SZSD11 0003—2024行政审批档案数字化规范.docx

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1、ICS35.240.01OCS1.70SZSD数字山东工程标准SZSDIl()0032024行政审批档案数字化规范Specificationfordigitizationofadministrativeexaminationandapprovalarchives2024-06-01实施2024-04-15发布日照市大数据发展局发布前言II1范第12规范性引用文件13术谱和定义14若本要求25俎织马管理26档案出阵27数字化前处理38日录数据库建立39数字化采集310档案入库111数据处理112数据挂接和数据存储513数字化成果险收与移交614数据利用6附录R（资料性行政审批档案数字化流程示意图

2、7附录B（资料性）数字化前处理作业单9附录C（资料性）数字化采集作业旗11附录D（资料性）数字处理作业的12附录E（资料性）行政审批档案数字化成果验收登记单12冏录F（资料性）行政审批档案数字化成果移交清单15参考文献16本文件按照CB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及S利。本文件的发布机构不承担识别专利的货任。本文件由日照巾行政审批股务局提出.本文件由日照市大数据发展局归1.本文件起草碓位：日照市政务服芬中心、日照市行政审批服务局、日照市大数据发展服务中心、山东敞亮信息科技股份有限公司。本文件主要起草人：张海亮、苑

3、芳惠、非金龙、王.第、徐敬、商沽、雷荥、王冠、刘洋。Il行政审批档案数字化规范1葩围本文件现定了行政审枇档案数字化工作的基本要求、基本流程、技术要求、安全管理和数据利用.本文件适用于对行政审批档案的数字化加工处理及数字化成果的管理和利用。2规晁性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款，其中，注11期的引用文件，仅该日期对应的版本适用干本文件：不注H期的引用文件.其最新版本（包括所有的蟋改单）适用于本文件.GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T15118档案分类标引现则GB/T18891电子文件归档与电子档案管理规范GB/T20530文献档案资料数字

4、化工作导则GB/T20981信息安全技术信息安全风险评估方法GB/T36957信息安全技术灾难恢及服芬要求DA/TI档案工作基本术语DA/T18档案著录规则DAZT31般版档窠数字化规范DA/T62录音录像档案数字化规范DA/T68.2档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务DA/T85政务服务任项电子文件归档规范DVT89实物档窠数字化规范ISO/TR13028信息与文稣.信息数字化实施指南3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.行政审批档案aninistrativeexaminationandapprovalarchives在行政审批过程中产生的的具有归档保存价值的受理文书、听证传知文

5、书、审杳与决定文书、许可证照复印件、文书送达I可证、照片、音领、视翔等各种形式的历史记录.3.2档案数字化archivesdigitization利用信息技术将各种形武的档案资源转化为数字化的档案信息的处理过程.数据挂接dataindex通过计算机技术，实现目录数据与相关联的数字数据的索引、关联，4基本要求4.1 遵循档案管理的客观规律，采用有效的管理和技术手段，最大程度地展现档案原貌，确保档案数字化成果质量.4.2 数字化工作的开展遵循IS()TR13028和GB/T20530提出的要求和建议.4.3 加工涉密档案时，按照涉密档案相关保密要求开展工作，5组织与管理5.1机构人员及基础设胞建立

6、数字化工作姐织，配备S业管理人员、技术人员和操作人员，通过科学规范的管理制度进行人员管理,并加强对外聘人员的审核以确保数字化工作的安全以利开展.提供专用场地,合理布局工作区域,确保环境适宜档案保护.同时配备防火、防水、防盗等设施.并合理规划和管理所御设施设备,52工作流程控制制定详细的工作流程和操作规范，严格控制数字化前处理、目录数据席建立、数字化采集、数据处理、图像音嫉视频数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与格交等环节.实循全流程安全管理并及时番份数据,同时建立完善的何即反馈机制以及时处理和修JE工作中发现的问题。行政审批档案数字化流程示意图见附录R。5.3 工作文件管理5. 3.1制定符

