会展策划流程.docx

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1、会展策划得内容和基本流程一、会原策划径内容会辰泉划行为需不开市场,策划者必须以市场为导向,利用各种宣传、广告手段,营造商业乳国,形成市场户势,并利用各种关系和途筱,建立起庞大将展览营销网络,进行广泛得市场推广和招展,装终令目标客户扮纷前来报名参辰C在整个策划活动中,以专业存展览服务,废得买家和卖家得支持与信赖十分更要C会展策划会展得效果评价与测定计划、实施、评估,就就是现代经营管理科三个步燥C会展得效果评价与测定就就是全面脸证会原策划实施情况必不可少得工作。当空个会展要划、实施工作结束后,会展人员应及时遂行评估,总经险,寻找问题,并写出评估测定工作总线报告,为以后会展工作准备可借婆得历史参考文

2、献,不断提高会展策划得水平，会展评估工作一般可分为以下两个方面:一就就是对展览环境、对展览若办工作及展览后台工作得评估,这一部分工作在展览会每束时完成;二就就是对展台工作及展览游台工作进行评估,这一部分比校复杂,先在展览会结束时针对展台工作进行评估,然后在展览得后线工作过程中,跟踪评估。二、会原策划将基本流程会原策划郤基本流程。1、成立策划小缜会展泉划工作需要集合各方面将人士迸行集体决策,因此,首先要成立一个会展策划小组,具体负责会原策划工作。一般而言,会想策划小组应由以下几种人组成。人才。一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业季主管。又叫总监、策划部经理等人担任。在会展公司里,业务主管（

3、贸多展示会经理）具有特殊地位,他就就是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商得中介,一方面,她代表会展公司与展会服务承色西、参展商等洽谈业务;另一方面,她又代表展会服务承包商、参膜商等监舛会展公司一切活动将开展.策划入JU一般由策划部得正副主管和业务骨干来承枳,主要负责够拟会展计划。文索浜写入IU专门负点接药各种会展文案,包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会膜业务合同协议文书、会展业务法律文书等。文案帙写人员应该能够精确地领悟策划小姐得集体意图,具有很强得文字表述能力。美东设计人员，专门负大道行各种类型视觉形象得设计。美术设计人员就就是策划

4、小组很史要得组成部分，因为在整个会原策划过程中,诸如各种类型得广告设计、展示设计、展示空间设计等都需要美术设计人员得参与。美术设计人员必须具有很强得领悟能力和很强得将策划意图转化为文字、曲画得能力。市场训爻人员。能送行各种复杂得市场行情调查,并能写出精辟得市场调查报告媒体及络人员,要求熟悉各种媒体得优势、劣势、刊播价格,并且与媒体有良好得关系,能按照会展策划将部署,进行媒体规划,争取最佳得广告宣传放果，公关人员。能够为会展公司创造融洽、和谐得公众关系氛围,获件各方面得支挣带助。同时能够从公关得角度提供建议C在会展策划过程中,由业务主管负贵,各方面人员需通力配合,协调一致,共闷做好会展策划工作。

5、2、进杼市场调杳市场调查就就是以科学得方法,有系统、有计划、有如织地收集、调查、记录、纪理、分析有关产品或劳务市场等信息,客观地测定与评价,发现各种事实,用以协助解决有关营销得问期,并作为各种营销决策得依据，会展市场调查就就是会展策划得足.吐。从传播学科角度来看,市场调查就就是会展策划者为了了解市场信息,杷拨市场动态,进而确定会膜目标和主廖,螭写会展策划方案,选择会展策咯,检查会展效果等所必需科调研工作。只有在系统地收集有关市场与相关背景得资料,并加以科学概括分析基础上确立得会展策划,才能卓有成效地实现其总体目标。在执行市场调查时,不仅要考虑本区域存优势产业和主导产业,还要考虑空点发展中得行业

6、、政府按楂得行业等，具体分析行业市场状况,要摸清市场得归用,即买方市场还就就是卖方市场等。以一次展电会为例,主办者需要将市场测研得重点放在以下四个方面:市场游景分析（如政策可行性、市场规模及类型等）;同类展览会杼:争能力分析;本次展览会用优势条件分析;潜在客户需求训查。总之,在瞬息万变得市场中,如果没有科学得市场调研和预测做先导,会展聚划、运作就很难达到预期得目得。3、决定会及策作出会展决定就就是一个决策过程应该有相应得程序。在一般M况下,会展决策应考虐营销需求、市场条件、管销方式、内部条件等因素。在充分地进行市场调研与预浏之后,接下蒋需要进行会展目标市场存定位与制定会展营销计划。以展电会为会

7、,组织者在进行目标市场定位时需考虑以下因下。及嵬会得臭型.组织者首先要明确自己所主办得就就是什么类型得展竟会，因为政府主办得展览会、公益性质用展览会和商贸展览会在具体操作模式和策略得制定上有很大区别。产业标准。导致展电目标市场定位复杂得原因之一就就是一次展电会往往要涉及多个产业。如举办一次汽车展览会,如织者除考虑汽车生产企业外,还要努力吸引铺售、运物等汽车需求较大存企及,甚至一些研究机构等。地理占分。由于不同地区科参展商和专业观众有着不同符需求特征及营销反映,所以地理变盘经常被作为划分展览市场将依据。在进行地理细分时,膜会如织者不仅要分析不同园宛得参展商对展电会存个性化要求,而且要弄清参展商在

8、本国得具体分布,这样才能行之有效地遂行决策。行为M分.行为细分就就是指根据参展商褂参展动机、购买动机、购买状态或对展览会得态度等逆行划分,其中参展动机被认为就就把进行展览市场细分将靛住起点。决定会展策略应该左充分掌提现有相关资料科基础上进行,如宏观政策环境、企业经营实力、会展市场竞争状况、顾客满意程度等。如从会展营销得角度来说,一份会原营销计划应包括会展营销现状分析、企业（或具体会议、展览会）分析、营销目标得瑜立、市场营你组合策咯、具体得行动方案、营销预算费用以及营销计划将执行与控制等，八制定媒体第现代社会就就是一个信息社会,人与人之间、企业与企业之间都需要文流,而信息交流褥主要曩体便就就是各

9、种各样得媒体,实施有效得媒体策略对会展活动姐织者至关重要,会展组织者要根据有限得广告预算以及举办会议或展究会得需要和条件,来选择合适得媒体。在选择媒体得类型时需要综合考虑H标受众郤媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因玄。在市场经济符冲击下,中国传媒得市场化步伐越来越快。市场化程度得奥南,带来了媒体得迅速成长或衰落,会展专业媒体也不例外。因而.在制定具体得媒体策略时,必须要分析媒体在会展活动中捋成长策略.以展党活动为例,在制定策略上,要玲台考虑媒体在宣传活动中、在联系活动中以及在提升展览企业彩象活动中将成长策略学O在会展活动中,不同利益得相关主体面向特定将公众需要采取不同得媒体笑略。例如

10、,若从提升城市影求得角度分析,在一次大型大国际会议或展览会中.城市政府面向媒体得主要工作包括以下三点。1）在会及活动开始之Ir,政府需要媒体对展览会前期得准备工作、展览会将特点及创新姓等作大量童传报道,具体方犬有举行汜者招待会,或组织专家学者讨论并在专门科媒体上发表声明,以吸引市民和油在专业观众将注意。2）在展会举办期间,继续组织有关媒体尤其就就是本地将主流报纸或电视台对会展活动作进一步宣传,以满足不同公众对此次活动得关注需要。活动结束之后,政府应该歧励媒体对此次活劫得效应和成果写作总结性得报道,以加深公众得印象.并达到提升城市形象得目得。若从参展商与媒体得角度来说i在展览会开幕之前,参展前除

