2.项目组织篇.ppt
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1、第二篇 项目组织,第四章 工程项目组织概论 第五章 工程项目的组织形式第六章 工程项目管理组织,第四章 工程项目组织概论,to,“组织”一词一般有两个意义:其一为“组织工作”,表示对一个过程的组织,对行为的筹划、安排、协调、控制和检查,如组织一次会议,组织一次活动;其二为“结构性组织”,是人们(单位、部门)为某种目的以某种规则形成的职务结构或职位结构,如项目组织、企业组织。*组织理论分为两个相互联系的分支学科,即组织结构学和组织行为学。组织结构学研究如何建立精干、高效的组织结构为目的(静态研究);组织行为学研究如何建立良好的人际关系、提高行动效率为目的(动态研究)。,return,一.概述,二
2、、项目组织的应用,1传统公司组织的不足,传统的公司组织是建立在所有权基础上,被所有者拥有、控制,靠命令与控制运行,旨在维持长久,公司运作和经营是持续的,周期性的。传统的组织结构以职能、地理、生产或经营过程作为划分组织单元的依据。通常研究、开发、生产过程作为企业内的行为,以企业内的组织和资源为主体,仅销售部门面向顾客(见图4-1)。,2项目组织的应用,项目组织适用于有一种专门的最终产品的事业,能够对环境和内部资源的改变作出迅速的反应。当从事的工作任务是复杂的(过程交叉,各种技术相互依存),需要各部门和各学科之间的综合,存在多个目标因素,则项目组织和管理方法的应用是十分有效的(见图4-2-a)。项
3、目组织是对项目的最终成果负责的组织,它打破了传统的组织界限。上图中的生产过程任务可以由不同部门甚至不同企业承担,形成一个新的独立于职能部门的项目管理部门(见图4-2-b),通过综合、协调、激励,共同完成目标。,三、工程项目组织的基本结构,在工程项目中有两种工作过程:(1)为完成项目对象所必需的专业性工作过程,一般由设计单位、专业承包公司、供应商等单位承担;专业工作流程是面向建筑产品的,例如设计、施工、供应等流程,相应的该级流程又可以划分为下一级子流程,例如建设项目的施工流程可划分为基础工程、主体工程、机电设备工程、暖通工程等专业施工流程。,(1)专业性工作过程,内装修:内墙管线预埋一清理内墙基
4、层一贴灰饼一门窗框安装一天棚、墙面抹灰一清理楼面一楼地面找平一楼地面面层一踢脚线一吊平顶一墙面饰面一门窗扇安装一油漆一清理一验收。,(2)项目管理过程。项目管理活动中一系列相互关联活动的序列,面对的是项目的管理过程,是项目管理工作的基本逻辑关系。例如整个项目管理,如成本管理、合同管理、质量管理等过程都可以分解为许多管理活动,如预测、决策、计划、实施控制、反馈等,大型建设项目管理流程的执行者是工程项目管理组织。它又分两个层次:A.在这些专业性工作的形成及实施过程中所需的计划、协调、监督、控制等一系列项目管理工作。(微观)B.在项目的立项、实施过程中的决策和宏观控制工作。(宏观),(2)项目管理过
5、程,项目总体计划的编制,项目组织的具体形态,return,战略决策层:处于项目组织最高层,在项目前期策划和实施过程中作战略决策和宏观控制工作。战略管理层:业主,确定生产规模,作总体实施计划,提供项目实施的物质条件,负责与环境、决策层方面的协调。项目管理层:项目管理公司。主要责任是实现业主的投资目的,保护业主利益,保证项目目标实现。项目实施层:项目设计、施工、供应等工作的单位构成。负责项目具体工作实施。,四、项目组织和项目管理组织,这是两个不同的,又是互相联系的概念:,1项目组织主要是由负责完成项目结构图中的各项工作(直到工作包)的人、单位、部门组合起来的群体,有时还要包括为项目提供服务的或与项
6、目有某些关系的部门,如政府机关、鉴定部门等。它由项目组织结构图表示,它受项目系统结构限定,按项目工作流程(网络)进行工作,其成员各自完成规定的(由合同、任务书、工作包说明等)的任务和工作。2项目管理组织主要是由完成项目管理工作的人、单位、部门组织起来的群体,本书中的“项目管理组织”特指由业主委托或指定的负责整个工程管理的项目经理部(或项目管理小组)。它一般按项目管理职能设置职位(部门),按项目管理流程进行工作,各自完成属于自己管理职能内的工作。,return,五、工程项目组织策划,某工程项目组织策划过程见图4-4。,return,return,第二节 工程项目组织的特点,某教学楼工程项目组织,
