三体系- 信息交流控制程序.docx

《三体系- 信息交流控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《三体系- 信息交流控制程序.docx（13页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。

1、信息交流控制程序文件类别：文件编号，版本：AO生效日期：制定审核核准文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS1.0目的1.1 确定如何对有关公司侦量、环境、职业健康安全、HSPM等管理体系运行的内部和外部相关方信息交流,从而实现公司管理体系业绩的持续改善.1.2 明确与客户之间的产品资讯及其它情报的交流及回馈、向公司内部各单位传达的流程，以确保信息交流的预畅及到位，获得客户满意。2.0适用范BI适用于本公司内部员工之间和与公司有关的相关方（如客户、供应商、政府机构、社区或村委、工业区管委会等）外部信息的交流与处理.3.0定义3. 1相关方（interestedparty）关注公司的产品质呈、环

2、境、职业健康安全、HSPM等管理绩效或受公司绩效影响的个人或团体.如：顾客、供应商、废物收妫方、运输公M、小区居民、公司员工等.3.2外部信息3.2.1客户时于我司产品的顺盘鬟求（包括变更要求）、有害物质管控的相关信息，3.2.2地方监测站、环保局、质信技术赛修同、当地政府、Tl生与健康委员会、应急管埋部行业主管部门、认证机构等监测或检杳的结果、反馈的信息，3 .2.3政府相关法律法规、标准类信息，如法律法规、条例、产品标准等。4 .2.3相关方反馈的信息及其投诉等.3.2 .4其它外部信息，如宜接从齐户处或其它外部获取的有关顷业技术、环境、职业健康安全、HSF等方面的信息。3.3 内部信息3

3、.3.1 正常信息,如方付、目标和指标、检验监测结果、内部审核和管理评审报告以及体系运行的此它记录等”3.3.2（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理记录等，3.3.3紧急信息,如由现火灾、洪涝灾害、安全事故以及重大品防、有害物质、环境、职业健康安全、劳工问遨等情况的记录估息，3. 3.4其它内部信息,如员工的建议等.4.0权责4. 1人力资源部1.1.1统1收集、归档、确定、回复外部相关方的环境、职业健康安全等问题,并保证对各相关方的回复一致。4.1.2决定是否就公司的重要环境因素、理大危险源等信息与外界相关方进行交流.4.1.3将需作内部交流的环境、职业健康安问

4、Sfi转化为内部资讯.与总经办一起完成内部资讯的实脩与跟踪.4.1.4当发生相关问腮需整改时,将信息传达给相关部门，负费并跟进其所采取的改进措施及执行情况.文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS1.1.5负资内部资讯交流的统筹工作，以提升员工的环境、职业健康安全的意识与能力。4.2品质部4.2.1负击对供应商产品质属（包括有害物质管制）的检验、测试，及异常的沟通处理.1.2.2负而客户信息反馈（包括抱怨、投诉）及客户相关品侦协议、有者物质管控协议的沟通处理。4.3各部门4.3.1 收到相关方反馈的品质问应后，转交给M质部进行审核和叵1纪：收到相关方反馈的关于产品变更的问题后，转交给研发部或工

5、程部进行审核和回更；收到相关方反馈的环境、职业健康安全等向睡后，转交给人力资源部进行审核和回梵：4.3.2 相关方反馈的环境、职业健康安全问腮所涉及部门应对该问邈进行分析,弁采取版佳方案予以整改.1.3.3所有员工有权利和义务向人力资源部交流环境、职业健康安全的问题和意见，4. 4采购部1.4.1负而对供应商、眼务商和承包方进行信息沟通，对其环境、职业健康安全施黑影响和监控。4.4.2将客户和公司内部有关产品方面的质相要求、变更要求及客户与我司的环境管理、职业健朦安全要求等信息传达给供方（包括外协厂商及原辅料厂商）1.5销售部负责将客户有关产品质量（包括投诉、变更）、环境、职业健康安全等信息传

6、达到内部各相关部门，以及将公司在产品质麻、工程变更、环境、职业健康安全管埋等方面的侑息适时传达给顾客，1.6研发部/工程部负责与客户沟通有关产品要求的识别和内部传达,包括有关产品的特殊特性、客户要求的变更、内部进行的变更、供应商进行的变更、产品痂加目标等.1.7总经办4.7.1协助人力资源部进行环境、职业健康安全相关资讯的实施与跟踪,以及与相关方的咨询沟通.4.7.2负诲客户关于环保、职业健康安全协议的沟通处理.4. 7.3为本公司与相关方进行信息交流的总窗口，将相关方的信息及时有效地向经营者、公司内部各部门传达，并指定将信息向外部相关方（如供K商等）传达的负责单位和协力部门等,必要时.主导内

