会计电算化系统的内部控制.docx

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1、会计电算化系统的内部限制作者：樊艺美指导老师：（湖南工业职业技术学院长沙410208）：会计电豫化是会计工作的发展趋势，计算机的引用，给财务核算工作带来了深刻的变革.同时也给地位的内部限制制衣的设置带来了前所未有的问跑.随著电算化的件遍.管理部门对由机产生的各种数据、报表等会计信息的依靠越来越大.这些会计信息的产生只有在严格的限制卜才能保证其牢擢性和精确性。必需加强会计电灯化系统的内部限制，以保证财芬实行电簿化系统的正常、平安、有效运行.针对计算机信息处理的特点.绪合会计内部限制制度的要求，分析了会计电算化信息系统对内部限制的影响，从而提出了电匏化会计系统环境卜内部限制的主要内容,以便引起人的

2、对幺计电算化内部限制的重视。关词：会计电算化内部限制特点影响前言：会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中的现代化管理模式。具体地说，就是用电子计算机代杵人工记账，应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印、输出会计账簿和报表的过程。而内部限制则是指企业为了爱护财产物资的平安完整，确保会计信息的精确牢整,贯彻管理方针，提高经营效率，以职贵分工为基础所设计实施的对企业内部各种经济业务活动进行制约和协调的一种内部管理制度.会计电算化的实施推动了企业信息化的发展，给企业内部限制制度的建设带来了确定的影响。而内部限制乂关系到企业财产物资的平安完整，关系到会计系统对企

3、业经济活动反映的正确性和牢靠性。企业为了实现既定的管理目标，必需建立、健全与会计电算化系统相适应的-整套内部限制制度，以保证企业有序、健康地发展。因此，建立一整套适合会计电算化系统的内部限制制度就显得尤为重要。一、会计电算化条件下内部会计限制的特点在会计电算化系统中，内部限制的目标仍旧是确保法规的贯彻、爱护单位资产的平安和完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高。因此，很多手工会计核算系统内部限制的基本要求在会计电算化系统中仍旧有效，但建立在会计电算化系统基础上的内部会计限制的确有其不同于手工会计系统的特点和要求。具体如下：(一)数据处理的集中性使会计工作组织会发生.质的变更在手工会

4、计的组织方式下，企业的公计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位。在这一组织方式下，不同岗位的人员各司其职，彼此构成个内部牵制网，特别严密,因而很少出现错漏或舞弊的行为。而i旦出现问题.也可通过核查不同的责任者追究员任0这种职能的分割与人协的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织限制。会计电算化信息系统是根据计算机数据处理系统组织起来的。经济业务的记录和加工，手工会计的记帐、算帐、报怅全部由电子计算机自动完成，这种数据处理的集中性使得传统的组织限制功能减弱。与此相适应，会计部门经常划分成数据(信息)收集与、凭证编审组、数据处理组(包括数据输入、处理、输出)、财务管理组、系统

5、维护组“(一)会计电算化系统运行的困难性，使内部会计限制的范围扩大，内部会计限制的琲度加大由于电莫化系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同，以及电兑化系统建立与运行的困难性，要求内部限制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的限制内容,如对系统开发过程的限制、数据编科的限制以及对调用和修改程序的限制等，因而加大了内部会计限制的难度。(三)会计电算化限制手段和方式的变更，加大了电算化系统的限制风险限制方式和手段由手工限制转为手工限制和程序化限制相结合。在会计电算化系统中，原有的手工限制手段有些保留，但须要增设一些包含于计算机程序中的程序限制。殷来讲，电算化程度越高，采纳的程序化限制也要求越

6、多。电算化系统中手工限制与各类程序化限制相结合的特点，反映了电算化限制技术的困难性。二、会计电算化对企业内部限制制度的影响内部限制是企业单位在会计工作中为维护会计数据的牢靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理方法、业务处理手续等限制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部限制制度等发牛了很大变更，其中对企业内部限制制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面：（一）限制方式发生变更，由单一制度限制转为程序限制和制度限制。手工会计系统中，内部限制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部限制措施如

