Excel的使用技巧.docx

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1、Exce1.的50个使用技巧一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2 .选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、”个体企业”3 .切换到Sheet1.中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据一有效性命令，翻开“数据有效性对话框。在“设置”标签中，单击“允许”

2、右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源方框中，输入“工业企业”，商业企业”，个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如D列），再翻开“数据有效性对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=Indirect（cD,确定退出。4 .选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐

3、藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1 .在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。2 .再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3

4、 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接一翻开选项，翻开“分配超链接对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.x1.s”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4 .以后需要翻开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于

5、等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于100O元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1 .翻开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式”命令，翻开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，翻开“单元格格式”对话框，将“字体”的颜色”设置为“红色”。2 .按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500,字体设置为“蓝色”；小于1000,字体设置为“棕色”）。3 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工

6、资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编楫专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1 .执行“工具一宏一录制新宏命令，翻开“录制新宏”对话框，输入宏名？如wfhao?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2 .翻开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏

7、”对话框，输入名称一一“专业符号，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令标签中，选中“类别”下面的宏，将命令”下面的“自定义按钮”项拖到专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。3 .选中其中一个“自定义按钮，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4 .右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1.等），确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5 .关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作

8、表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1 .翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。2 .执行“视图一视面管理器”命令，翻开“视面管理器”对话框，单击“添加按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。3 .将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏

9、上的“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。1 .执行“格式一选项命令，翻开“选项”对话框，进入“自定义序列标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关，车队,一车间，二车间，三车间”等），单击“添加”和确定”按钮退出。2 .选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序命令，翻开“排序”对话框，单击“选项按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐

10、藏起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格命令,翻开“单元格格式对话框，在“数字”标签的分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”（三个英文状态下的分号）。3 .再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。4 .执行“工具-保护-保护工作表命令，翻开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Exce1.的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要去除“锁定”前面复选框中的V”号，这样可

11、以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性命令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式标签下，按“模式右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，确定”退出。以后中选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。1

12、 .执行“工具一自动更正”命令，翻开“自动更正对话框。2 .在“替换”下面的方框中输入“pew”(也可以是其他字符，“pew用小写)，在“替换为下面的方框中输入“电脑报，再单击添加”和“确定按钮。3 .以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pew字符？此时可以不考虑pew”的大小写？，然后确认一下就成了。十、在EXCe1.中自定义函数Exce1.函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1 .执行“工具一宏一Visua1.BaSiC编辑器菜单命令(或按“A1.t+F1.I快捷键)，翻开ViSUa1.BaS

13、iC编辑窗口。2 .在窗口中，执行“插入一模块菜单命令，插入一个新的模块一一模块U3 .在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作算中使用十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式f工作表f背景命令，翻开“工作表背景对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 .在按住Ctr1.键的同时，用鼠标在不需要衬图片的

14、单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3 .按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实,是图片被“白色”遮盖了）。提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1 .在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1.单元格中输入公式:=BiaciAD1.02 .再次选中D1.单元格，用“填充柄”将上述

15、公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3 .选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑T选择性粘贴命令，翻开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。4 .将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。十三、快速打印学生成绩条素有朋友问“如何打印成绩条这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里绐出一种

16、用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet1.工作表的A1.至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1 .切换到Sheet2工作表中，选中A1.单元格，输入公式：=IF(MOD(ROWO,3)=0,”,IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheet1.!A$2,INDEX(sheet1!$A：$G,INT(ROWO+4)/3)+1),CO1.UMN()o2 .再次选中A1.单元格，用“填充柄”将上述公式复制到BI至GI单元格中；然后，再同时选中A1.至G1.单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条根本成型，下面简单修饰一下。3

17、 .调整好行高和列宽后，同时选中A1.至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4 .同时选中A1.至C3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Exce1.帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较适宜。Exce1.的“搜索函数功能可以帮你缩小范围，挑选出适宜的函数。执行“插入一函数”命令，翻开“插入函数

18、”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如计数）,然后单击“转到按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表（SheetI）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格的内容，可以利用Exce1.的“监视窗口”功能来实现。执行“视图一工具栏一监视窗口”命令，翻开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后

19、，无论在哪个工作表中，只要翻开“监视窗口，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Exce1.2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Exce1.2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图一工具栏一边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以去除掉错误的

20、边框。如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Exce1.就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现这一功能，对EXCeI来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片有效性条件的允许”下拉

21、菜单中选择“文本长度”。然后在数据”下拉菜单中选择“等于，且长度”为4。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为停止”，并在标题”和错误信息”栏中分别填入“输入文本非法！”和”请输入四位数年份。字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Exce1.就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值前方可继续录入。神奇吧？其实，在Exce1.的“数据有效性判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比方”文本类型啊，“序列大小啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的EXCe1.展示出与众不同的

