会议的组织和管理.ppt

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1、,会议的组织和管理,会议的定义,会议就是一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策,会议的功能,传达讯息讨论和交换意见分析和解决问题激励士气,会议的组织和管理 目录,一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织,会议的组织和管理 会前准备-目录,会前准备,策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等,策划案的内容,会议的组织和管理 会前准备-策划

2、案的内容,案例：99年代理会及联欢会策划实施案,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,会务工作要保证策划案的顺利实现,会议的组织和管理 会前准备-成立TEAM组,组织落实，成立TEAM组,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,原则,勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,会场方面宾馆的软硬件,关于会议主席台座次的安排,1.主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。2.

3、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,餐饮方面租车问题价格问题,宴会安排,主人位于正对门的方向，副主人与主人相对而坐，主人的右左两侧分别安排主宾和第二宾，副主人的右左两侧分别安排第三宾和第四宾的座次，其它座位是陪同的座位。,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理 会前准备-起草协议,协议是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。,会议的组织和管理 会前准备-起草协

4、议,1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用,内容涉及,会议的组织和管理 会前准备-起草协议,4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等,内容涉及,会前准备-起草协议,会议的组织和管理,案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,会务组的分工,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,案例：99代理会人员分 工职责,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,工作认真负责、细心、耐心 沟通

5、协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强,对会务人员的要求,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；提前行文，写明规则。,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件,会议的组织和管理 案例,案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知,会议的组织和管理 会务的实施,会务的实施

6、,会务组：出发时 间及工作内容 签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作,会议的组织和管理 会务的实施-出发时间,会务组的工作,提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会,注意 事项,会议的组织和管理 会务的实施-签到,关键点：住房钥匙签到台住房分配其它,会议的组织和管理 会务的实施-签到,案例：签到程序界面演示,会议的组织和管理 会务的实施-开会期间,开会期间的工作,与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件,会议的组织和管理 会务的实施-会议结束,会议结束的工作 1 退房；整理物品；结帐；回收问卷。,会议的组织和管理 会务的实

7、施-会议结束,案例：意见反馈样式,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准,会议的组织和管理 会后总结和决算,统计分析参会情况,会后的总结和决算,案例：2000年代理会分析,会议的组织和管理 会后总结和决算,会议费的报销、决算和分摊,会后的总结和决算,案例：99决算,会议的组织和管理 中小型会议的会务实施,中小型会议的会务实施,会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表,会议准备工作,一 会议分工二 会议通知三 会议材料准备四 会场布置五 新闻报道六 车辆及食宿安排七 其他事项,会间组织与服务,签到安排就坐做好会议记录和录音会场服务突发状况的处理,会后事项,会场清理印发会议记录资金计算会议的总结工作,会议的组织和管理 其它,其 它,会务指南会场安排一览表各会场布置要求一览表,