7、部相关部门之间及与外部相关方的沟通交流.5.0程序内容5. 1外部信息交流5.1.1 外部信息收集5. 1.1.1公司内无论i作收到相关方的信息（信函/传出/电子邮件/口信/电话留言等，都应将此有关信,包和尽可能多的资讯一起传达给相关责任部门或总经办.5. 1.1.2外界通过各种方式（如媒介采访/电话咨询等）要求直接交流的信息应转至人力资源部，由人力资源.部指派文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS专人进行回发（紧为情况或灾雉发生时由总经办或人力资源部主管回到）5. 1.1.3交流完毕后,记录相关方前我司提出的问鹿及所作出的承诺回发内容.5. 1.2外部信息初审5.1.2.1接收部门将收到的

8、相关信息进行初审，判断有无回发的必要.5.1.2.2首先应确定是否有规章或法令强制性要求必须提供信息，若是，则作出回更决定。如果不是法规要求必须回复的,再判断是否有更要关系理由需回发.如否，明不回复:如是，PI考虑回复所口费用,并在要求回复期内将可能增加的产品或服务成本通知相关方，并对方仍要求作出回我，即作出回发决定。5.1.2.3着手实施所作出的外部信息的回复之内容.5.1.3外部信息问即处理5.1.3.1将外部信息进行评审，按4纠正与预防措施控制程序小界定是否需要发纠正及预防措施报告进行整改。5.1.3.2主导部门联络涉及外部信息的相关部门,由相关部门采取相应的措施.并承诺完成期限.一般要

9、求完成时间不断过两个星期。5.1.3.3主导部门跟进相关职责部门的行动结果，在外部相关方要求的回生期限内将各决定、理由及结果回笈给该相关方（如无时间要求.定为收到信息后的两个星期内）.如在要求回复期限内初无结果则由主导部门回更处理决定及理由，井继续跟进相关部门的行动，以两个星期为一个跟进周期，一旦完成即刻回复招美方。5.1.4外部信息短为内部交流5.1.4.1原则上除11头交通信息（事项）夕卜，其他交流信息掷嵇填写相关方信息记录表.5.1.1.2接收部门将确认后的来源文件交文控组用存，并宿存副木。5.1.4.3总经办对以上的外部信息及处理结果进行评审，以确定是否有必要转化为内部信息交流，并将需

10、转化为内部信息交流的内衣转交给人力资源部.5.1.5外部顾衣有关产品旗M、有古物旗要求信息（包拈顾客的变更要求信息）的接收、沟通和处理，由铺竹部按相关合同/订单评审程序、吸客用务管理程序、客户满意度管理程序、变更管理程序执行.5.2内郃信息交流5.2.1本公司的内部信息交流一般通过（但不局限于以下方式进行：5. 2.1.1内部行文、会议（含座谈会）、E-Baih5.2. 1.2公告、通知、宣传栏广播等：5.2.1.3意见箱、网络、电话。5.2.2各部门就内部信息可通过正常的管理染道进行交流.如一个管理级别向下一个级别传递.部门与部门之间的沟通,可采用E-mail、电话、会议记录或内部行文/公告

11、等方式进行。5.2.3内部信息交流内容包括（但不局限于）以下内容：5.2.3.1外部交流中应引起内部重视的问麴：5.2.3.2Hl大环境改善绩效：文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS5.2.3.3重大品旗W故、有古物质步故、突发环境1H件、职业健康安全步件、安全小件、公共5件等；5.2.3.1内部稽查中发现的应引起特别注意的问题：5.2.3.5公司各项规章制度、发展战略、方针、目标等：5.2.3.6各工段品质信息；产品原材料、工艺、流程、作业方法等变更的信息,5.2.4内部信息交流表无论以哪种方式进行,均应包括：5.2.4.1信息内容：5.2.4.2信息获取途径：5.2.4.3交流方式：5