7、编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检杳，总账、明细账的核对等自然而然地消逝了。取而代之的计算机内部限制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。例如从前应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成，从前应由儿个部门按预定的步骤完成的业务事项，能集中在一个部门甚至一个人完成。会计电算化后企业的内部限制制度是由人通过会计软件来实现的，由人员和计算机相结合来共同完成.（二）限制对象发生变更，由对人的限制为主转变为对人、机限制为主手工会计系统中，内部限制

8、的对象主要是会计对象、工作状况、信息处理方法和处理程序等。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在腋性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹.随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员干脆临入计算机，并由计算机自动记录，原先运用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。（三）加大了限制舞弊、犯罪的难度。手工会计系统中，会出现由于会计人员的马虎大意、疲惫或处理

9、环节过多等而产生的无意错误。会计电算化系统后，输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的精确性，假如上述的任何一方出现差错，就会使处理结果错误。现实中，由于储存在计算机磁性媒介上的数据简单被翦改，有时甚至能不留痕迹地墓改，加以数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络阅读全部数据文件，兔制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，计算机犯罪具有很大的瞪藏性和危宙性，会计电算化系统中发觉计算机舞弊和犯罪的难度牧之手工会计系统更大。由于限制方法，对象等方面的变更，企业原有的内部限制制度已不能适应电算化会计系统的要求，因此进一步完善企业内部限制制度已刻不待时。计算机会计系统

10、的内部限制是一个范围大、限制程序困难的综合性限制，完善会计电算化内部限制的基本思路为：坚持明确分工、相互独立、相互牵制、相互制约的平安管理原则，建立系统的人工与机器相结合的限制机制，使会计电算化运行的每个过程都处于严密限制之中.三、会计电算化系统内部限制制度的内容(一)系统开发限制系统开发限制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前，每个新程序或修改后的程仔在正式进入系统之前，都经过合法的申请、测试、审批手续，防止非法系统投入运行或非法程序进入系统,计算机会计系统的系统开发、发展限制包括开发前的可行性探讨、资本预以、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系

11、统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性探讨，更新方案的决策等工作。系统开发、发展限制的应具备以下几方面。1、授权和领导认可计算机会计系统的开发项口一般投资金额比较大如铁道部新的会计核算系统4O版本耗资儿十个亿，对企业整体管理目标的影响很大，因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进如铁路部门的财务软件由各铁路局自行开发内部运用，到铁道部统一的财务软件3.0版本到4.O版本的不断升级，对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的平安牢靠，因此必需得到授权和领导认可。2、符合标准和规范不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循财政部或各省

12、财政厅制订的标准和规范。包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程团、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要有财政部1994年颁布执行的会计电算化管理方法、会计核算软件基本功能规范3、会计电算化工作规范、商品化会计核算软件评审规则等。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加牢靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。3、人员培训臼行开发软件在开发阶段对运用计算机会计系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的相识和理解，以削诚系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司供应足

13、够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人i进行培训，包括系统的操作培训，系统投入运行后新的内部网制制度，计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统供应的高侦量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。4、系统转换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统被新的计克机会计系统替换，必需经过确定的转换程序。企业应在新旧系统转换之际,应当实行有效的限制手段,作好各项转换的打算工作，如旧系统的结帐、数据库备份，人员的重新配置、新系统须耍的初始数据的平安导入等。在系统转换之际，须要新旧系统并行一般不少于三个月的时间，以便检验新的计算机会计系统。5、程序修改限制会计软件的修改必需经过周密安排和严格记

14、录，修改过程的每一个环节都必需设置必要的限制，修改的缘由和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参加软件的修改，全部与软件修改有关的记录都应当打印后存档.（二）会计电算化信息系统的平安限制目前，企业在公计电算化进程中主要存在的问题是数据的平安保密性差，这也正是企业内限制度中最薄弱的环节。会计电算化中数据的平安受到的威逼主要有：不行限制的自然灾难：非预期的、不正常的程序结束操作造成的故障：存储数据的协助介质（如磁盘）部分或全部遭到破坏；用户非法读取、执行、修改、删除、犷充和迁移各种数据、索引、模式、子模式和程序等，从而使数据遭到破坏、篡改或泄露:运用、维护人员

