Excel财务入门教程.docx

《Excel财务入门教程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel财务入门教程.docx（18页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。

1、Exce1.财务入门教程也许你已经在EXCeI中完成过上百张财务报表，也许你已利用Exce1.函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为EXCe1.也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是EXCe1.全都技巧的百分之一。本专题从Exce1.中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于EXCe1.的别样风情。一、让不同类型数据用不同金色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“烹色”显示，低于100O元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置“1 .翻开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所

2、在列，执行“格式一条件格式”命令.新开“条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000.单击“格式.按钮，翻开“单元格格式”对话框，将“字体”的颜色”设置为“红色”。2 .按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500,字体设置为“蓝色”：小于1000,字体设置为“棕色”）3 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总孰的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1 .在Sheet2

3、中，将企业名称按类别（如“工业企业”、商业企业”、“个体企业-等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2 .选中A列（“工业企业名称所在列）,在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B.C列分别命名为“商业企业“个体企业”3 .切换到SheetI中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数理一有效性命令,翻开“数据有效性对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项.在下面的“来源”方榷中,输入“工业企业*,“商业企业”,“个体企业”序列（各元素之间用荚文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如。列），再

4、翻开“数据有效性.对话框，选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式：=Indirect（CI）,确定退出。4 .选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下扯按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打R报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。三、速立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1 .在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定

5、义”对话楣。在“命令标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名框中输入一个名称（如“常用文档”）。2 .再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项）.将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等）.建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称O3 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工期表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接一翻开“选项，翻开“分配超链接”对话框。通过按“查找范困”右侧的下拉按钮，定位

6、到相应的工作簿（如“工费x1.s”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4 .以后需要翻开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档-菜单中，但并不影响“插入”菜单中超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“通入超链接按钮的功能。四、制作“专业符号.工具栏在端辑专业表格时，常常需要输入1.些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1 .执行“工具一宏录制新宏命令，觎开”录制新宏心对话框，输入宏名？如“fuhao1.?并将宏

7、保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止.按钮,完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”02 .翻开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话程，输入名称“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将命令”下面的“自定义按钮”项枪到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮33 .选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行合名。4 .右击某

8、个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项.翻开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1.等），确定退出。重更此步操作，将按钮与相应的宏优接起来。5 .关例“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器吧。1.翻开普要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉,选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中.逸“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。6 .执行“视图一视面管理器”命令，翻开“视面管理器对话框，单击“添加

9、”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。7 .将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。8 .以后需要打印某种表格时，新开“视面管理器，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按知，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、棒版一下.按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么力、？可采用自定义序列来排序.1.执行“格式一选项”命令,翻开“选项”对话根，进入“囱定义序列”标签中，在“输入序列下面的方框中输入梯

10、门排序的序列（如“机关，车队，一车间.二车间.三车问等），单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，翻开“棒序-时话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列,按两次“确定按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七.把数据彻底隐薇起来工作表局褂单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它魄藏起来了。1 .选中需要限藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格命令，翻开“单元格格式“对话据，在“数字”标签的分类”下面选中自定义选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；：；”（三个英文状态下的分号九2 .再切换到

11、“保护”标签下，选中其中的“隐藏选项，按“确定按钮退出。3 .执行“工具一保护一保护工作表”命令,翻开“保护工作表”财话框，设置好密码后,“确定返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Exce1.的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护标签下，请不要去除“锁定”前面复选框中的V1号,这样可以防止别人删除你隐蔽起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反熨切换输入法实在不方便，何不设置一下,让输入法智能化地调整呢？选中帝要输入中文的单元格区域.执行“数裾一有效性”金令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输入

12、法模式标签下，按“模式右侧的下折按钮，选中“搦开”选项后，确定”退出O以后中选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭.九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如6电脑报而烦恼呢？那就往下看吧。1 .执行“工具一自动更正命令，韵开“自动更正”对话桎。2 .在“替换.下面的方框中输入“pew”（也可以是其他字符.“pc-用小写,在“替换为下面的方框中输入“电脑报，再单击添加”和琬定按钮。3 .以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pew”字符？此时可以不考虑“pcw的大小写