7、仆实际要求的行政审批档案数字化：作文件，加强对数字化工作的管理.主要包括行政审批档案数字化工作方案、行政审批档案数字化流程单、行政审批档案数字化成果验收登记单、行政审枇档案数字化成果格交清单等.采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。6. 3.2加强对行政审批档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求.5.4 档案数字化外包行政审批档案数字化工作外包时，应严格审查数字化加工企业的相关资质，确保其符合DA”68.2的要求：同时评估其技术能力符合GB/T20530第5章的标准,并从规章制度建立健全情况考察其

8、管理能力.数字化加工企业应具得保密资旗，符合国家秘密载体卬制资质管理办法规定。开展行政审批档案调取、清点、登记等前期准符工作.并提交档案出库申请,经相关责任人批准后严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出席，同时根据工作需求设置即寓数字化加工场所较近的保管原用以临时存放档案.7数字化前处理7.1 基本要求在档案数字化工作之前,应对档案进行规范化整理,同时对因破损严重无法宜接进行数字化或产重影响数字化质Iit的档案进行技术修复处理，7.2 纸质档案处理要求a）没有编页或嫡页不规范的档案，取新进行编页，编页应保刷档案内容和原编页号：b）已

9、装订的档案.在确保不损坏实体档案的前提下,拆除档案奘订,以保证扫描质量和效率：c）折皱不平影响扫描质收的档案，先诳行压平或熨平处理后再进行扫描：d）破损严曲、无法且接进行扫描的档案，先进行技术修复；e）发现档案原件模糊、缺页、锚页、.用页、页面信息不完整等情况应在W数字化前处理作业单（见附录B）中注明.7.3 照片（包括实体照片数目照片）档案处理要求a）检锂实体照片或数码照片我体是否完整无损，规格与纸质赛宗记录是否财应等；b）对实体照片的破损、变形、污溃、毒斑、褪色等情况不做任何技术发原，在确保不会造成损伤的前提下，对实体照片进行简单的清祜处理，如去除灰尘、污液或毒点等；C）发现实体照片或数码

10、照片软体存在破损等情况情况应在数字化前处理作业总3中注明，7.4 音视频（音多更包括模拟音频,数字音频，视频包括模拟祝频、数字视频）档案处理要求a）检查音视版载体是否完整无损,规格与纸质卷宗记录是否对应等：b）通过播放检宣言觇频完整性、音画质清晰度：C）发现音视频不完整，音画质不消晰等情况应在数字化前处理作业单中注明，8目录数据库建立行政审批档案数字化目录数据的建立应遵循DA/T18规定,应采用国产数据库和国产通用数据格式设计数据库结构，录入修改补充的目录数据并确保伯息完整,采用自动和人J：校对结合方式检查数据质St并及时修改不合格数据.日泵数据库应至少包括类别号、项目号、年度、档号.事项名称

11、,申请单位、立卷人.审核人、立卷时间、卷内文件份数、总页数、保管期限、盒装数Iih监管部门、移交时间,以及数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等信息.9数字化采集91基本要求采用适合各栽体的信息采架设;数字化文件命名与实体档案目录数据库一致,避免损毁实体档案.采集人员及时填写E数字化采集作业总（见附录C）.92纸质档案采集要求a）A3以上幅面的档案，可枭用高拍仪，或在分幅扫描后进行图像拼接；b）纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,或拧包含不宜拆奘的档案.可采用高柏仪或平板式扫描仪：c）纸张状况良好且可以拆装的档案，可采用高速扫描仪；d）为最大限度保留档案原件信息，宜全部采用彩色模

12、式进行扫描，扫描色彩模式、扫描分辨率的选择应符合DA，T31提出的要求和建议：。）扫描的图像果用TIFF、JPEG或JpEG2（KW等通用格式保存,图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。也可将图像转为OFD、PDF等其他格式保存：f）扫描后的图像文件存储F以对应档案的档号命名的文件夹内。图像文件与以对应的卷内文件编号命名.9.3照片档案采集要求a）实体照片应根据实际情况及使用需求选择扫描仪等采集设;,并进行亮度、对比度、饱和度等参数的设置和调整,确保效果最接近照片档案原件：b）扫描后的图像或数码照片采用TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式保存；g）扫描后的图像文件或数码照片存储于

