2024年学校会计档案管理制度.docx

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1、2024年学校会计档案管理制度学校会计档案管理制度1一、总则会计档案是经济活动的历史记录，是总结经验教训I进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。为了加强会计档案管理保证会计档案的安全、完整、及时,根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定,结合本校实际情况，制定本制度。二、会计档案管理部门1、学校财务部门负责会计档案工作的指导、监督和检查。经财务处领导研究决定，学校财务处会计档案的具体管理工作由财务处办室负责,财务处办公室档案管理员负责会计档案和相关材料的保管。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。2、档案管理员要做到会计档案存放有

2、序，查找方便，安全保管，不得封包封存，随意堆放，严防缴，散失和泄密。三、会计档案归档的范围1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证；2 .会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3 .财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；4 .其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。四、会计档案的整理财务处档案管理员按照归档范围和归

3、档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保菅清册。(1)按年立卷：每年将装订成册的凭证，统一登记案卷目录,按每月立卷一份。(2)分散装订：根据凭证的多少,分散装订，做到整齐、牢固、美观。(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。2.会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。(1)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面T账簿启用表一账户目录T按本账簿页数顺序装订账页T会计账簿装订封底。(2)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。(3)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。(4)

4、装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。(5)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。3 .会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。五、会计档案归档保管和移交当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处各科室会计档案临时保管一个月,再移交财务处档案员保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经财务处长同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。1、财务处各科室每年形成的会计档案都应财务

5、处档案管理员按归档要求装订成册，整理立卷，编制会计档案案卷目录。2、一月之内的会计档案暂由财务处科室保管（每月要向财务处档案管理员交案卷目录T分），期满一月的会计档案、应由财务处各科室移交清册交财务处办公室统T呆管，财务处档案管理员按期点收，财务处各科室可以自留一份档案目录和移交清册。3、移交会计档案要有主管领导参加，清点后由主管领导及交接三方在移交清册上签名盖章。4、单位之间交接会计档案的交接双方，应当办理会计档案交接手续。5、财务处档案管理员对所保管的会计档案应建立会计档案保管清册，并负责登记。6、财务处档案管理员接受保管的会计档案，原则上应保持原册卷的装封，如需拆封重新整理的，应会同原财

6、会人员共同拆封整理，以分清责任。7、会计档案一经归档，其保管、借阅、销毁均有财务处按档案管理办法执行。8、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。9、各种会计档案的保管期限要按规定执行。六、会计档案的调阅1、因工作需要调阅会计档案时，本单位人员须经会计主管人员同意，外单位人员要有正式介绍信，同时要经本单位处长及单位领导批准。无论本单位人员还是外单位人员，调阅会计档案必须填写会计档案调阅登记薄，要详细登记调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、数量、内容、归期等。审批人必须在借阅登记薄上签名。2、查阅会

7、计档案人员不得私自在会计档案上勾、划，不得私自拆散原卷册，不得抽取更换，否则承担法律责任。3、调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位处长或校长批准方可复印，复印件必须加盖我校公章方能生效。4、经批准借阅的会计档案，应限定归还的期限，并由会计档案管理人员按期收回。七、各种会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。八、会计档案的销毁1、财务处编制会计档案销毁清册列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。2、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人

8、、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。3、财务处负责组织会计档案销毁工作,并与有关单位共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由财务处和有关单位共同派员监销。九、附则4 .本制度自2021年3月1日之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。5 .附表：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保菅期限表。学校会计档案管理制度2学校财务会计档案和学校校舍财产档案是学校档案管理的重要组成部分为使学校资产管理工作规范化、制度化制定本管理

9、办法。1、学校档案资料包括建筑、场地、绿地、消防等能反映校舍现状的有关资料及相关文件。2、校舍资料应随学校建设的发展而变化，做到资料与实际情况相符合。凡是新建改扩建的项目必须对原资料进行补充或更改，如建筑平面图、水电图等。3、建筑档案必须有专人负责收集，做到内容齐全、不遗漏，并及时归档。4、校舍资料属学校永久性保存资料，应按制度借阅,不得随意销毁。5、按照会计档案管理办法规定，会计人员应对当月的会计凭证进行全面整理，记账凭证按编号顺序排列齐全，装订成册，并填写封面及背脊，说明年度、月份起讫日期，凭证种类，起讫号码，并由装订人在装订线封签处盖章。对会计凭证类，会计账簿类，会计报表类和其他会计资料

10、类等，按时分类立卷归档。6、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题确切简明，卷内应有次序的编页码，归档案卷要编制案卷目录一式数份，交接时双方根据目录清点核对并履行签收手续。7、认真做好校舍资料统计工作，对各种资料的改进、补充须附说明。8、资料管理人员做到规范化整理立卷，由档案部门集中统一管理，有关部门借阅须按规定办理登记手续，发现短缺及时查找。9、资料保管必须切实做好防盗、防潮、防虫、防霉等保护工作，确保资料完好无损。学校会计档案管理制度3为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社会主义经济建设服务，根据普通高等学校档案管理办法和中华人民共和国会计法的法律、法规，制定本制度。一

