国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题题库及答案.docx

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1、国家开放大学电大专科办公室管理期末试题题库及答案一、单项选择题1.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是()。A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址2.下列接受名片时唯一正确的做法是()。A.接受名片时要用双手JB.大声念出名片上的头衔C.接过名片马上放入兜内D.传递名片将正面朝向自己3.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？()A.口字型B.圆桌型JC.教室型D.U字型4 .按照美国人类学家爱德华。霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM,应该是0。A.个人区JB.社交区C.亲密区D.公众

2、区5 .文员协助举行宴会时，不用考虑0。A.宴会的形式与气氛8 .有无休息室JC.有无停车场D.交通是否方便9 .上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应()。A.通知上司家人把衣服送达JB.自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换D.去买新的服装7 .以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（）.定好目标，把想做或需要做的事情写下来8 .想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C.开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做J9 .文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（）A.必要时可形成文字材料，照本宣科10

3、不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示C.传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见JD.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记11 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？OA.准备资料B.发表意见JC.现场服务D.会议或会谈记录10.传真机最好用来传送以下哪种邮件？（）A.一般的图纸JB.机密文件C.很长的文件D.感谢信11.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的0.如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B.告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C.对方越忙越必须早一点联络D.如果上司出差，可以在他回来

4、的当天安排约会J12.以下关于名片的使用方式，哪些是错误的()A.文员应在任何时候、任何场合携带名片B.向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方C.如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉D.名片只能当面递送，寄去是不礼貌的J13.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是()。A.下级单位报送的报告、统计报表等JB.未经签发的文电草稿C.单位内部互相抄送的文件材料D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料14.值班人员不应该做以下哪类事情()A.签发文件JB.分发会议通知C.询问情况D.传达指示15.接受忠告的反应应该是()A.以烦躁的心情倾听B.尽量把责任推给别人。C.

5、应辩解说：“那是因为D.切勿感情用事J16.以下哪些不是办公室事务管理的特征()A.服务性B.决策性JC.专业性D.主动性.17.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是()A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址、18.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务()A.准备资料B.发表意见JC.现场服务D.会议或会谈记录19 .邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致()A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋

6、装邮件D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办J20 .以下哪些接打电话的行为是不正确的()A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击J21 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置21.电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该()。A.考虑打电话的时间是否合适B.核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话C.在尽量少的通话时间内达到预期的效果D.在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊J22.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用0。A. “顷悉”、“际

7、此”B. “谨启”、“钧启”C. “台鉴”、“惠鉴”D. “台安”、“钧安”23 .按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM,应该是()。A.个人区B.社交区C.亲密区D.公众区24 .文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是()。A.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度B.文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便C.会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定JD.文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作25 .上司决定参加某个会议时，文员不应该()。A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B.除了送来的资料外

8、，也必须收集其他上司有必要的资料C.如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.只在便笺上写好会议名称J26 .电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，()项是不适宜的QA.多份电子文件JB.重要法规的历次修改稿C.正文和附件D.一套计算机软件或源程序27 .办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中O应不属于办公室范畴。A.医疗室JB.厂长室C.院长室D.经理室28 .文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的()。A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层

9、面上，用标签贴在各种物品的下方C.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密29 .为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着()这样一个滚动的过程。A.计划一一实施一一检查B.计划检查实施C.实施一一计划一一检查JD.检查一一实施一一计划30 .为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？()A.工作人员工作尽可能专门化、单一化JB.尽可能定量控制办公室工作C.重复性的工作尽量由机器完成D.合理设计办公室的工作流程31 .文员如果误拆了非本公司的信，应该()。A.写上“查无此人”

10、，并把信重新封好退回去B.在信封上注明“误拆”写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C.在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去I）.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去J32 .办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？（）A.有共同利益的话题，B.夸耀你我的话题C.贴己的话题D.秘密的话题33 .在来信来访业务中，下列情况的信件，（）仍需继续承办。A.问题复杂，调查处理的时间较长的信件JB.精神病患者的来信C.没有具体内容和情节的匿名信D.已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的34 .文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是()。A.会议场所的

11、选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定B.文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便C.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度JD.文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作35 .在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？()A.协助签到B.分发资料C.离开会议室接听电话JD.暂时保管与会者的物品36 .以下餐巾的使用方法正确的是0。A.中途离座，把餐巾放在椅子上B.用来擦嘴唇嘴角C.用来擦刀叉D.塞入衣服领口里37.下列情况中，O适宜用传真机发送。A.纸张太厚或太薄的文件B.一般文件或图像资料JC.私人或机密的图文D.感谢信和祝贺信38.请示是文员工作上有