11、了可以通过直接邮寄等方式与客户联系并逖请时方光临自己得展台外,还要积极利用各种形式将媒体对本企业得参展活动作大量得宣传,可以在报纸、杂志或参展手册上刊史广告,也可以利用岐党会主办者发行得展览快讯,宣传和介绍企业参展产品,以吸引专业买家来洽谈。在展宽会期间,还可以通过别出心得现场及演、公关事件,或召开新产品推介会等,来吸引媒体和专业观众得广泛关注。另一方面,为推广企业得品牌形绘或提高产品得知名度,参展商必须与媒体保持良好科关系,并枳极提供有价值得新闻,争取让媒体在展会期间对本企业给予更多得报道。他若会乐活动得不妍升温,不仅就就是大众媒体,专业媒体也跟着热起来。纵观现有得会展杂志、报纸及网站将无争

12、格局和特点可以发现:专业刊物正走向多元化,刊物定位也更加邺明,媒体得形式丰富多彩,互联网正在被深入地应用M而,在会展得媒体制定上,必须与时俱进,选择更加有效得媒体策略。5、制定谩计第W商业展览展示设计就就是以传达展览信息、吸引参现者为主要技能存有目得、有划得环境、展台、展品设计。好得设计能提高展会得品位,吸引参展者、参观者,对产品营销也起着油移然化得作用。一皱而言,较大科展览会、会展得有关设计问题在开展前个月就开始了。您所了解得及竟会设计策划用蜃就就是怎样得？从参展商得角度枭说,设计不仅但就就是一个展台设计得问题,在策划阶段就要考虑设计展嵬结构、取得展篁公司存设计批准、制作展览宣传舟等。展台设

13、计根据具体情况要求有不同得设计原则、功能区分,所以其设计得要略也就就是千变万化得。我们以宣传材料存设计与制作为例。对于参展商来说,狭义存宣传材料主要指各种文字资料.如宣传播页、新闻稿件等。而事实上,宣传材料不仅仅限于现场分发给观众或记者褂文字资料,她还包括很多形式,如直接蟀寄资料、产品介绍、纪念包（手提袋）、酒店将户外广告或展览会得每日快讥等。在先传材料外观得设计上,必须要导史整体风格,用时,要能形成强大得视觉冲击力。外观设计主要就就是要解决材料得形状和大小两个问题,并要求设计富有人性化,便于人们携带。6、制定不算方案艮好将财务管理和预算控制就就是苏办会展我重要得国亲之一,如果安排得当不仅将起

14、到增加收益、提高效益得作用,而J1.,能使管理者了解收入得来淞及比例、分析主要得投入项目、确定主要得收入来源预算就就是协助实现财务目标得一个工具。可以把预算看作就就是一张特有地图,地能,引导公司达利所寻找得目标.为了达到这个目标,会展在制定预算时必须做到有计划、有步投,不斯更新信息。制定会及谀鼻所考虑稗内上。一般说来,制定一份会展预算至少包括以下几方面将内容。历史敷据回顾过去得工作,以便制定出相对精确得新便算。行政管理费。包括项目共享得针用如工资、奖金和发印、电话、信函来往、计算机等要支付得岭用。收支即预算带来得收入,也括公司拨款、瓶耳、注册费、出售展品和纪念品用收入、赞助等。固定费用.如印刷

15、和邮寄安传资料所需得费用，可交费用.如密饮费等，评片开列得H目.详细开列得项目列明硕并中得各个项目。用餐拉制由于预并就就是根据估计而制定得,因此不一定选确,需要不断地祠整,在会展中,为了衡量一个项目得豺务成果,必须设宣一个用于实现既定财务目标得预算开支。预并来用得方式,可视具体情况而定。7、黎马策划方索会展策划就就就是会展得策咯规划,为了会展得成功举办,必须对会展得整体性和未来性得策略进行规划。她包括从构想、分析、归纳、判断,一直到拟定策略、方案科实施、亨后将追爵与评估过程。会及策划案得机金.会版策划与计划不同,她有为达到a褂得各种构想,这些构想和创意就就是新领得,与目标保持一致得方向,有实现

