三体系-文件控制程序.docx

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1、文件控制程序文件类别I二级文件编号：版本：AO生效日期：制定审核核准文件编号:文件版本：AO等级机密：1.0目的为了使本公司各个管理体系文件的制定、修改、废止、发放、I可收等现冠、有效的管控，确保各使用场所使用的文件为最新有效成木，特SM定本程序.2.0适用茗*适用于本公司所有管理体系文件的管控.3.1 定义3.1 一级文件：手册，是闱明一个组织的侦HSF、环境、职业健援安全方针并描述其质量、有古物质过程管理、环境、职业健康安全管理体系的文件.3.2 二级文件：程序文件.为进行某项活动或过程所规定的文件.其内容通常应包括：该项活动的目的和范阚.做什么,谁来做,何时、何地、如何做应使用什么材料、

2、设备和文件，如何对活动进行控制和记录.3.3 三缎文件：作业指峥书，是指对程序文件内容进行详细描述的相关作业文件.3.4 四级文件：表单，记录体系运行的相关可提供证据或可供追溯的信息或数据.3.5 临时文件：体系试运行阶段、公M各体系管理摸索阶段、施工控制等所用来指寻各方作业的临时性文件,产品试产阶段或工艺尚不成熟时,临时用来指导生产作业的图纸、指导性文件、手写文件、卷户/供应商提供的临时性文件均属之。3.6 外来文件：国家/行业，地方标准、法律法规、客户/供应商/相关方提供的文件/资料等，3.7 机密文件：指文件中含有公司曳要秘密,泄M会使公司的安全和利益遭受严弟:的损害.3.8 相关方：与

3、如银的业绩或成就有利益关系的个人或团休.3.2 权责4.1 管理者代表：一级文件的制定、修改、废止的审批.4.2 体系工程师1.2.1协助各部门进行二级、三级文件制定、修改、废止。4.2.2体系文件的编号（除工程图纸、承认甘、SOP.外来文件外）。4.2 .3各部门修订文件时造成的其它相关性文件的修订提出.4.3 各职能部门4.3.1 主导二级、三级、四级文件的制定、修改、废止。4.3.2 外来文件的收集与接收.4.4 文控中心1. 4.1泊制受控文件一览表。4.4.2 文件发行、作废、回收、归档等管制，4.4.3 外来文件的编号、归档管理.5.0程序内容5.1文件类别、文件类型及其代号：51

4、.l文件类型：管理于册一M程序文件一P作业文件一Wl表单表格一F5.1.2文件类别：质琏类-Q组织结构0环境类-E岗位职责一R职业健穰安全类-S汽车类T文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS社会责任类-SA有害物质类-HF5.1.3作业文件（三级文件）按指导性质分类,代码如下：5.1.3.1流程性的文件、现范、标准、管理办法、制度等：POM5.1.3.2现场的操作步骤指导文件：SOP5.1.3.3设法操作指导悔WIP5.1.3.4QC工程图：WIR5.1.3.5工程变更：ECN5.1.3.6检验作业指导文件：SIP5. 1.3.7外来文件，AF5.2各部门代码:部门总经办研发第PMC部工程部

5、仓麻代码GMSDRDPMCENMD部门品质群生产部人力资源部采购财务部代码QDPOADPRFO5.3各类文件“制修废”、审核、核准的权责（见下表）文件种类最低权限核准人最低权限审核者制订/修订者第一阶文件CEO管理者代衣管理者代我或其指定负贡人第二阶文件管理者代去体系工程师部门经理管理者代表指定负责人或部门主管作业指导书/操作规程/岗位职揖/组税架构部门Ja离主管体系工程师工序主管工序主管指定负责人图纸产M技术资料工程部经理相关工程师相关工程师生产作业指导书（SoP）工程部匿理现场品质主管现场生产经理工程部工程师表单衣格部门经理部门经理部门经理指定人员注：1.文件的制订与审核可以为同一人.2

6、.二阶文件制订、修订的指定负击人需具备内审员资格或经过相应的培训.3 .三四阶文件制订的指定人员需对所在部门的作业流程行比较深的广解.至少为班长级人员.5.3.1表单的“制修废”、会签、审核、核准针对的是申请发行、未填写记录的空白式样.5. 3.2当相关签核人员在签核期限内因请假或其它事宜不在公司时，可由其职务代理人进行签核。53.3以上表中的签核权费为文件管控的总方向，特殊文件器核，可依据各文件中指定签核人员签核,5.3.4文件更改申请丧中电子档与纸档的分发判定（见下表）：类别电子档（以件遹知纸档rm所有部门11程序文件相关联部门涉及到的部门三拨文件（5.1.2ftII类）相关联郤门涉及到的

