某医疗器械有限公司是一家以经营医疗器械为主的专业公司。公司目前在册销售代表20名，均为具有丰富医学知识及销售经验的资深代表。为了进一步研究海外市场促销对策，公司决定召集各销售代表进行商讨。离开会还有5分钟,从四面八方来的负责人差不多都到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。“都到齐了吗？”他问张秘书。“都到齐了，整20位。”张秘书说。突然，李董事长脸上的笑容凝住了。他沉默了一会儿，一声不响地走出了会议室。张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。会议桌边坐定的与会者，只得坐在那里等待。“董事长。”张秘书轻声叫道，等待指示。“小张，会场上怎么有股生人味？”李董事长

8、问。“生人味？”张秘书不解地问。“好像有不该参加的人来到了会场。”“不会吧”，张秘书说，“名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”张秘书拿出经李董事长审定的名单递给他。李董事长没有接过名单，问道：“坐在我对面的那个日本人怎么也到会了？”“他是我们东京的代销商。”“代销商和经销处负责人一样吗？”董事长严肃地问：“你难道不知道今天会议的议题吗？”“今天是研究海外市场促销对策”“这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营决策的核心成员。内外有别！”李董事长说。“名单上有李龙，这代销商的中国名字也叫李龙”“好了！你待会儿认真地再看看那名单吧！”

9、李董事长一挥手说：“现在，你说该怎么办？”“现在能不能由我通知东京代销商让他退出会场？”张秘书问。“你说呢？”李董事长反问道。“这样好像不妥，会影响关系的。”张秘书说，“是不是能改变会议议题？”“现在也只有这样了。”李董事长说，“今天上午的议题改为介绍东京代销商与各经销处负责人认识，交流经销经验。主要请这位东京代销商讲一讲东京的市场状况和他们的对策。我介绍中国三十六计在日本商场的运用，下午再正式研究之前的会议议题。你通知公关部下午派人陪东京代销商游览市内风景名胜。之后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说罢，李董事长快步走进会议室。张秘书待李董事长离开后，打开名单一看，除各经销处负

10、责人的名单以外，李董事长亲笔加了“请东京的李龙同志到会”一行字。“东京的李龙同志”是指公司派往东京的市场调查员，而东京的代销商中文名字也叫“李龙”，他只是合作者。张秘书急忙去公关部联系，然后打国际长途请东京的李龙同志立刻赶回总公司开会。请回答：1 .张秘书在会议筹备阶段犯了什么样的错误？2 .从李董事长的应对中，你学习到了什么？答案1 .张秘书会前筹备工作不够认真。秘书在工作时不能只带眼睛，更要带着头脑。在审核20人名单时，他就应该有疑问，为什么其中有一位外国人，当不能确定人员时，应再次与上级领导核实情况；更何况李董事长还亲笔加了“请东京的李龙同志到会”一行字，如果张秘书再细心一点，这个错误就

11、不会发生,2 .从李董事长的应对中，我学到了许多：首先做事细致严谨认真，能及时发现问题。其次应变能力很强，把坏事变好事，例如：”主要请这位东京代销商讲一讲东京的市场状况和他们的对策”，这使得日本人李明的到来成为有价值的行为；“你通知公关部下午派人陪东京代销商游览市内风景名胜”，使合作伙伴能够宾至如归；“之后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作”，进一步发掘合作伙伴的潜在利用价值。最后，发现问题、批评秘书、寻求应变方案都是在但私下场合进行的，非常顾全大局。李董事长的这些优秀品质都值得我们学习。任务二会中服务一、阅读以下案例，并回答思考题。某单位召开年度工作会议。会议颁奖仪式需播放背景音乐

12、，办公室主任将会议服务工作交给了林秘书。会前一天下午，林秘书将一盘事先准备好的光盘放入播放机，播放音乐进行调试，自认为万无一失。然而会议当天，当颁奖仪式开始时，耳边响起了一首与会议氛围极不协调的流行音乐，引起参会人员的哄堂大笑。林秘书马上意识到出错了，急忙跑到播放室，手忙脚乱地调换音乐。原来，会前有人为了欣赏其他音乐而调换了光盘，事后也没有将光盘及时退出。林秘书错在哪？答案：林秘书由于疏忽，会前没有对播放机里的光盘进行确认检查，等到播放背景音乐时，才发现出了大错，但为时已晚。秘书工作无小事，如果会务管理再严格一些，如果当事人细心一点，会前对经办事项认真检查一遍，这样的事故完全可以避免。我们必须

13、注重工作中的每个细节，凡事细致入微、精益求精，对待工作善于回头看，力争做到滴水不漏、严丝合缝，杜绝此类问题的发生。二、阅读以下案例，并回答思考题。某日，一份会议预算公文经财务科拟制、分管领导签发到刘秘书这里，可他一直却“没收到”这份文件。等到财务科打电话来询问为何文件没有发送时，刘秘书十分自信地认为一定是公文处理系统出了问题，或是领导尚未将该文件传过来。后来，办公室的李主任通过“查询收文”帮刘秘书找到了它，并通过“文件跟踪”查出该文件己传至刘秘书这里，应该是刘秘书手快给删掉了。这份文件可是几个部门共同的劳动成果啊，当时急得刘秘书满头大汗,在各种公文里找来找去，始终没有找到弥补的办法。刘秘书只好

