创建省级“示范数字档案室”经验总结汇报材料4篇.docx

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1、创建省级“示范数字档案室”经验总结汇报材料4篇创建省级“示范数字档案室”经验总结汇报材料（一）近年来，XX市住房公积金管理中心坚持以档案数字化工作为重点，逐步实现档案管理数字化、信息化和络化目标，大力推进省级“示范数字档案室”创建工作。主要做法是：一、加强领导，将数字档案室创建工作落实到位1、明确分工，强化职责。中心领导对档案数字化工作十分重视,把档案信息化纳入单位信息化总体管理目标之中，在人员配备、资金投入上都给予了大力支持。成立了档案信息化领导小组，由中心主任任组长，分管档案工作的副主任为副组长，综合财务科为责任科室，负责与各业务科室的协调、联系和综合档案室管理工作。领导小组年初制定创建计

2、划，定期召开会议听取工作汇报，研究解决工作问题，督促检查工作进度，并由综合财务科牵头，具体落实整改推进工作。2、建章立制，强化管理。根据数字化档案室创建要求，完善了本单位档案信息化管理制度，制订了电子文件归档与管理办法、安全保密制度、档案数据上查询利用制度、档案数据管理维护制度、数字档案鉴定销毁制度、数字档案鉴定销毁制度等6项管理制度，确保了档案工作有章可循，进一步规范了档案工作的操作方法和操作程序，确保了工作的严密性、有序性和安全性。3、软硬兼备，强化基础。落实高业务素质的档案员负责数字档案室工作，各业务科室配备兼职档案员，大部分档案员都参加过省、嘉兴、市档案业务培训，具备一定的业务知识和管

3、理能力。此外，配备了档案数字化工作的必要设备。档案室共有计算机3台、打印机2台、扫描仪1台、数码相机1部、刻录仪2台，中心计算机机房约105平方米，服务器、存储设备、络设备齐全，为档案数字化工作提供了强有力的后台保障。二、规范建设，提高档案数字化工作水平1、建立规范档案目录数据库。中心所有室藏档案均建立规范化电子目录，共建有文书、业务、科技、特种载体、会计档案目录28086条。其中，文书档案目录3774条，业务档案目录250509条，特种载体目录593条，会计档案目录7554条。室藏档案可通过手工和计算机目录检索。根据单位利用要求，建立了荣誉库、住房公积金缴存单位信息库和住房公积金缴存职工个人

4、信息库3个专题数据库。2、实现常用档案全文数字化。XX年中心启动纸质档案数字化工作，根据预算实际情况制订了工作进度计划。目前已经完成XX年以后常用纸质档案的全文数字化扫描，扫描件累计达677524页。照片、实物档案及声像档案也实现全文数字化，并采用光盘作为记录载体，计算机硬盘作备份，便于保存利用。根据计划，于XX年全面完成全文数据库、多媒体数据库建设工作。3、做好电子文件归档管理工作。根据电子文件归档工作有关要求，结合实际，制订了中心电子文件的归档范围和保管期限，及时按要求将具有保存价值的电子文件归档，由综合财务科统一管理、监督和保密。归档电子文件除在指定管理员计算机硬盘上存储外，采用光盘刻录

5、一式三套保管，一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份于市档案局。光盘均妥善放置于防磁柜中，定期进行完整性、可读性检查。三、结合工作，发挥档案数字化工作服务实效1、建立电子档案利用登记制度。根据各科室查询利用需要，对各科室的数字档案利用权限分级设定，分为查阅利用权、修改完善权和系统数据维护权三级。并将数字档案查阅权限按业务科室分配给兼职档案员，为其设定专门的密码，需要查档时凭密码进入档案系统查询数字档案。数字档案的利用，大大地提高了档案检索的效率，有利于职工及时、有效、准确地获得所需档案，提高了档案的利用率。2、发布实用电子档案编研成果。近年编制的规章制度汇编、20周年文件汇编、文明在行进中、

