《国家行政机关公文处理办法》讲座（下）.docx

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1、文秘国家行政机关公文处理方法讲座第四讲行文班则行文规则，是制发、办理公文中必常遵循的基本准则.国家行政机关公文处理方法笫四章规定的“行文规则”，共11条，主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则.我们在实际工作中必需严格遵守和执行这规则,以利提高行文效用,把樨行文权限,规范行文体式.一、坚持行文原则，提高行文效用“行文应当确行必要，留意效用，”这是行文的基本原则，也是行文的动身点。确定行文肯定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢,有针对性,使发出的公文产生预期的效用.坚持这一点,就能有效地限制公文总量.从源头上治理多年困扰我们的“文山”何例,使领导机关和领

2、导同志有更多的时间深化基层，议大事，抓落实.要留意了正“发文越多、文件的规格越花，工作就越虫视”的误区，依据实际筑要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、卜行文都必需遵循的原则.上行文中，假如要制发恳求解决问题的文件，要探讨问题的本身是不是属干上级应当解决的：还要探讨解决这个何超的可行性笔者皆看到这样一份“请示”，要求上级政府为其解决几十万元农业救灾款，来文中位是一个综合经济实力较强，农业生产条件很好，农业人口比例很低的市。尽管他那里的确有几个农村遭遇了风灾，导致农产品减产，造成了一些经济损失。但依这个市的经济实力，完全有实力旅自身解决这一问遨.上级当然也不会考虑的.对于向上级的“报告”

3、也要留意探讨所报告的事情目无必要.有些单位，挑了一次机关职工文体活动也要给上汲行一份眼告“，好像是想说明他们机关工作搞得好，关切职工,岂不知这样的文件到上级机关，文秘糊J就有成任按“废纸”处理，根本到不了领导同志手中.行这种文件可以说没有任何意义，有时还分带来副作用.制发平行文件要留意明确职权,防止推倭扯皮,搞公文旅行.对下行文.肯定要符合实际，有计对性,这一方面，简总出现的问即是，照按照转上级文件,以文件熨彻文件，要留意订正.二、明确行文方向，把俎行文权限行文方向和行文权眼主要从以下四个方面与驭：明确隶属关系和职权他用.，方法第十四条规定：”行文关系依据泉隔关系和职权范围确定.一股不得越级请

4、示和报告。”隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必需松清晰和行文机关是上下级关系.下上级关系、平行关系。对于业务性强的行政系统，也要用意业务指3关系.明确了这一点就便于确定文种.下级机关向上级机关行文.一般用“请示”、报告”、“看法”等：不和隶姐机关之间相互行文，一般用“函*对须要周知或共同执行的事项,也可以运用“通告、通知、通报”、看法”等：上级机关向下级机关行文，一般用恸附”、确定”、“通告”、通知”、“通报”、“批复”、“看法”等。职权范围.就是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职费内的事宜.方法P依据行文的隶属关系和职权范围，对行文的方向和权限做出了明确现定.

5、严格遵守限制条件。1 .政府各部门“除以南的形式商洽工作、询问和谷受问题、审批事项外，一般不得向下一级政椅正式行文.”2 .”部门内设机构除办公厅外不得对外正式行文.”依据划定的范围行文。1 .“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向卜一级政府的相关业务部门行文.“2 .“属于部门职权范阚内的事务,应当由部门自行行文或联合行文.联合行文应当明确主办部门.须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”3 .“属于主管部门职权范围内的具体问题,应当干脆报送主管部门处理，。4 .“向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送干脆上级机关.驾驭联合行文的要求.“同级政府、同

6、级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文：政府与同级党委和军队机关可以联合行文：政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文.三、严格行文要求，规葩行文体式M方法在“行文规则”中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定.特殊是对上行文做出了严格的规定。“部门之间对有关问起未经孙商一样不得各自向下行文.如指自行文.上级机关应当货令HT正或撒相.“：这些规定主耍是解决和防止政出多门的问国.“除上俄机关负责人干脆交办的步项外，不得以机关名义向上级机关仇员人报送请示、看法和报告这一条含义深刻,不仅是公文处理中的纪律，而且对于保