22、光荣呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次翻开Exce1.,软件总是默认翻开多张工作表。由此就可看出EXCeI除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1.,然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctr1.键进行点选）。此时，我们看到EXCeI的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作

23、了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比方，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表。这时，Exce1.会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在EXCe1.中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为EXCe1.中的函数只是针对数字，

24、其实只要是写进表格中的内容，Exce1.都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在Exce1.2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“二UPPER（源数据格），将文本全部转换为大写；=1.OWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写；“=PROPER（源数据格），将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的A1.单元格中输入小写的“exce1.”,然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1.）”,回车后得到的结果将会是“EXCE1.。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei,然后我们在目标单元格中输入JPROPE

25、R（3）,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比方员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用=RIGHT（源数据格，提取的字符数）函数，它表示“从4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“二1.EFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比方我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在

26、目标单元格中输入“二M1.D（A5.4.2）”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大但凡以“1、2、3结尾的数字却分别是以“st、nd和rd”结尾的。而且，“11”、12、13这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看:rt=A2feIF(OR(VA1.UE(RIGHT(A2,2)=

27、11,12,13),thw,IF(OR(VA1.UE(RIGHT(A2)=1,2,3,),CHOOSE(RIGHT(2),st,nd，rd),th)。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：如果数字是以11、12、13”结尾的，则加上“th”后缀；如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以1”结尾使用“st、以2结尾使用nd、以3结尾使用rd”；如果第1、2原则都无效，那么就用th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“平安填写法，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上之类的符号。其实，在EXC

28、e1.中也有类似的输入方法，那就是REPV函数。它的根本格式是JREPT(“特殊符号”，填充位数)。比方，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“y号填充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(，16-1.EN(A2)”即可；如果我们要将3单元格中的数字从左侧用号填充至16位，就要改为JREPT(#,16-1.EN(A3)&A3；另外，如果我们想用号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为JREPT(#,8-1.EN(A4)/2)&A4&REPT()8-1.EN(A4)/2)；如果你还嫌不够专业，要在5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：”=(TEXT(A5,$#,#0.00(&R

29、EPT(#,16-1.EN(TEXT(A5,$#,#0.00),一定能满足你的要求。二十三、创立文本直方图除了重复输入之外，REPV函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创立由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比方我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用Wingdings字体的N”字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(wn,ROUND(D3*100,

30、0),wm)”,也拖动填充柄至GI4。我们看到，一个没有动用EXCeI图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。二十四、计算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比方现在A1.单元格中输入有“howmanywords?字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮助：“=IF(1.EN(A1.)=0,0,1.EN(TRIM(AD)-1.EN(S1.BSTITITE(TRIM(A1.),JJ)+1)”该式的含义是先用“SUBSTITUTE”

31、函数创立一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是EXCeI2002中的新工具。如果你在安装EXCe1.2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定后EXCeI2002就会自行安装了。完成后我们再次翻开“工具”菜单，单击“欧元转换，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与EXCe1.的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠

32、标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击EXCe1.工具栏上的“欧元按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。二十六、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Exce1.表格和Word中的表格最大的不同就是EXCe1.是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。比方在所示的表格中，从A1.到的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们

33、则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下：将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入”之函数”选项。在如图18弹出的窗口中，选择“V1.OOKUP函数，点确定”。在随即弹出的函数参数窗口中我们设置“1.ookuPNa1.Ue（指需要在数据表首列中搜索的值）为“C8”（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）；“Tab1.e_aEiy（指数据搜索的范围）为“A2：B6”（即在所有学生的“语文”成绩中搜索）：“Co1.vindexjunT（指要搜索的数值在表格

34、中的序列号）为“2（即数值在第2列）；MRange_1.ookupw（指是否需要精确匹配）为FA1.SE（说明不是。如果是，就为TURE）。设定完毕按“确定”。此时回到表格，单击C9单元格，我们看到“fx”区域中显示的命令行为=V1.OOKUp（C8,A2：B6,2,FA1.SE）。复制该命令行，在C10、C1.1.、CI2、C13单元格中分别输入:JV1.OOKUP（C8,A2：C6,3,FA1.SE）；m=V1.OOKUp（C8,A2：D6,4,FA1.SE）*；rt=V1.OOKUP（C8,A2：E6,5,FA1.SE）；m=V1.OOKIP（C8,A2:F6,6,FA1.SE）”（其参

35、数意义同C9中一样，不再赘述）。接下来，我们就来检验“V1.OOKUP”函数的成效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比方“赵耀，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。二十七、EXCe1.工作表大纲的建立和Word的大纲视图一样，Exce1.这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗？当然，如果