15、的错误或疏忽;利用计算机舞弊和犯罪:计算机病毒侵入等。会计信息系统的平安限制，是指采纳各种方法爱护数据和计算机程序，以防止数据泄密、更改或破坏，主要包括：实体平安限制、硬件平安限制、软件平安限制、网络平安限制和病毒的防范与限制等。I、实体平安限制。实体平安涉及到计算机主机房的环境和各种技术平安耍求,光和磁介质等数据存贮体的存放和爱护。是一种预防性限制。计算机机房应当符合技术要求和平安要求，应充分满意防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件：机房应配有空调和消防设置等：对用丁数据备份的磁盘,光盘等存贮介质应留意防潮、防尘和防磁，对每天的业务数据双备份，建立书目清单异地存放，长期保存的磁介质存贮媒体

16、应定期转贮。2,硬件平安限制。计算机会计信息系统的牢罪运行主要依靠于硬件设备，因此硬件设备的质量必需有充分保证.为以防万一，关键性的硬件设备可采纳双系统备份。此外，机房内用于动力、照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开，配置.UPS（不间断电源）、防辐射和防电疏波干扰等设备。3、软件平安限制。第一、分析探讨各应用软件的兼容性、统一性，使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统，各种业务之间能相互连接，相关数据能够自动核对、校验，数据备份应统一完成。其次、系统软件应尽量削减人机对话窗口，必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好，防错实力强，做到非正确输入不接受。第三、增加系统软件现场速护和

17、自动跟踪实力，对一切非正常操作可以记录。4,网络平安限制。网络对会计信息系统的平安性提出了比单机系统更高的要求，需加强以下几个方面的限制.用户权限设置：从业务范围动身，将整个网络系统分级管理，设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位，层层负贵，对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制，把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不问岗位的用户，并给予不同的操作权限，拒绝其他用户的访何。密码设段：每-用户根据自己的用户身份和密码进入系统，对密码进行分组管理,避开运用易破译的密科“对存储在网络上的重要数据进行有效加密.在网络中传播数据前对相关数据进行加密，接收到数据后再进行相

18、应的解密处理，并定期更新加密密码。5,病毒的防范和限制。防范病毒最为有效的措施是加强平安教化，健全并严格执行防范病毒管理制度，具体包括：软件、软盘及计算机系统的选购和更新要通过计尊机病毒检测后才可运用，专机专用。确定禁止在工作机上玩嬉戏，建立软楙管理制度，防止乱拷贝软盘：安装防病毒卡和反病毒软件：定期检测并清除计算机病毒，采纳网络防火墙技术.（三）会计电算化信息系统的人员职能限制通过计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求的完善的人员职能限制制度就是适当分工，明确规定每个岗位的职责，以防止对处理过程的不适当干预。会计电算化工作岗位包括基本工作岗位和电算化会计岗位，

19、前者有会计主管、出纳，后者有系统主管、软件操作、审核记帐、系统维护、审查和数据分析、档案管理、软件开发等。企业应将系统分析、程序设计、计算机操作、数据输入、文件程序管理等职务予以分别，系统操作人员、管理人员和维护人m这：种不相容职务相互分别，互不兼任，以削减利用计算机舞弊的可能性。(四)会计电算化信息系统的操作限制操作限制包括对经济业务发生限制、数据输入限制、数据通讯限制、数据处理限制、数据输出限制和数据储存限制等。1、业务发生限制既程序检杳。在经济业务发生时，通过计算机的限制程序，时业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和限制，如反映业芬发生的科目代码是否有效、操作口令是否精确、经济业务是