12、.2.4.4发生部门负说格资讯内容通过电话、会议、E-Mi1、公告等形式，同相关人员/部门进行交流.公告可贴于员工宿舍及厂区公告栏内。5.2.5外部交流中相关的环境、健康安全、生产安全、社会或任、职业道德等信息，人力资源都应及时和涉及的相关部门进行交流，交流而孰由人力资源部视佶息的求要性进行掌握（有害物质的信息由品质郃主导进行交流.5.2.6各部门及各员工就内部信息交流也可通过向意见箱投递信件等方式进行.1.1.1 2.7为了向全体员工征询体系建设、维护的相关建议，人力资源部负费在厂内设立意见箱,短月对意见箱内的建设收集一次.5.2.8 如果收到员工建议，人力资源部应将收集到的建议登记于相关方

13、期望和要求清华中，并评估建议的可行性和有效性。如建议可行有效,则由人力资源都给予该员工适当奖励，以激励员工踊班参与各体系持续改善的活动.5.2.9 对评估可行的建议，由人力倭源部交给和关部门予以执行，人力资源部或总经办倒市跟迸该建议的实能进度及效果。相关信息记录由人力资源部存档保存.5.2.10内部信息转为外部交流5.2.10.1销售部可将公司在产品历*、有害物质管控、工程变更、环境,职业健康安全管理等方面的信息适时传达给顾客。5.2.10.2人力资艰部根据应急准符和响应指66及灾害恢复计划,在发生紧急情况或灾害时,视不同情况联系相府的外部机构，具体见应急准名和响应控制程序.5.2.10.3公

14、司的各方针和政策是可以公开及被公众所获取的，5.2.10.4公司的各体系运行和管控的文件经批准可传达给对其感兴也的相关方“5.3外部信息交流对接窗”5.3.1当接到外部相关方的相关信息时，接收部门根据信息的类别，将其传达到公司内各相关单位，以便相关单位可采取适当措施。5.3.2如果外部相关方提出的信恩与原材料供应商、外协商、外包商相关时，应由采购部进行（通过E-Mai1、会议、传出等方式）对外传达.5.3.3涉及到与产品相关的变更及客户投诉、抱怨、反健和退我等方面的信息需与客户进行沟通和交流时，由精件部依据攵变更管理程序3、顾客服务管理程序A、客户投诉处理作业指导书作相N处理.文件编号：文件版

15、本：AO等级机密：B级5.3.4公司的环境、职业健康安全管理相关信息需要向外部提供时，由人力资源部在得到授权后负贡提供。5. 3.5当外部相关方提供的信息需我HJ回复时,则田总经办负责收集各单位（包括供应商、外协商、外包商）相关信息（采取措施及结果等）,进行汇整后向外部相关方I可馈相关信息.5.1 存档；各部门应保存适当的内、外部信息交流相关记录，记录管理依工记录控制程序执行。6.0相关文件6.1 纠正与预防掐施控制程序SX-QP-碟）-086.2 应急准备和响应控制程序SX-ESP-AD-Ol6.3 文件控制程序SX-P-GM-Ol6.4 质记录控制程序SX-P-GM-026.5 顾客服务管

16、理程序SX-QP-SD_026.64合同,订单评审控制程序SX-QP-SD-Ol6.74客户满意度管理程序SX-QP-SQ-OS6.8变更管理程序SX-QP-EN-Ol6.9客户投诉处理作业指导书SX-Q-WI-QO-Ol7.0相关记录环境因素与相关方沟通清单F-P-CMOT-Ol8.0附件I漉程图过程流程权费能门流程描述公司信息各部门公司信息包括但不限于：外部交流中应引起内部重视的问题；重大环境改善绩效：突发有害物质超标事件、环境事件、职业健康安全事件、生产芥件、公共事件等：内部稽杳中发现的应引起特别注意的问题：公司各项规率制强、发展战略、方针、目标等；各工段品质信息：产品原材料、工2、流程

17、、作业方法等变更的信息.内部信息交流员工建议.各部门各部门通过会议、早会、EMIM.、公布栏、行丈、座谈会、通知、网络、电话、意见箱等方式对公司的各类信刖进行内部交流“各部门各部门所有人员在迸行内部信息交流时，可提出自己的建议。TYFS各部门员工建议涉及到的相关部门主管对员工议内容进行确认,如可采纳.形成制度予以执行：如不可采纳或不具有建议性,则通过适当方式向员工做出进一步沟通交流.形成制度执行8.1公E内部的信息交流8.1公司内部的信息交流各部门各部门对于内制交流佶息形成记录，并存档保管。文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS8.2与客户进行的信息交流过程流程权费部门流程描述销售部销官部收