7、证领导机关决策的科学化,民主化具有重要意义.也能垓保证额导同志抓大事.抓主要何题.时上行文的体式要从严把关.主要是向上欲行“请示”、“报告:看法”时，请示应当一文一裂；一般只写个主送机关，须要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得投送其卜级机关.报告”不得夹带请示事项.”其次十一条）“报告”与“请示”两个文种混用、“报告”中央杂“请示”事项的何应是目前公文制发中及常出现的问璃，有的还编造了“请示报告”这样一个文种。方法在其次章“公文文种”中明确规定了“请示”与“报告”的作用，/3：适用于向上级机关汇报工作，反映状况,答更上级机关的词问.“请示”：适用于向上级机关恩求指示、批准,在制发文件中要

8、依据行文目的确定，概括地讲“报告”与“请示”的不同主要表现在三个方面：一是发文机关对上级机关的要求不问。“报告是为了让上级知道状况，而“请示”是为了让上级对下线机关的恳求做出答制或批准。二是发文的时间不同。“报告”一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求答且有关何麴时制发.而“请示,则多在事前或中中制发.三是正文中的结束语不加报告”一般运用婚此报告,请阅知.”或“专此报告,请周知等语.而“请示”则多用“特此请示，不予批准，”或“专此讲示，请予指示。”等语，这次4方法还增加了“看法”这个新的文种,适用于对重要问他提出见解和处理方法.从行文关系上看,这是一个通用文种，在用作上行文

9、时要留意和“报告”、“请示”相区分.上级机关在收到不同文种的上行文时,办埋的方式也不同.对下级机关的“请示”应当答复，而对报告”可不答狂.对“看法”依据内容确定是否批转、印发.下级政府向上一级政府的“请示”、“看法”，由上一级政府答复，也可以授权其办公厅或者主管部门答i政的各部门向本级政府的“谛示”、看法”，由本级政柯答红.也可授权其办公厅或者主管部门答复.“方法”作为下行文.发文机关应当明确下级机关是否遵照执行和参照执行：作为平行文，-般用于提出看法供对方参考.行文规则时于文件的质状和而效运转，保证行政公文发挥作用至关诙要，在拟制丈极中要严格遵守，文秘部门在核犒中要从严驾驭，领导同志要带头执

10、行。第五讲发文办理发文办理是各级行政机关办公厅工作的空要组成部分，是贯彻执行党和国家的方针政策，具体实现领导和开展工作的31要方式之一。发文办理工作做得如何，干腑影响机关的工作作风、工作效率和工作水平。国务院新发布的国家行政机关公文处理办理h将原国务院办公厅发布的公文处埋方法第五章“公文办理”分为发文办理和收文办理两章表述.愉改和增加的主要内容有：其次条明确了“发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、双核、用卬、登记、分发等程序”：其次十五条规定了草拟公文的要求.并增加了、两款内容：其次十八条明确了签发要求：其次十九条增加了公文正式印制前应当进行复核的要求.国务院办公厅在

11、修订M公文处理方法过程中，曾先后两次征求了各省市区政府办公厅的看法.从上述新增加的条款内容看，有利于解决过去在发文办理中存在的一些普遍性问题.比原公文处理方法更具体、更规范、更具操作性.为了贯彻实施好公文处理方法h提高发文办埋工作的水平和质以，下而就发文办理各个环节中须要特殊留意的问题及有关程序性工作，作些介绍，供参考。一、草拟公文。公文处理方法其次卜丘条关于草拟公文应当归到的方面归纳了几款内容.不再一一赘述.在省政府办公厅办理上行文和平行文的过程中,我们发觉草拟公文方面主要存在这样几个何S一是运用文种不当：二是行文目的不修明确,缘由不膨足肺，依据的政策不较全面或不精确，比如，些己经停止执行的

12、文件或政策有时还作为行文依据：三是引文、结构层次序数计量单位和数字应用等不婚规范等。针对上述几个方面的问起.在草拟公文过程中应当留意以下几点：要细致学习与探讨有关的政策法规，就确把握政策界限.机关文秘人员在接受一项具体的写作任务后，首先应当翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深化理解其精神实质和政策界限。并依据本地区、本系统、本部门的实际状况有效地切彻上织精神,正确地提出执行的具体措施和方法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及此他有关规定，公文处理方法还特殊强调“如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明，这就要求我们在优拟公文时，要充分闺述提出“新政策、规定”的目的、缘由以