13、以对应档案的档号命名的文件夹内,图像文件与以对应的卷内文件编号命名。94音装档案采集要求a）模拟音版应选择技术指标和功能符合录音档案数字化要求的声卡或专业采集卡.并进行相关参数设置和调整，保证采集后的音频信息清晰、完整、不失现，声音效果必接近模拟音班档案原貌：b）采集后的音频或数字音频采用WAV、MP3等通用格式保存：c）枭案后的音频或数字音领存储于以时应档案的档号命片的文件夹内。音频文件与以对应的卷内文件编号命名.95视频档案采集要求a）模拟视频应选择符合视叛档案数字化要求的技术指标和功能的软硬件，如放像设在、视频采集计算机、编辑机、存储设等硬件，枭集软件、编辑软件等软件，井进行相关参数设置

14、和调用，保证来集后的视频信息清晰、完整.不失真,视频效果最接近模拟视频档案原装：b）采集后的视频或数字视施采用NI、MPEG或MH等通用格式保存：C）采集后的视频或数字视频存储干以对应档案的档号命名的文件夹内.觇领文件与以对应的关内文件编号命名.10档案入库完成数字化采集后，对拟内还的档案原件进行整理，恢复档案原貌，做到安全、准确、无遗洞。按照档案人库相关要求对档案进行处理和清点,并履行档案入库手续.11.1基本要求为采集到的数字化数据进行相应的技术处理，使其真实、完整地反映档案的原始内容，数据处理人员埴耳4数字处理作业单?（见附录D）112纸质档案图像处理a）对不符合阅读方向的影像进行旋转还

15、原，对出现偏斜的影像进行纠偏处埋，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；b）对图像进行去污处理，以去除在数字化过程中产生的污点、污战、黑边等影响影像顺优的杂质，应遵循展现档案原皴的原则，图像处理时不应去除实物档案保管过程中所形成的掖迹：c）对分幅扫描形成的多幅图像应进行拼接处理,合并为一个完整的影像.以保证档案图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅影像无明显拼接痕迹；d）对图像进行合理的裁剪处理，以缩小图像文件容破，有效节省存储空间；C）对图像的麻埴情况，如影像偏斜度、清晰度、失真度等进行检杳。对不符合就地要求、图像不完整或不清嘛的应曲新采集，图像命名与实物档案不一致的，应及时进行调

16、整.11.3 照片档案图像处理a）对不符合阅读方向的影像进行旋转还原，对出现偏斜的影像进行加偏处理，以达到视觉上鹤本不透觉恢斜为准：b）对图像进行合理的战剪处理,处理时需确保图像信息完整：C）对图像的质质情况，如影像偏斜度、消断度、失真度等进行就查,对不符合质量要求、图像不完整或不清晰的应重新聚集，图像命名与实物档案不一孜的，应及时进行调整。11.4 音频档案处理a）音频文件首尾空白无内杵、且时间过长的部分，应进行适当剪切：b）原音频煤向过大可进行适当的降噪处埋，以便声音见清晰、干净：C）对音频的质m情况，如清晰度、失直度等进行检杳，对不符合质/要求、音频不完整或不清晰的应弟新采集，音猱命名与

17、实物档案不一致的.应及时进行附整.11.5 视频档案处理a）视频文件首尾空白无内容、且时间过长的部分，应迸行适当剪切：b）原视频清晰度不而可通过相关软件处理，以便觇领更清晰；c）对视版的质册情况,如清晰度、失真度等进行检查.对不符合质加要求、视脓不完整或不清晰的应由新采集，视频命名与实物档案不一致的，应及时诳行调整。12数据挂接和数据存储12.1借助相关软件利数据库中的目录数据与其对应的图像、音痂、双领等数字化数据进行挂接，并对挂接结果进行逐条核交，确保数据准确性、一致性和可访问性，发现锚误及时纠正，以确保目录数据与数字化数班的完整性和准确性，122为防止数据丢失或损坏，应根据档案数字化加工进

