科技档案的收集.docx

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1、科技档案的收集重点知识O1.科技档案的收集工作包括两个方面的内容：一是对科技文件材料的归档保存，二是专业科技档案馆对需要长久保存的科技档案的收集.(一)科技文件材料的归档1.科技文件材料的归档制度根据科学技术档案工作条例规定，科技文件材料应遵循如下归档制度：(1)各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。(2)各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。(3)各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目

2、进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参力口,对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。(4)一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。(5)凡是需要归档的科技文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。(6)科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。2 .科技文件材料的归档范围科技文件材料归档制度的核心内容是确定科技

3、文件材料的归档范围，即具体划定哪些科技文件材料应当归档，哪些不必归档。确定科技文件材料归档范围的标准与普通档案大致相同，即看它是否具有保存或利用价值。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围；反之，不得擅自归档。在确定归档范围时要将科技文件材料和政务文件分别归档，区分科技文件材料与科技资料、政务文件的界限，避免科技资料混入归档范围。3 .科技文件材料的归档时间与普通文书不同，科技文件材料没有固定的归档时间，应根据科技文件材料的不同类型和特点、不同的形成规律和利用需求来确定合适的归档时间。一般来说，有随时归档和定时归档两种。随时归档适用于机密

4、性强的科技文件材料和外来材料(外购设备的随机图纸、文字说明，委托外单位设计的文件材料等)。定时归档又分为下面几种情况：(1)按项目结束时间归档：适用于形成周期不长的科技文件材料，如专业性学术会议、技术会议的文件材料。(2)按子项目结束时间归档：适用于大型设计、科研项目形成的文件材料。大型项目往往由若干子项目组成，这些子项目各自相对独立，工作进展往往不一致，分别归档有利于整个项目的顺利进行。(3)按工作阶段归档：适用于活动周期长的科技、生产项目形成的文件材料。如按可行性研究阶段、初步设计阶段、实际运作阶段、鉴定验收阶段等分别进行归档。(4)按年度归档：适用于自然观测活动中形成的科技文件材料和科技

5、管理性文件材料。凡是需要归档的科技文件材料，由科技业务部门和有关科技人员收集齐全，核对准确，并加以系统整理，组成保管单位，方可归档。为确保归档材料的完整和质量，凡需归档的科技文件材料，都应经过项目负责人审定和有关领导人审批。审批时须填写科技文件材料归档审批表，其内容包括归档材料的项目名称及代号、归档材料形成时间、项目支持人姓名、归档材料完整情况评价、审批人签字和日期等。审批表同归档材料一起移交给科技档案部门，科技档案部门对这些归档材料，按移交清单认真清点，办理接收手续。(二)专业档案馆对科技档案的收集1.决定专业档案馆收集范围的因素专业档案馆是国家永久保存科技档案的基地，是科技档案信息资源的贮

6、存、交流、利用中心。不同级别、不同性质的专业档案馆收集科技档案的范围不同，在确定专业档案馆的进馆范围时，应考虑如下因素：(1)专业档案馆的性质和任务。我国的科技档案工作是在集中统一管理的原则指导下，按专业实行分级管理的。目前我国已经建立了中央级和地方级的各类专业档案馆，如铁道专业档案馆、冶金专业档案馆、交通专业档案馆、地质档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、海洋档案馆等。不同专业的档案馆一般只接收本专业各历史阶段形成的具有长远保存价值的档案，中央和地方专业档案馆在接收该专业科技档案时有所分工。中央级专业档案馆接收中央专业主管部门及其直属单位形成的科技档案，地方级专业档案馆接收本级专业部门及其直属企

7、事业单位形成的科技档案。除了按专业建立的不同级别的专业档案馆之外，还有一些专业档案馆是针对某一部分特定类型的科技档案建立的，如水利部按江河流域组建的流域档案馆，收集某一江河流域形成的一整套水利水文档案、流域规划档案、工程规划档案、基本建设档案、科学研究档案等，突破了行政区划的界限。另外，城市建设档案馆收集一个城市有关城市规划、建设、管理的基本建设档案，较为完整地集中了该城市的重要工程档案。(2)档案的价值。专业档案馆应收集本专业具有长期和永久保管价值的科技档案，能够反映出本专业科技发展的历史面貌和历史进程。如科研档案，通常只接收省、部级以上的科研项目档案进馆；城建档案，一般接收涉及城市建设、生

