NB-T11407-2023水电企业档案鉴定销毁管理规程.docx

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1、ICS27.140CCSP59NB中华人民共和国能源行业标准NB/T114072023水电企业档案鉴定销毁管理规程Specificationforarchivesappraisalanddestructionofhydropowerenterprises20231228发布2024饭遨施国家能源局发布目次前言I弓I言1范围12规范性引用文件13术语和定义14管理职责25总体要求35.1 鉴定范围35.2 鉴定原则35.3 鉴定时间45.4 鉴定方法45.5 销毁原则46工作程序46.1 鉴定销毁流程46.2 准备阶段46.3 鉴定实施阶段46.4 过渡期管理阶段56.5 销毁实施阶段56.6

2、总结与归档阶段5附录A（规范性）鉴定销毁流程6附录B（资料性）鉴定销毁档案用表7参考文献13表B.1档案鉴定清册7表B.2档案鉴定表8表B.3档案鉴定审定表9表B.4档案销毁清册10表B.5档案销毁审定表11表B.6电子档案销毁登记表12本文件按照GBT1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家能源局负责管理，由水电水利规划设计总院提出并负责日常管理，由能源行业水电勘测设计标准化技术委员会（NEATCl5）负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送水电水利规划设

3、计总院（地址：北京市西城区六铺炕北小街2号，邮编：100120）本文件主要起草单位：中国电建集团中南勘测设计研究院有限公司、雅碧江流域水电开发有限公司、中国电建集团华东勘测设计研窕院有限公司、中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司、中国水利水电第八工程局有限公司。本文件主要起草人员：李华、王玲玲、张辉、米彪、巨理、俞辉、王志芳、王卫华、曹园园、汪卫兵、张绛青、曾凡杜、熊文清、李青依果、龙建、自治军、陈建军、陈宜坪、轩艳梅、闵勇章、于永军、韩可林。随着水电企业不断发展，馆藏档案数量日益增加，水电企业档案的鉴定销毁已成为档案工作不可缺少的重要环节，应得到规范管理。为规范水电企业档案鉴定销毁工作，根

4、据国家能源局综合司关于下达2018年能源领域行业标准制（修）订计划及英文版翻译出版计划的通知（国能综通科技（2018）100号）的要求，经深入调查研究，认真总结实践经验，并在广泛征求意见的基础上，制定本文件。水电企业档案鉴定销毁管理规程1范围本文件规定了水电企业档案鉴定销毁的管理职责、范围、原则、方法及工作程序等。本文件适用于从事水电工程的建设、勘测设计、监理、施工、运行及维护等企业档案的鉴定销毁管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

5、文件。GB/T50328建设工程文件归档规范DA/T1档案工作基本术语DAZT28建设项目档案管理规范DA/T40印章档案整理规则DA/T42企业档案工作规范D1./T1396水电建设项目文件收集与档案整理规范NB/T10134水电工程岩芯收集与归档规范NB/T10239水电工程声像文件收集与归档规范NB/T11016水电工程生产运行文件收集与归档规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1水电企业hydropowerenterprises指从事水电工程建设、勘测设计、监理、施工、运行及维护等相关活动的经济组织。3.2档案archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保

6、存价值的各种形式的历史记录。来源：DA/Tl-2000,2.1,有修改3.3鉴定appraisal判定档案价值的过程。来源：DA/Tl-2000,4.1,有修改3.4保踊限rete11ticnperiod对档案划定的存留年限。来源：DA/T1-2000,4.23.5销毁destructionNB/T114072023经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。来源：DA/T1-2000,4.43.6利用accessanduse利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。来源：DA/T1-2000,7.13.7鉴定清册appraisallist登录被鉴定档案的档号、题名、保管期限、鉴定意见等内

7、容，并由相应责任人签署的文件。3.8销毁清册destructionlist登录被销毁档案题名、数量等内容并由相应责任人签署的文件。来源：DA/T1-2000,4.5,有修改3.9条目entry反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。来源：DA/T1-2000,6.43.10直接鉴定法directidentificationmethod在档案鉴定时，直接审阅被鉴定的档案，鉴别其重要程度，评价其保存价值，确定其是否留存。3.11间接签定法indirectidentificationmethod在档案鉴定时，不直接审阅被鉴定的档案，而是根据其目录、形成说明书、提供利用情况以及其他能说明档案价值