7、1项目组织是为了完成项目总目标和总任务,所以具有目的性,项目目标和任务是决定组织结构和组织运行的最重要因素。(目的性)2项目的组织设置应能完成项目的所有工作(工作包)和任务,即通过项目结构分解得到的所有单元,都应无一遗漏地落实完成责任者。(完整性)3每一个具体的项目都是一次性的、暂时的,所以项目组织也是一次性的、暂时的,具有临时组合性特点。(临时性),4项目组织与企业组织之间有复杂的关系。(项目组织和企业组织有连带关系)A.企业的战略、运行方式、企业文化,责任体系会影响项目组成成员的行为;B.项目和企业之间存在一定的责权利关系,决定项目的独立程度;C.项目成员往往有项目和原有部门的双重任务。5
8、.项目组织还受环境的制约,例如政府行政部门的干预。(受环境制约),6工程项目有自身的组织结构,项目内的组织关系有多种形式。A.专业和行政方面的关系(企业内部适用);B.合同关系(不同隶属关系的项目成员之间以合同为纽带)7企业组织刚性大,结构不易变动,运行稳定。而项目组织有高度的弹性、可变性(柔性组织)。8由于项目的一次性和项目组织的可变性,很难象企业组织一样建立自己的组织文化。这带来项目管理的困难。(难建立组织文化),第三节 项目组织的基本原则,return,一、目标统一原则 二、责权利平衡 三、适用性和灵活性原则 四、组织制衡原则 五、保证组织人员和责任的连续性和统一性 六、管理跨度与管理层
9、次 七、合理授权与分权,一个组织要有效的运行,各参加者必须有明确的统一的目标。但是项目参加者隶属于不同的单位(企业),具有不同的利益,则有不同的目标,所以项目运行的组织障碍较大。为了使项目顺利实施,达到项目的总目标,必须:1.项目参加者应就总目标达成一致。2.在项目的设计、合同、计划、组织管理规则等文件中贯彻总目标。3.在项目的全过程中顾及各方面的利益,使项目参加者各方满意。4.为了达到统一的目标,则项目的实施过程必须有统一的指挥、统一的方针和政策。return,一.目标统一原则,二.责权利平衡1权责对等。在项目中,参加者各方责任和权力有复杂的制约关系,首先责任和权益是互为前提条件的。2权力的
10、制约。如果组织成员有一项权力,则该权力的行使必然会对项目和其它方的影响,则该项权力应受到制约,以防止他滥用这个权力。这个制约常常体现在,如果他不确当地行使该权力就应承担相应的责任。3.同样一组织成员有一项责任或工作任务,则他常常又应有相应的权力。这个权力可能是他完成这个责任所必需的,或由这个责任引伸的。4应通过合同、组织规则、奖励政策对项目参加者各方的权益保护,特别对承包商、供应商。5按照责任、工作量、工作难度、风险程度和最终的工作成果给予相应的报酬,或给予相应的奖励。6公平地分配风险,分配风险的总体原则是:1.谁能最有效地防止和控制风险,或能将风险转移给其它方面,则应由他承担相应的风险责任;
11、2.承担者控制相关风险是经济的、有效的、方便的、可行的;3.通过风险分配,加强责任,能更好地进行计划发挥双方管理的和技术革新的积极性等。,return,1应确保项目的组织结构适合于项目的范围、项目组的大小、环境条件及业主的项目战略。2.项目组织结构应根据或考虑到与原组织的适应性。3.顾及项目管理者过去的项目管理经验,应充分利用这些经验,选择最合适的组织结构。4.项目组织结构应有利于项目的所有的参与者的交流和合作,便于领导。5.组织机构简单、工作人员精简,项目组要保持最小规模,并最大可能地使用现有部门中的职能人员。在项目组织的运作过程中应经常性地检查和评价项目组织系统的有效性和适应性。,retu
