【企业管理】关于机构知识管理的实务指南的资料.docx

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1、市PI中道处济新允有限五任公司中华人民共和W518M3深圳由东门北路1006号怡泰中心C座北楼K)1.DAOehi1.M.c我们的理想构建中国势济及依分的研究和智囊网络我们的使命协助我们的用户及合作伙伴实现理想我In的理念以坦诚特人，以严道处，1“以知识敬业.以创慰取胜.机构知识管理实务指引UMkh1.ne.cxKn*1.eeCorporation电话：86-755-25Ig1291ft:8675%25191292InfuDAOchinaaCCUOurVisiono9ib11hareeerchandinte)1igeenetworkRithfocusonthrCCCcKayandbusines

2、sesinChinnOurMiMionoairc1.ient8ar1.pH!inertosucceedwithoursupportsofkn1.可全部门并设置相关的专业员,主要书眼于战略制订、知识库和笆理轨件和部即AS（专职和兼职）的规划及管理职*职OI分布于各个分支机构的外Hi人员（专职或半专职,偏，R干战珞及方案的具体实榛和在基层推动各部门与知识管理的工作S.S.规划知识管理搜取地M的知识费德.必婴必SC-2要部门及人员的肌健01炽其他部门和人员提供专门的知识资海对机构知识资源进行量集，过泌、族理(包括定期更新和M除、分类砧存专.推动如识管理的理会传播和实际运作6.6.建立机构知识蕾理的运

3、作机制和情理港则 建立知识管理部门及人员的工作流程及指引 建立在关机构知识管理的忏理文件和报告体系 明陶如以整理部门和机构内此也部门和悔位在知识聚集、共享和交流方面的责任 建立有关机构知识管理的奖惩制度I1.1分析机构的专业知织资源的构成和K1.求在建立机构知识管理体系前，机构必须详细分析所拥有的知识资源和所需要的知识资源（包括机构整体的通用知识资源、各个部门的通用知识资源、各个岗位的特殊知识资滁，以及各方面知识资源的类型和保存方式，以便清晰地划分第个知识库的内容结构进而合理地设计数据昨.在机构知识库的结构规划方面的主要考虑是分析各个部门和各个岗位可以提供哪些领域的知识资源和需要哪些领域的知识

4、资源（规划知识底内容的用户和贡任人），以及确定哪些领域的知识资源应该向哪些部门和哪些岗位开放（规划知识库内容的开放权限）.通过对机构知识资源构成和需求的分析，企业不但可以完成知识管理的前期准备,而且可以协助企业对机构内各个部门以至岗位的职能及运作（与纵向的知识机构相结合）进行系统化的分析和规划，以及对企业经营及管理的各个流程中各个部门的参与和协作迸行系统化的规划。下面我们以某中国机电设备生产企业为例，从宏观的角度简单地分析一下该机构针对企业经竹及管理的知识资源内容：确定客户的需求衡量客户的满堂程慢把握巾场及客户朝枭的变化把握外部党争环境曲定经首模式及战格设计机构组织温构设立机构开展目标研完及开

5、发新产品及效劳的概念及方案设计开发产品及收劳的坡型改进现石产品及效劳测试新丛林及西边瞌种准符投入生产产1.及效劳开发过程的管理选立市场推广及育辅放格箱田产品及效劳客户定值的普理生产及延送方案并采购S1.材料生产加工产丛及材料的运输生产及配送的管理收款及客户效劳开票收款提供客户效劳一回应客户问讯行政及后勤行理甚于IT的侥湿殍理人力费源管理侑息系统管理知识资源管理财务首理及实物H理环境保护的工邛安及粒求公共关系昔理体系的哲理现代管理技术短划和设计知识座的知织分类体系花对机构知识资源的构成和需求进行分析的基础上,企业还需要时相关知识资源的专业分类进行进一步的划分，一方面是专业知识类别的细化分类，另方