11、、会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料。它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录,具有重要的凭证、参考作用和史料价值。二、财务会计部门形成的会计档案，从会计年度（公历1月1日起至12月31日止）终了之日起，保管一年期满后，由财务会计部门编制移交清册移交综合档案室保菅。三、档案室接收的会计档案,必须符合下列要求：1.会计核算材料必须齐全、完整；2 .会计材料必须分类整理、立卷、装订成册；3 .案卷必须有统一制作的封面，并将封面和卷脊上的项目填写清楚；4.会计档案按分类体系排列上架，存放有序,便于查找和利用。四、会计档案原则上保持原卷册的封装。个别卷册确需拆封重新整理的'

12、,应当会同原财务会计部门和经办人共同进行，以分清责任。五、档案室应编制必要的会计档案检索工具，积极提供会计档案，为经济活动服务。六、档案室必须妥善、安全地保管会计档案，防止会计档案的礴或褪变。学校会计档案管理制度4第一章总则一、为了加强会计档案的科学管理,根据财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法，结合我院实际情况，制定本制度。二、学校会计档案由校档案室和财务处共同管理。档案室负责对会计档案工作进行指导、监督、检查和移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管以及期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅等项工作。三、财务处内部指定专人负责会计档案的日常管

13、理，明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第二章会计档案的内容一、会计档案是指财务计划、单位预算、经济合同，以及会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。1、原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记帐凭证或登记帐簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。2、记帐凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计帐簿的凭证。学校根

14、据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记帐凭证。3、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的峰或资料进行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。会计帐簿由具有一定格式的帐页组成。会计帐簿包括：（一）总分类帐（二）收入明细帐（教育经费拨款、科研经费拨款、上级补助收入、教育事业收入、经营收入、其他收入）（三）支出明细帐（事业支出、经营支出）（四）往来明细帐（应收及暂付款、应付及暂存款、应付票据、应缴税金、代管款项）（五）现金日记帐（六）银行存款日记帐（七）固定资产明细帐（八）材料明细帐（九）事业基金明细帐（十）专用基金明细帐（十一）固定基金

15、明细帐（十二）事业结余明细帐（+三）其他对外投资明细帐4、财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。5、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。6、其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：（一）学生名册；（二）学生缴费及欠费情况；（三）工资薪金发放清册；（四）住房公积金备查簿；（五）其他会计核算资料。7、学校财务采用

16、电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。8、以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，：（一）学校年度财务预算；（二）学校财务预算执行情况；（三）学校对外投资的文件及相关投资证明；（四）学校年度收入分配的相关文件及资料；（五）各类审计决定、报告及意见；（六）国家及学校各项财务规章制度。第三章日常管理1、每年形成的会计档案，按照归档的要求，进行分类整理、装订成册。在下一年度一个月之内交到财务处档案室自行保管，以便随时查阅，保管时间一般一至二年，期满后，编造清册上缴学院档案室保管。会计档案要设专人负责保管，保菅人员工作变

17、动时应按规定要求办理移交手续，并由单位负责人监交。2、建立健全会计档案的查阅、复印登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。外单位查阅财务处的会计档案时须经财务处领导批准方可查阅。调阅杳账时，档案原件一般不予借出，如因工作需要必须借出时须经单位领导批准但不得拆散原卷册,并应按期归还。需保密的原始材料,按规定不得泄密。财务处内部人员因工作需要查阅原始凭证，查后须将资料放回原处。3、会计档案保管期限，根据国家档案局、财政部发布的会计档案管理办法规定：各种原始凭证和记账凭证保管期限为十五年，总账十五年，明细账及登记簿十五

18、年，月、季报表保菅五年，年终决算报表永久性保管。4、会计档案保管期满，需要销毁时，由院档案室提出销毁意见，会同财务处及有关单位共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报院领导批准后进行销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案室保管至结清债权债务时为止。5、学校财务处、档案室应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。第三节移交和移动1、学校财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。2、移交会计档案的部门，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、

19、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。3、财务处和档案室之间移交会计档案由财务处和档案室指派人员处理;交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第四章责任1、学校财务处、档案室应当建立健全校内各级会计档案管理责任制，明确各单位负责人、专兼职会计档案管理人员对会计档案的菅理责任。2、会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。3、会计档案保管人员要妥善保菅好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会

20、计档案毁损的，要追究保管人员的责任。4、各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案学校会计档案管理制度5（一）、认真学习财政部、国家档案局联合下发的会计挡案管理办法的文件精神，努力提高学校会计室档案业务水平，力求把会计档案工作做细做好。（二）、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。具体包括：会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；其他类：银行存款余额调节表、银行

21、对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保菅清册、会计档案销毁清册。（三）、计财科会计每年初按照归档要求,负责将上年度形成的会计档案整理立卷,装订成册，编制会计档案保管清册。（四）、上年度的会计档案，由财务室保管一年，期满之后，原则上由财务室编制移交清册，移交本单位档案机构统T呆管。（五）、保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人批准,才能提供查阅或者复印，并办理登记手续。查阅或者复印会计档案时，至少应有一名本单位会计人员在场，查阅人不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。（六）、会计档案的保管期限分为永久、定期两种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。（七）、保管期满的会计档案，需要销毁时，按照以下程序销毁：1、由本单位档案机构会同计财科提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保菅期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时,由档案机构和计财科共同派员监销。（八）、单位撤销时，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，移交本单位的业务主管部门或移交有关档案馆代管。单位之间交接会计档案，交接双方按有关规定办理交接手续。本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢!