XX协同办公(OA)系统上线规范制度(含推广方案)_v10.docx

《XX协同办公(OA)系统上线规范制度(含推广方案)_v10.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《XX协同办公(OA)系统上线规范制度(含推广方案)_v10.docx（27页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。

1、XXX协同办公(OA)系统上线标准制度XXX集团企业开展中心信息化部修改历史记录:序号日期Mi*交更说明修改人注葬1.2.3.4.5.&7.8.9.10.目录第一篇，QA系航触1()Xn对于OA系统的需求及建设目标1(一)泛微平台简述1(=)泛虺术平台优势2第二管，QA系线建设规划1(一)系统建设原则1(一)系统实施3(三)基础应用4(四)深化应用4(五)集成应用IS三MOA系铳功能清单错误!未定义书签.一、标准主模块功能清单！B误!未定义书签.工作流程管理模块功能清单错误!未定义书签.Q知识*理银块功能清单错误!未定义书签.(=)值息门户模块功能清单错误!未定义书签.二、扩展主模块功能清单I

2、a误!未定义书签.IBIR人事管理模块功能清单错误!未定义书签.(一)名户建根块功能清单锢误!未定义书签.三、助模块功能清单错误!未定义书签.(一)日程*理模块功能清单错误!未定义书签.Q窗作沟通管理模块功传清单错误!未定义书签.(三)会理膜块功能清单错误!未定义书签.(SS)车管理模块功能清单错误!未定义书签.第四篇，QA系跳建设体系及工作要求4第五#:QA系统试运行工作及要求5第六管，QA系烧正式上线工作及要求6第4:QA系病行指标6第AM，(M系统使用标准6一、引育7二整防准要求7(T知识文档管理模块使用标准7Q工作XSM标准10(三)值总门户模块使用标准11(B)但飘入管理模块使用标准

3、Ii(三)客户管理稹块使用标灌H供)日程管理模块使用标准12(-t)的助沟通管理好施标准12（八）会议管理模块使用标准12（八）车管理模块使用标灌13四、对于如何皓患系线的建议13第J1.OA系统管理规定13一、目的13二、QA系统登陆地址13.、13四、定14策用户录入系统Ii15“我的覆程”相关使用15“我的知识.相关使用镇定15我的人相关饵镇定16“我的会议使用痍定16第十管：Xn集团知IR地图使用及管理方法17一、企业知识地图的WE森17二、企迹识地图的作用17三、企业知火地图的功能17四、XXX企业知识地图18(一)企业如识地BB的创立18(二)企业知双地图的使用19(三)企业知限地

4、图的管理方法ii第十一篇IXn集团知识讨论Ifi20一、 引言20二、 Xn集团知根讨论组的坦建20三、 XXX集团知识讨论组讨论方式方法20四、 Xn集团知识讨论姐管理方法21第十二*：Xn协河办公(M)系段奖绘e行制度21第一节总JII21第二节奴21第三节恁视2223第四节申诉第一篇，OA系统概述(一)XXX对于OA系镰的需求及建设目标XXX集团于2010年7月启动信息化建设议甥，企业开展中心于2010年底按照集团的信别化系统建设规划指示.启动了集团OA系统的需求调查及招投标工作.并于2011年2月底与泛微合作展开系统实施工作.系统实现目标为XXX集团两级用户和应用系统的协同，提高办公效

5、率：按照“全集团一套系统、一个平台、多雄度应用、多徼门户的总体建设刖路，构建一个基于互联村的、电子一体化的、JSifiXXX集团信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足XXX架团跨时间、跨区域、跨部门的集团化协同办公要求；根据不同的业务,建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图,将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，促进信里的有效利用和科技创新。系统提供对各个业务环节迸行整合的方案，建设一个可以面向整个业分过程来进行管理的协作平台.从应用的层面者,OA系统平价以部门之间、册部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动.并完成相关数据库的更

6、新.对于系统本身.任何一个模块都可以存作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块林困绕本平台工作，共同完本钱平台所要求的相关应用.从管理的层面上看，OA系统平台的设计应基于资源办同，实现“以点带面”和“例同运作,，任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来.并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源,从而使业务过程到达高效、协作的目的，用户只需在统一的平台和界面中便可获掰所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换，XXXoA系统的建设使用，专注于办公事务处理，希敢子工作流流程审批，具体怖助XXX解决如卜问题：1 .梳理集团办公流程，标准优化流程,进而固化流程

