XX公司行政制度范文汇总.docx
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1、序阿尔创行政管理管控制度,规范了阿尔创公司主要行政工作开展的基本方法和要求,为各项工作的操作和实施提供行为准则,以求减少在管理管控中的矛盾,保障整个行政管理管控工作能优质高效、正常有序的开展。本行政管理管控制度的最终解释权归属行政人事部。一、办公室纪律1、目的规范办公室的工作秩序,树立公司办公形象,维持良好的办公气氛。2、执行范围全体公司员工3、规定与纪律3. 1准时上班、下班后无急需或必须完成的工作应按时离开办公室。3.2 上班着装整齐、仪表整洁。男职员不得留长指甲、长头发。3.3 工作时间内一律佩带员工卡。位置:悬挂前胸。3.4 公共办公区、会议室、会客室内不能吸烟。自备水杯。3.5 保持
2、个人工作区域的卫生整洁,爱护公共卫生。剩板盒及易发臭的垃圾自觉丢到写字楼的大垃圾筒内。3.6 办公室内不得大声喧哗,不得串岗,不带与公务无关人员进入工作场所。3.7 不利用上班时间做工作以外的事情,特别是登陆无关的网站、下载无关的资料。3.8 爱护公物,不能擅自挪动、私用、外借公司办公设备,节约使用公司资源。3.9 下班前要整理放好各种文件,关闭电脑及其它用电器电源,做好防盗、防火工作。3.10文明办公、团结互助、以礼相待。对违反公司规定的行为大胆指正,维护公司良好的办公气氛。4、违规处理违反3.3点被查上班时间3次/月未佩带员工卡者,罚款200元,其余视情节轻重,给予“书面警告”及以下的行政
3、处分。二、内部行文规定1、目的使公司办公文书规范化,强化部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,减少工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道。2、执行范围:各级行政领导及全体员工3、规定与要求:3.1文书的种类及意义3.1.1决定或通报由公司领导签发或是由行政人事部代表公司向全体员工发布的重要事项、奖惩、任免决定及纪律规定等具有强制性质的指令。各代表处、各部门有同类的文书发布,需经公司领导审批手续后,由行政人事部统一颁发。3.1.2通知或通告适用于公司、代表处及部门对所属员工以书面形式传达工作信息、行为规范及相关计划要求等。3.1.3报告适用于向上一级汇报工作,反映情况、意见,答复
4、上级的询问等。报告是下级向上级的信息表达,上一级可或不作出答复。3.1.4请示适用于向上一级请求批示、批复。上一级必需对请示作出答复。3.1.5内部联络书是无直接从属关系员工之间的来往、沟通及平行部门之间的工作联系。3.1.6会议纪要适用于公司、办事处、各部门的各类行政会议、业务会议、技术专题会议等的记载,用以传达会议情况和议定的事项,检查下步工作的完成情况。3.1.7其它形式的行文包括有董事会决议、经营决策报告等公司一级内部机要文件及各部门的各种报表及单据。这些“内部资料”是指导企业发展,规范企业行为,整理汇总、分析比较企业运作的结果。3.2行文规则3.2.1行文应当确有必要,注重效用。3.