14、红着脸找财务科的负责同事诚恳道歉，请其将此文件重走一遍流程，最后还得“厚着脸皮”向分管领导解释，请领导重签一遍发给自己。刘秘书错在哪？答案发生这样低级的错误，除了自身业务水平不扎实，工作不严谨外，最主要的原因还是刘秘书对工作缺乏一种认真负责的态度。一件“小事”上的想当然，既浪费了领导的宝贵时间，又增加了相关同志的工作量，影响了整体工作效率。工作中，要以负责的心态和踏实的行动认真做好本职工作。对于一些带有苗头性的问题，要做到及时梳理,从源头上发现和弥补可能出现的漏洞，做到防患于未然。三、阅读下面案例，回答问题。李锐刚刚走上一个新的工作岗位。他的新工作任务是，从一些新员工原来的公司那里获取正确的有

15、关这些员工保险的情况。而李锐前任留下的文件非常杂乱，以至于他根本不知道下一步该怎么办0与人事处联系后，李锐被告知要为此开一个会，会议被安排在两天之后，来开会的不超过8个人。会议在嘈杂中召开，持续了1个多小时，问题最后得到了解决。请回答：1 .对这件事而言，开会是一个好办法吗？2 .如果你是李锐，你会怎么做？答案1.开会也不是一个好的办法，因为不同公司给的员工待遇是不一样的，买的险种也是不同的，而且这是一个很私密的问题，不太适合开会来解决。3 .如果我是李锐，我会选择将我的工作要求、工作思路、需要配合的事项写成一封电子邮件，逐一发给每一位新员工。以一对一的方式进行私下沟通和交流。四、阅读下面案例

16、，回答问题。在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。会后钟苗受到了领导的表扬。钟苗为什么被表扬？答案从办公室的职能来看，秘书工作综合性强，职能繁杂，担负着信息沟通、新闻发布、内务协调、后勤服务和机关管理等多重工作。秘书钟苗做得很好，会议期间注意接待好新闻媒体，使其有充分时间了解信息，为报道提供便利。任务三会后落实一、阅读下面案例，回答问题。现在是星期日的晚上，可是龙辉公司的秘书李锐已经开始为明天早上

17、的公司例会发愁了。作为秘书，李锐按照规程为每次会议都做充分准备，但是会场上大家的表现却让他坐立不安。如果总经理不能出席的话，就总是有人迟到，而且离开的方式越来越不露痕迹。据说为了逃会，很多经理们都在网上定制了“定时闪”的服务，电话会在约定的时间响起；而留在会场上的人大多数时间都心不在焉，或者干脆沉默不语，或者为了一个无关紧要的小问题而发生激烈争执。此外，经常会议已经到了预定的结束时间，可是还没有讨论会议的主要议题。后几乎所有人都来指责会议无聊、浪费时间。大家当然不能跟总经理抱怨，所以李锐就成了每次会后千夫所指的人。李锐觉得很委屈，他不明白为什么会议会变成这个局面，而且因为本次会议没有解决问题，

18、就自然又衍生出来下一次甚至更多的会议，恶性循环，李锐几乎快要为此抑郁了。请回答：1.你认为无效会议的危害究竟有哪些？2 .什么原因会导致出现无效会议？答案1.无效会议首先意味着会议目标不能实现，无效会议的表现是“会而不议、议而不决、决而不行、行而无果；其次，会议目标没有实现意味着为此次会议投入的人力、物力、时间和金钱等成本投入都是完全浪费的；最后，当此次会议目标未能实现还会带来顺延的恶性循环，进而占用更多的时间，在事实上又延误了别的工作的开展和进行。3 .什么原因会导致出现无效会议？首先是会议过程失控，会议缺少有力量、有约束力的主持人；会议目的模糊、缺少明确的议程、明确的发言时长限制；缺乏会后

19、的有效跟踪、反馈落实机制。二、阅读下面案例,回答问题。某年，在XX市召开的一个全国性学术会议上，有几位与会者都没有买到返程的预约票，而且与会者是在会议结束后的晚上才知道的。事前与会者曾询问过几次，并说如果会务组有困难，他们就不麻烦会务组自己想办法，但会务人员表示他们可以买到票。结果票没买到，与会者只好自己赶到车站排队买硬座票。会议本来开得很好，参观安排得也不错，但由于返程中发生的一些问题，这些好的印象在与会者的脑海中都被冲淡了，有的只是满腹牢骚。请问：如果你是会务人员，该怎么做？答案应该在事前认真与与会者沟通，一一询问他们的要求，然后再去逐一落实。三、阅读下面案例，回答问题。龙辉公司承办了营销