6、面是知识要素类型的细化分析。知识要素的类型包括（八）KnoWWhat事实（即:是什么？）：（b）KnowWhy-规律、原理、规则（即：为什么？）；（c）KnowHow-方法、能力、技艺（即：怎样做？）；（d）KnoeWho-专家、人力资源、效劳机构（11P:谁能做?）：（e）KnoWWhere-梁道、来说（即：哪里.有？）.下面我们仍以某中国机电设备生产企业为例，看看如何在分析知识构成和淘求的基础上规划知识底的知识分类体系（仪以“制订经营陵略*局部的专业知识资源为例：制订经普放略Kno*Mv1.KixMo*KMhyK110,KnoM*re信息费讯统计致热分析方法实的方法管理方法政理说叫专虺分析

7、研究报告专家参说同行同道专业机构知识网站资讯网站耳他桀道把报外部竞争环境了解及分析克争情况PPPPP分析经济开展Ia为PPPPP分析政洽及法律因素PPPPP分析技术创新的因我PPPPP分析巾场及客户构成PPPPP分析社会及文化变化PPPPP分析环境保护的因素PPPPP硼定经普根式反战蛤选定开联的巾场PPPPP设立长期的开联目标PPPP建立各部门的开展横修PPPPi1.整体的任务纲领PPPP设计机构组织结构全球业务昔理体系PPPPP善核心功能对外委托PPPPP特许及立康炒存PPPPP建立共享的效劳中心PPPPP建叱极略伙伴联盟PPPPP收附款并及内部状机PPPPP法人治理结构PPPPP*3;治理

8、结构PPPPP设立机构开展目标设定开展H标PPPP传达开展目标PPPP不断仰正开展H标PPPP1. I.系统整体规划结合机构知识资源的构成和需求、细化的知识分类体系，企业在对机构知识管理系统进行系统规划时需要把握两个方面的要点，即“集中管理（通用性）和“分散使用.（个性化）。为了实现“集中管理”或“通用性,系统福要提供“通用的软件功能“而防止滞要为特定部门和岗位提供专门功能（系统管理功能除外），而将差异性通过系统定制等管理设置功能来实现：同时，系统需要设置相应的系统管理功能令到知识管理部门在信息技术部门的协助和支持下实现知识管理系统的通用功能“集中设置”、知识内容和使用权限的“集中管理”、知识

9、交流和传播功能的“协调管理。而分散使用”或“个性化”即要求系统设计时需要分析所有用户的通用需求和个性化需求，令到小一用户可以透过“通用的软件”来“个性化地应用知识管理系统所提供的功能，以及对知识库的通用内容进行“个性化定制”，最终满足各个部门和各个岗位的实际工作和学习需要。一般而言,知识管理系统的核心功能包括以卜.三个独立但淹切配合的模块。对这三个模块,需要迸行有效的系统总体规划和软件开发，2. 2.建立以数据库软件为基础的多媒体数据库（机构知识库建立机构知识库一般设在企业局域网内（可开通具有平安验证的互联网通道），其主要目的在于集中而统一地储存和管理机构所捆有的知识资源,防止知识资源的流失,

10、并在此基础上实现知识资源的交流和共享，机构知识底的内容是各种类别和类型的知识资源（电了文档），其核心链条是前述的专业知识分类体系（即专业知识类别和知识要素类型）,并辅以知识管理部门的管理设置（集中管理内容和权限,协调管理交流和传播）和部门、岗位及用户的个性化设置（分散使用功能和内容）。机构知识库的运作根本模型如下:3. 3.建立管理平台软件子系统作为知识管理人员对机构知识库实施集中统一管理的软件平台，知识管理平台一般设于企业的局域网内并仅开放给知识管理部门及其专业人员（包括职和兼职的人员）.机构知识库管理平台需要具备的主要功能包括：对机构知识库的用户分组和权限进行集中设置和统一管理，时各组用户

11、和胞个用户的注册、行为、权限等进行监督和管理：对知识库内容（包括知识内容、学家栗道和知识柒道等）的添加、修改、删除、内容分类等做最终的监铎和柒中的管理；对由知识管理部门发起的知识传播、交流和互动活动进行集中管理；对通过知识交流平台进行内部知识交流活动和由其他部门和人员发起的知识传播、交流和互动活动进行怖网管理，协助令内郁的知识共享和交流活动更为顺畅；发布知识管理机关的活动信息，发起及协调内流的知识传播、交流和互动活动，回应普遍性的知识资源需求和用户反应意见/建议，征求特殊性的知识资源等：发布宣传信息，推动机构内学习型的企业文化，促进机构内部门和人员积极参与机构知识资源的创造、储存、共享和交流,