5、2.2行文关系要根据隶属关系和职权范围来确定,一般不能越级请示和报告。3.2.3“请示”应当一文一事,一般只有一个主送对象,其它应当用抄送形式,但不能抄送发文其下级的部门或人员3.2.4“报告”不得夹带请示事项。3.2.5任何行文的发出,都要经过出文单位的责任领导审核、同意签名才能发出。决定、通报、各种规章制度、工作流程应有公司总裁的同意签名或由公司总裁授权的职能部门负责人同意签名才能发出。会议纪要需会议主持人/召集人签名确认才能发出。3.3行文编号及保密等级3.3.1行文编号3.3.1.1编号管理管控归属任何行文都应有行文编号。以公司名义发出的行文应到行政人事部职责人员处领取编号,以办事处、
6、联络处名义发出的行文,应到办事处、联络处的行政人事管理管控人员处领取编号。以部门名义或个人名义发出的行文,在所属部门指定的职责人员处领取编号。3.3.1.2编号制定原则公司、办事处行文编号由四部分组成英文(中)缩写代码+年份+文书类别缩写十三位递进数字序号英文(中)缩写代码:AL代表阿尔创(广州)信息技术有限公司GZAL代表阿尔创(广州)信息技术有限公司本部BJAL代表阿尔创(广州)信息技术有限公司北京办事处SHAL代表阿尔创(广州)信息技术有限公司上海办事处董代表阿尔创(广州)信息技术有限公司董事会文书类别缩写:决代表决定通代表通报知代表通知告代表通告纪代表会议纪要规代表规章制度类年份:20
7、02代表2002年2003代表2003年数字序号:每年1月1日开始从001递增编号举例1:2003年北京办事处行文发出的第3号通报编号为:BJAL2003通003号举例2:2003年财务部重新修订了岗位职责,因在这之前,行政人事部和商务部已发出过此类文件,则其出文编号为:AL2003规003号部门、联络处行文编号由五部份组成年份+地区(缩写代码)+部门(英文缩写代码)+文书类别缩写+三位递进数字序号年份:2002代表2002年2003代表2003年地区缩写代码:粤代表阿尔创(广州)信息技术有限公司本部京代表阿尔创(广州)信息技术有限公司北京办事处沪代表阿尔创(广州)信息技术有限公司上海办事处深
8、代表阿尔创(广州)信息技术有限公司深圳联络处汕代表阿尔创(广州)信息技术有限公司汕头联络处南代表阿尔创(广州)信息技术有限公司南京办事处津代表阿尔创(广州)信息技术有限公司天津联络处部门英文缩写代码:TS代表通信系统事业部相关项目部SD代表通信系统事业部营销部IT代表信息系统部DB代表软件开发中心SA代表商务部F代表财务部AP代表行政人事部P代表产品与技术发展中心PM代表市场部文书类别缩写:知代表通知告代表通告报代表报告请代表请示联代表内部联络书纪代表会议纪要数字序号:每年1月1日开始从OOl递增编号举例1:2003年上海商务人员行文发出的第2号工作请示编号为:2003沪SA请002号举例2:
9、2003年深圳联络处相关项目技术人员行文发出的第9号内部联络书的行文编号为:2003深TS联009号3.3.2保密等级公司文件的保密等级界定为三个档次,即“绝密”、“机密”、“一般”,并同时按下面二个原则由行文部门去权衡、确认文件的保密等级。3.3.2.1根据文件可读人员的行政职务去划分,如全体员工内部可读文件的保密等级应为“一般”;主管或以上人员可读文件的保密等级可定为“机密”;董事会人员及确认的有关职能人员可读文件的保密等级为“绝密3.3.2.2根据文件的性质、合适的内容去划分。如董事会决议、工资与分配方面的文件、有关公司经营决策的文件、财务分析报告,供应商、客户信息资料等的有关保密文件应
10、列为“绝密”,而对于通知、通告、通报、规章制度、岗位职责、工作流程等可列为“一般”,界于这两者之间的行文可考虑为“机密”;对没有作出行文保密等级界定的文件一律视为保密等级为“一般3.4行文基本格式(见附件)1、通知行文参照本2、报告行文参照本3、请示行文参照本4、内部联络书行文参照本3.5发文及管理管控3. 5.1文件的分发应由文件编号管理管控部门或文件的起草人进行。除了通知、通告等面向全体员工的文件外,一切分发到部门、个人手上的文件都应在归档的正本上签收。4. 5.2因发文的需要可制作文件文本多份,其中批复或有签收的正本原件为归档文件。5. 5.3公司、代表处、联络处、各部门根据工作的需要设