8、的材料，评价其价值，确定其是否留存。4管理职费4.1 水电企业在开展档案鉴定销毁工作时，应成立档案鉴定销毁领导小组及工作小组。4.2 档案鉴定销毁领导小组应由水电企业档案工作分管领导、相关业务分管领导、相关部门负责人及档案管理机构负责人组成，其职责应包括下列内容：a)负责审批档案鉴定销毁方案和计划。b)负责档案鉴定销毁工作人员的配备和经费安排。c) 负责解决档案鉴定销毁工作中的重大问题。d) 负责审批档案鉴定清册档案销毁清册和鉴定工作报告。4.3 档案鉴定销毁工作小组应由档案管理机构、档案形成部门及相关部门人员组成，其职责应包括下列内容：a) 负责编制档案鉴定销毁方案和计戈腹b) 根据拟定的档

9、案鉴定清册或档案实体，提出档案保留或销毁的鉴定意见。c) 负责汇总档案鉴定意见，编制、报批档案鉴定审定表和鉴定工作报告。d) 负责编制、报批档案销毁清册档案销毁审定表。e) 负责组织、实施档案的实体销毁和数据处理。4.4 档案管理机构鉴定销毁管理职责应包括下列内容：a)负责申请开展档案鉴定销毁工作。b)负责拟定档案鉴定清册。c)负责提供鉴定范围内的档案及相关材料。d)负责待销毁档案过渡期的管理，参加销毁档案的监销。e）负责重新整理留存档案。0负责鉴定销毁工作文件材料的归档。5总体要求5.1 鉴定范围5.1.1 鉴定范围应包括已达到保管期限的档案，划定保管期限应符合下列要求：a）科技档案保管期限

10、按照GB/T50328、DA/T28、DA/T42、D1./T1396、NB/T10239、NB/T11016的有关规定。b）文书档案保管期限按照国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定和DA/T42的有关规定。c）会计档案保管期限按照中华人民共和国财政部国家档案局令第79号会计档案管理办法的有关规定。d）实物档案和其他门类档案保管期限按照国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定和DA/T40、DA/T42、NB/T10134的有关规定。5.1.2 未达到保管期限但已报废的设备档案应开展鉴定。5.1.3 未达到保管期限但已被拆除的建筑物的档案应开展鉴定。5.

11、1.4涉密档案的鉴定按照国家有关保密规定执行。5.2 鉴定原则5.2.1 2.1档案鉴定应从国家、企业、水电工程的角度来衡量档案的价值，既要考虑历史查考价值，又要考虑现实的利用价值，并预测将来的利用价值。5.2.2 2.2档案鉴定应从来源、内容、时间等方面全面分析档案的特征、内容和形式，分析档案之间的相互联系，综合判断档案的价值。5.2.3 2.3凡需进行责任追溯，具有法律凭证作用的档案应保留；无法判定价值的档案应保留.5.2.4 年代久远、稀有的档案应保留。5.2.5 涉及未了事项的档案应保留。5.2.6 科技档案鉴定中还应遵守下列规定：a）技术先进、具有继续查考价值的应保留。b）凡建筑物存

12、在，以后维修、改造、扩建可能查考的应保留。c）已拆除的建筑物，其中涉及场平及地下设施的应保留。5.2.7 文书档案鉴定中还应遵守下列规定：a）本单位形成的文书档案宜保留。b）其他单位形成的与本单位管理有关，且具有继续查考价值的应保留。c）所属和控股企业报送的简报、情况汇报仍具有查考价值的应保留。5.2.8 会计档案鉴定中还应遵守下列规定：a） 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证应保留。b） 保管期满，但项目尚未竣工验收的会计档案应保留。5.2.9 实物档案和其他门类档案鉴定还应遵守下列规定：a）对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）的印章应保留。b）反映

13、工程地质条件和工程建设质量的重要凭证，并可据此追溯的芯样应保留。c）本单位及省部级（含）以上表彰、奖励的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书应保留。NB/T1140720235.3 鉴定时间5.3.1 科技档案可每5年10年开展一次鉴定，其中项目档案宜在项目通过工程审计后，实施首次鉴定。5.3.2 文书档案可每5年10年开展一次鉴定。5.3.3 会计档案可每5年开展一次鉴定。5.3.4 实物档案和其他门类档案可每10年开展一次鉴定。5.4 鉴定方法5.4.1 1根据档案的具体情况，应以档案的来源和内容为中心，全而分析档案的产生时间、文种、稿本、可靠程度、外形特点、相对价值、利用情况等诸多因素，科学地判