20、协会召开的年会，会务组的李秘书负责与会者的返程工作。李秘书在会前的会议通知回执中，要求与会者填写详细的返程信息，如返程时间、所乘坐交通工具的种类、返程地点等内容。考虑到会议期间，有的与会者可能在返程时间或所乘坐交通工具上有变化，所以在会期进行到一半时，李秘书又逐个找与会者核对，落实最后的返程日期、乘坐的交通工具，以及车次、班次、航班等信息。会议接近尾声时，李秘书开始忙碌起来，统计需要送站的与会者名单，把他们出发的时间分成几个集中的时间段，以便派专车送站。与会者离会的那天，李秘书提醒与会者及时与会务组结清费用，归还所借物品，拿好自己的物品和票据，准备返程；李秘书为与会者送行后，看着他们登上送站的

21、专车离开会场；会议结束后还有暂时不返程的与会者，需要暂住的，李秘书都给予了妥善的安置，尽量满足他们的需要。会后，在与会者填写的会议评估表上，李秘书的返程服务工作得到了大家的一致好评。请结合李秘书的工作情况，谈谈秘书应怎样做好与会者的返程工作？答案当会议结束后，秘书需要做好与会人员返程的相关工作。主要要求如下：1.提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员。4 .需要时建议和协助召开一定范围内的欢送会或送别宴会。5 .分批送站，调配车辆。送站人员应保持热情的态度、礼貌的语言、周到细心，笑脸相送。6 .清理结算与会人员的相关费用支出等，安全、完整归还代为保管的物品。7 .妥善安排

22、暂留人员。会议的组织与服务工作切忌虎头蛇尾，尽早落实与会人员的返程工作。来时接、走时送，有始有终，这会给与会人员留下良好的印象。返程车、船、机票的预定一般情况下要按先远后近的次序安排。李秘书预先登记与会人员返回的日期和乘坐的交通工具，会中又反复确认归程时间；调配车辆送站，使客人在会议一结束就能及时踏上归程；对于个别需要暂住者，应妥为安置好他们的食宿。所以，李秘书细心周到的工作，得到了与会人员的一致好评。四、阅读下面案例，回答问题。宏盛公司召开的新产品开发研讨会已接近尾声，出席这次研讨会的有公司各部门的经理和研发部的全体成员。此外，公司还请了几位专家来参加。为了避免干扰，这次会议还租借了海天饭店

23、的会议室召开会议，开会用的设备也是租用饭店的。首先，张秘书把所有文件都收集整理好装进包里；其次，取下为布置会场悬挂的横幅并折直整理好；第三，她把桌子上的茶具和烟灰缸收到一个整理箱里，拿到茶水间去清洗，洗干净后再整齐地摆放在会议室的茶几；最后，她把会议室凌乱的桌椅摆放整齐，在摆放桌椅时，发现一把椅子下面有一个公文包，不知是谁的包忘记了。张秘书先把包收起来，心想过一会也许就会有人来拿。接下来最重要的是清点会场的设备与器材，张秘书和饭店会议负责人一起，根据会议租借清单，一一进行核对,发现设备与器材一个也不少。然后，他们检查这些设备和器材是否有损坏的情况，结果发现其中一个麦克风打开后不出声音，于是张秘

24、书马上给负责这次会议的总经理秘书张丽打电话，询问情况。张丽说:“这个情况我知道，是一位专家在发言时，不小心把麦克风给拌了一下，当时就不出声了，不好意思，没有及时告诉你。该怎么处理就怎么处理吧。”接完电话后，张秘书把麦克风的事如实地和饭店负责人反映，然后双方在交接单上签了字。之后，办理了付费事宜。一切办理完毕后，会议室整理恢复到备用状态。最后，张秘书还是没见有人来取公文包，就把包带回了公司，交给总经理办公室，请他们帮忙联系寻找失主。请问：张秘书清理会场的工作做得怎么样？答案张秘书清理会场的工作，做得非常细致周到，通常会议会场终场清理的基本事项有以下六项：1 .确保所有会议器材电源关闭。2 .拆除或清理会场之前的布置，比如一些为客户准备和设计的背景板等。3 .租借器材的归还以及对损坏器材的处理以保证下次需要时的正常使用。4 .秘书人员在会场发送和会议期间产生的文件一般来说是比较多的，尤其是带有保密性质的会议文件。会议结束后，秘书人员要及时清点收回，并仔细检查会议现场及各个房间，看是否有遗漏或剩下与会议有关的文件资料，以免遗失泄密。5 .清理会场内其他物品，除了清扫参会者遗留下来的废物废品，更重要的是检查是否有人忘记带走贵重的物品，一旦发现要妥善保管，并同失主联系。6 .清洁整理会场。地面和门窗要打扫干净，用具、用品要清点归好。张秘书每一项都做到了，非常完美。