12、疑难，无法处理时，向上司请求指示,或无权处理时，向上词请求批准。下面请求中（）是不当的。A.对口请示B.事先请示C.越级请示JD.请示要单一39.以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？（）A.办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能C.办公室管理具有集中性和整体性JD.办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性40 .以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（）A.审查功能JB.保密功能C.欢迎词播放功能D.报数功能41 .文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是0A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方B

13、.了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人D.来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司J42.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用OA. “顷悉”、“际此”B. “谨启”、“钧启”C台鉴”、惠鉴D.“台安”、“钧安”43 .按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM,应该是（）A.个人区B.社交区C.亲密区D.公众区44 .以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（）A.口字型B.教室型C.圆桌型JD.U字型45.上司决定参加某个

14、会议时，文员不应该（）A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不B.除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C.如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.只在便笺上写好会议名称J46.值班人员不应该做以下哪类事情（）A.签发文件JB.分发会议通知C.询问情况D.传达指示47.以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？（）A.办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能C.办公室管理具有集中性和整体性JD.办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性48.文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜

15、的。（）A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理1) .下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密49 .对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示,文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的()方法。A.进言B.受意C.变通JD.挡驾50 .为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进OA.工作人员工作尽可能专门化、单一化JB.尽可能定量控制办公室工作C.重复性的工作尽量由机器完成D.合理设计办公室的工作流程51 .邮件的

16、寄发不要考虑以下哪项因素OA.时间B.便利C.经济D.爱好J52 .办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？OA.有共同利益的话题JB.夸耀你我的话题C.贴己的话题D.秘密的话题53 .文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（）A.初次写信，或有过激言行的JB.有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案处理的D.没有具体内容的匿名信54 .文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（）A.会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定B.文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方C.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度JD.文秘人员必须配合会议议

17、程，详细检查各项工作55 .以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。（）A.口字型B.教室型C.圆桌型JD.U字型56.以下餐巾的使用方法正确的是（）A.中途离座，把餐巾放在椅子上B.用来擦嘴唇嘴角C-用来擦刀叉D.塞入衣服领口里57.办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中O应不属于办公室范畴。A.厂长室B.实验室JC.院长室D.经理室58.请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示,或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中()是不当的。A.对口请示B.事先请示C.越级请示JD.请示要单一59.以下关于办公室职能的说法，那一种是正确的()A.办公室为上司服务，其他职能部门

18、不用顾及B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能C.办公室管理具有集中性和整体性JD.办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性60.文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（）A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方B.了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人D.来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司二、判断题1 .办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（X）2 .文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（J）3 .文员

19、在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（X）4 .如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（J）5 .文员作介绍，应先介绍地位高SJA.,再介绍地位低的人。（X）6 .假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（X）7 .代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（J）8 .文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（X）9 .交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（J）10 .不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（J

20、）11 .文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（）12 .文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（X）13 .无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。（义）14 .当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（J）15 .文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（义）16 .受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（J）17 .即使是上司私人的应酬，文秘人

21、员也应该积极、乐意地去协助。（）18 .宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。（义）19 .如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（J）20 .介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。（）21 .感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。（J）22 .大办公室一般隔成3-4平方米的个人工作室，隔板高约L5米。（）23 .文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中24 .请示与报告可以合并使用，如“关于XXXX问题的请示报告”。()25 .受意是领导接纳文员的意见

22、和建议。(X)26 .假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。(X)27 .如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。(X)28 .在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意()o29 .文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。()30 .电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。()31 .小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。()32 .在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。()33 .感谢信、

23、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。（Q34 .代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方粗效,因此文员应仔细核对出席人数。（J）35 .如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。（X）36 .文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（X）37 .上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（X）38 .有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。（）39 .文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司（）40 .电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。（X）41

24、 .办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。（）42 .办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（J）起来分批进行。（J）44 .请示与报告可以合并使用，如“关于XXXX问题的请示报告”。（）45 .如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（J）46 .假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。（X）47 .如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（X）48 .女性文员坐下后，臀部在

25、椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（J）49 .文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（）50 .列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（J）51 .小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。()52 .没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（J）53 .文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（J）54 .代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应

26、仔细核对出席人数。（J）55 .如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（J）56 .文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（义）57 .上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（X）58 .口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（J）59 .文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（X）60 .文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”

27、，有归档范围和要求，但没有期限。（X）三、简答题1 .什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（4分）（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；（2分）（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示；（2分）（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（2分）2 .文员所作的