8、产和居民生活的重要工程进馆。另外，还需要接收具有重要历史研究价值的档案进馆。(3)现实利用的需要。科技专业档案馆收集进馆的档案，主要是为了满足科技、生产的现实利用需要，而历史查考和研究的利用需要居其次。这要求将各单位具有重大现实利用价值的科技档案收集齐全，使科技专业档案馆真正成为本专业的信息中心。为此，还可以收集少量的与馆藏档案有关的重要科技资料进馆，以弥补科技档案的不足。2.专业档案馆收集科技档案的方式专业科技档案馆对科技档案的收集方式不同于综合性档案馆，实行相关单位主送制和科技档案的补送制。(1)相关单位主送制。对于普通文书档案而言，应按要求将其中具有长久保管价值的所有档案都移交进馆。科技

9、档案则不采取这种普遍接收进馆的制度，而是实行相关单位主送制,即对不同种类及不同项目的科技档案，按照国家有关规定，分别确定报送单位，主送单位报送档案中的不足部分由其他有关单位补充移交。其原因有两个：一是同类科技档案常常好几个单位都有，如一种产品的科技档案、一项基建工程的档案、同一型号设备的档案，往往不止一个单位拥有，不需要每个单位都移交进馆；二是科技档案现实效用性强，科技档案形成后仍然处于活跃的现实利用期，须留在形成单位以供查考利用。实行相关单位主送制，可在保证馆藏完整性的前提下，避免馆藏档案的大量重复，提高馆藏质量。(2)科技档案补送制。建立补送制的目的，是为了及时反映进馆档案所涉及的科技、生

10、产项目的发展、变化情况，保持馆藏科技档案的完整性和准确性。例如，进馆档案所反映的基建项目进行重大改建、扩建，产品改型、换代等，在这些情况下，原移交单位要向专业档案馆补送相关的科技档案。(3)协作项目科技档案的收集。任何一个科技协作项目，都有主持单位和参加单位，参加单位可能很多，但主持单位一般只有一个。因此，要以主持单位为收集主渠道，负责协作项目科技档案的归档和移交工作。具体做法是：各参加单位负责将各自承担任务中形成的科技文件材料收集齐全，经鉴别整理，按一定手续移交给主持单位；由主持单位将该项目中形成的全部科技文件材料进行系统整理，统一向科技专业档案馆移交。当本单位只是该协作项目的参加单位时，应

11、将有关参与部分的科技文件材料按要求整理归档，如需要收集该档案，可向主持单位提出要求，以复制件形式进行收集。(4)科技档案的产权问题。科技档案作为国家的科技文化财富，应无偿接收进馆。某些科技档案进馆时涉及的保密问题以及知识产权问题，应依照国家有关法律法规来解决。(三)零散科技档案的收集科技档案部门保存的一些科技档案由于管理制度的漏洞而存在残缺不全的现象，有关某一项目的部分科技档案散落在各业务技术部门或个人手中，影响了科技档案的完整性和成套性。其原因主要有两个：一是建立科技档案归档制度之前，大量积存的科技文件材料分散各处；二是机构调整、科技工作任务变动、人员更换时没有做好交接工作，致使部分科技档案

12、散失。对此，各单位应在科技管理工作的业务整顿、科技成果的清理鉴定等工作中，组织必要的技术力量，对各种零散的科技文件材料进行清理、核对、收集，并作必要的补测、图纸补绘工作。具体可以采取如下方法收集零散的科技档案：(1)进行深入的调查研究，了解零散科技档案现状。(2)对零散科技档案的清理、核对、补充工作，应与项目管理、设备维修、技术普查、产品质量整顿、科研成果的申报和鉴定等业务建设相结合。(3)结合当前科技研究和生产建设的实际需要，有针对性地对某个科技、生产项目的零散科技文件材料进行清理、核实，使之得到及时利用。(4)有关某一项目的科技文件材料，往往分散在各个单位，需要通过各种途径广为收集。例如，当基建档案残缺不全时，常常需要向原设计单位收集有关设计方面的图纸和文字材料，向施工单位收集有关施工方面的文件材料；当设备档案残缺不全时，则需要向设备生产单位补充收集有关的文件材料。(5)对于那些通过各种途径收集不来又十分重要的科技文件材料，可以委托有关单位进行补测、补绘图纸工作，以保证科技档案的齐全、完整。