13、及所依据的政策、法规，做到有理有据，又符合实际.要细致领悟机关领导的意图.公文是为解决具体问题而制发的，机关领将确定撰写某一文稿或是制定某一制度，11的就是为了依据本船位的实际状况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上缎的要求，提出价决具体问咫的措施和方法.因此.公文草拟者要结合本机关、本总位的实际将上级某项政策、精神加以具体化.特别重要的途径就是要细致领悟领导的意图.领悟领导意图，具体说来，就是要狼清晰以下几个问胭：1 .机关领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？2 .机关领导骡求在文稿中提出什么问燧，解决什么问题?3 .机关领导对文稿的内容提出了什么要求?4 .机关领导对文槁的文种有什么要求

14、？5 .受文对象是谁？6 .受文对象曾提出过什么问跑？发文者的看法和看法是什么？假如在动笔之前能娜把这些问应精确地理解和驾驭,那么,我们所报写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。尚籁导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补或恳切地提出自己的不同看法，努力做到既是秘书,又是参谋.但是.要留意把娓好角色,从属性、服务性是机关文秘工作拧的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作确定，也不能以自己的看法代替领导意图.要正确运用文种。4公文处理方法其次卜五条三款规定：”公文的文种应当依据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”,各级政府办公部门.特殊是草拟公文的同志都应当细致我彻执行

15、.关于公文文种的适用范围、特点、要求已在其次讲“公文种类中作了介绍.不再池述。引文、结构层次序数、计*单位、数字、紧急程度等肯定要规范.公文处理方法对这些方面均有明确的规范要求,但实际执行中也还存在不少网跑.比如：公文中只引文号，不引标遨或标应文号倒引：层次序数混乱，不知是哪一条哪一款：计砍单位习惯F用“斤”，而不用“公斤”：数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字：公文的紧急程度随意等等，这些都是草拟公文中的鼠第本、最常识性的问题，只要细致学习公文处理方法和学甘肃省实施国家行政机关公文处理方法细则都可以解决.带电各级政府系统的文秘工作者细致学习，细致对待，以提岛公文的班辰,保持公文的肃穆

16、性.二、公文涉及内容的协调公文处理方法其次卜六条对拟制公文过程中，时涉及其他部门职权范国内的事项提出了协商要求.提出“取得一样看法后方可行文，这在发文办理中是一个特别重要的问跑.必儒密度曳视.从我们办理公文中发觉，有的涉及其他部门职权范用方项的公文虽然进行了协商，也经过会签，但还不成熟.或会签部门本身就没有达成统一相识,或会签人不是主要负责人，会签看法不能代表部门的看法.致使在探讨确定地区或部门报送省政府的有些小项时,部门间Hl现新的分歧、新的看法,各唱各的网.难以决断.或发出的公文不能膨坂当地执行.为了解决这一问题，在拟制公文中应当留意以下几点；凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门

17、孙商.待取得一样看法后再行文，决不能擅自行文.如育分歧看法，拟文主办部门的主要负责人要出面作调，确保协四结果能代a部门的看法。经过协调仍无法取得一样时，主办部门要实事求是地列明各方理据.并经各方的主要负责人会签后,报请上级机关协调或裁决.主管部门及有关部门要以大局为田，不能只顾部门利益，如上级机关一旦裁定，就要坚决听从，细致执行，自觉雉护公文的权威性，保证公文的执行效用，三、公交审核公文送负费人签发前,需经办公厅进行审核.负责核稿的人员,必依据公文处理方法P和细则上坚持实事求是、执行政策、相碰、高效、精益求精的原则，刚好审核，产格把关。审核的重点是：行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。政策,

18、是否符合党和国家的方针、政策：是否符合行文规则和发文办理的有关要求：新出台的政策规定有无依据、有无说明,是否切实可行：与本部门和有关部门的相关规定有无冲突：涉及其他新门职权范困的方顶，是否羟过协商，分歧看法是否一样，会签单位是否齐全,是否符合拟制公文的有关要求等。格式.是否符合c公文处理方法？和细则的有关规定.文种是否恰当：文稿结构是否符合公文写作要求.文字.表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻物结构是否精确、合理；计量早位是否符合国家标准：行文、数字、层次、序数、用笔用塞是否规范。公文审核一般有初核、核核、审核、S1.审、审签5个程序草拟公文单位的负责人进行初核：办公厅秘书部门进行校核，

19、办公厅负所公文处理的领导进行审核：与公文涉及工作有关的领导和分管副秘行进步行更申。同时，办公厅的行文应经办公厅主任复审，i府的行文.应经政府秘书长更审，最终，送有签发权限的负责人审签，四、公文签发关于公文的签发权限，公文处理方法其次十八条和细则3第；卜一条、第三十:条作了以下规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负布人签发：以本机关名义制发的卜行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发“签发公文.签批人应当明确签署方法.并签詈姓名和时间。“部门不应将代拟稿干脆送本级政府负货人签批.未经发文机关文秘却门审核的文稿，负近人原则上不予受埋签发。”公文已经负成