18、集、接收客户对我司关于产品质fit（包括客户抱怨、投诉、退优问题、有古物，贞管控、变更、环境和职业健康安全管理体系的相关要求客户信总产品质量和有害物质方面的信息由品质部初审:变更方面的信息由研发荒或程部初审：体系方销售部收集,接收息初申二:No相关部门面的信1&由总经办体系工程师初审.经过初审,如可实行，则将客户的相关信息传达至内部各有关部门：如不可实行.则将其原因和初审的结果反馈给销售制，内部信YES息交流各部门各有关部门时于上述相关部门传达的客户信息在内部进行交流,然后予以分析：各部门各部n根据分析的结果，制定相应的措施或方案，并予以实施。分析品侦部时于产品质畸方面的措施或方案的实施效果进

19、行评估:研发部或工程部对于变更方面的指制定措施/方案并实旅相关部门施或方案的实施效果进行评估：体系工程师对干体系方面的措施或方案的实脩效果进行评估,如果有效，则反馈给销售部；如果无效，则通知有关部门重新进行分析、制定措施/方案.YRS销售部对于经我E相关部门初审不可实行的客户信息.则由销售部将其原因和初审的结果回复给客户.并与客户做好沟通交流；对于我司能执行并取汨效果的信息，也由销售部回笈给客户，井与客户做进一步的沟通交流.精管部回复和交流W11存档销传部相皙部将与客户进行的信息交流形成记录，并存档保管.文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS8.3马供应商的信息交流.过程流程权贲闸门流程描述

20、公司要求采购部采购部将公司关于原材料、外为加工部、外包产品（如有）质技（包括原材料异常反馈、退货等问国）、有害物质管控、原材料变更、各类体系证书持有相关要求传达给供应商.11采购部供应商接收我司的相关信息后，采购部要跟进候应商回熨或提供相应的佐证资料。采购部传达给供应商f相关部门品质部IQC/SQE对供应商提供的原材料/产品质球和有宙物质方面的信息进行确认；研发部或工程部X寸其提供的变更方面的估息进行确认：体系工程师对其提供的体系证书方面信息进行确认，经过确认，如供应商提供的信息符合我司要求，则将供应商的相关信息传达至内部各行关部门：如供应商提供的信息不符合我司要求.则上述对接球位将其原因和确

21、认的结果反馈给采购部.采购部跟进供应商I可复x）关部1、Ms确认sxYES内部正常作业采购部时干羟我司相关部门确认不符合我司要求的信思，则由采购部将其原因和确认的结果回发给各供应商，并要求供应商重新问史及提供佐证给我司确认:1各部门对于经确认符合我司要求的伯息，由各部门按正常流程作业.存档果购部采购部将与供应商进行的信息交流形成记录，并存档保管，文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS8.4与其他外部相关方的信息交流过程流程权责部门流程描述人力资源部人力资源部收集、接收外部相关方（政府机构、社区或村委、工业区管委会等对我司提出的要求或提供的信息（包括但不限于环境、职业健康安全、生产安全、公共卫

22、生安全、气象灾宙等方Ifil）.其他外部信息4人力资源部收集/人力资源部总经办人力资源部对以上信息进行初审,如涉及到需要向这些相关方提供三复的信息,向总经办报备.再由总经办进行初审。人力资源部人力费源部对于各部门的执行或改善状况及其效果进行评估，如果有效，则由人力资源部回复这些相关方.如果无效，则要求各部重新落实执行或改善,并再次评估其效果.当需要我可向这些Ml美方提供他们所需佶息时，人力资源部在得到总经办授权后予以提供。回更和交流人力资源部行将与相关方进行的信息交流形成记录，弁存档保管.存档文件编号；文件版本：AO等级机密：BiS9.0文件分发和修改记录文件发放更用讲在“分发”框内打“J迭排部门财务郤销售SJ研发一部研发二部采购部人力资源部分发0000部门I址邮生产部工程部品质邮仓库分发00文件修改记录版本修改描述市核核准生效日期AO新皈发行文件编号；文件版本：AO等级机密：BiS