28、完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（1）会议名称；（1分）（2）会议记录人的姓名、盖章；（1分）时间（开始时间、结束时间）；（1分）（4）会议地点；（1分）（5）议题；（1分）（6）主持人、主席；（1分）（7）出席者名单；（1分）（8）会议的经过情形及结论；（1分）（9）相关的资料I（1分）（10）下次会议预定日期。（1分）3 .单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？答：（1）单位印章、套印章；（2分）（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（2分）（3）刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；（2分）（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制

29、；（2分）（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专（6）JJH盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准,并审核签名；（1分）（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（1分）（8） JJn盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（1分）（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。（2分）4 .按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答：（1）命令（令）；（1分）（2）决定;（1分）（3）公告;通告；（2分）（4）通知；通报；（2分）（5）议案;（2分）（6）报

30、告；（1分）请示；（1分）（8）批复；意见；（2分）（9）函；（1分）（10）会议纪要。（2分）5 .简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）有两种形式：（1）议决性会议纪要。（2分）（2）周知性会议纪要。（2分）6 .简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以

31、及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。7 .办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。答：办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。一是为上司服务；（2分）二是为组织服务；（2分）三是为公众服务。（2分）一般阐述（4分）8 .文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：文员利用

32、提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？有电子提示系统和人工提示系统（2分）电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）使用提示性备忘录（1分）准备约会表（1分）准备特殊提示卡（1分）准备交往提示文件（1分）9 .简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点：答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位

33、共同遵守、执行。（3分）有两种形式：（1）议决性会议纪要。（2分）周知性会议纪要。（2分）10 .请简单说明提高会议效率的一些基本做法?答：遵循法律法规（1分）合理确定会议目标（1分）确定必要的与会者（1分）减少会议数量（1分）缩小会议规模（1分）简化会议程序（1分）缩短会议时间（2分）控制会议经费（1分）分析会议成本（1分）11 .文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。（1）充分了解即将开始的工作内容；（3分）（2）思考以什么方法进行效率会最佳；（3分）（3）

34、上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。（3分）12 .文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？有电子提示系统和人工提示系统（2分）电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）使用提示性备忘录（1分）准备约会表（1分）准备特殊提示卡（1分）准备交往提示文件（1分）四、设计题L安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便

35、宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答：（1）接受任务；（1分）（2）了解来宾；（2分）（3）制订计划；（2分）（4）预订食宿；（1分）（5）迎接来宾；（1分）商议日程；（2分）（7）安排会谈（2分）（8）陪同参观；（1分）（9）送别客人；（1分）（10）接待小结。（2分）13 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；（3分）.（2）回到公司上班后，应将出

36、差过程以及有关事务写出工作汇报i如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；（3分）（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；（3分）（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；（3分）（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分）14 康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：OO至12：o0召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任

37、让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？答：（1）会议的名称；（2分）（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2分）（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（2分）地点：（具体在几楼几号会议室）；（2分）议题（或者议事日程）；（2分）（6）主办者的联络处、电话号码等；（1分）（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（2分）（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。（2分）15 某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什

38、么工作?答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2分）（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2分）（3）有留话时，切记务必传达；（1分）（4）检查会场有无物品遗漏；（1分）（5）要为参加会议的人员送行；（1分）（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（2分）（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（2分）（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1分）（9）关紧门窗并上锁；（1分）（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。（2分）16 .文员面对“有问题”的来访者时,这些来访者一般是怎样的？

39、应如何应对？答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4分）（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分）（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4

40、分）17 某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（3分）；（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物（3分）；（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品（3分）；（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（3分）；（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理（3分）。18 上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8

41、月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答：（1）接受任务（2）了解来宾、制订计划(3)预订食宿(4)欢迎来宾、商议日程(5)礼节性拜访、宴请(6)正式会谈(7)签订协议书(8)陪同参观游览(9)互赠礼品(10)欢送来宾、接待小结(十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。)19 某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？来电单位（3分）来电号码（2分）来电者姓名（1分）分机来电时间（1分）年月日时分（1分）手机（1分）内容摘要：（3分）上司批示（2分）处理结果（1分）记录人（1分）20

42、 本单位为了推进工作开展,拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（3分）（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分）（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（2分）（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分）（5）详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做;（1分）（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短，（2分）（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）21 .某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生

43、日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分）（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分）（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3分）（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3分）（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）IL所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度

44、。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4分）（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分）（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分）22 .作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分）（2

45、）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分）（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3分）（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3分）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）五、案例分析题1 .对下面的案例进行适当分析。美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。第二天,那位夫人接到了这样一封信：亲爱的凯慈夫人：感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您服务。您真诚的霍华德佩雷斯（经理签名）答：（1）这是一位老顾客，所反映的情况应不容置疑，首要考虑的应是怎样补救；（2分）（2）补救。一是可以接到电话立即派人马上再送