20、否超出合理的数员,价格等的变动范围等等.采纳相应的限制程序，以苑别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。2、数据输入限制由于计算机处理数据的实力很强，处理速度特别快，一旦出错，影响极大，因此，企业应当建立起一整套内部限制制度以便对输入的数据进行严格的限制，保证数据输入的精确性。搞好输入限制是削减差错的关健所在。有效的输入限制手段是加强对凭证限制。凭证限制应做到对凭证的审核、自制、输入、传递、保管五个环节全面限制。记帐必需先审后记，保证凭证的合法、其实、正确、完整；自制凭证必需经过会计主管签章才能有效，严禁操作员自制凭证或将未经审批的凭证输入，数据输入限制首先要求输入的数据应经过必耍的授

21、权，并经有关的内部限制部门检查，凡输入的凭证均应经过发核，复核的方法可采纳各种技术手段对输入数据的正确性进行校验，如总数限制校验、平衡校验、数据类型校验、重纪输入校脸等。发觉不符，系统自动警告操作m进行检查和修改；凭证的传递要严密签收手续，防止凭证的失落或出现非法数据，保证输入的完整性。3、数据通讯限制会计电算化信息系统应当采纳各种技术手段以保证数据在传输过程中的精碑、平安、牢靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应依次编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有确定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号

22、等等。4、数据处理限制指对计.算机会计系统进行数据处理的有效性和伸缩性进行的限制。计算机系统对数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、改错等内部运毓、存储等一系列动作的校验、推断及提高措施。处理限制的目的在于保证会计资料依照预定的程序进行处理，从而达到正确的会计处理结果。数据处理限制分为有效性限制和文件限制有效性限制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检隹、记录总数的检杳等。文件限制包括检隹文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。5、数据输出限制为保证合法、正豳地输出各种会计信息而进行的限制。这种限制关系到输出的会计信息是否精确、真实和牢死，干脆影

23、响到会计信息的运用。对于饰出的纸介质的会计资料应由专人进行核对，检查其完整性、正确性、检杳打印的帐薄和报表页号是否连续，有无缺漏或重叠现象。6、数据存储和检索限制为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被储存，便于谢用、更新和检索,企业对于输出的磁介J贞的会计资料应刚好贴上外部标签，在外部标签上写明文件名称、输出时间、并要妥当保管、存档或上报运用。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。计克机会计系统应具有必耍的自动记录实力，以便业务人m或审计人员查询或跟踪检杳。同时，应设置资料分发与保管的登记薄，具体记录输出资料的名称、编号、打印份数

24、、日期以及各种会计报告的运用人、发送份数、送达时间等,并需经手人签字，以防丢失、错发、漏发、重发。结束语I综上所述，随着电算化技术的渐渐成熟与完善，会计信息系统的内部限制体系聘发生深刻的变更。只有清晰地意识到这些变更，才能适应现代企业制度建设和经济全球化对会计核算的新要求。会计电算化系统的产生和发展，极大地提高了会计的工作效率，但是任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不行能完美无缺，应顺应会计电.算化的发展潮流，建立和完善企业的内部限制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及精确性，确保企业财产的平安，为企业经营决策供应完整的信息，创建更高的效益。参考文献:1砧义保。电脑会计.南京；南京高校出

25、版社，2000.2崔菲。论网络会计系统的内部限制。财务与会计导刊，2003(12).3钟宏。论电算化会计系统的内部限制。财务与会计导刊,2003(2).4景新，郭新平。计竟机在会计中的应用.北京：经济管理出版社，1998.5英明。IT环境F会计信息系统内部限制探讨J,中国会计电化,2002,军.谈加强会计电算化内部限制U1.南京经济学院学报，20027黄韶华.论会计电算化环境下的内部会计限制J.上海会计,2002(9)：41.致谢感谢各位老师，他们泮i革细致、一丝不苟的作风始终是我工作、学习中的榜样,他们谆谆教化的教化和不拘一格的思路给与我无尽的启迪。在论文即将完成之际，我的心情无法安静，从起先进入课题到论文顺当完成,有多少可敬的师长、同学、挚友给了我无言的帮助，在这里请接受我真诚的谢意!