12、合力创造企业无形资产和企业凝聚力.4. 4.建立交互平台软件子系统交互平台是各个用户日常应用机构知识管理系统的软件平台，一般设在企业局域网内，也可根据实际福要开通具有平安验证的互联网访问通道（以便远程访问机构知识陈和进行知识交流活动。机构知识管理交互平台所需要的知识管理和应用功能主要包括：保存用户注册资料，脸证用户身份，并建立用户对机构知识库的使用记录；:提供分类检索和定制搜索等知识资源杳询方式，协助用户从机构知识库中提取所需的知识资源（包括知识内容、专家梁道、知识架道等）：提供内部沟通功能（即时通讯、邮件或留言板等），辅助及记录用户与其他人员进行的知识交流和内部咨询活动也包括由知识管理部门协

13、助提供的咨询答复和咨询渠道）：提供知识资源接收功能记录用户向机构知识库提交的知识资源,并转发给知识管理部门和人员以跟进和回应（决定是否采纳，以及相应的奖励等）；提供信息反应及跟踪记录功能，接收用户就机构知识管理系统及其运作情况的信息反应（意见、建议、举报等），并转发知识管理部门的回应和跟进情况：提供个性化应用功能（作为近要的模块，将在下文中做单独的说明），令到用户可以根据各自的实际需要进行部门知识管理和个人知识管理.5. 提供个性化的知识管理工具机构知识管理系统的个性化管理工具主要协助记录及管理部门及个人用户的注册信息.查看知识管理行为记录和权限设置，并实现用户时机构知识管理系统的个性化定制管

14、理、个性化学习、个性化应用。其主要功能分为以下几类：在机构知识库中嵌入的定制收僦功能（将个人所需要的知识资源和知识类别添愫到个人收藏夹中，在知识交流平台中嵌入的定制收版功能（将个人所需要的专家资源、同事资料和社区类别添加到个人收藏夹中）：独立的个人知识资源和账户管理功能：个人信总根本济科我条方式、专业学历、工作经验、专长档案个人记本（私人助理）联装人名录、个人的苜板、个人记本本.名言记录、个人语录个人知M收藏央收餐的知识资淞内容.收渔的专东渠道、牧做的知识柔道.收藏的知识资源类别、参9的支流社区、参与的文流社区类别、个人的成功窠例;失败战训.创盘K1.fi1.个人参与的知识交流活动新收到的知识

15、交流愿语.处理中的知祝交流工程（向也人提何求解、为他人答证解或），推布给机构知识阵的如识货源、W出的意见、it议和举报等中小型企业在实施机构知识管理时往往考虑到实际需求相对简单、本钱预算相时较低,因而所需要的系统软件可以进行一定的简化，共至以计算机操作系统提供的根本应用软件来替代局部或全部的功能.知识智理的实际意义在于其“将知识资源作为资产进行管理的理念，而并不强求发杂完得的软件系统。因此在此理念指导卜的企业即使采用的是简化方案或替代性方案也可以根本实现机构知识资源管理的目的，进而辅助和支持企业的经营及昔理。收据我们的分析,中小型企业可以参照以下建议在系统规划和建说时进行必要的简化或替代：极块

16、中型企业的荷化方案小型企业的一代一案整体方案以现仃办公管理系统（）或管理估息系统（MIS）的功能模拟知识管理系统以操作系统健供的根小应用软件轴助*以掇作东统提供的根本应用软件（如资对忏理SS的文件夹管理功徒.削件程序和即时iff1.讯软件的通讯功能）号代使用第三方提供的小型知识侑理发件（MDAOehina.CCa网上如识平台的机构知识天地）机构知识*以文档管理系*以局域冏效劳陈统植汕如识庶上的电了文件夹、经系统化编*以多层文档管码和命名的电子文件模拟知风库理体系皆代知识分类体系以多层文件夹替代知识分类体系代现平台*以用户管理功以电子文件夹徒校01如识应使用权限和内弃管的共享和平安权以来设理文件