7、前门三级文件（5.1.3）相关联部门使用部门表浓相关联部门不分发5.3.54文件更改申请衣:。的会签、核准权击（见下表）类别会卷核准手期总处理科汴文件等相关郃门主管管理者代衣三级文件各相关部门主管部门经理裳单各相关部门主管ne文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS5.1 本公司体系文件划分为四级，各类别、类型对应的文件代码如下；5. 4.1一纵或一阶文件为管理手册：质量、环境、职业健康安全管理手册为三个体系合三为一的文件其代号为QES：有害物质管理手册文件代号为HF：社会击任管理手册文件代号为SA：汽车类为C.6. 4.2二级或二阶文件为程序文件：质室管理程序文件代号为QP：环境管理程序文件

8、代号为EP：职业健康安全管理程序文件代号为SP：有害物质管理程序文件代号为HFP：社会责任管理程序文件代号为SAP：汽车产品质业管理程序文件代号为CP.7. 4.3三级或三阶文件为作业指导文件：公司质量类二级文件代号为Q-WI,环境类三级文件代号均为E-WJ,职业健康安全类：徼文件代号为S-WI.有害物政管理三欲文件代号为HFTI,社会责任三级文件代号为SA-Wl,汽车类三级文件代号为CTl（5.1.3定义的文件代码除外。5.4.4四级或四阶文件为记录类的表格表单：公司质出记录表格文件代号为FQ,环境记录表格文件代号为1E.健康安全类表格文件代号为F-S,有害物质管理的友格文件代号为F-HE.

9、社会贡任表格文件代号为F-SA,汽车类记录表格文件代号为广。含各类表单、印章标签、清单等。5.5文件编眄方法5.5.1所有一、二、三线受控文件前面均加公司代号SX（即思行拼音笫一个字母的组合），5.1.3所定义的文件和四娘文件可以不加.5.5.2管理手册以公司代号、文件类型代号、文件类别代号（或其祖合）、公司首次发布年份进行嫔号（例如SX-MHJES:2021）。后续如有更新，相应手册文件编号的年份代号须以更新年份i行变更。5.5.3质眼、环境、职业健康安全、有害物质管理、社会贲任程洋文件以公F代号、文件代号、部门代号、*序号骗号（从Ol开始）.例如SX-QP-Ql）-01、SX-EP-Q【）

10、-01、SX-SP-Ql）OI、SXTiHMJD-Ol、SX-SAP-QD-OI.文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS5.5.4作业文件以公司代号、文件类型代号、部门代号、眼序号进行端号。例如SxpTl-QD-Ol、SX-ETlPlH）3,特例：体现在现场的具体项目的作业指导书可以根据5.1.3所定义的代码、产品项目名称、生产工序代码、地序号进行端号，不用体现公司代码（例如产品型号为（MO的进料检脸SIP.其编号可为SIP-OlO-IQCOl。5.5.6各类表单、印章标签、清单等的编号可以以文件类型F、对应文件编号、顺序号进行编号（例如F-QP01-001,以便于追溯到所对应的文件）.如果

11、所使用的表单没有时应的文件，可11接以文件类别、部门代号、顺序号进行编号（例如Fye-OOD,还可根据实际8；要自由编号，但必须确保每个编号的唯一性.5.5.8外来文件的第号为：AF年月日流水号从Ol开始）,如AF2021063003.表示2021年6月30日收到的第三份外来文件.5.5.8之前己生效的文件如未修订，其文件编号不变，如后续修订则按木程序作相应更改，5.6文件版本及修订号5.6.1文件版本即文件发行版次状况代号，以英文字母A-Z友示.5.6.2文件首次发布即文件的初始版本为A0,舟修改一次,其版本号的阿拉伯数字须加一表示,l.29.5.6.3文件更改超过9次或内容有大的变更时，要

12、更换文件版本,如A换B。5.6.4 文件变更内容应在文件更改记录中简述，以提示作业人员变更作业方式.5.6.5 外部受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。5.7内部受控文件分发由文控中心统一编号，顺序号以01按顺序往后编制，一、二、三线文件熊号举例如下：5. 7.1管理手册SX-M-QESs2021-口口口：口口口口-I发布/史新年份一级文件代码：QKS：质量/环境/职业健康安全管理手册HF：有害物质管理手册SA：社会责任管理手册公司名称代号5.7.2程序文件SX-QP-QD-01口口口-1顺序号（从01开始）部门代码（详见5.2）程序文件代码：QP：质度程序文件文件编