20、人签发，即意味桁正式生效，因此，各级行政机关及部门肯定要严格依据公文处理方法，和1细则3所规定的权限进行审签.不能随意器发要保证公文的肃程性、权威性和法律效力.五、公文或核、赞记公文发核是公文正式卬制前文秘部门进行的最终一次组审.新的公文处理方法其次十九条特地增加一条关于复核的内容.目的是为了防止遗漏和疏乎大意,确保成文的质fit这是特别老要的一个环节.在以往的发文办理中,习惯上总认为已羟负责人签发的公文就不会彳i错，或者即使发觉了欠妥之处，也习惯于以最终签发稿为准，不细致去思索，或思求更核，造成个别发出的公文不尽完备，因此，在发文办理中泞定要IR视反核环节。笈核的重点是：审批.签发手续是否完

21、备：附件材料齐全：格式是否统一、规范,是否有描别字、漏字等等.公文处理方法3要求经更核须要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审“。仇贡公文史核的文秘人员应当细致耀行职成,把好报终一关.发文量记就是把文件的基本信息在印制前登登记来.以便于查阅利用.发文登记也是公文狂核工作的有益补充.发文皆记的主要内容有：发文单位、文种、发文编号、锭发人、拟稿单位、拟福人、成文时间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标鹿、发文范树、主梗词等.发文登记工作，要留意以下几点：一是对收到的文稿，登记前要细致检查领导是否签发，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。没有领导签发的不予劈记，行不清晰的要刚好弄清

22、。二是发文编号必需体现出文号的“三要素”：,发文机关”、“发文时间”、“文件号。如国务院2000年发的第1号文件,就写作国发2(X)0I号等。公文处理方法第三聋四款“公文格式”中，关于发文文号有明醐规定，请遵照执行.三是要细致填写登记项目，字迹清晰，内容完整，不要随意漏项或草率行4四是登记要分类，不要把不同种类的文件混合登记在一起。五是公文主题词要参照国务院公文主题词表标注。六、发文的用印机关印旗是代表机关职权的一种凭证和标记,公文加蠡了印章，才能产生相应的效力.典休用印规则，请参照GB/T9704-1999国家行政机关公文格式不执行。并要留意以下两点：1.首先检查原稿I二有无领导人签字.有领

23、导人签字并确认符合规定的才能在制成的公文上加技机关印章.2.加萩印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同。七、发文的分道分送是指从发文机关到收文机关的运行过程.一般可分为内送和外送两部分.内送是由秘书人员干脆分送给机关领导和有关部门：外投是由机要通佶人员送出.投送文件既要快又要确保平安,无论内送外送都要建立投送登记手续，特殊是送给领导同志的文件，更要严格樽行登记手续。在较大机关，由于发往的机关、部门较多，一般应建立一文件分送登记“、一机要信投递登记”、“挂号信投递登记”手续制度.在一般机关.可以利用发文登记簿履行交接手续,不必另行登记.有的地区和部门将上行文干脆交由本机关以外的人向上级机关报送或

24、催办，显得极不肃穆，肯定要严格依据发文程序运转，不能随意，第六讲收文办理收文办理是公文处理工作的一项揖要内容,也是机关秘书工作的重要组成部分.依据国务院发布的国家行政机关公文处理方法和甘米省政府发布的甘用省实施国家行政机关公文处理方法细则3,收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、笠记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。一、签收、登记是收文办理的基础工作严格程序是保证收文精确、规范、高效办埋的基础.任何机关办埋收文的工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承办和反馈等程序，签收是收文办理的起先，因此，要做好清点和分类工作，留意检杳来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相

25、符：信件有无破损、散包、被拆现象：清点收件总数与清单是否一样：遹知单或回执单标明的文遨、编号、数层是否符合要求：文件是否完全完整，如有无缺附件、跳页、白页、未具落款、未放公章；是否符合国务院另方法的规定：阅后按页消退的绝密文件要逐页清点，剧意有无缺页.时于不符合要求的要刚好退回，这样既可以体现公文的肃稗性，也可以科学、规范地处理收文.提高办理效率.签收的公文要依据文件的隐私程度、文件的性质、实际工作须要、文件故限等进行登记。文件的登记范阳没有统一的界限，但是，上级机关文件、下级机关文件、虫要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽问卷和须要谷坡的文件、上缎机关如开会印发的会议文件材料等必需登记.登