14、定档案的价值，确定档案销毁或留存，对留存的档案应重新划定保管期限。5.4.2 科技档案宜采用直接鉴定法和间接鉴定法相结合开展鉴定。5.4.3 文书档案可采用间接鉴定法。5.4.4 会计档案宜采用直接鉴定法。5.4.5 实物档案和其他门类档案根据实际情况可采用直接鉴定法或间接鉴定法。5.5 销毁原则5.5 .1经鉴定可销毁的档案，在达到2年的销毁过渡期后且无利用记录的，可进行销毁。5.6 .2经鉴定可销毁的档案，应在指定场所进行，销毁过程影像记录应留存归档。5.5.3档案监销人不应少于3人，宜包括档案管理机构人员、相关业务部门的人员。5.5.4销毁档案应实施不可逆的彻底销毁。5.5.5销毁的电子

15、档案应在系统中对其条目做出标识，可作为资料保存在相关系统中。6工作程序6.1 鉴定销毁流程鉴定销毁工作应包括准备阶段、鉴定实施阶段、过渡期管理阶段、销毁实施阶段、总结与归档阶段。鉴定销毁流程应符合附录A的规定。6.2准备阶段6.2.1 水电企业应将档案鉴定销毁列入本企业工作计划。6.2.2 水电企业应成立档案鉴定销毁领导小组和工作小组。6.2.3档案管理机构应编制档案鉴定清册（见表B.l）。科技档案宜按工程、类目编制，会计档案宜按类目、形成部门编制，文书档案宜按形成部门编制，实物档案和其他门类档案宜按形成部门、类别编制。6.2.4档案鉴定销毁工作小组应编制实施方案，并报档案鉴定销毁领导小组审批

16、。方案应包括鉴定的组织、进度、人员及经费安排等内容。6.3鉴定实施阶段6.3.1档案鉴定销毁工作小组应根据鉴定档案所涉及的工程、专业、管理职能等，组织相关人员开展初步鉴定工作，提出初步鉴定意见，鉴定意见填入档案鉴定清册。6.3.2根据档案的基本内容应逐卷（件、张）甄别，必要时初步鉴定人应填写档案鉴定表（见表B.2）,并在档案鉴定清册备注栏标识。初步鉴定意见可包括档案形成背景、产生时间、文种、稿木、可靠程度、外形特点、技术水平、相对价值、利用情况等。NBT1140720236.3.3档案鉴定销毁工作小组对初步鉴定意见进行分析，提出复核意见，复核意见填入档案鉴定清册o1.1.4 档案鉴定销毁工作小

17、组组长对档案鉴定清册档案鉴定表中的复核意见进行整理汇总，填写档案鉴定审定表（见表B.3）,其中鉴定总结的内容宜包括鉴定范围、原则、依据、销毁数量等。1.1.5 档案鉴定销毁领导小组应对档案鉴定销毁工作小组的复核意见进行审批，并签署审批意见。1.1.6 档案鉴定销毁工作小组应在鉴定工作结束后组织编制鉴定工作报告。鉴定工作报告的内容宜包括鉴定范围、工作目的和任务、档案鉴定销毁工作小组的组织情况、工作过程和基本方法、鉴定中调整和需要销毁档案的内容及数量、主要经验和存在问题等。1.1.7 档案管理机构宜在档案管理系统中对待销毁的条目做“待销毁”标注。6.4 过渡期管理阶段6.4.1 档案管现机构应将待

18、销毁的档案做销毁过渡期的管理，可采用下列方式：a）档案实体下架封存。b）不改变档案实体排架，待销毁过渡期满后下架销毁。6.4.2 销毁过渡期为2年，过渡期内无利用记录的可销毁，有利用记录的则重新划定其保管期限，在档案鉴定清册的备注栏中注明需要延长的保管期限，同时在档案管理系统中撤销“待销毁”标注。6.5 错毁实施阶段6.5.1 经鉴定可以销毁的档案，在达到2年的销毁过渡期后，应由档案鉴定销毁工作小组编制档案销毁清册（见表B.4）。6.5.2 档案鉴定销毁工作小组应将档案销毁审定表（见表B.5）附档案销毁清册，提交给档案管理机构、档案形成部门、相关单位、档案鉴定销毁领导小组、企业法定代表人或其授