13、？,然后确认一下就成了。十、在EXCe1.中自定义函数EXCe1.函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要O我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1 .执行“工具一宏一ViSUa1.BaSiC编辑器”菜单命令（或按“A1.t+FU快捷钺），褪开ViSUa1.Basic编辑窗口。2 .在窗口中，执行“播入模块”菜单命令，插入一个新的模块一一模块1。3 .在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）2EndFunction4 .关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上

14、面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景,是村在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式一工作表一背景”命令，翻开“工作表背景对话框，选中需要作为背景的图片后,按下“茹入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 .在按住Ctr1.键的同时，用鼠标在不帘要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）13 .按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。提示？衬

15、在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1 .在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在DI单元格中输入公式：=B1.AC1.fiD1.2 .再次选中D1.单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C.D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3 .选中E列，执行“复制”操作,然后选中F列，执行“编辑一选择性粘贴命令，翻开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值选项，按下“确定按钮，E列的内容（不是公式）即祓复制到F列中。4 .将B.C,D.E

16、列删除.完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须透行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。生成绩条常有朋友问“如何打印成矮条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出1.种用函数实现的简便方法。此处假定学生成飨保存在SheeI1.工作表的A1.至G64单元格区域中，其中第1行为标题，笫2行为学科名称。1.切换到ShCet2工作表中，选中A1.单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（）,3）=0,IF(OMoD?ROWo,3(=1,SheetI!AU,INDEX

17、(sheet1!SA：SG,INT(ROW()+4)/3)+O,CO1.UMN()2 .再次选中A1.单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1.至G1.单元格中；然后，再同时选中AI至G1.单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条根本成型，下面简单修饰一下。3 .调整好行高和列宽后，同叶选中A1.至G2单元格区域(第I位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右恻的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区城添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4 .同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式剧”

18、按钮,然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成缭条添加边框。按“打印按钮，即可将成绩条打印出来。十四、EXCe1.帮你选函数在用函数处理敕据时，常常不知道使用什么函数比较适宜。EXCeI的搜索函数功能可以帮你缩小范围,挑选出适宜的函数。执行“插入一函数”命令，翻开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”),然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表根中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(SheetD时,需要查看其

19、它工作表中(Sheet2、ShCet3)某个单元辂的内容，可以利用EXCe1.的“监视窗口功能来实现。执行“视图-工具栏一监视窗口”命令，翻开“监视窗口”，单击其中的“添加监视按钮，展开“添加监视点.对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后.再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“收视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要翻开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六.为单元格快速画边桎在EXCe1.2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Exce1.2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“

20、绘图边框”选项,或者执行“视图一工具栏一边框命令，展开“边糠”工具栏。单击工具栏最左恻的下拉按钮.选中一种边框样式，然后在将要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边程。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以去除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“鼓条颜色按钮，在随后弹出的调色扳中选中需要的颠色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七.控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，E

21、xce1.就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现这一功能,对EXCe1.来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希型“年份”都用一个四位数来表示.所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片有效性条件”的允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于，且长度”为4.同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为停止”，并在标题”和“错谡信息“栏中分别填入“输入文本非法！和“请输入四位数年份。字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Exce

22、1.就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值前方可继续录入。神奇吧?其实.在Exce1.的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比方“文本类型”啊，”序列大小”啊，“时间远近啊，如你有兴健，何不自作主张，自己设计一杓检测标准，让你的EXee1.展示出与众不同的光荣呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次翻开Exce1.,软件总是默认翻开多张工作表。由此就可看出EXCe1.除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联.当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入

23、同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢？苜先我们单击第一个工作表的标签名“Sheei1.然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名Sheet3（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住CtrI键送行点选）.此时，我们看到EXCe1.的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作沮的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同1.位置都显示出相应内容了。但是.仅仅同步输入是远远不够的。比方.我们重要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢？首先，我们将改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子

24、菜单中选择“至同组工作表。这时，Exce1.会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式e1.项，点“确定后，同缎中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在EXCe1.中.为表格处理和参裾运算提供最强大支持的不是公式，也不是数零库,而是函数。不要以为Exce1.中的函敕只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Exce1.都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在EXCe1.2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：JUPPER(源数据格)，将文本全部转换为大写：”=1.OWER(源数据格,将文本全部转换成小写；JPROPER(源数据格)