26、记填项一般包括收文号收文日期、来文机关、文件标遨,密级、文件号.份数等.登记方法主要有两种：流水式登记法.就是将收到文件依据肘间依次不分种类依次记，同时将文件办理过程和转送手续简要记我在同一登记簿上.分类式登记法，就是依据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，可分为中共中心文件、国务院文件、省委文件、省政府文件、省直机关各部门文件、下级机关文件等.收文登记是文件处理的曳要依物,也是秘书人员一项常常性的工作,要严格依据登记J目逐项登记，不得漏项，不得出现立号和跳号现象，二、审核工作是收文办理的关键国家行政机关公文处理方法第三十一条规定：“收到下级机关上报的须要办理的公文，文秘部门应当进行审核

27、.审核的重点是：是否应由本机关办理：是否符合行文规则：内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的犷项是否已协商、公签：文种运用、公文格式是否规范.“撇好审核把关工作既有利于订正来文机关行文的错误.严格公文的有关处理方法.体现公文的肃程性和规范性,也有利于收文的刚好、有效办埋-在实际工作中，我们常常会遇到这样的状况，有的下级来文是型求批复的,但是由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示少项得不到刚好答亚,因为请示”是要求上级机关答红的，而“报告”可不答龙：有的文件由于没有与有关部门和单位协商、会签，而延误了发挥效用的时间,甚至出现r相互冲突的文件：有的文件由于行文格式不

28、规范,而不能得到刚好办埋-因此，加强审核是从源关上保证收文办理的由要环节，特殊是去年国务院公文处埋方法发布后，收文的审核工作除了内容是否符合国家法律、规范和其他有关规定外，更衢留意以下几点；1 .公文用纸.国务院方法规定：公文川纸一般采纳国际标准A4型,左侧袋订.“而区国分院办公厅的方法规定,公文用纸一般为16开型.这是两者的一个明显区分.因此，在收文时要严格把握，依据国务院M方法3执行.2 .公文要泰。原国务院办公厅的M方法规定.公文一能由发文机关、除私等端、睽急程度、发文字号、签发人、标虺、主送机关、正文、附件、印堂、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成.而国务院g方

29、法增加了“保密期限假如收文是涉密文件而没干j保南期限，应按不规范文件退回送文单位。问时，“请示”文种要在附注处注明联系人及联系电话,这也是收文中应当砰意的事项。另外.在签发、用印等方面也有不同收文时都要一并留意.此外,还要留意审查公文文种是否正确，行文是否符合规则,荷协商、会签的公文是否履行必需的手续，假如收文不符合行文规则，格式不规范，用纸不符合标准，要刚好退回文件呈报部门并说明理由.“经审核,对符合本方法规定的公文.文秘部门应当刚好提出拟办行法送负责人批示或拧交有关部门办理，须要两个以上部门办理的应当明确主办部门.紧急公文，应当明确办理时限。”拟办是指秘书人员对来文应出那位领导审批,那一部

30、门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理看法.供领导同志枇办时参考的工作程芹.须要拟办的文件主要有-:种：上徼见关主送本机关并须要实行的文件：本机关所属部门或下缴机关主送本机关的请示性文件：平行机关或不相隶属机关主送本机关须要答红的文件，对于拟办的公文，办公厅应当刚好提出拟办看法,对重要公文应当先送机关分管业务负出人批示,再按批示看法办理。-殷性公文,可经办公厅负责人枇示后,交有关部门办理,须要两个以上部门办理的应当明确主办部门.紧急公文，应当明确办理时限.国务院4方法还规定，”原则上不办理越级上报的公文”，这一点在收支办理中要馅意，另外，有些杀要的机的性校旗的资料、刊物以及所属部门

31、和卜级机关主送本机关的状况报告虽然不须要办理，但也要提出分发看法,征得主管领导同意后方可分发.拟办的公文,需送负贲人枇示.即履行批办手续后,才可以办理.三、承办是收文办理的景点承办是指机关有关部n或有关人M对应办里的文件依据领炉批办看法迸行具体办理的工作,是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。承办工作质量的凹凸，干脆反映一个机关的工作质地利工作效率.因此承办工作是很重要的,秘书部门要重视这项工作，承办部门要做好这项工作，首先，要细致探讨文件内容和批办看法，声消是否自己主管业务范困。其次，要弄清文件处理的时间要求，然后再依据轻重媛急进行落实。承办部门收到交办的公文后应当刚好办理,不