13、号：文件版本：AO等级机密：BiSEP：环境程序文件SP：职业健康安全程序文件HIT：有杏物质程序文件SAP：社会诟任程序文件公司名称代号5. 7.3作业文件SX-Q-WI-QD-06-一顺序号（从01开始）1部门代码（详见5.2）作业文件代码文件类别代码：Q：质量类文件E：环境类文件S；职业健康安全文件HF；有古物质文件SA：社会由任类文件公司名称代号注I5.1.3所定义的三文件其号蝮则见6.6.4的特例.5. 7.4后续如公司推行新的管理体系,其文件阑号规则参考以上束节.5.8文件的有效性控制5. 8.1文件归档管理：文控中心和各部门按照文件的级别、类型进行分类归档管理，同一类文件使用同一

14、文件央或档案袋归档,并在苜页做好文件清的,以方便查找和检索.6. 8.2文柱中心秘月提供最新版的文件清胞给各部门,以便各部门核对本部门使用的文件是否为最新有效版本.7. 8.3未经批准,任何人不得随意叉卬受控文件.8. 8.4仔何人不得防总拆分殳控文件。5.8.5文件的持有部门应对文件精心管理，防止受潮、投坏、变质、发药和丢失，不得在文件上随意涂改，应保持文件的清隐、完整.5.9文件签核的时间控制5.9.1一级、二娘文件和三级作业文件核准生效后.需要给各部门会签的，需在7个工作日内完成。5.9.25.1.3所定义的二姒文件、所有的四级文件的签批时间为8个小时。文件编号：文件版本：AO等级机密：

15、BiS5.9.3各类文件的会签可以依会议的形式进行.5.10文件的制定.修改、废止5.10.1文件的制定、修改、废止依据5.3的职责由各责任人担当立案。5.10.2文件的制定、修改、废止须填写文件更改申请表,经体系工程帅确认后，按5.3.5的要求iS行会签，5.10.3 体系工程师海对“制信废”的文件进行评估，确认是否涉及到其它相关文件，如果存在，需要及时通知相关部门进行相关文件的“制修嵯”.5.10.4 文件废止时,其文件娘号同步废止,不得维续沿用.5.10.5各部门签核完毕的文件和文件更改申请表？及其电子档文件一并交文控中心归档管理.5.10.6体系文件的非受控副本，不受体系文件“制修废”

16、的控制.5.H文件的发行、发放、回收、作废、销毁5.H.I文件受控类别说明类别定义控IW方法说明受控原件加击印市的卷名况件文件背面或正面前红色“烧始文件”印章女件保存文控中心.作为岸始依据和史卬小点使用受控副本受控收件的复印件（影印本）文件正面期红色“发行文件.印章作为公司内部使用的行效介法文件.公司内部不允许使用私自M印的受控文件”,以确保支件更新时，叱从发放或使用场所及时报1失效或作废的文件.工程章新产品打样生产的SOP文件正网遍红色的工程章”新产丛打样阶段由于工艺不成熟,用于指导生产作业的SoF由工程HI对其菠红色的“工程欢”进行控制，直至打样结束.5.11.2 文把中心依据W文件更改申

17、请表%的分发单位.将文件的PDF电子档以加件形武发出.将其纸档复卬相应份数发放给相关部门。发放至各部门的受控副本的j页需加靛红色“发行文件”印章方为有效.5.11.3 发放文件时,其电子档不需接收部门埴写文件发放回收登记表3,其纸档需接收部门埴写文件发放收登记表3,由接收人接收文件时在文件发放回收登记表，上签字，5.11.4 文控中心发放文件时,各部门主管或文件管理人员为文件接收人。5.11.5 如有需发放至相关方处的文件,由文控中心其对影印本每页加盛红色“外来文件”印章然后交责任部门料交给相关方。发放电子档时，需犯换为PDF档。5.11.6 发行新版文件时.文控需及时回收旧版文件.并将其结果

18、记录于4文件发放回收登记表3中.同时保留旧版文件扫描电子档.对于旧版原件,在其每页加盖“作废”印章（“作废”印章的旧版文件纸页不允许二次回收使用：对于用版受控副本,可直接予以铜式。“作度”旧版文件保存期限为1年，5.11.7 每月由各部门自行核对或文控中心核对各部门是否有作废、过期、废止的文件和记录.然后由文控统一对各部门存在的作咙、过期、废止的文件和记录进行销毁，任何人不得私自保留作废、过期、废止的文件,文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS5.H.8各部门不允许使用盖有“作废”印章的无效文件，5. 11.9记录的管制方法见记录控JM程序.5.11. 10文件的补发、借阅5.H.10.1体

