大学委员会机关公文处理办法.docx

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1、大学委员会机关公文处理办法第一章总则第一条为实现我校党委机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，更好地适应学校党委机关工作需要，根据中国共产党机关公文处理条例，结合学校工作实际，特制定本办法。第二条学校党委机关的公文，是党委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是，并按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。第五条学校党政办公室负责学校党委公文处理工作，并对学校各级

2、党委机关的公文处理工作进行业务指导。第六条党委机关应设立专门人员负责公文处理工作，文书人员应当具备较高的政治素质和业务素质。第二章公文种类第七条学校党委机关常用的公文种类主要有：（一）决定用于对重要事项作出决策和安排。（二）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。（S）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。（四）通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。（五）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（六）公报用于公布发布重要决定或者重大事件。（七）

3、报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。（A）请示用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复用于答复下级机关的请示。（十）规定用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（十一）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。（十二）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。第三章公文格式第八条党的机关公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。（一）版头是发文单位的标志，用红色套印，居中位于公文首页上部。版头的结构方式一般

4、由发文单位全称或规范化简称加“文件”构成，如“XX大学委员会文件（二）密级公文的秘密等级。党内秘密公文的密级按其内容如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、机密”级文件应标明份数序号。不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。（S）紧急程度对公文送达和办理的时间要求。标注于公文首页图文区左上角，密级和保密期限之下。内容紧急的公文，根据其紧急程度分别标明特急、加急、“急”，平件则无需注明。（四）发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，居中排列在版头下方,横间隔线之上。联合行文一般只标明主办单位发文字号。如校党委下发的XXXX年1号文件发文

5、字号为“西电党（XXXX）1号”。校内党委机关各部门和各分党委文件的发文字号由学校党政办统一规定。（五）签发人是最终审定并签署印发的领导人。上报的公文，应在公文首页横间隔线上方，发文字号右侧，标注签发人姓名，如“签发人：XXX”。（六）标题由发文单位名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。在某些情况下，可省略发文单位名称或事由，也可同时省略发文单位和事由，但文种不能省略。标题文字要求排列整齐、美观、科学，断句处保持词意完整，除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。（七）主送机关指公文主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。根据行文需要，确定写一个或多个主送机关，上行文多数情况下

6、写一个，标注于正文之前，回行顶格书写。（A）正文公文的主体部分。是用来表述行文的原因，要达到的目的，周知的事项以及具体要求，正文应位于标题或主送机关下方。（九）附件是对附件名称和件数的说明。应当置于正文之后，与正文装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称、顺序和件数。（十）发文机关是制发公文的单位，应使用全称或者规范化简称，置于正文右下方。当公文内容占满了页面需在另页空白纸上落款时，应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十一）成文日期一般要以机关领导人签发的时间为准;会议通过的公文，以会议通过的时间为准；联合行文以最后

7、一个单位领导人的签发时间为准，成文日期一般标注于发文机关单位名称下面。决定、规定等不标明主送机关的公文成文日期加括号标注于标题下方居中位置。（十二）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章，印章要端正、清晰地盖在发文单位和成文时间上，要求上不压正文、下要骑年盖月。（十三）印发传达范围是根据公文的性质和内容确定的阅读及办理范围，加括号注明标注于成文日期左下方。（十四）主题词是反映公文核心内容的规范化名词或名词性词组。按学校要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方，“主题词”用三号黑体字居左

8、顶格标识，词目用三号小标宋体字，标注主题词词目一般不超过7个。（十五）抄送机关是需要协助承办或需要了解公文内容的单位。对上级机关单位用“抄报”，对同级和不相隶属机关单位用“抄送”。抄送机关名称标注于主题词之下，印刷版记之上。（十六）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。第九条公文印装格式：（一）公文的书写、排版由左至右横写、横排。（二）公文的书写、修改以及草拟、审核、签发，要使用符合存档要求的字迹材料，如蓝黑、碳素墨水或墨汁，不得使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水。（S）公文的书写和排版，必须使用规范的简化汉字和法定的计量单位。（四）公文用宋体、仿宋体、楷体

9、和黑体字印刷。公文标题一般用黑体或宋体字；正文用宋体、仿宋体或楷体字；文中章节标题用黑体字。正文一般用三号或四号字排印，标题的字号要比正文的字号大。（五）用纸幅面规格采用国际标准A4型。（六）公文一般在左侧装订，可采用装订、胶粘和线装。钉装可在公文左侧面正面平订或背脊骑马订。第十条我校党委机关公文版头的主要形式及使用范围：（一）XX大学委员会文件”用于学校党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示等。（二）XX大学委员会”函件，用于校党委向教育部主管部门请示、报告有关具体问题，就有关具体问题与教育部及省市教育主管部门进行商榷，征询意见，