11、立档案、资料管理管控人员负责文号的编发及文件的分类归档。6. 5.4归档的文件资料,管理管控人员应进行归档登记,并建立借阅、查找登记手续。7. 5.5每年的二月份,各部门根据公司文档管理管控的要求,将本规定所属的文件资料整理移交给公司、代表处文档管理管控人员。属于“绝密”的文件应用大号信封封好,并在信封面注明文件编号,保密等级及文件名。8. 5.6对于归入公司、办事处档案室的文件,根据公司有关文档管理管控的规定进行保存、查阅及管理管控。4、违规处理违反本规定的内部行文视为无效行文,收文单位或个人应拒绝签收,退回发文部门重新行文。附件:1、通知行文参照本2、报告行文参照本3、请示行文参照本4、内
12、部联络书行文参照本附件1LTRATK关于对XXXXX通知编号:2003粤AP知(005)号(正文合适的内容)行政人事部XXX(出文部门或人员)2003年X月X日(出文日期)同意 (出文部门领导审核同意签名)附件2LTRATK关于XXXX工作的报告编号:2003粤AP报(OO3)号保密等级:一般XXXX:(主送部门或人员)(正文合适的内容)XXXXXXXX附件XXXXX行政人事部XXX(出文部门或人员)2003年X月义日(出文日期)同意(出文部门领导审核同意签名)送:XXX附件3LTRATK关于XXXXX工作的请示编号:2003粤AP请(002)号保密等级:机密XXXX:(主送部门或人员)(正文
13、合适的内容)XXXXXXXX附件XXXXX行政人事部XXX(出文部门或人员)2003年X月X日(出文日期)同意XXX(出文部门领导审核同意签名)回复批示:(批复合适的内容)(回复人签名)2003年X月X日(回复日期)附件4一内部联络书InternalCommunicationReport编号:2003粤AP联002号日期:2003.1.15No:Date:收文部门收文人请审阅请归档To:Addressee:ToReviewToFile发文部门From:发文人请落实请答复Addresser:ToFulfilToReply主题Subject:抄送:CC:三、印章管理管控规定1、目的:本规定对公司所
14、有印章的管理管控过程进行了规范,以保证印章在使用中的严肃性并得以有效的控制。2、执行范围:印章管理管控人员及申请盖章人员等。3、印章的类别划分公司印章按三大类划分:3. 1公司/办事处印章包含公司/办事处公章、公司合同合约章。3.2部门/联络处印章包含部门/联络处专用章,各类业务图章(如财务专用章、出入库章、图纸审核章等)。3.3个人私章因工作需要以个人姓名刻制的印章。4、规定与要求4. 1印章的刻制1.1.1 1.1只要有充分的工作理由,部门就可向行政人事部提出刻章申请,申请合适的内容包括申请理由、印章用途、刻章要求(如印章尺寸、形状)、印章颜色及所用材料、完成日期等。刻章申请必须有申请部门
15、领导同意签字。1.1.2 行政人事部职责人员根据申请合适的内容提出意见,如申请的合理性、刻章的费用及其它条件要求等。1.1.3 刻章申请除公章(含办事处、联络处)、合同合约章、财务部预留银行印鉴需公司领导审批(以旧换新刻章除外),其它印章由行政人事部职责领导审批刻制。1.1.4 公司印章的刻制必须要到具有公安备案手续的印章公司刻制,凡刻制公章和合同合约专用章都需印章公司提供当地公安局的备案证明。4.2印章的管理管控使用4. 2.1印章刻制好后都要在公司/办事处行政职责人员处留样登记,按照公司印章存档表所规定的手续,由刻章申请部门指定专人登记领出且负责保管使用。4. 2.2公司公章、合同合约章,
16、办事处/联络处公章、合同合约章都应由行政人事部行政专职人员管理管控。管理管控人员应具有高度的责任心和工作原则性,公章和合同合约章的使用应严格按本规定执行。对不履行盖印申请手续的要求要拒绝执行。4. 2.3主要的印章如公章、合同合约章、财务专用章等应放入保险柜内保管,暂不具备保险柜条件的,应确认保管条件的安全性。公司所有印章的存放保管都要保证其相对的安全条件。4. 2.4公章、合同合约章的使用都要办理盖印申请手序由需盖印人填写印章盖印申请单并按以下审批终审权限进行审批盖章。终审盖章审批人对盖印文件的最终发出负全责。4. 2.4.1商务部盖章终审权限4. 2.4.1.1商务部经理审批权限 单个50
17、万以下的采购合同合约 框架协议以内的销售合同合约付款通知书 报价单 进口代理合同合约 香港公司的采购合同合约、装箱单、发票 结算文件 货品签收、提货证明 各种批文证明4. 2.4.1.2财务总监审批权限商务部经理职权外的所有盖印申请5. 2.4.2财务部盖章终审权限6. 2.4.2.1财务部经理审批权限税务登记手续各地工程发票手续外出经营证明4. 2.4.2.2财务总监/公司总裁审批权限 银行开户、销户手续 纳税报表 贷款手续 其它未明确的财务工作盖印4.2.4.3通信系统事业部相关项目部盖章终审权限4.2.4.3.1通信系统事业部总经理/副总经理审批权限初验报告终验报告服务承诺书 施工证明、