12、rn,三.通用性和灵活性原则,由于项目和项目组织的特殊性要求组织设置和运作中必须有严密的制衡,它包括:1.权职分明,任何权力须有相应的责任和制约。2.设置责任制衡和工作过程制衡。3.加强过程的监督。4.通过组织结构、责任矩阵、项目管理规则、管理信息系统设计保持组织界面的清晰。5.通过其它手段达到制衡,例如保险和担保。,return,四.组织制衡原则,1许多项目工作最好由一个单位或部门全过程、全面负责。2.项目的主要承担者应对工程的最终结果负责,让他与项目的最终效益挂钩。3.防止责任的盲区。即出现无人负责的情况和问题,无人承担的工作任务。4.减少责任连环。在项目中过多的责任连环会损害组织责任的连
13、续性和统一性。5.保证项目组织的稳定性。包括项目组织结构、人员、组织规则、程序的稳定性。,五.保证组织人员和责任的连续性和同一性,管理跨度是指某一组织单元直接管理下一层次的组织单元的数量,管理层次是指一个组织总的结构层次。通常管理跨度窄造成组织层次多,反之管理跨度宽造成组织层次少(见图4-5)。,return,六、管理跨度和管理层次,a.大跨度组织,b.多层次组织,授权的原则有:1.依据为完成的任务,预期要取得结果进行授权,构成目标、任务、职权之间的逻辑关系。并订立完成程度考核的指标。2.根据要完成的工作任务选择人员,分配职位和务。分权需要强有力的下层管理人员。3.采用适当的控制手段,确保下层
14、恰当的使用权力,以防止失控。不能由于分权导致独立王国。4.在组织中保持信息渠道的开放和畅通,使整个组织运作透明。5.对有效的授权和有工作成效的下层单位给予奖励。6.谨慎地进行授权。分权的有效性与组织文化有关。,return,七、合理授权与分权,第四节 项目组织行为问题,return,一.项目组织行为的一般问题,1由于项目参加者来自不同的企业,有不同的隶属关系,他们各自有与项目的总目标和整体利益不一致,甚至相矛盾的目标和经济利益。由于项目又是一次性的、暂时的,所以人们容易有短期行为。由于项目组织与项目一样是一次性的常新的,人们不断遇到新的不熟悉的、不同组织文化的合作者,则容易产生组织摩擦。由于项
15、目是一次性的、暂时的,人们的组织归属感和安全感不强,组织的凝聚力很小。由于参加者来自不同组织文化的单位,而且项目又是短期的,一次性的,所以项目组织很难建立自己的组织文化,这带来项目管理的困难。return,5项目参加者由所属企业派出,他通常不仅承担本项目工作,而且同时承担原部门工作,甚至同时承担几个项目工作,则存在项目和原工作岗位之间或多项目之间的资源分配的优先次序问题。合同作为项目组织的纽带,是各参加者的最高行为准则,但项目相关的合同繁多,通常一份合同仅对两个签约者(如业主与某一承包商)之间有约束力,所以项目组织缺少一个统一的有约束力的行为准则。,许多业主希望或喜欢较多地、较深入地介入工程项
16、目管理,将许多项目管理的权力集中在自己手中,例如明文限制项目管理者的权力,经常对项目管理者和承包商进行非程序干预和越级指挥。在工程实施中许多业主过于随便地行使决策的权力,随便改变主意,如修改设计、变更方案,造成工期的延长和费用的增加,引起合同争执。在实际工作中经常还存在项目所属企业(业主的企业)其它相关部门对项目的非程序干预,以及合作或合资项目中各投资者都喜欢非程序化地干预项目的实施,造成项目的多业主状态,破坏了统一领导和指令唯一性原则。由于由业主发包、选择项目管理者和承包商,支付款项,由于买方市场和激励的竞争,使业主常常产生高人一等的气势。return,二.业主的行为问题,1.承包商的责任是
17、圆满地履行合同,并获得合同规定的价款,而工程的最终效益(运行状态)与他没有直接的经济关系。.承包商工程控制的积极性与他所签订的合同类型和责任有关。(单价合同、固定总价、成本加酬金).项目中各承包商之间存在着复杂的界面联系。.承包商一般同时承担许多项目,在这些项目中他有自己的资源分配优先级别。,return,三.承包商的组织行为问题,四.项目管理者的行为问题,对整个项目而言,项目管理者具有参谋的职能,但另一方面他们又承担直线管理的职能,所以人们常常要求项目经理既是注重创新、敢冒风险、重视远景、挑战现状的领导者,又是勤恳敬业、重视成本、处事谨慎、按照规则办事的管理者。这是矛盾的。2项目管理的工作很
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