32、得延误、推倭.猿急公文应当按时限要求办理.确有困难的.应当刚好予以说明.对不属于本的位职权范困或者不宜由本单位办理的，应当刚好返回交办的文秘部门并说明理由。公文办理过程中，遇行涉及其他部门职权的5顶，主办部门应当主动与有关部门协商：如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一样，可以报请上级机关侨谓或裁定.这一点与原公文处理方法有所不同.原公文处理方法只是规定,“凡涉及其他部门或若地区的何应，主办机关应当主动与有关郃门或者地区协商、会签.上报的公文，如有关方面看法不一样，应当照实反映两国务院方法明确规定，分歧看法如协商后不能取得段，可以报请上端机关协询域祓定.第三，在细致探讨来文内容

33、、要求和领导批办看法的基础上.细致办理.凡修自己承办范用内的文件.如有领导批示看法,可以依据领导批办看法办理.未羟领导批办的公文，可以遵新有关的方针、政策的新神、有关规定或惯例等进行办理。凡颖导批办看法中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先打算好处理在法，谢谢力办部门会商会签，再由牵头部门货责将有关部门提出的看法归纳整理，报领导审批，如有分岐应报送领导战决,或接额导存法再次会商,收徨处理结果.承办人员提出处理看法.要做到刚好、细致、审慎、负费，并须报请肯定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。须要说明的是，处理看法或处理结果是代表肯定的机关和部门的，决不能以个人名义答女何趣。另

34、外,为了加快文件处理速度,提高机关工作效率.对于送负贲人批示或交有关部门办埋的公文，文秘部门要负货催办.催办工作一般由负说文件处理J1.作的秘书人员担当，也可以配备专职的催办人员，同时，要建立健全催办工作制度，落实而任制，从制度上保证催办工作的顺当进行，做到逐姒负费,事事有人管.件件有人办，使催办工作落到实处，其范国主要足：上级机关主送本机关并须要具体实施、然彻执行的文件：所属部门及下级机关主进本机关的请示及其他须要办理的文件：平行或不相隶属机关发来商治、征询事分皤办理或答我的函件。文件催办方法主要是电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报等。址终须要指出的是，依据甘肃省实施M收文办理

35、中，除周知性公文外,承办部门要刚好向发文机关反馈办理结果.反馈通常由秘书部门担当.但有些承办件也可依据领导同志的指示或经秘书部门同意后干脆反馈.第七讲公文归档新发布的国家行政机关公文处理方法3第七幸，特地就公文归档问题作了规定。方法第七章共六条,分别就刚好立卷、归档、保证归档公文齐全、完整,使于保管利用：联合办埋公文的归档：兼职过程中形成的公文的归档：确定保管期限：公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定,新匕方法3与1993年颁布的4方法第六章相比，内容上除了把公文销毁内容归入第八章“公文管理”而外，其他方面并无人的变更。为了便于大家在工作中更好地把握方法的要求,进一步做好公文归档工作，下面

36、就公文回档方面的几个主要问Iffi作一些说明.一、公文立粉归档的范国公文立卷归档的范困是指须要立卷归档的公文类里。依据有关规定和实际状况，公文立卷归档的范阳是：本机关发文，本机关对外的正式发文，如吩咐、倘定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要等。本机关收文。包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类公文：卜级机关报送的各种报告、请示等：同级机关和非束胧机关颁发的非本机关主管业务但须要贯彻执行的文件,在粕确驾驭公文立卷归档的范用的同时，还要精确把握不归档的公丈位围，这样既有助于保证档案的精检性，又便于档案的有效管理，提高工作效率。依据国家档案局有关规定，不应当立

37、卷门档的公文材料包括：重份文件.同一份文件,除特殊重要的文件可保留多份外.其它的只衢保留一份.无查考利用价位的事务性，喻时性文件,未成文的草端和一般性文件的波秘。与本机关业务无关的文件材料，内容被其它文件包括了的文件材料，对于不须要立卷的文件资料应刚好销嵬或移交印发机关。二、归档公文的保管期限归档公文的保管期限有永久、长期、短期:种，永久保存就是无限期地保存下去，氏期保存傲须保存16年至50年左右，城期般保存15年以下。划分方法具体如下；(I)凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件,应永久保存这其中主要包括：本机关在工作活动中形成的重要文件.如指示、吩咐、决议、确定上级机关颁发的属于本机

