1. 物资采购合同承办管理标准.docx

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1、Q/WDJ乌兰察布电业局企业标准QXX2XXXXXX2018物资采购合同承办管理标准征求意见稿2018-08-06实施2018-07-30发布乌兰察布电业局发布而言In1范围42规范性引用文件43术语和定义44职责54.1 分管物资局领导54.2 物资管理处54.3 3企业管理处54.4 财务资产处54.5 JS目管理部U/单位55管理活动的内容与方法55.1 本标准所依据的流程55.2 物资合同承办管理的基本原则55.3 合同签订管理65.4 合同履行管理75.5 合同变更管理85.6站算管理85.7档案管珅.96检查与考核97报告与记录9附录A（规莅性网录）流程图10W录B（规能性附录）表

2、格样式11本标准是按照Q/NDOO1.o1.-2016给出的规则起草,本标准由鸟丝察布电业局管理标准分委会提出本标准由乌兰察布电业局物资管理处归口.本标准起以部门（地位：物资管理处.木标准主要起第人：曹海宁、雷朋。本标准2018年7月首次发布。IH物资采购合同承办管理标准1葩国本标准规定了乌兰察布电业局物资采购合同承办管理的基本原则、物资合同签订、榄行、变更、结算和归档等内容和要求.本标准适用于乌兰察布电业局及所属二级单位的物资采的合同承办管理工作.2规范性引用文件无.3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.公司柒中采购项目是指按照4内蒙古电力（集团）有限责任公司招标采购管理办法的规定：“公司

3、建立公F总部和各单位两级招标采购管理体系.所有公司投资行为的采购招标活动，划分为两级实施：公司集中采购和各JS目单位采购，”中屈于公司集中采购苞阳的采购项目.3.2乌兰察布电业局采购项目是指按照看内蒙占电力（集团）有限货任公司招标采购管理办法中阖于乌兰察布电业局采购范困的采购项目以及公司批发自来的项目。3.3物资合同是指出物资管理处及二级单位负或签订和执行的物资采购合同。3.4物奥合同结算是指按照合同约定和实施进度开展合同物资的资金预算申报及支付工作。3.5物资合同档案是指包括物资合同起草、订立、胆行变更、结笄和终止全过程中形成的文件材料,3.6物资合同信息是指物费合同鞋订、崔行、结算过程中的

4、相关信息和资料.4职费4.1 分管物资局领导4.1.1 负员在法律任务系统审批自行采购、单，来源、竞争性谈判招标设备材料的商务合同。4.2 物资管理处4.2.1负责管理项目的物资合同签订、履行和结算等合同承办管埋.4.2.2负而合同物资的催交催运、配送仓储、移交紧收、现场限务和H常协调等工作，4.2.3负责统计、汇总管理项目的物资合同签订、履行、结算等信息和存在的问题，统计、汇总的结果报公司物资供应分公司.4.3企业管理处4.3.1负贲对合同承办人起草的合同进行法律环节的审批.4.3.2根据合同分类不同，负法合同分类流转到对应分管领导审批.4. 3.3份市商务合同篇章.4.4 财务资产处4.

5、4.1负货在法律少务系统审核自行采购,单来源、竞争性谈灯招标设备材料的商务令【司。4.5 项目管理部门/单位4.5.1负责配织提供物资合同签订、执行过程中技术支持和技术问应协调、处理.4.5.2负弟姐织设计单位及技术主管部门与中标单位签订技术协议.4.5.3负贲确定设备材料工作时间和到货地点.4. 5.4参与物资交接、现场骐收工作，对工程物资投送情况进行确认。5管理活动的内容与方法4.1 本标注所依据的流程本标准所依据的流程：设备材料合同签约管理流程（见附录A图Aj）4.2 物资合同承办管理的基本原则5. 2.1物资合同承办管理工作遵循“公平、公正”的原则，5. 2.2物资合同承办管理实行“集

6、中管控、分级实施、信息共享”的管理办法开展物资合同的签了、粒行、变更、结算和归档等工作.5.3合同签订管理5.3.1基本规定5.3.1.1物资管理处负责物资果峋合同的起草和订立.5.3.1.2招标文件或采购文件应用公司统一合同文本，若各批次招标文件或采购文件审查中需对个别合同条款进行修改，应将修改内容列入合同专用条款中.5.3.1.3合同文本应采用公司统一合同文本，在电子商芬平台上依据中标结果起草合同,并在法律事务管理系统中流转会签.5.3.1.4对于新应用设备、材料、技术更杂或项目实施的关犍物资,物资管理处可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计舱位等相关部门进行技术协议的签订.对于技