7、，提高日常工作效率。2 .日常文件、丧格、通据等的审批从线下纸质流转转换为线上电子文档流转，实现很出外公无纸化，提高资料流转的准确性，并更好的将原始数据进行统一存储、管理。OA系统信息沟通还可跨越不同机构、不同地域,实现畅通的信息往来，提裔流程审批速度。3 .集团、部门等规章制度、工作知识归集，实现集团知识共享和标准管理。通过确认和有效利用已有的和获取的知识，并通过时各种知识的连续性管理，提高企业的创新能力和创造价优能力，以满足企业持续开展的需要。4 .I程、方案、资源调度等快速安排协调，实现高效率团队协作.5 .综合的数据统计及分析,挖掘佶息的价值.为决策层提供有价值的数据.(二)泛微平台简

8、述泛微的e-c。Iogy产品是一个整体的平台,遵循J2EE标准,系统运行稔定,支持大集团.大用户b并可实现复朵的组织架构企业的应用，在平台上提取了企业七大根本管埋要素,通过协同矩阵模型和齿轮联动模型完全实现了真正意义上的协同.完全表达为如下三方面的根本设计思想：信息网状思想：将各种分校的、不规则存在的信息整合成一张“信息网”:业务关联思想：时各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理：随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和称作，泛激产品功能方面非常强大，七大主缴块之间相互协同，完全信息关联，高度协作。实用离效的知识解决方案，为企业从零开始构架

9、一个完整的知识管理,其中“知识权限体系和知识地图的应用更为企业带来知识管理侪米使捷与活力。强大的工作流引擎系统华联所有系统模块，将数据进行传输。完全自定义企业的各类流程，从字段最小元素开始就可以自定义,个性化的表单定义随心所遇.流程支持多路由,子流程、流程自启动等强大功能,并能对每个流程支持自定义报表.泛微的产品完全基于WEB开发，客户端可以维护效劳然.完全支持大集团化大用户爵的集中管理，并可以实现集明分权管理、解决你分散的维护本核和数据平安问题.并能大贵的节约你的效劳零块件投入本钱.(三)泛微技术平台优势泛微采用的是JaYa技术,遵循J2EE标准J2EE为应用JaYa技术开发效劳涔流应用提供

10、一个平台独立的、可移的的、多用户的、平安的和基于标准的企业级平台，从而简化企业应用的开发、管理和部使用J2EE技术开发的企业级应用可以部署各种J2EE应用效劳涔上,优戊主要表现如下：1 .而可用性和可移植性：跨平台、数据库应用，便于管理，节省投资:可在windows.1.inuXxSo1.aris、AIX等操作平台上应用：数据库平台支持SQ1.scrverZOracie等关系鞭数据库多种cb效劳器和应用效劳器选择.2 .可犷展性：统一部各企业IT系统，高效，快梃：实数管理系统采用J2EE标准开发或者瓶律JAYA技术应用；3 .平安可辨性4 .而性能：该件配置的可适应性强：5 .分布式部署应用：

11、可以实现系统的集群和分布式的应用,对大型应用有较大的优势.6 .技术成熟：技术开源,管理应用成熟度较高.对于大型集团企业来说,选择一个战略性的平价来实现数加的无缝集成,加速企业应用的部署.从J2国优势和特点来看，J2EE是企业的苜选.第二篇：OA系统建设规划OA系统隹设整体规划图集团企业信息化规划总体应用架构PC正浏!器Porta1.faa)P(*ff1.11P.公司门户.员工门户、911p.异构系统淑冬晨现)筑一身份Uif.fA三SPDA.PifiMobi1.e客户SS8程甘W洪W9计到任务eMu公文W(一)系及建设原则1 .设计原则根据对XXX集团办公自动化系统工程的需求分析，在设计整个系

12、统之前，站合泛澈公司的电子信息产业企业信息化经验,对于系统的设计原则,我们归纳总结为平安性、成熟性、标准化、易用性开放性.可推护性与1性能、先进性等八大类型要求，并以此作为本系统设计原则.2 .平安性原则平安保密是企业伯息化建设的关键.办公自动化系统涉及到XXX集团加要或机密信息，因此平安性需要放在首位进行考虑.系统要有完善、篇密的平安体系和信息平安支推平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用，来用多层次的平安保障播施.本次工程从分析到设计,平安性的原则贯穿始终，系统的平安性主要应该考虑：系统具备严格的等级访问及授权机制：对于认定的关键及触感数据，只布羟过授权的合法用户才能使用访问及修改，井具有

13、完备的门忐及审核功能。系统应该有一套完整的平安机制，保证系统能鲂抵抗内部和外部的黑客性质的攻击.完整的身份认证与授权，时关耀用户、领存的身份确认进行数字拄名，并支持时械监数据的加密传输.确保数据的平安性.系统中存在大量的数据,要确保用户不能场直接存取关犍数据.而只能通过相关的功能模块对数据进行操作,建立完备的数据备份与灾难恢熨机制及策珞.在泛微公司提供的办公自动化系统解决方案中，提供了标准的CA认证接口，在以往的多个工程中成功的实现了与多个第三方CA提供商的集成，办公自动化系统将提供有效的、严恪的分级管理模式，把系统管理员和各级单位的应用管理员的权限分开，按照各自的职贡范用划定管理权限，除了系