38、关主管业务并须要赞彻执行的重要文件，如吩咐、确定、批复、通知等：下级机关报送的有关重要向题的请示、报告等。凡是在相当长的时间内机关须要查考的文件材料，应长期保存。主要包括：本机关工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料,上级机关颁发的非本机关主管业务范用内的重要文件和下级机关报送的较审要的文件材料等.凡是在较短时间内本机关衢农考的材料，应延期保存。如上级机关或同线机关颁发的非本机关主管业务，但需执行的确定、通知等。三、公文立卷的方法公文立卷的具体方法主要有：按作者立卷、按问题立卷、按名称立卷、按时间立卷、按地区立荏、按收发机关立福等”下面介绍较常用的四种立卷方法，按作者立卷。作者是指制发

39、文件的机关或个人，按作者立卷，就是把同一作者的文件组成案卷,这种立卷方法特征明显,便于查找利用.按作者立卷可以招上级机关、平级机关.下级机关有关文件分别立卷,但同时要留意问应之间的联系，不能由此而导致案卷不全.按HsS立赛,就是把内容有共同点的文件组合在一起立赛.按问曲立稳是一种较为常见的立卷方法，由于机关的工作活动都是困绕见彻执行有关的方针、政策，解决处理各种问遨.完成各项工作任务的,因而在解决何超的过程中会形成很多文件材料,每一个文件的彬成行反映了这一问题的处理过程.按问区立卷，对于工作考查、探讨同时、总结工作阅历教训，了解某一问题的全面状况供应了便利条件，洵意了杳找便利的要求，从而达到了

40、立卷的目的.按问题立卷的关键是对问题的推断理解要精确,对于同时涉及到几个问题的，要依据主婺问题立卷,不旎拆开立卷.按名称立卷.按名称立卷是把相同的文件组合在一起立卷.通常将吩咐、确定、通知、报告、函等文件按文件名称立卷，按时间立卷。按时间立卷是指把属F同一时间阶段内的文件加合成案卷。文件的时间特征指文件的形成时间和内容所指时间两个方面，同一年度的文件集中在一起.便于反映本年度机关工作的全貌，历年的文件依次排列下去，可以反啖机关工作的持续性，便于分阶段地考杳机关工作的发屣变更。选择公文立卷方法，要刷意以下几点：首先，要刷意各种方法结合运用,要充分考虑案卷之间的整体联系不能把每个方法割裂或孤立地运

41、用.也不能固定套用一种方法.其次,应选择最适合本堆位的立卷方法,立卷应听从于案卷的保管和利用，要从本值位的实际动身.第三，要加强立稳工作的标准化和规范化，公文的立卷工作是档案工作的艰础，要实现档案管理的科学化、现代化，就要实现立卷工作的标准化、规范化.四、公文立卷归档的步骤公文立卷归档的步骤分打算、立卷、归档三个阶段.(I)打算。首先，要编制归卷类目。归卷类目是为了便利公文的立卷而设置的一种文件分类H目。归卷类目是的类目和条款两部分组成的.类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法.在设立了类目之后，就要设立条款并进行编号，条款是案卷类目的主要组成部分.是案桂要反映的内容，编制归法类

42、日应留意类目的设词要适当、收捷，要依据本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细,窠卷类目的名称和概念要清晰精确,不能笼统、模糊.类和类之间、条款和条款之间,不能相互包括、相互交叉、相互重复.类的设置标准要前后一样，不能中途变换-在确定归卷类目时,应考虑到文件的保管价值，要精确地注明姆个条款里文件的保管期限，其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础,公文立卷人员要用意平常对文件的收集,将本机关须要立卷的文件材料刚好集中到一起,以免散失.本机关的发文要有专人负法将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便的时向立卷部门集中.同时，要建立收支制度，将收支刚好、完整地向档案部门移交e第

43、三,答别与归卷.在即文件进行了收集之后,就要刚好进行推理、鉴别和归卷,并进行分类,不同保管期限的文件.要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开.立卷。首先,检查与谢黎卷内文件要检杳文件是否齐全、完整；是否符合归档范因的要求；是否保持了文件之间的历史联系.与归卷类目是否吻合,运用特征是否精确：卷内文件的保存价值是否一样：卷内文件数版是否过多或过少.其次，排列卷内文件依次，卷内文件一般依据时间、向超、作者、地区、名称、更要程度、程序或阶段、文件往来机关依次排列。排列时要留意按问即特征立卷，不能混排.第三,展排页码.排列案卷依次之后,要拆除文件上的金属奘订物,以免金属物H久氧化

