山西省市场监督管理局、山西省档案局关于印发《经营主体登记档案管理办法》的通知.docx
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1、山西省市场监督管理局、山西省档案局关于印发经营主体登记档案管理办法的通知各市市场监管局、审批服务管理局、档案局,综改示范区市场监管局、行政审批局:为加强经营主体登记档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平。省市场监管局、省档案局制定了经营主体登记档案管理办法,现印发给你们,请认真遵照执行。山西省市场监督管理局山西省档案局2024年4月26日经营主体登记档案管理办法第一章总则第一条为规范经营主体登记档案管理,有效保护和利用档案,根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施条例和中华人民共和国市场主体登记管理条例等法律法规,结合本省实际,制定本办法。第二条本
2、办法所称经营主体是根据中华人民共和国公司法中华人民共和国市场主体登记管理条例等法律法规登记的主体。经营主体登记档案是指县级以上地方人民政府承担经营主体登记工作的部门(以下简称登记机关)依法对经营主体进行登记、备案过程中形成的对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。第三条经营主体登记档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各级登记机关会同本级档案主管部门对本行政区域内经营主体登记档案工作实行监督和指导。省市场监督管理局负责建立统一的经营主体登记档案管理制度,各级登记机关负责收集、整理、保护、统计和利用本行政区域内经营主体登记档案。第四条登记机关应当加强对经营主体登记档案工
3、作的组织领导,保障经营主体登记档案工作所需场所、设施设备和工作经费,保证经营主体登记档案工作顺利开展,确保经营主体登记档案真实、完整、可用、安全。第五条登记机关应当明确经营主体登记档案工作负责部门,配备相应的工作人员负责具体工作。档案工作人员应当具备良好的政治素质,遵纪守法,熟练掌握档案工作技能和业务知识,并保持相对稳定,定期接受档案业务培训。第六条登记机关应当积极支持和加强经营主体登记档案信息化建设,将经营主体登记档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划。第二章经营主体登记档案的收集和管理第七条登记机关按照“一户一档、一档可立多卷”的原则和形成的时间顺序,对经营主体登记档案依法分类,有序收集管
4、理。第八条经营主体存续期间,登记档案的保管期限与存续期一致。已注销经营主体纸质登记档案,保管期限按有关规定执行。纸质档案销毁前,登记机关应通过信息化手段建立纸质档案数字副本。第九条经营主体登记档案的收集范围:经营主体申请设立(开业)登记、变更(备案)登记、注销登记、其他登记等过程中形成的文件材料。登记机关档案管理部门集中统一管理本单位经营主体登记档案,对本单位经营主体登记文件材料的归档工作进行监督和指导。凡属经营主体登记档案收集范围内的文件材料,实行集中统一管理,任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。第十条经营主体登记档案根据国家市场监督管理总局公布的提交材料规范按顺序排列文件材料。第十一条
5、登记机关统筹开展经营主体登记传统载体档案数字化、电子文件归档和电子档案管理工作。登记机关应建立经营主体登记档案数字化常态机制,有序开展档案数字化工作。经营主体登记档案的数字化加工,按照经营主体登记档案的扫描(利用)分级标准和档案数字化技术规范有关规定执行。经营主体登记电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则,电子档案与纸质档案具有同等法律效力。经营主体登记电子文件归档一般采用在线实时归档方式,不具备在线归档条件的,可以采用离线归档方式,归档时间最迟不能超过办理完毕后的1个月内。第十二条经营主体因住所(主要经营场所、经营场所)变化需迁移登记档案
6、的,只需向迁入地登记机关办理住所(主要经营场所、经营场所)变更登记,申请档案迁入,无需向迁出地登记机关提出迁出申请。迁出地登记机关无正当合法理由不得限制、妨碍经营主体迁移,迁移规程按有关规定执行。第十三条登记机关应当加强档案基础设施建设,改善档案安全管理条件,配置符合国家有关规定的专门库房,配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备,配备档案工作所需的工作设备。有条件的登记机关应当实行档案库房、阅览室和档案工作人员办公用房三分开。第十四条档案工作人员应当定期检查维护档案库房设施设备,确保设施设备正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期检查档案保管状
7、态,对破损的档案进行修复。第十五条登记机关应当对经营主体登记档案的收进和移出、保管数量、查阅和利用效果等情况进行及时、准确地登记和统计。第三章经营主体登记档案的利用第十六条登记机关遵循依法、公正、便民的原则,采取线上线下融合的方式为自然人、法人和非法人组织提供经营主体登记档案查询服务。经营主体登记档案鼓励采取数字化的查询方式。依法需要鉴定字迹或印鉴的,登记机关应提供纸质档案原件便于鉴定。第十七条鼓励自然人、法人和非法人组织登录国家企业信用信息公示系统进行经营主体基本信息查询。鼓励经营主体登录山西省市场监督管理局企业档案查询平台查询经营主体自身登记档案。公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关
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