18、申请单 设计、竣工文件 安全规范 各类技术考核表 施工资产明细表 各类技术证明文件4. 2.4.3.2公司主管副总裁审批权限通信系统事业部总经理/副总经理权限外的所有盖印申请5. 2.4.4通信系统事业部营销部盖章终审权限6. 2.4.4.1通信系统事业部总经理/副总经理审批权限业务邀请函工作回复函工作解释说明文件7. 2.4.4.2公司主管副总裁审批权限通信系统事业部总经理/副总经理权限外的所有盖印申请8. 2.4.5软件开发中心、信息系统部盖章终审权限软件开发中心、信息系统部的所有盖印申请都需经公司主管副总裁审核同意9. 2.4.6行政人事部盖印终审权限10. 2.4.6.1行政人事部经理
19、/副经理审批权限 人事工作对外联络函件 员工入保、停保手续 招聘工作手续 各类人事服务协议 人事工作的各种证明 员工试用协议 员工劳动合同合约 行政事务各类对外联系函件 公司物品放行条 酒店商务合同合约 电信业务各类手续 各类服务、维护合同合约(所需费用应在权限以内) 经公司总裁审批同意后,行政工作所产生的实施文件4.2.4.6.2公司总裁审批权限行政人事部经理/副经理审批权限外的所有盖印申请4.2.4.7各办事处/联络处的公章、合同合约章的盖印终审权归首席代表/联络处负责人或由其书面授权的人员审批。4.2.5盖印审核工作要严格按程序办理,当终审领导不在时,应向再上一级领导至公司总裁申请审核批
20、准。4.2.6有公司领导/首席代表签名的文件可直接盖印,无需填单申请。4.2.7各类印章的盖出都应有相应的文字合适的内容,不允许盖出任何空白印章。4.2.8公章、合同合约章原则上不允许携带外出,因工作需要一定要带出的,需有公司领导/首席代表的审批签名。4.2.7印章管理管控人员不能私自转移印章管理管控责任,因特殊原因需代管的,应将管理管控责任移交给所属上级,如需最终转移管理管控责任的,应得到部门领导的同意,再到行政人事部办理移交手续。4.3印章的报废4.3.1具备以下条件之一的印章可申请报废:变形,字体模糊、印章缺损、失去使用意义。4.3.2印章报废手续:首先由印章保管人员提出报废申请,经印章
21、管理管控部门的领导同意签名,将需报废的印章送到行政人事部领出登记人员处留样并当其面彻底作废印章,在登记手续上注销(注:印章作废起码要有两人在场,一个经办人,一个证明人),报废印章可直接销毁。5、违规处理视情节轻重,给予“书面警告”及以下处分。附表(1)印章盖印申请单(2)公司印章存档四、话务管理管控规定1、目的本规定对公司有线电话的使用和管理管控做出必要的规范,旨在保证公司的电话资源能最大限度地为公司经营及各项业务工作的开展服务,使其成为公司对外形象宣传、沟通的有效途径。2、执行范围前台文秘及全体员工3、规定与要求1.1 根据公司、办事处、联络处的发展规模及当地的电信资源,可采用汇线通、小总机
22、或直线电话作为对外、对内通讯的手段。1.2 公司及办事处应设立前台文秘,专职电话接转,联络处及部门可设立兼职电话转接人员。专职或兼职的电话转接人员接听电话时应使用标准规范用语,如“您好,阿尔创公司”“请稍等”“电话占线,请稍候再打”等。全体员工在接听电话时都应使用“您好”“请”等礼貌用语。1.3 国内、国际长途电话要使用IP长途。各地应根据当地电信资源择优选取、利用中国电信、联通、网通、吉通等的长途优惠政策,降低长途话费成本。1.4 公司电话是为了与外界的工作沟通、方便业务开展而配用的,除紧急、必须的情况下,在工作时间内不应打私人电话。任何情况下严禁“煲电话粥严禁私人拨打各类信息台。1.5 如
23、果员工私人确有需要,允许善用公司电话资源。市内电话暂不作控制收费,国内、国际私人长途电话允许付费使用。1.6 小总机应安装计费系统。行政管理管控人员每月都要对公司电话使用情况进行检查,对不合理、违规的情况要及时纠正。1.7 每个员工根据工作的需要配有专用电话机及开通不同的功能,每个员工对所配电话负有使用及管理管控责任。不允许私用他人电话机打外线,或带公司以外人员(无工作关系的)使用公司的通信资源。1.8 因工作需要使用电话线拨号上网的,需向行政人事部提出申请,否则严禁用电话线拨号上网。3. 9对于所配的电话及配件不能私折、私换。如电话发生故障应及时报给行政管理管控人员处理。4. 10每位员工都
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