44、物蚀文件.同时要对文件迸行修补,凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边扑起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱翻村托：破损的要IS行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编.第四,填写卷内文件书目及备考龙.每个案卷都应域写卷内文件书目，刖来介绍本卷内文件的内容，便于文件依索杳回。稳内文件书目包括依次号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、答注.案卷的招考表是案卷的垃终一页，主要用来记述卷内文件的实行张数、立卷H期、立卷人姓名,并留出空白以备说明本卷文件保管运用的有关状况、卷内文件的变动状况.第五，拟写案卷标题,案卷

45、的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于精确地揭示窠卷的内容，为卷内文件查找供应可资检索的渠道，案卷标超应前明、朴实、概括，具有政治上的肃柳性、结构上的完整性、文字上的精确性、逻辑上的合法性.第六，填写案卷封皮并进行笠仃.案卷的封皮是案卷的外衣，填写好案卷封皮，可使立成的案送美观整齐，便于编制案卷书目和杳找利用.案卷时皮上应填写的项目般包括；机关名称、机关内部加织机构名称、窠卷名、机密等侬、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、书口号、案卷号等,为了便于对案卷的爱护,要对案卷进行装订或装盒.在对卷内文件进行检查后，用白线物案卷封皮和卷内文件订在一起，第七，编制案注书目。把本年度的案

46、卷经过分类、排列，再进行编号、曾记、造册，就形成了本年度的案卷H目。窠卷书目包括案卷号、窠卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、符注等.案卷的归档.案费的归档是把年中立成的案卷移交档案室集中保管，以保证机关档案的完整，使于交找利用.在移交之前，所移交的案卷的质量要经过档案部门检费粉收检交验收的内容包括归档文件是否齐全完报,有无重复：是否遵循文书立卷的原则进行立卷：文件和电报是否保持内容联系，合并整理.统一立卷：绝密文件是否在卷皮上盅有绝密字样专用章：保管期眼是否精确；永久、长期、短期保管的文件是否分开立常等，另外，对归档文件的数玳和移交书目也应检查验收.归档工作一般应在次年

47、的3月份完成，G退也不能超过6月份，完成了归档工作,文件材料就正武转化为档案.第八讲公文管理国务院新颁布的国家行政机关公文处理方法中特地增设了一章，即“第八章公文管理”，对公文管珅的职责、程序和基本要求等作了详尽、系统的规定.为做好公文管理工作供应了有力的政策依据.在公文处理工作中.必需严格依据公文管理的有关规定,切实加强公文管埋工作.一、加强公文管理工作的重大您义公文管理是指对公文的公开发布、推铺、暧止以及本机关全部收文、发文的存放、制.清退等工作的科学管理.公文的特殊地位和作用确定了做好公文管理工作的理要S义：公文留理是公文处埋的重要内容.一般来说,公文处埋包括三大环节：即公文的形成：公文

48、的处理；公交的管理。这三个环节环环相扣，缺一不行.在公文形成一公文处理一公文管理的整个流程中，公文管理是公文处理工作的重要环节，也是行政机关日常管理工作中不行缺少的重要内容公文管理是机关机要工作的曳要组成部分.公文具有很强的政治性、法规性、机要性和好用性。公文中有相当一部分是机带文件，有的涉及到党和国家的胞私，有的虽然不涉及党和国家的隐私，但涉及本单位、本部门的机密。文秘部门在处理公文的过程中，会接触大出系统的、较为完整的机密文件.所以.文件管理的好坏,事关党和国家的机密.必需慎之又慎，不能有丝亲的栋磨大意.做好公文管理工作是提而公文运转效率、提高公文质量的重要环节。公文管理与公文运转密不行分.一个单位、一个部门公文管理水平的凹凸，干腌关系到公文办理的效率和效果.因此.公文管理人员肯定要充分相识公文管理工作的重要性了解和驾取公文管理的规律和方法，细致细致地做好每个环节的工作，确保万无一失.二、公文管理的基本原则公文管理是文秘部门的一项常常性工作.文秘人员除了要依据方法中要求的“坚持实事求是、精简、高效的原则