7、术要求较为明确的物资可签订设计确认单，在物资合同签订中发生与招标结果出现差异情况时，形成差界记录，经设计部门、攻日主管部门审核会签后，由物资管理处组短供应商签订物资合同，5.3.2合同的拟定与审批5.3.2.1招标采购物资的合同以招标文件和中标人的投标文件、中标迪知书、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料（电子商务平台回传采购信息）作为签订依据：非招标枭购物资的合同以确定采购结果的相关信息作为签订依据.5.3.2.2物资管理处负所物资合同在法律系统中的起草,拟定时依次域写“合同名称”、“合同标的、合同依据三项地本信息，其中在填写“合同依据”时，需上传所需的附件。合同依据包括但不限于中标通知书,

8、成交通知H、签报、会议纪要、技术协议等材料。5.3.2.3在法律系统中福上传当事人的资质材*1.当事人资质包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证副本复印件加萩公章三证合一只能提供营业执照副本复印件加1萩公章）、相关资质证明文件、法人代表身份证更印件加盖公章、如非法定代表人本人签约、应同时上传签字加盖公章的授权书和代理人的身份证更印件.物资管理处负责对当事人资质信息进行审核.资质是否过期、当事人名称是否相符等.5.3.2.4合同类型根据合同依据选择，由公司统,招标的合同选择“公司统一招标”，乌兰察布电业局自行招标的选择“一般招标”，合同依据为成交通知书时，选择一般合同。5.3.2.5付款方

9、式根据实际情况选择一次性付款或分期付款.5.3.2.6上传word版本的合同文木并埴写信息后，提交合同。公司统一招标的合【可流转到企业管理处法律事务审核，其余合同流转到物资管理处处长审核，后经财务资产处相关负货人、法律事务、相关分管项目局领导共四级审批后,方可生效.5.3.2.7合同审核部门在审核会锭合同时，对发现的重大错误、遗漏和不妥之处，应在合同审核会签时予以明确并提出修改意见。需要退改时，应连同全部资料退还。合同承办人按相关脩改意见进行修改之后,理新提交审核会签.5.3.3合同的赛订与审批5.3.3.1合同在法律系统中审批流转完毕后，可导出带有二维码的合同文本.5.3.3.2公司统招标设

10、品材料技术协议和合同卷订工作在公司物资供应分公司“供应商服务大厅”内完成,合同审签完成后,合同承办人通知供应商至“供应商服务大厅”，组织合同签署并加盖合同专用章.乌兰察布电业局自招合同签订在物资管理处合同签订室,签字完毕后到企业管理处盅合同章.5.3.3.3合同签订时，供应商携中标通知书等相关资料。合同承办人应仔细核肉供应商提供的相应资料，包括但不限于以下内容： 与采购衢求相对应的中玩通知书或采购结果速知书等原件及复印件各1份： 有效期内的营业执照熨印件； 有效的授权委托书、授权人、被授权人身份证明文件等.5.3.3.4合同承办人发现供应商的签订主体或授权资格发生重大变化时，应利停合同签订，钱

11、相关部门协调确认无误后再行签订。5.3.3.5供应商授权代表负货授权范树内合同的签署，同时必须签字并加盖公章或合同专用章5.3.3.6合同对方当事人的名称或姓名,应与其企业法人营业执照、组织机构代码证或身份证所记载的内界-故.5.3.3.7合同由单位法定代表人（或负责人）答罟.法定代表人（或负责人）不亲自签署合同的，应采取书面授权委托书形式.授权代理人笠署.5.3.4合同的分发5.3,4.1公司统一签订的合同供应商携带授权委托H及本人身份证到“供应商服务大厅”领取合同.合同承办人核实领取人身份信息后将合同交田供应商代表,并做好额取签字记录.5.3.4.2公司集中签约后汇总签约信息，填报集中签约

12、情况统计表（见表R1%中签约情况统计表）5. 3.4.3乌兰察布电业局自行采期物资合同签订一式八份法律事务存档一份、供府商四份、物资管理处三份.5.4合同履行管理5.4.1基本规定物资合同生效后，物资管理处应根据合同交货期和工程里程碑计划，组织物资需求部门落实图纸交付时间。跟踪设法生产进度和到货情况。5.4.2物资履约计划管理5.4.2.1合同签订生效后，合同履约人员根据工程里程碑计划、现场实际需求、合理生产运输周期及合同约定交货期，及时调整初资供应计划，保证物资生产交付进度与现场建设进度的有机衔接，5.4.2.2对于理点物资原则上合同履约人员卷月/季度应会同物资需求单位及供应商时物资供应计划

13、进行滚动确认，确因工程建设进度或供应商生产进度谓整的,及时更新物资供应计划.5.4.2.3重点物资交货期变更原则上在原交货期2个月前提出，一般物资交货期变更在原交货期W天前提出.5.4.2.4合同物资需分批次交货时，合EJ履约人员祖织物资需求部门/单位、供应商畸认交货批次、数量、时间.5.4.2.5对箭要进行图纸交付及确认的合同,合同叔约人员要督促协调项目管理部门/单位组织设计单位与供应商及时完成确认，虫点物资额则上在合同签订后15F1.内完成次图纸的确认，20H内完成所有图纸确认，.重点工程铁塔类物资原则上在合同签订后15日内完成图纸确认。5.4.2.6对于220千伏变张涕等大件设得,可制定