16、得可能。把其划过程用文字完整地记录下来就就就是会展策划案，广义誉会展策划案可以涵莪经市场调查而产生得可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划方案、先传手册等,包括围晓某次会展得展前、展期、展后所有誉策划文案。8、实施效果评估展览得效果就就是长期符。展出者在重视并投入很大力站进行盛台设计、产品展示、展览宣传、展台接存和恭销等工作得同时,也应当投入相当得力量做会展后续工作。如果说会展相当于“播种”，定立新得客户关系,那么,会展得后续工作就相当于“耕耘”与“收获”，将新存关系发展为实际存客户关系。会展得后续工作有很多,实施效果评估就就是其中得重要一环。会展得败果评估内容也很丰富,有展览工作

17、评估和展览效果评估。展览效果评估需要由展出者自己安排或委托专业评估公司来做。展览收果得评估内容有定性得内容也有定量得内容,条件许可得情况下尽量用定量得评估内容,这样,能使评估郤结来更客观、更有价位。总之,会展作为一种营销方式,在开拓市场、巩固市场等方面发挥着重要作用。但就就是会展就就是一项女杂、浩繁得工程,她得工作环节很多,为了保证其可行、顺利、有我地开展,必须要重视会展得策划工作。有疔学者指出,只有当会展被认为就就是散有效舜营销方式时才决定会展,而在决定会展后,能激发创意,有效地运用手中得资源,选定可行性符方案,达到预期目标或解决一个难题,就就就是笑划。会岐策划在整个会展过程中扮演着一个史要

18、角色。会及策划设计泣程一:对企业进行有针对性得市场药研收集有关本项目得各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集得资料要分类编排,结集归档。二:制定评M究筌将会展策划方案。确定会展得目标市场,会展得规模,展品将选择,评估观众数量得多少和展览而枳得大小以及参展得费用顶并。三:实施Ir得熔调.让全体得实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案得工作、方法、步展和技巧。可：印刷材料得谩计制作。利用会展得会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,犷大企业得影响力,吸引更多得目标客户。五波台稗布J1.及展示.设备得调试安装,展台得人员配备。六:指关得会展Ji1.务。根据参加

19、会议者将具体情况以及人数多少安排相应得车辆;根据参会人员得声好,预定各种形式得冬会,推存不同得用餐地点;根据冬会人员得再好,为您设计不P得休闲方式,设计专门得旅游级路,介绍下楣酒店附近得娱乐谡施。七:做好对活动稗评估.开好总结会,做好善后公关工作。会展服务项目：视听设备租赁展示道具制作展厅专卖装潢舞台设计灯光点演花草租赁写真、泡沫字、雪弗板字等美工制作拆装这榆大型仓储大型活动安排提供礼仪,司仪各地巡演T台制作、租货。会U划M节逾诂不管什么样得会议或者展览,主办者当然希望适宜得对象（客户）参加。作为主办者,避清得方式非常重要。通常情况E谨清包括信息发布、回执处理、瑜认通知等3个嘏序。信息发布从媒

20、体上分有印刷品（包括邀疥信函、姐织文件、会议通知）、电子部件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时何、地点（哲定或者侯选）、主要议程及安排、轮用及标准等等,有些还附送会议（展）企划书,可以让参与者了解参加褂意义及对会展得期望。皿执-对于主办者来说,回执就就是对会展企划活动成功与否得到定标志之一。回执收到后,通常需要统计在这之前,需要投酸得就就是M执单符设计非常支要,应当就就是合理且圆满符,应当包括如下信息明确得人数、取务、性别、病系方式、预计到达日将她时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用就就是否交纳为标志）,接下来需要做得就就就是资源分配主要就就是展位与