19、系运行中，各部门的文件如有损坏、虫增加配发数系、需申请配发时,填写文件补发借阅申请单.经管理者代表核准后,按5.11.2和5.11.3进行发放.5.H.10.2如有需提供给相关方作为参考或指示的文件，由需求部门填写文件补发借阅中讲单,经管埋者代表核准后，按5.11.5进行发放。5.11.10.3如公司内部人员需要借例体系文件（包括记录、外来文件、资料等），应填写文件补发借阅申请唯3.并得到体系工程师核准,借阅部门须在一周内归还，如超过归还期限，褥再次到文控办理续借手续。5.11.11临时文件的管理5.11.11.1 在公司体系运行中.如果用到临时文件,由文件起草部门填写4文件更改申请表3.经相

20、关部门主管及管理齐代役或总经理审核、核准后，交文控中心归档、发放.文控中心发放时，在文件的每页加荔红色“临时文件”印章后注明生效日期，接收人需在文件发放回收登记表上笙字。5.11.11.2 当正式文件发行或Ifi时文件过期时,将临时文件回收，依5.H.6、5.11.7,5,11.8进行管制.5.11.11.3临时文件的有效期最长为I个月，到期时须堇新印请冬行.5.H.11.4临时文件在文件的右上角用机体“、GJ5“、”顺序标识，以便与正式文件区分和对临时文件的发行次数进行管理.5.12工程技术文件（承认书、图纸、BOM的管理5.12.1按客户要求的时间安排及时评审、发放和实施所有客户工程标准/

21、规范及其更改。及时评审应当尽快进行，不应超过两个工作Wk5.12.2保存每项更改在生产中实施日期的记录.实施应包括对文件的更新.5.12.3 当设计记录引用这些规范或这些规范影响生产件批准过程文件（如捽制计划、FMEA等）时,这些标准/规范的更改要求对客户的生产件批准记录进行更新。5.12.4 工程技术文件的发放签收、回收、曾记、销毁等工作要求同程序文件，5.12.5技术文件的发行不用填写文件更改申请表3,直接将原件交文控中心受控发行。5.12.6技术文件的版次不受5.6的管控，其版次按照客户要求、供应商要求或工程部要求执行.5.12.7技术性电子档文件的保存期限须为10年以上.技术性文件包括

22、,工程图纸、BOMS.产品规格书、供应商承认书、内部XRF报告、第三方检洪报告及其它供应商或客户提供的技术文件5.13外来文件的管理5.13.1外来文件的收集5.13.1.1人力资源部姆三个月负无收集一次与环境和职业健康安全相关的法律法规，统更新后交文控中心受控文件编号：文件版本：AO等级机密：BiS管理,需要时转化为公司内部文件.5.13.1.2工程部每三个月收集一次与产品和HSF相关的国家/行业标准、法律法燥.并统一更新后交文拄中心受控管理，需要时转化为公司内部文件.5.13.1.3销售部每月负费收集一次客户的有力物项管控标准，经工程部确认后转化为内部标准：同盼文控中心需对客户的管控标掂进

23、行受控管理，5.13.1 .J针对客户提供的产丛检验标准，M质部需增加至承越产品检监现他中：同时文控中心需对客户的产丛检验标准进行受控管理.5.13.2 外来文件的受控5.13.2.1外来文件由文控中心接收后按照类别登录于*外来文件登记表中,并依此作为文件的原件进行管理.5.13.2.2外来文件的编号见5.3.5。5.13.2.3根据需要，复印后在副本上加萩红色“外来文件”印章迸行发放，接收人需在M文件发放回收登记去上签字.5.13.2.4文控中心每月依据工外来文件登记表3核对各外来文件是否有新的版本.对有更新要求的外来文件,文控中心及时对各相关部门进行发放、回收和通知确保公M各部门使用的外来

24、文件为最新有效版本.5.14电子档文件的管理5.14.1文控中心负责体系文件夹（包括各级文件、外来文件、临时文件等的建立，井及时备份，5.14.2文控中心僭在局域同（共享盘）发布的文件须为PDF档，并设为只读文件档，任何部门及人员不得私自复制、剪切及打印.5.14.3电子档文件的使用只以局域网（共享盘）中文控中心发布的文件为准.5.14.4备发给公司以外相美方的文件由文控中心转化为PDF档后,通过相关贲住部门转发给相关方.5.15手改文件的管理5.15.1允许手改的文件类里有；临时文件、工程图舐、SOP、SIP、QC工程图等.5.15.2文件手改由文件制定者或者文件签核者iS行手改，手四采用划