14、大件运输工作计划，明确承运商选择时间、踏勘时间、大件运输方案制定时间、运输方案审查时间等.原则上合同签订1个月内，供应商提供大件运输工作计划，2个月内供应商确定承运商，3个月内完成现场踏勘并提交大件运输方案，5.4.2.7依据合同台账.合同履约人员要建立并定期更新合同履约跟踪信息,包括工程项目状态、H-划交货时间、供应商履约情况、无法交货原因、物费需求总位及供应商联系人方式等信恩.5. 4.2.8合同网约人仍通过电话协调、工作联系单、专题均谈、专项协调会、驻厂催交等方式协调处理合同履约过程中出现的问鹿。经仍调未能有效解决的用人依约问即报勘资供应分公司防调处理，5.5 合同变更管理5. 5.1公

15、司集中采购JS目,物资合同履行阶段发生的技术变更，由项目借理部门坦织提出，井书面出具合同履行技术变更单.物资管理处根据技术变更单，现象确认合同商务变更，并按相关规定与供应商签订补充合同.6. 5.2物资规格参数不变、雅价不变，合同签仃数后予以增加，增加数就不加过招标文件或采期文件约定的变化里（若招标文件或采购文件未约定，按照数宽15%执行）。7. 5.3设备类物资：物资规格参数不变、单.价不变,或规格参数调整且未导致对采购结果的实质性内容进行更改，合同签订致后和金额予以增加，增加金额幅度未超过招标文件说采购文件约定的变化hi（若招标文件或采购文件未约定，按照佥额15%执行）8. 5.4合同物资

16、规格型号发生实质性变更,或合同供货数所予以增加,增加幅度超过招标文件或采期文件约定的变化盘（若招标文件或采购文件未约定,材料类物资按照数居15%执行.设备类物资按照佥额15执行），变更或新增物资需求由新纳入采购计划管理。影响工程成套供应的紧急情况下，符合法律法规和公司相关规定可不招标采购条件的，经项目建设管理单位、物资供应公司、公司项目管理部门、物资管理部审核会签后,经本单位分管物资领导审枇后,可与供应商签订补充合同.5.6 结算管理5.6.1物资管理处负货物资合同资佥支付单据的收集、验审、资金预算和支付申请编制等工作。5.6.2物资管理处根据物资合同资金月度预算.办理资金支付申请,经相关部门

17、审批后,开展资金支付工作.5.6.3合同货款一般按预付款、到货款、投运款、质保金四段式进行支付.5.6.4为确保供应商及时组织生产备料,供脚商报出合同支付凫据限期完品的承诺和提前申报合同资金支付的，物资管理中心编制月度物资资金鼓算申请,经相关部门审批后，纳入月度狡算.5.6.5物资管理处应配合项目管理部门及时开展物资合同结算和决算工作，编制工程物资竣工结蚱、物资合同清单、物资耗用表.正确归集、结转工程成本.5.7档案管理5.7.1物资管理处依据公司档案管理相关要求，按照“谁主管、源负货”、“港产生、谁归档的原则，负费做好物资合同承办工作各环节文件材料的整理、归档、保管、利用和相关移交工作.5.

18、7.2物资合同归档文件材料应是原件，不能以原件保存的，的保存与原件核肘无误的配印件，加匹部门（单位）印章，并对原件去向予以说明.5.7.3物资管理处负责收集、整理所管项目的物资合同档案.6桧查与考核乌兰察布电业局物资管理处对本标准规定的管理活动进行检查，并对表1所列的指标进行系统性评价，依据评价结果提出考核意见，各单位负设对单位内部迸行指标评价。表1评价项目与指标序号评价项目评价指标击任部门（船位）评价部门（i1合同哪的情况物资按期交货、收叛粉段.文件资料及看品占件交付.货物交接.到戊验收羊及发嘤送达情况供应而物货首理处2服务水平安装调试投运期间规依介格情况、安装调试配合人员到场及时情况及服务水平供应商物资管理处项目管理部门7报告与记录表2给出了执行本标准形成的报告和记录，表2报告与记录序号名称M写部门保存地点佻存JH限花灼情况统H表为货帝理处物资管理处1年附录A（规范性附录）流程图图AIXXXX管理流程图附录B（规范性附录）表格样式表&1集中签约情况统计表年电网工程设备材料集中筌约情况统计发鲁材用8*次*()督*痴件。M)*RM*元)SKSUt*()来普订立令内的情&善注刷立合PHk)未签合冏粒*（）XS9目不具gM的.因