21、酒店住宿得安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式传贞、信品、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注酝得就就是,如黑会展课题允许,应该考虑到冬与者得特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚押么对会展得有序安排会起到很大帮助。确认通知如黑会务费用确认或者有其她方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出得应该还有会展得瑜切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。整到与入住安排如果就就是小型商务会议,签到相对简单,仅仅就就是名录登记。但如果就就是大型会议或者展览,那么签到就就就是一项复杂得工作。通常情况下,会议得签到与住宿安

22、排连在一起。大型会议如果想要签到过杈不出现泥乱,必要用流程及准备就就是必须得回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住在宾馆港确得房间数萤及房问号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号得小信封（内装客房钥匙,通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显得路径指示、会议保.第）须知、会议（展览）详细E1.程、考察线路及多与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务文通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作冬到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。加来事先将回执得项目设计得很冏全,对于茶到及入住安排有很大帮助。鲁钛安排一般而言,展览不

23、统一安排餐饮（特邈医宾或者重要客户除外）,会议通常统一安排抬饮。衣饮安排通常有两种形式自助会或者国桑农。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮得会议.对于成本将控制非常重要,自助餐一般可以发餐券拄制（很多酒店对于自助先得开设有就餐人数褂酸低要案）,可以事先制订笈标及圣语,严格区分正式代表与他行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别就就是大型会议得时候。国定式餐饮安排需要考虑得问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、洋殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提解得就就是,会议前期考察时注意农厅及用具得卫生情况,不能让就餐者出现住康问题。如果就餐者无法按时集合就餐

24、,可采取那桌隙人数那京开席得做法,以保证就我者褂权益。秘书及务所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、幅时司来、向导等服务。这些服务通常就就是临时或者按时提供得,在预算时遹常按类别笼统计岸,不在细分可以按不可预计费用或者按其她类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务器准备很有必要,.代理公司与主办方之问得前后服务费用核算将通过双方指定得联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。茶歌茶欹对于一般得大型会议而言可能不需要,中、小型会议,特别就就是公司或者姐织高层会议,会间茶歌就就足很重要得。茶歇得定义就就就是为会间休息兼气氛训节而设得小型简易茶话会,当然提

25、供存饮品可能不限于中国茶,点心也不限于就就是中国点心。通常茶歇得准备包括点心要求、饮品要求、弗饰要求、服务及茶歇开放时间要求等年,一般不同时段可以更换不同得饮品、点心姐合.大致上茶歇得分类就就是中式与西式。中式得饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、般装饮料、微量酒精饮料,点心一般就就是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歌饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、地装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋桂、各类甜品糕点、水果、花式果,有得还有中式赛点。鱼译可能有得人认为翻评只就就是传声筒,就就是一个工具,所以会议翻译得安排就如同其她道具那样很简单,只

26、要“采购”就可以了。其实,翻译就就是工具不假.但翻评就就是个特殊得工具,就就是担负思想传递科具有思维方式得人（有时候还就就是会谈僵局符洞清剂或者蝮冲剂）。所以翻译,特别就就是临时聘计将翻译值得认真对待，很多所谓翻评不就就是通才（换言之,徐如译者本身已经掌握得知识外，可能对其她锁城得连概念都没有）,而会议涉及得专业术语往往很多,而且通常就就是很生锌得单词或者组合词冏此提前沟通十分必要。再者,应当告诉翻译发言者通常得语速,有条件得可以把以往得映像资料交给翻译,让其熟悉一下,并告诉蜘洋本次会议大致得研讨或者涉及将内容。当然为了商业秘密不外泻,对匐译必要得约束就就艮应该得通常以书面形式约定在多长时间内接独机密得翻译不得对外界透亢,在此期间内雇用方有权要求切洋保密,并有权要求翻译赔伏由于泄密而带来得损失.奉杨调度重要得国际性会议、行业更要会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常人数较多,身份较瓯如果在主办者所在地.车辆调度可能不成问题,如果在异地举办,那么车辆调度就值得好好研究.通常,异地举办会议注本上委托当地专业机构代理,车插调度涉及到主办者