25、通法，签名时要同时卷上手改1期，5.15.3手改文件的有效期为3天.5.15.4文件手改者必须对所有发放到各场所的同一文件进行统一手段.以保证文件的一致性.5.16流程图中各符号的含义：5.16.1口衣示流程中的某一活动或过程：表示活动或过程的另一种标示，并有判定之意。5.16.2图表中YES、-OK表示肯定或合格；70”表示否定或不合格，&0相关文件记录控制程序令SX-P-GM-027.0相关记录7. 1文件清单F-P-GMOl-Ol7.2 文件发放回收登记表F-P-GMO1-02文件编号：文件版本：AO等级机需：BiS7.3 文件更改申请表FPGMOl-037.4 变更单发行消单FPGMO

26、l047.5 文件朴发借阅申请单F-P-GMO1-057.6 文件修改废止申请单F-P-GMOI-067.7 4承认书一览表3F-P-GMOl-O?7.84 工程图纸一览表F-P-GM01-087.94 外来文件清单F-Q-UI-GMOl-Ol7.95 外来文件发放记录F-Q71GMol-O2&0附件8.1附件1文件“制修废”流程图作业流程权员部3/或任者相关表汆台注文件编号；文件版本：AO等级机密：BiS体系T程仲/文件的制定/修改/废止及其申请职责部门担当文件史议中请表，体系工程Mi儒珑认是否会造成其它文件的1NG体系工程和-MWE*,并给出文件的娘9（除工程图纸、承认书、SOP.外来文件

27、外）H、诋-1.住川”VO队文件更改中浦表JPOK部门主管NG文件更改申请我:，NGTokJ管理者代表/部门经理/主管一级攵件由管代市核.二级三is.PIfS文件由部门妊理或AJ1.审核.门主管审核NG1OK总经理/管理并代表/文件更改中浦&$一级总挣理核雅.二级文件由臂代横准,其余三IR文件、四i破准.SJ门经理攵件由联门经理核准OK文控中心体系文件-觉表3变更单一虹表除桂色的纸档交攵控归档外，文件IM定才须将电子楼同时发蛤文件存档、发行承认招一里表工程图祇一宽表文拄归档文控中心文件分发文件发放回收先记表文投中心文件发放同牧登记表，（保留阳板文件扫错电子档，旧版黑件及旧版文件回收旧板受控微本

28、何贝加Jfi-作废”印戊或在文件上划叉以衣明此份攵件作废，）文控中心/销初保留各部门作废文件登记表注：临时文件的管制流程同上8.2附件二：&文件更改中请表？签核漉程图作业流程权责部门/责任者相关表单需注肌员担当体系工程和各部门主管文件更改中审表文件更改申请改，文件更改申请表申请提出NG会签与分发栏勾选NGOK各部门会签OK总势理/管理齐代表/曲J经理文拽中心文件更改中请我文件更改申请?统总经理桢准，.级文件由管理者代表极布.其余三级文件、四级文件由郁门经理核准NG核准OK原件回档保存文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS8.3附件三，外来文件管制流程图

29、作业流程权而部门/黄任者相关表单备注外来文件接收、收集各一住部门各浙住部门体系工程师文控中心交控中心文控中心（外来文件代记表外求文件发行登记斯仰部每三个月收集一次客户的有科物质管控标准：人力资源部保三个月负8收集一次与环境和职业健维安全相关的法律法W.工程部每三个月收集一次与产品和HSF相关的国家/行业标准、法律法规,转化为外来文件确认XIT外来文件埸号外来文件登录、归外来文件发放依文件”制修废”流程进行文件编3文件版本：AO等级机密：BiS8.4网件四：文件补发、借阅、温间流程图作业流程权责部门/说任者相关友旗备注文件补发、借阅、调阅申请申请者部门主管体系工程师/管理若代表文控中心文件补发借阕申谛豹文件补发信僧中谓唯文件补发借同申谛的文件补发登记表3（文件做阅登记表部门主管审核体系工程师管理者代表核准文件发力攵、登记9.0文件分发和修改记录文件发放范阳（请在“分发”框内打J”选齐部门总经办财务部ffiVifiP研发部研发二部来明部人力资源部分发00a时】FMCfiI生产部工程部品质部仓薛分发00000文件修改记录板本依改描述iWZftlT审核核准生效日期AOJf版发行文件编号:文件版本：AO等级机密：BiS