14、统管理员以外，分别设置网站管理员、公文管理员、档案管理员以及其它功能模块的专门管理人员，在保证各施其责的基础上，保证数据的平安性。3 .成熟性原则作为一套庞大而发杂的应用系统开发工程，如何降低工程开发实施风险，防止出现工程失败是在工程分析阶段所必须关注的更要环节.而办公自动化系统产品、系统平价和使用技术是否成熟.往往会直接影响到工程的结果.实践证明，过分诬调采用先进的平台和技术.是系统不桧定的由耍因素.因此，应该选用羟过市场考验和用户实际应用验证，在系统稳定性、运行效率和可维护性上都到达了国际先进水平的成熟操作系统平台和应用系统平台,本次工程采用的技术路线、操作系统平台、数据库系统、应用效劳器

15、等都遵循了这一原则.4 .标准化原则在系统平台、技术等选型时,应符合国际标准、工业标准、行业标准,特别是国家、行业发布的标准和标准.使系统的通信环境、状件环境相互间依梭减至最小，使其各自发挥自身优势.另一方面也要强词各种系统之间的通信和信息交按，以信息资源共享为有效的根本出发点。5 .易用性原则企业信息化是为了帚助企业提高管理水平，因此在办公自动化系统的操作上，需要尽量的宜观，简沽，操作步骤不能太发杂，广阔用户可以通过主流的In1.Cme1.浏览潺访问办公自动化系统，操作与上网类似.在本解决方案中，根据泛俄公司多年的经验，我们将吸取以往用户所提出的意见，乘承”把兔条的事情简单化、简唯的事情标准

16、化”的设计原则，从用户的实际工作出发设计整个系统,办公自动化系统要彻底改变传统软件单调、繁顼的计算机操作方式，功能要消晰、简沽、友好、易用和致，注季整体风格布局，精心设计界面中诸如按钮位置、数据表现方式等细节.使操作齐能够方便地操作和比较容易地理解界面所表达的信恩和内容，便于用户快速掌握系统的使用.各功能模块本身要最大限度地简化操作，用户应无需长时间的训练和磨合，在相当短的周期内就可以熟悉操作，迅速为广阔工作人员接受和乐于使用。同时，系统将改变以往办公自动化系统单一按照功能进行加织的设”模式，采取事务联动”的设计模式.把一个事务中的多个任务有机的组织在一起,用统一的界面反应给用户.以符合用户的

17、日常事务处理习惯.6 .开放性原则系统开放程度直接影响到系统的生命周期.系统真正符合三层浏览器/效劳器（B/S）体系结构,随着应用水平的提高、规模的扩大和衢求的增和，无须时系统的体系结何做较大的改变就可以时系统的功能实现扩展。为保证系统稳定性，我们将果用优秀的框架结构设计本系统，以泛微公司的成然的的管理平台作为主框架，基于“平台+应用”的架构，采用“构件模式”来安装各种办公自动化系统功能模块，所有模块的用户都由应用支撑平台来管理.个别模块的添加删除不影响其它模块的运行.这与电脑的“主板一功能卡原理类似.7 .可维护性原则对于XXX集团综合办公自动化系统这样一个涉及范围广、用户数限大的系统，对其

18、可维妒性具有很高要求。因此，系统在设计时就充分考出到了系统的部署与配黄、业务管理、性健管理等多方面的要求，提供灵活易用的流程设计、配置管理、实时监控和详细的日志、审计功能。对于管理和维护人员具有可管理和易于维护的特点,能修实现各部门、各厂的分级管理,力求以最少的人力资源和技术要求.就能蜂很好零代码地维护和管理，井能正常运行.8 .诙效性原则办公自动化系统建设的根本意义是提1.J2作效率，因此系统自身的性能与效率必须非常高与稳定.泛微公司应用支撑平台系统的强大道应能力和简便实现能力使高效性得以表达。首先，泛微公司应用支掠平台系统利用了强大的工作流引军。臼。W机制.并符其处理放在平安可就的效劳零上

19、,系统可以充分利用效劳涔的先进特性使褥系统能够高效运作：第二，泛微公司应用支找平台系统利用了先进可旅的三层次开发模式，所有的信息都由中间层来处理，而且佶息的处埋也都在效劳器上：第三，系统具有强大的自定义功能,包括多个自定义的工具和功能，这使得系统的使用、实施和推广具有高效性。9 .9进性原则当前的信息技术日新月异，如果只着眼于当前希求而无视系统技术和体系的前瞧性，系统将不能满足XXX集团日益增长的雷求，导致系统的生命周期缩i,从而增加XXX集团在信息化瓢设上的投资。本方案采用业界公讯先进的和标准的软件技术，符合信息技术开展的趋势.保证系统在可预见的阶段内有相当强大的生命力，我们将在以下两个方面