18、度分批次或阶段进行数据法份，并将备份数据存储在多个地点或服务器中,以实现冗余存储.相关工作应遵循GB/T20984、GB36957相应要求.13皴字化成果驶收与移交13.1 验收方式应采用计算机自动检脸与人工松脸相结合的方式对行政审批档案数字化成果进行验收.13.2 验收内容行政申批档案数字化成果包括档案目录数据、图像、音频、视频、数据挂接、工作文件、存储我体等。13.3 聆收指标和结论a）应对档案目录数据进行验收，主要包括数据除中各条目的内容、格式等的准确程度，必填项是否填写等：b）应对图像、书频和视频进行箴收，主要包括数字化卷数、存的路径、命名的准确性、数字化数据的防Ji1.完整性、排列顺

19、序的准确性等：c）应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据与其对应的数字化数据挂接的准确性等：d）应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完蟋性、现范性等：C）应时存储载体进行脸收，主要包括我体的可用性、有无精型等：D填写行政审批档案数字化成果验收登记单，（见附录E）.验收可根据档案数字化加工进度分批次或阶段进行,能鲂采用计驾机自动检验的项目应采用计算机自动检舱的方式进行100S检脸,检脂合格率应为1必。对于无法用计舞机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽悔比率不得低于5%,对于目录数据与数字化数据对应的准输性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低

20、于95每个行政审批档案数字化成果质地检脸达到要求的，予以脸收“通过”。题收未通过应进行返工或修改后，虫新进行验收：验收完成后须羟骁收组成处签字，聆收“通过”的结论，应经相关负货人审核、签字后方有效.13.4 移交验收合格的数字化成果填写行政审批档案数字化成果格交清的进行移交（见附录F）.14数据利用应遵循以机关档案管理规定中的百关要求.推进行政审批档案数字化数据的开发和利用工作.附录A（奥科性）行政审批档案数字化流程示意图档案出席数字化而处理一目录数据库建数字化采集数字化成果5收与移交纸质档案图像、音频、视版数据库建立附录B（资料性）数字化前处理作业单案卷号：事项名称:件号纸质档案或实体照片数

21、码照片或音视频特殊情况记录特殊情况处理结果总体质量检查%注编页起始号需扫描页数/张数载体类型档案整理人：完曲响：档案检查人:完成H寸间：总体质检人:完曲H间：附录C（资料性）数字化采集作业单案卷号：事项名称:件号纸顷档案或实体照片数玛照片1视翔采集特殊情况记录总体质属桧查备注扫描页数/张数张数采集时长档案采集人：完成时间:总体质检人:完成时间:附录D（资料性）数字处理作业单案卷号：事项名称:件号处埋完成情况特殊情况记录总体质量:检查备注数据处理人：完成时间:总体质检人:完成!时间：附录E（资料性）行政审批档案数字化成果验收登记单案卷号名称数字化数据口录数据数据挂接工作文件我体验收怠见总数量计算

22、机全检项全检结果条目总数计算机全检项全检结果计算机全检项检果全结究全项计机检检果全结类型数最检验检验结果合计/批次:验人:验收时间:年月口附录F（资料性）行政审批档案数字化成果移交清单批次案卷号档案内容描述移交数字化文件数景（页、个）移交条目数（条）数字化工作文档（件、册）我体起止顺序号移交数体类型、规格检查内容雎位名称移交单位：接收单位:准确性检查完整性检查可用性检查安全性检查我体外观检有埴表人（签名）年月日年月口审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月El年月口参考文献IU国家秘曲我体印制资质管理办法（国家保密局、国家市场监恬管理总局2020年第2号令）2机关档案管理规定（国家档案局2018年第13号令）