6、工人先锋号、创先争优、住房保障工作纪实等编研材料在单位局域进行了共享,便于各科室查询利用。电子档案的使用，打破了传统利用方式和时空的局限，实现了多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案的目标，大大提升了档案利用服务的总体水平。同时，避免了因纸张耗损造成的损失，对实体档案起到了保护作用。3、逐步建立数字档案信息站。目前，中心利用XX公积金站、住房保障阳光工程、XX公积金微博、微信等平台，将部分电子公文、信息、照片档案、活动专题进行发布，极大地提高了信息的传播率。但是由于档案数字化工作起步较晚，受资金、时间等因素影响，还未建立数字档案信息发布站，对于数字档案查询和利用而言还有很大的差距。下一步

7、，中心将在完善档案信息发布站上下功夫，进一步提高数字化利用水平，全面推进数字化档案室建设。创建省级“示范数字档案室”经验总结汇报材料（二）主要做法一、夯实数字底座，多维度构建业务平台聚焦档案“收存管用”业务切口，架设“1+6”档案智慧管理应用系统，*区数字档案馆（室）平台串联起数字档案馆综合管理平台、数据保全系统、电子文件归档处理平台、民生档案共建共享平台、互联网服务平台、信息采集系统6大子应用，系统梳理业务链、建立数据链、贯通执行链，各项功能满足开展数字档案移交接收、整理编目、管理盘库、辅助编研、查档利用等业务需要。二、完善设施配备，高标准建设中心机房建设符合国家相关标准的中心机房，同步打造

8、数字化扫描中心、不间断电力支持设备、多介质存储备份设施等配套区块，并将数字挛生、物联网、数据驾驶舱等前沿技术运用于一体化智慧馆库建设，虚拟库房反映档案实时信息镜像状态，针对异常指标智能启动处理方案。三、云上无纸办公，电子公文单套制归档提出单套制电子公文归档解决方案，有效打通政务网系统与数字档案室平台接口。线上运转管理“拟稿核稿”“审核签发”“编号签章”“分发归档”的电子文件全生命周期。归档过程中，平台自动对文件执行“四性检测”，全链护航电子公文信息安全。自2022年12月上线运行，*区电子文件归档处理系统现归档应用24家单位，归档文件6千余件。四、提升数字占比，建立档案资源新体系通过数字化加工

9、扫描，建立起以“数字资源”为主导的档案资源新体系。截至目前，档案数字化率为86.08%,档案目录数据库中的案卷级、文件级电子目录覆盖全部馆藏资源，馆藏照片档案、音视频档案100%数字化，为后续档案数据开发利用奠定前端数据支撑。五、建设数智馆库，深化智慧场景子应用*区档案馆是省内保存历史档案最多的区（县）级档案馆。为了守好这些珍贵的“传家宝”，将频射识别技术（RFID）应用于历史档案管理，并新增智能密集架，精准掌握档案实时数量、具体方位、出入库状态等关键信息，具备智能盘库、非法出库实时报警等多项功能。六、释放惠民动能，打通惠民查档共享网持续建强窗口主阵地的同时，上新“掌上查”“指尖阅”“跨域办”

10、查档利用模式，“*通”门户网站设置“开放档案”栏目，上传首批开放档案卷内目录，远程查档业务接入国家级、长三角地区、省级档案查询网，*通门户平台和公众号新设查询入口、预约端口，用光纤数据流大大提升百姓查档用档满意度。依托*区民生档案共建共享平台，延伸查档利用触角，设立覆盖区公证处和全部区镇（街道）的19个基层查询点位，开通结婚证、出生证、独生子女证、知青、退役军人等5项查询事项。七、厚植红线意识，筑牢档案安全硬屏障扎牢档案数据安全围栏，建立“人防、物防、技防”三位一体的档案安全体系，出台安全制度、应急预案，进行安全演练，有效应对严重自然灾害、极端天气情况、突发公共事件。针对数字化档案数据，进行多