17、充理权IU和电子文件的使用权双和管理权*由特定权跟的跟系统用户他说特定内容的管理.由纣定权限的由系统管理员负资其他用户权限用户负责特定内容的帝理，由系的设置统区理员负费其他用户权限的设利用系统的用TtJ1.慑遗行知识管理相关的侑发*利用小件系统布和用户互动和即时通讯软件进行仿息发布和用户互助交互平台*按照文档管理*按照文件央体体东检索资料,或利用文档搜索系检靠资料,或利川怫作系统附劝能直询资*1用的资却管理器提供的搜索功能通过系统的言杳询资料板.RI：件杀统和即时通讯软件和*通过每件系统其也用户进行如双交流和互劝和即时通讯发件和其他用户进行知识交流和”:动个性化工建立个人知识*i1.,一个人知

18、识A档案和个人知识地图,记录文档档案和个人知iU地图.记求文件钟理僚统中个人所需的知识路径夫原统中个人所需的知识路住四、建立知火管理部门并设义相关的专业人员（专职和兼职）为了推动机构知识管理战略的有效实施和管理知识管理系统的日常运作企业需要设置独立的知识音理陆门或知识管理小组，并配备相应的专职人员或兼职人员（半专职，在分支机构的总湘和各个业务部门安排有经验的专业人员兼顾知识管理的职费）.基于统一方案和分散实施的需要，机构知识管理部门的组织结构一般分为两个层面：设置在机构总部的核心层人员主要着眼于制订与机构知识管理相关的必略、运作机制和管理准则,统一规划、开发和检测知识库和管理软件功能，组织和管

19、理机构所淅的通用知识资源（开掘内部知识道和外部知识娱道）.整划大型知识管理宣传活动和交流活动.分布干各个分支机构的外围人员（专职或半方职）偏重于具体实施和操作有关的战略、方案和具体宣传及交流活动，在基层推动各部门和相关人员积极有效地辔与机构、部门岗位和个人的知识管理工作（如奉献知识资源、提供意见反应等），实施知识库和交流平台的日常管理（内容维护、信息发布、奖惩实施等）和协调工作（组织特殊需求的知识资源和专家荣道等.五、五、规方知织管理部门及人员的职能在专项制度和指引中清晰列示其职能和分工（详见卜.文“实施运作”局部卜0搜集通用的知识资源；组织其他部门和人员提供专门的知识资源；对机构知识资源进行

20、聚集、过渡、整理（包括定期更新和删除）、分类储存等;S1.推动知识管理的理念佐描和实际运作。六、六、建立机构知织管理的运作机制和管理准则作为企业标准化管理的重要环节，孔构实施知识管理的准备工作也必须规划好相关的运作机制（乐力和鼓励并存，奖罚清楚并落实）：0建立知识管理部门及人员的工作流程及指引报据知识管理部门的核心职员，确定主要的工作流程（程序、人员、管理手段等），编写与工作流程相关的工作指引等.有关机构知识管理的盛宴工作流程和指引见下文“实施运作”局部.01建立有关机构知识管理的管理文件和报告体系其内容主要分为两类：一方面是知识管理相关的服略、方案和活动筹划文件,另一方面是有关的预算、统计和

21、分析资料，前者主要偏垂于文字性的描述以指V知识管理的实施，而后者则用于实施监控知识菅理活动实施及运作的效果分析并辅助决策工作。同时，为r标准相关管理文件和报告的流转和管理，则需要在按照前述的部门工作流程及指引中进行文件流程和审面及枇准权限的规定。明确知识管理部门和机构内其他部门和岗位在知识聚集、共享和交流方面的责任方面明确知识管理部门或小组内部的分工和绩效评估基准，方面明确知识管理并不是知识管理部门或小组.单独承当的工作,而是需要整个机构中各个部门、岗位以至个人分工完成的机构战略性日常工作。建立有关机构知识管埋的奖惩制度具体表达鼓励和压力机制对整个机构参与实施机构知识管理的要求和鼓励，进一步明