36、你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+按钮即可。二十八、插入“图示”尽管有14大类50多种“图表样式给Exce1.撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本EXCe1.2002中参加了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤的效果。比方要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。随心所欲地设置”图示样式库

37、”甚至还可以多添加几个圆环。二十九、熟悉EXCeI的“从文本到语音”这是EXCe1.2002中的一个抢眼的新功能。它就是让OffiCe软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的OffiCe不管从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。按照OffiCe的默认安装，你可能还不能在Exce1.的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Exce1.的工具”菜单中看到“语音”工程了。如图21所示，翻开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击”从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句

38、地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Exce1.的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。还有一点需要说明的是，如果你想调整Exce1.2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可三十、EXCeI中“摄影”功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是一一“抓屏”！而且还不是像PrintScreen按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪。要找到这个功能还不太容易，我们点击EXCe1工具”菜单的“自定义”选项。在“命

39、令”卡片的类别中点工具，再在命令栏中找到“摄影按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一局部“照相，只须先选择它们（图23）,然后按下“摄影”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“摄影按钮，这样刚刚被“拍摄”的照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然，Exce1.是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片！你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看刷新一下“照片，结果”照片中的数据竟然也被同步更

40、新了！三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用也许我们会奇怪，为什么每次翻开Exce1.,软件总是翻开了一个由3张空白表格组成的文件组呢？如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算工程的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。比方我们首先制作“Sheet方为“一班学生成绩表，Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到Sheet3”,想进行一班”和二班”各科成绩的比较以及“年级平均分的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在EXCe1.弹出的函数对话框中，

41、利用数据列表右侧的按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“X班学生成绩表！XX单元格”的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在aSheet3w的目标位置都会适时进行重新计算。三十二、“驯服Exce1.2002的剪贴板窗口EXCeI2002极大地改良了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个工程（而EXCe1.2000只能容纳12个）。而且，这个剪贴板可以在任何OffiCe应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或”剪切命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的

42、文档显示空间，让人讨厌。好在，驯服”剪贴板的方法非常简单。笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，去除“自动显示OffiCe剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须去除掉“在任务栏上显示OffiCe剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态两个复选框上的选择。只保存“收集而不显示OffiCe剪贴板”复选框前面的钩即可。当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。比方我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之自定义”选项，点击弹出对话框下部的“键盘”按钮，在弹出

43、对话框的“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表中选取aEditOfficeC1.ipboardw;将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下A1.t+Shift+C（或者你喜欢的其他组合），“关闭”对话框。现在，我们只要一按下A1.t+Shift+C,Exce1.2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。提示：此秘技也适用于Word2002、PowerPint2002o三十三、利用公式审核工具查看数据出处EXCeI2002有一秘密武器一一“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。让我们单击“工具”菜单的公式审核”选项，并点击

44、“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎一招中的例子，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数=V1.OOKUp(C8,A2：C6,3.FA1.SE)”得出的。因此，数据来源有3个：C8、A2和C6。所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格按钮后，EXCe1.立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据按钮来让EXCe1.自动帮我们检查组漏。三十四、巧用EXCeI2002的“智能鼠标我们知遒，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配

45、，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢？点击EXCe1.2002“工具”菜单中的选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“确定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctr1.键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Exce1.的“分级显示，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。三十五、Exce1

46、.2002“监视窗口的应用如果你创立了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作知的数据时，Exce1.中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时，监视窗口”的列表中就出现了被EXCeI监视的单元格及其公式了。以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作簿都翻开时，才能在“监视窗口”的列表中显示

47、出来。三十六、常用函数一键完成微软EXCeI电子表格提供了上百种函数命令，可是对于大多数普通人来说经常用到的只是其中一些常用的函数，比方算术求和（SUM函数）、求最大值（MAX函数）、求最小值（M1.N函数）、求平均值（AvERAGE函数）等，而且很多时候都是临时计算一下，并不需要在专门的单元格内设置这些函数来保存结果。其实，Exce1.提供了一个非常实用的功能，可以方便地实现简单函数的运算，只是它被大多数人忽略了，让我们来找找看。具体操作非常简单，首先确保EXCeI视图菜单的状态栏被勾选，在选定需要进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下Exce1.状态栏右侧的“数字区域会弹出一个小菜单（如以下图），里面的“求和（三）.最小值（I）、最大值（M）,计数（C）,平均值（八）就分别对应Exce1.的S1.M函数、M1.N函数、MAX函数、C（XNT函数和AVERAGE函数，要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、“数字”区域的左边就会显示出运算结果。三十七、Exce1.中双