25、*.将文本箝换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1.单元格中输入小写的“exce1.,然后在目标单元格中输入=UPPER(AD，回车后得到的结果将会是“EXCE1.,同样，如果我们在R3单元格中输入“mr.wciwei,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)，那么我们得到的结果就将是MrZeiwei7二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝时是一种省叶又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比方员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，坎好使用”=R1.GHT(源数

26、据格，提取的字符数)函数，它表示“从A4单元格陵右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=1.EFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比方我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入=MIDM5,4,2)就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词箝换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较发杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后嫌，但大但凡以“1”、“2”

27、、3结尾的数字却分别是以“st、nd和rd”结尾的。而且，“11”、12”、“13这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此,实现起来似乎很发杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须端写一个公式，就可轻松转换了.不信，请看：=A2&IF(OR(VA1.1.E(RIGHT(A2.2)=(11,12.13),”th.IF(0R(VA1.UE(RIGMT(A2)三(1,2,3,),CHOOSE(RIGHT(A2),mstm.*nd*,rdr),wth“。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：如果数字是以11”、12、13结尾的，则加上“1.h后缀；如果第1原则无效，则检查鼠后一个数字.以

28、“1.结晶使用“si、以2结尾使用“nd、以3结尾使用rd”；如果第1.2原则都无效，那么就用th。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷11二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“平安填写法，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上之类的符号。箕实，在EXCe1.中也有类似的输入方法，那就是“REPT函数。它的根本格式是“=REPT(“特殊符号，填充位数).比方，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2ftREPT(M,16-1.EN(A2)即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用号填充至1

29、6位，就要改为“=REPT(.16-1.EN(A3)W：另外，如果我们想用“父号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(#,8-1.EN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-1.EN(A4)/2)；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的技头加上符号的话，那猊改为：“=(TEXT(A5.”SS.#0.00(fiREPT(#.16-1.EN(TEXT(A5.$#.#0.00)*,一定能满足你的要求。二十三、创立文本直方图除了重复输入之外，”REPV函数另一项行生应用就是可以直接在工作表中创立由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果

30、表现出长短不一的比较效果。比方我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列“作为直方图中“预算内”月份的显示区，将”G列.则作为宜方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用Wingdingsw字体的N字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式=IF(D30,REPT(n.ROUND(D3*100.0).),也拖动填充柄至G1.1.e我们看到，一个没有动用EXCe1.图表功能的纯文本直方图巳展现眼前.方便直观，简单明了。二十四、计算单元格中的总字数有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUT

31、E函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比方现在AI单元格中输入有“howmanywords?字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮助：“=IF(1.EN(AD=O,0,1.EN(TRIWAD)-1.EN(SUBSTITUTE(TRIM(A1.)JJ)+1)*该式的含义是先用SUBSTITUTE函数创立一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欲元的转换这是EXCe1.2002中的新工具。如果你在安装EXCe1.2002叶选择的是默认方式，那么

32、很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具选项，确定后EXCe1.2002就会自行安装了。完成后我们再次翻开“工具”菜单，单击“欧元转换”，1.个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与EXCe1.的其他函数也一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧黑成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击EXCe1.工具栏上的“欧元”按钮,这样所有转揍后的货币数值都是欧元的样式了经在EXCe1.中完

33、成过上百张财务报表，也许你巳利用EXCeI函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为EXCeI也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是EXCeI全部技巧的百分之一。本专题从EXCe1.中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于EXCe1.的别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示在工费表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示.大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于100O元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1 .翻升“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式令令，确开“条件格式.对话根。

34、单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000:单击格式”按钮,翻开“单元格格式”时话相，将“字体”的颜色”设置为“红色”。2 .按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大千等于1500,字体设置为“蓝色；小于1000,字体设置为“棕色”）3 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颇色显示出来了。二、速立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性.功能建了一个分类下拉列表填充项。1 .在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、商业企业”、个体企业等

35、）分别输入不同列中，建立一个企业名称数裾库。2 .选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键迸行确认。仿照上面的操作,将B、C列分别命名为“商业企业”、个体企业”3 .切换到SheetI中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据一有效性命令,翻开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，商业企业”，个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要陆入企业名称的列（如D列），再翻开“数资有效性.对话框，选中“序列”选项后,在来源”方框中输

36、入公式:=Indirect（CI）.确定退出。4 .选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如1）4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择帑要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐霰”选项，将该列隐藏起来即可。三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新戏一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便骸时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项,翻开“自定义”对话根。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将