19、权人（分管档案工作负责人）审签。6.5.3 5.3监销人在档案销毁前，应按照档案销毁清册所列内容对档案实体进行清点核对，确认无误后档案部门做好档案的出库记录；在档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签名，实施销毁单位应在档案销毁清册签章确认。6.5.4 电子档案销毁还应遵守下列规定：a） 电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。b） 应从在线存储设备、容灾备份系统中将电子档案进行物理删除，并进行不可识读不可恢复性验证；对离线存储的电子档案介质应实施破坏性销毁；销毁清册及记录应输出纸质文件永久保存。c） 销毁电子档案时应填写电子档

20、案销毁登记表（见表B.6）o6.6 总结与归档阶段6.6. 1档案管理机构应在销毁实施结束后对留存的档案进行调整或重新整理，并调整排架次序。6.6.2档案管理机构应将档案鉴定审定表档案鉴定清册档案鉴定表档案销毁审定表档案销毁清册电子档案销毁登记表，连同鉴定销毁方案、报告、监销过程的记录等一并整理归档，永久保存。档案管理机构准备阶段；、申请开收档案鉴定销A毁工作福制档案卷定请册附录A（规范性）鉴定销毁流程水电企业*纳入工作计划成立档案签定In型领导小城及档案琥定销裂工作小编档案鉴定销毁工作小组档案鉴定销毁领导小组监销人ma人员开展枝定工,作,健出初步意见鉴定实施阶段过渡期管理阶段销毁实施阶段总结

21、与归档阶段毁过度测管理箪新彼保冒期限一妞是否利用将接定销段相关材料结果V整理IH档到U作佃时：见进行现核隧鉴定d倒倒HOH写档案琥定审定表审批档窠工作匐鉴,定意见组织编制笳利力喂精荽清册井4填可档案消妙审定表,也织师虹作监铜入对附毁档案*清点核对,WaiKffi附录B（资料性）鉴定精毁档案用表表B.1B.5给出了档案鉴定销毁用表，表B.6给出了电子档案销毁登记表。表RI档案鉴定清册档案门类：编号:序号档号案卷题名/文件题名档案编制责任者档案形成日期保管期限有无电子文件初步鉴定意见初步鉴定人（签名）鉴定销毁工作小组复核意见受核人冬:备注销毁留存期限注1：初步签定意见中“销毁”栏“同意销毁”打“J

22、”,“不同意销毁”打“X”并填写“留存期限”：注2:签定情毁工作小组红核意见应填“同蔻”或“不同意”.，IMA：档（件）号档案编制责任者案卷（文件）题名形成时间归档时间原保管期限鉴定后销存建议及保管期限初步鉴定意见鉴定人：年月日鉴定销毁工作小组意见鉴定销毁工作小组组长（签名）：年月日备注档案门类:编号:编号:鉴定总结鉴定销毁工作小组组长（签名）：年月日档案管理机构负责人（签名）：年月日鉴定销毁领导小组意见组长（签名）：年月日鉴定销毁领导小组会签分管领导签名年月日附件档案鉴定清册附件页数痴.4档案销SKWW档案门类：编号:序号档号案卷题名/文件题名鉴定清册编号数量备注制表人：年月日椒寸人：年月日

23、肖人：年月日销毁实施单位（签名或盖章）:编号:销毁意见档案管理机构意见：负责人（签名）：年月日档案形成部门意见：负责人（签名）年月日相关单位意见：负责人（签名）：年月日档案鉴定销毁工作小组意见：组长（签名）：年月日档窠鉴定销毁领导小组意见：组长（签名）年月日企业法定代表人或其授权人（分管档窠工作负责人）意见：签名：年月日附件档案销毁清册附件页数表B.6电子档案销毁登记表单位名称被销毁电子档案情况（范围、数量、大小等）在线存储内容销毁说明容灾备份内容销毁说明离线存储介质销毁说明销毁起止时间编制人（签名）审核人（签名）操作者（签名）不可逆验证验证结果：验证人（签名）：年月日参考文献UGB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范2NB/T11095水电工程档案信息化导则3企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号）4企业档案管理规定（国家档案局令第21号）5会计档案管理办法（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）