11、存储介质备份，同山东省威海市档案馆签署重要档案数据异地备份协议书，实施本地、异地相结合的综合备份策略。八、讲好*故事，提升数字文化覆盖率把握文化数字化发展趋势，借数智之力深入实施“新时代新成就国家记忆工程”，利用数字档案室“在线编研”功能区块，智慧抽取档案关键词及主题，调阅重组海量档案，辅助编纂出版太浦河工程建设史，开展庞山湖农场简史大运河档案汇编等编研。建设数字档案馆，是对传统档案管理工作的一次深度变革。近年来，*区档案馆聚焦数字化改革，激活数据要素潜能，打造线上线下同步查档服务体系，探索“异地查档、跨馆出证”模式，建立健全以数字资源为基础、安全管理为保障、共享利用为目标的档案管理体系,全面

12、提升档案管理工作数字化水平，成为全省第一个通过“省级示范数字档案馆”的县区级档案馆。馆内建立了以档案资源总库为核心，以局域网、政务网、因特网平台为基础，以馆藏档案综合管理系统、馆室一体化管理平台、民生档案服务平台等核心应用为支撑的数字档案馆系统，实现数字档案信息资源网络化管理，促进数字档案永久存储与安全保管，实现档案信息资源社会共享，拓展档案公共服务能力。一、主要做法一是坚持设施争先，建强平台“硬实力”。实施数字档案馆场馆建设、基础建设、软硬件全面升级行动，配备各类服务器*台、接入交换机*台、管理交换机*台、存储*台、离线备份*台、计算机*台，为满足数字档案馆各项功能需求夯实了基础。二是坚持数

13、据争量，构建数字“资源库”。坚持以资源为核心，推动实现电子文件“应归尽归”、电子档案“应收尽收”,构建了量质并举的数字档案资源库，馆臧目录数据已达*万余条，已完成馆藏永久纸质档案数字化转换*件，*万页，实现馆藏纸质永久档案数字化率*%,全方位实现了数字档案工作“存量数字化、增量电子化、利用网络化”。三是坚持安全争强，织密信息“安全网”。按照档案安全标准，增加防火墙、漏洞扫描与管理、入侵防御等网络安全防护硬件设备，配置总控安全报警设备系统，功能涵盖视频监控、电子巡查、温湿度调控与记录、防盗报警、火灾报警、消防设备启动控制。配备监控设备、门禁系统、防盗报警设备、火灾报警设备、溢水报警设备等，在中控

14、室可直接监控、操作所有“十防”设备，全方位提升安全运维专业化水平。四是坚持服务争效，提升群众“满意率”O在确保信息安全的前提下，推动多平台、多渠道的档案查阅、信息咨询等服务，完善“线上+线下”的服务体系，档案信息检索响应时间明显加快，档案利用人次逐年递增，查档用户满意度不断提高，进一步增强档案工作服务经济社会的能力。二、测评工作开展情况测评采用线下与线上相结合方式进行，通过听取汇报、查阅资料、系统演示和专业质询等流程，对数字档案馆基础设施、系统功能、档案资源、保障体系和服务绩效等五大方面进行了全面测评。区档案馆成功通过此次测评，成为全省第一个通过“省级示范数字档案馆”的县区级档案馆。在当天召开

15、的测评反馈会上，省、市档案部门领导、测评组专家对区数字档案馆创建工作给予了充分肯定，要求继续发挥好全省示范的带头作用，以创建数字档案馆为契机，全面推动档案工作信息化转型升级，推动档案事业发展再上新台阶。三、主要成效近年来，区委、区政府高度重视档案工作，在上级档案部门的精心指导下，档案馆持续推进“存量档案数字化，增量档案电子化，档案管理信息化”工作，对照档案馆建设标准和省数字档案馆测试办法,建设场馆,，提升水平，积极探索新时期推进档案事业发展的新路径、新方法。区数字档案馆的建设，促进了全区档案管理的数字化和自动化，摆脱了传统档案馆的空间限制，实现了档案信息资源联通共享，使档案管理流程更加顺畅，使