37、“命令”下面的新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容按钮，在弹出菜单的“分名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。5 .再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超能接”选项）,将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等）,定立第一个工作茶文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。6 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快提菜单中，选“分配超箧接f翻开选项，翻开“分配超催接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定性到相应的工作簿（如“工资.x1.s”等）文件夹,并选中该工作簿文

38、档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。7 .以后霜要翻开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超便接”选项推到了“常用文档菜单中，但并不影响“插入”菜单中“栩链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入是钱接按钮的功能。四、制作“专业符号”工具栏在爆辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具一安一录制新宏”命令，靓开“录制新宏对话框，输入宏名？如“fuhao1.?并将宏保存在“个人宏工作簿中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具

39、栏上的“相对引用.按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。仿照上面的操作，1.1.录制好其它特殊符号的输入“宏”.2 .翻开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建.按钮，弹出“新建工具栏.话椎，输入名称一“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令标签中，选中“类别”下面的宏”，将命令”下面的自定义按钮项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮兀3 .选中其中一个“自定义按钮，仿照第2个科技的第1点对它们进行命名。4 .右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏

40、”对话框，选中相应的宏（如fuhao1.等），确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5 .关闭“自定义”时话框.以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常帑要打印其中不同的区域，用“视面管理器吧。1 .翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在殖后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。2 .执行“视图视面管理器命令，翻开“视面管理器.对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面对话框，输入一个名称（如“上报表）后，单击“确

41、定”按钮。3 .将陞藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器，途中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、挂版一下，按下工具栏上的“打印按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的梯门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，售么办？可采用自定义序列来排序。1 .执行“格式一选项”命令，翻开“选项.对话框，进入“自定义序列标签中，在“揄入序列下面的方根中输入部门排序的序列（如“机关，车队，一车间,二车间，三车间”等）.单击“添加”和“确

42、定”按钮退出。2 .选中“梯门”列中任意一个单元格，执行“数据T排序命令，翻开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话程，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定按钮返回，所有数据就按要求迸行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格命令，翻开“单元格格式时话框.在“数字”标签的分类”下面途中“自定义-选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入：”（三个英文状态下的分号）。3 .再切摸到“保护”标签下，选中其中的“陂藏”选项，按“确定”按钮退出。4 .执行“工具一保

43、护一保护工作表”命令，翻开“保护工作表”对话帷，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Exce1.的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下,请不要去除“锁定”前面复选框中的V”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数裾。八、让中、英文输入法智能化地出现在媒辑表格时,有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？选中将要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性命令，酬开“数据有效性”对话施，切换到“输入法模式标签下，按“模式*右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，“确定”退出。

44、以后中选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第】个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧.1.执行“工具一自动更正”命令,翱开“囱动更正”财话根。5 .在“替换”下面的方框中输入“pew”（也可以是其他字符，“pew”用小写），在“替换为下面的方框中输入F电脑报”，再单击添加”和确定”按钮.6 .以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pew”字符？此时可以不考虑“pc的大小写？，然后确认一下就成了。十、在EXCe1.中自定义函数Exce1.

45、函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算O下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:1 .执行“工具一宏一ViSUa1.BaSiC编辑器菜单命令（或按“A1.t+FU”快捷钺），葡开ViSUa1.BaSiC编辑窗口。2 .在窗口中，执行“卷入一模块”菜单会令，插入一个新的模块一一模块1。3 .在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV（a,b.h）V=h*（a+b）2EndFunction4 .关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法臼定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬

46、张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？1.执行“格式一工作表一背景”命令，翻开“工作表背景对话框，逸中需要作为背景的图片后，按下“插入按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 .在按住C1.r1.键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3 .按“格式”工具栏上的填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的.十二、用连字符来合并文本加果我们

47、想将多列的内容合并到一列中，不帘要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C.D列合并到一列中）。1 .在D列后面插入两个空列位、F列）,然后在DI单元格中输入公式：=BI&CI&D1。2 .再次选中D1.单元格，用“填充柄”将上述公式曳制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3 .选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑一选择性粘贴命令，翻开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不是公式）即祓复制到F列中。4 .将B、C、D、E列的除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。生成绩条常有朋友问“如何打印成缕条.这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里绐出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成矮保存在Sheet1.工作表的AI至G64单元辂区