10、答复问题，以及其它必须以校党委名义的行文。（三）XX大学党政办公室文件”用于学校党政办公室根据授权，传达党委的指示，转发上级机关的文件，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。（四）“XX大学（）委员会文件”用于各分党委向校党委报告请示有关具体问题以及其它必须以分党委名义的行文等。（五）“XX大学部处函件”用于除党政办公室以外的党委机关各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作等。（六）“共青团XX大学委员会文件”用于校团委传达团省委、教育团工委指示，发布本部门职权范围内的事项。（七）“中国教育工会XX大学委员会文件”用于校工会发布本部门职权范围内的事项。第四章行文规则第十一条

11、行文应当确有需要，注意实效，坚持少而精。第十二条党委各机关单位根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。一般不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。（二）学校党政办公室根据校党委授权，可以向各分党委行文；党委的其他部门，不得对各分党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。（S）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。（四）不相隶属机关之间一般用函行文。第十三条向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请

12、示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。第十四条党委机关各部门草拟的以校党委名义上报下发的公文，必须经党政办公室核稿后报校领导批准，原则上应由校党委书记签发。各单位不得直接将文稿交校领导审批、签发，更不得直接向校党委上级机关行文。第十五条依据发文单位和主送机关单位的隶属关系、发文机关的职权范围、行文目的和要求以及文种的适用范围，正确选用文种。第五章发文办理第十六条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、校核、签发、核发、登记、印制和分发等程序。第十七条公文起草应当做到：（一）符合党的路线、方针

13、、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。（二）全面、准确地反映客观实际情况，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表达准确。（S）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。（五）文种、格式使用正确。第十八条公文校核公文文稿送领导人审批之前，应当由党政办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是：（一）报批程序是否符合规定；（二）是否确需行文；（S）内容是否符合

14、党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；（五）所提措施和办法是否切实可行；（六）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。（七）文稿如需作较大修改，则应与原起草部门协商或请其修改。（A）已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。第十九条公文签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发（一）文稿拟就后，由各单位负责人进行初核并在发文稿纸上签

15、署意见，如公文涉及其他单位，主办单位应主动与有关单位会签，会签单位要积极予以配合。（二）重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文,须经所有联合机关的领导人会签。领导人签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间。第二十条核发公文正式印发前，由党政办公室秘书科对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。第二十一条印制学校公文按双面印刷，公文版面套正。做到准确、及时、规范、保密、安全。第二十二条用印指在制成的公文落款处加盖发文单位印章。除会议纪要外，其他公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据，注意名称的统一，要保证印章字样端正、清晰。第二十三条登记发文登记是对准

16、备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要合理，登记要准确。第六章收文办理第二十四条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办和催办等程序。第二十五条签收收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。校内各单位或个人收到上级正式公文,或外出参加会议带回的文件材料统一由校党政办公室签收。第二十六条登记收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取

17、薄册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后，要在公文右上角加盖收文章，并认真填写收文登记号。第二十七条拟办党政办公室主任对收文进行阅读后，提出初步处理意见，供领导同志斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在“收文处理单”的“拟办意见”栏内。凡涉及学校发展全局性的文件，应先报校党委书记阅示。第二十八条批办单位领导人对收文如何处理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内。第二十九条分发秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文

18、分送有关领导人和部门。分发要保证主要领导、主管领导和主办单位的需要优先分发。对于不能确定承办单位的公文，应按领导的批示意见分发。第三十条传阅由党政办公室组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法。传阅公文要严格控制阅读范围。负责人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。第三十一条承办有关单位工作人员根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。第三十二条催办办公室工作人员对需要办理答复的公文根据缓急

19、情况和承办时限的要求对承办单位及时进行督促、检查。对紧急或者重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向领导人反馈办理情况。第七章公文管理第三十三条学校党委机关公文发给各单位，由各单位专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁，根据本规定切实做好公文的管理工作。第三十四条公文立卷归档（一）公文办理完毕后，各单位应当按照档案法和XX大学档案管理办法有关规定将公文的定稿、正文和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。（二）立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参照归档范围，将需要归档的公文收集齐全。立卷一般要按照公文的

20、事由、时间等共同特征组卷，并编排页码，填写卷内目录，拟写案卷标题等，经检查、装订后向学校档案馆移交。学校档案馆负责指导立卷工作。（S）两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档。（四）机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤消时，需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。（五）学校各类公文的定稿、正本的立卷、归档工作由公文发文单位负责；以学校党委名义印制的公文的收集、立

21、卷、归档工作由党政办公室秘书科负责；校内基层单位的公文（函）的收集、立卷、归档工作由各单位负责人指定专人负责。第三十五条公文保密管理（一）党内秘密公文的密级按其内容如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。（二）发文机关在拟制公文时，应当根据公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对于需要保密的公文,要准确标注密级。（三）党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。（四）汇编上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。（五）绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。（六）秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。第三十六条公文销毁销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由二人监销，保证不丢失、不泄露。个人不得擅自销毁公文。第八章附则第三十七条本办法适用于XX大学委员会各级机关。第三十八条本办法由XX大学委员会党政办公室负责解释。第三十九条本办法自发布之日起施行。