22、确知识管理是H常的必须工作而不是额外工作。同时以明确的制度推动学习型企业文化的形成和开展.机构知管理的实施方法-实麓运作和日常应用在完成前期规划和基珊戕备I：作后,机构知识管理的实施运作和日常应用主要包括以卜内容:机构知识管理步骤要点企yk应用W，考大型中型小型1.1.机构知识咋的知识管理部门和人员搜集通维护及杳价用的知识资源（内郃和外邨）并纳入机构知识徐 知识管理部门和人兄阻织其他渔门和人员提供专门的知识资源并纳入机构知识陈 知识背理部门和人员对机构知识资源斑行家奥、过泄、假理（包括定用更然、删除、修改局部内容.调整同芹知识分类等）、分类储存、定向推送警.如似管理部门和人员协助解决专业部门和

23、人所在知识货源方面的恃殊需求 机构内人员通过如M军的交互平台扰件会由所需的知识费源、奉Ata旅的知识资源，提出反应意见等必必要但知识耨理人员的工作可简化2.2.运作机构知识捶立内部专冢咨谢梁道，推交潦平自动专家知识、WIB和经验的共享和纳值 知识管理部门和人员主持拓展和管理特定书Ja的外部专*咨询柔道 建立开放性的街*板式的内郃知识交流丫台,推动多向的知识交流 知区管理部门和人员协助引导和解决一折时无人网应的内部知识6询 知识管理部门和人员筹时和引导特定专组的知识资源聚集和交淹活动 监督知识交施活动.保障机构利益必要E但.系统功能可简化必要；可利用操作系统的功能3.3.以知识管理部倡导学习型的

24、机构文化.V门为主导推动能个机构助打造学习型的机构组织模火和运作模式对知识殍理的警与定期地通过内部的知W平台发布直传信息（包括举办有奖评选辞）以电请及傕促内耗的专业部门及人员使用知识管理平台.鼓及催促专业部门和人房神个人才智（包括专业经验、案例资料、心家梁道等）奉Itt到机构知识去中共享、交流.根据用户反应和实除需求.不断完善知i11管理系统的内容和功能必要必必要机构知织阵的修妒及查询孔构知识库的维护工作由机构知识管理部门和人员主导,并需要整个机构内拥有知识资源和需要知识资源的各个部门、向位和人员积极参与，知识库维护工作的分工和楣关的要点如下：知识距知识管理部门和人员（专职或兼职）11.J1.

25、,iB.1.VJ,J.-（.-I,Z知识管理战略*核心尽人员在知识总监的皱写下规划及不断调怖机构战珞外国人员格实施过程中获种的实践知但和经验化动至核心足.能助战略制定和漏整决策结合内部宴能的切身体会和外部获Iy的知识贵褥,就本机构的知识甘理战略现状提出说见反电和修订建议知识管理机闸和M定运作机.提出意见反准则制和相关的饶理准则文本（4务流程管理:W咬.管理文档等）应和修订建议知识管理方案分析机构的誓与提出本通川知识资源需求邮门本岗位以至本人的知识分析核心部资源需求，提出相关的点儿反门的知识费源需求应和实色建议通过调杳研为助知识转完或意见反应了第特定部门现帮:门方案和方划相关知识的知识资淑需求管

26、理行动根据企业文化和企业战略的开展需要好划知识管理宜传活动和知识交流活动知识管咫实施*邮过内都知主动提供或识槃道（加援特定知识资源的根据知识荷理部门的分工和部门和人员）主动搜集和被动安”提供特定的知识资源，担接收知识资源负知识供给的职赤*通过外部知根据实际工U1.Siifi（专业机构笆理的通川作需要从机构如仅库提取相知识即、t?业及专翘知识槃关的知识资源道、专家集道.专业效劳机构）.对本部门、主动搜集和被动接收知以资本向位和本人H常需要的知源识资源类别和内容进行个性监督和管理化定制.以便经常使用知识阵的现行内容和新增内就知识陈的容,并根据再次分析.监督发结构.分类.内容、运作情猊观和用户率很笠调整知识堆等提出意见反应*谓整建仪和的结构、分美和内容报等,侨助知识管理工作不断完善挺高知识管理馈效评*就知识管理.就知识管界估工作进行跳化前计和分析（类别和内容的数量、用户的使用ft）就知识殍理工作的效果征求M户的理见反应和效果评估分析知双管理的绩效.以此为依据不断调整机构知识管理臧略,机制.Jf1.iHt方案及女就工作的效果提供意见反应和效果评估参与监督一识帝理部门和人G的工作缴效在实际工作中，机构内的人员可以通过以