16、档案资料查询变得快捷、方便，进一步提高档案工作效率和质量,提升政府公共服务能力，实现民生档案“异地查档、跨馆服务”，能够更加有效地满足社会各界对档案资源的多方面需求，使信息共享成为现实。2022年我镇档案管理工作在市档案馆的领导和支持下，认真落实档案工作目标任务，按照档案管理规范化、精细化、专业化的工作要求，扎实开展档案管理及规范化数字档案室创建工作，现将具体情况汇报如下：一、总体情况我镇档案室建筑面积约7811f,设有独立查档室、村级档案室、镇级档案室三间，用于集中统一管理各种门类、各种载体，现有档案员2名，由综合办人员兼任，档案室内配备了电脑、打印机、移动硬盘等专用设备。目前已基本完成室藏

17、长期（30年）以上各门类档案的数字化转换工作，并纳入市档案局馆室一体化系统，提供在线电子目录和相关全文查阅。二、具体做法在组织制度保障方面。一是强化组织领导，将档案工作列入当年单位信息化总体规划，明确班子成员分工，由统战委员分管档案工作，档案管理职能部门设在综合办。二是做好建章立制。制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等，并确保制度落实执行，单位实现各种门类、载体电子档案集中统一管理。目前各项制度已上墙。三是配强管理人员。安排综合办副主任及1名综合办工作人员兼任档案管理员，定期安排人员参与市级相关培训，进一步提升人员专业能力。四是配齐软硬件

18、设施。在档案室内容设置档案数据保管和备份保管箱，在查档室配备满足数字档案室系统必备的专用计算机、扫描仪、打印机等终端设备和刻录机、移动存储介质等辅助设备。用好兰溪智慧档案馆-智治门户系统，实现本单位档案管理各项工作网络化，用好单位OA系统，实现文档一体化。在数字档案资源建设方面。一是建立室藏各类档案目录数据库,实现计算机检索，目前室藏档案总量为312卷3566件，电子目录总量8903条，实现室藏档案100%建立电子目录。二是制定档案数字化规划和方案，完成室藏永久、长期（或30年）保存的纸质档案数字化工作，目前保管期限30年以上档案数量达263卷3192件，档案数字化率达100%。三是借助第三方

19、力量，运用检测工具随机抽检图像数据，质量达到规定要求，制定档案数字化安全管理制度，数字化实施操作过程符合相关要求。四是已建立档案全文数据库（2000-2021年镇机关文书档案）、专题数据库（疫情防控档案+脱贫攻坚档案）。五是明确电子文件归档范围和保管期限，加强对电子文件归档的日常监管。在数字档案数据管理方面。一是建立数字档案的安全保管和备份制度；做好数字档案数据的日常管理与维护；定期对载体及其软硬件环境进行检测，建立日志台帐；根据需要，做好相应的数据迁移、转换工作。二是做好涉密数字档案保管工作。制定涉密档案数据管理制度；严格区分密与非密，定人定岗进行涉密数字档案管理；涉密档案数字化加工严格按照

20、相关规定执行。在数字档案开发利用方面。在档案室提供目录和相关全文查阅服务，已实现数字档案的全文检索。部分实现本单位数字档案网络化利用服务，兰溪智慧档案馆-智治门户系统仅档案管理员有查档权限,可为单位内个人提供线下查档服务。做好数字档案查阅利用效果登记及统计，在政务公开平台发布有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果，并且更新及时。在数字档案移交备份方面。按照档案行政管理部门要求，每年做好档案登记备份工作，并按规定每年做好档案数字副本及数字档案移交工作。三、下步计划鉴于档案工作重要性以及常态化开展的必要性，下一步我们档案工作将对照浙江省数字档案室建设测评标准，重点针对短板及不足问题，持续发力，以精细化、数智化方式管理档案、用好档案，让档案在工作发挥实效，争取下一年申报示范数字档案室。一是做好各类档案收集整理工作。目前我镇档案种类单一，近2年我镇对业务、照片、声像、实物等种类档案收集不多，下步将有意识的组织各业务线，收集相关资料。二是逐步建立多媒体数据库。鉴于我镇尚未收集照片、音频等资料，后续将逐步建立多媒体数据库，丰富我镇档案类型。