20、满足先进性要求；技术先进性技术先进性是保证整个系统生命周期的曳要环节.在本方案中，我们将使用诸如J2EE、XM1.等比较成熟而又有开展前途的先迸技术，保证察於系统在一段时间内的整体技术领先。结构先进性结构先进性是保证系统生命周期的基础.根据我们以往的工程经验，一般一套庞大的系统不可能在短时间内就能开发完善，它往往必须经过一段-使用一修改”的循环过程才能够比较好的满足用户的制要，这个循环过程就需要灵活、利于扩展的系统结肉与科学合理的数据结构，结构不合理IE是导致出现所谓信息孤岛现象的关圾.为了防止这种现&的产生.我的在设计这套系统时,相充分理解需求,并在此基础上对需求进行整合分析，再利用先进的数

21、据建模的方法对系统进行标准设计,保证整个系统的有机完整.（二）系姚实*1 .实施范明；目前规划的实施对象包括集团总部、安徽XXX、江阴XXX.2 .实施目的：OA系统实施目标是使XXX集团在统一的信恩平台协同办公，通过OA系统的实施.期里实现XXX集团分子公司与集团总部，集团总部各中心内部及相互间不受地域及时间限制高效协同办公.3 .实施规划：调研梳理流程-制定方案-实施-关键用户培训-测试-全体用户培训-试运行-E式上线-系统维护漉程分期上线D第一期OA试运行阶段,25条上线流程选自各中心,目的是让员工使用粘态系统,收集问即及建议，从而更好地建设维护系统.2）笫二期，OA正式上线，将椅理细分

22、的流程贯穿起来以打通将个工作流的方式上线，使一个整体的工作全部在OA上表达.以工作流的方式上线乂按照各中心分阶段实施.3）笫二期，OA系统女制，将成功的实施方案移植到子公司，从而实现整个集团在统一信息平台协同办公.（三）基础应用保障OA快速上线,组织建立新的工作习惯和模式.实现OA系统重点陶用流程审批.将部门的细节要求优先级推后,将业务方面的要求优先级也挂后，保阳最大范围的最小应用.保障流程的侬畅执行，公文信息的及时流转，让所有员工感受到电脑协同方式相较于传统协同方式的优势，让员工认同OA系统，（四）深化应用按照各部门的管理规定、理念及侧重点进行深化的推广应用。通过OA把部门管理的难点、重点通

23、过深度实施解决,明确货任岗位进行检查和推进.成熟的流程应用转化为固定的模板.甚至上升为管理制度.同时沉淀积累企业知识（如业务处理羟能，系统工具使用技巧捷径，创新理念等），分享并传承.（五）集成应用XXX（）系统是信恩化系统规划建设的第一个系统.信息化系统的规划建设是以支持效劳XXX集团开展为目标，与XXX集团开展战略目标同步。目前XXX的PIN、EP系统也在规划中,之后还会有CRN、SCM等系统规划隹设，这必然要求以后各应用系统之间相互集成，实现信息化系统的最优应用和管理，第三篇，OA系统建设体系及工作要求XXXOA系统建设按集团烷划五大中心、标准化室、安皴XXX.江阴XXX,北京办事处、河南

24、办事处各立门户,系统还设置了个人门户，用户基于工作需求及个人习惯可进行个性化设式.OA系统建设，首先是硬件平台即效劳器的搭建，然后是安装OA系统至数据库，接下来实施系统功能，主要是搭瓢各部门流程以及知识目录，最后是用户的应用及反应.对于流程的搭建,需要各部门关键用户的配合，板理流程，完善流程节点及细节信息的控制，并对流程进行各种测试，对问题进行反应,信息化都要聪于用户反应信息诳行流程设置的更改，优化及维护.对于知巩目录的维护,首先是需要各部门配合去上传枳职企业知识.然后根据已有的知识构建知识地图.各部门需要彳!主要负击人，去及时上传知识，更新并维护知识.OA系统它是一个工具，集个用户都有施于权

25、限的使用范困及配置的功能清单，OA系统的建设运行就是使每个用户楞作起来，共同完成某个工作流程，并且有序地管理相关信息。第四篇：OA系统试运行工作及要求1,截至5月1511,确保初期上线25条工作流程ICi畅运行，正确率100%.2 .各部门关键用户组织部门成员上传相关知识文档至对应知识目录.要求6月1H正式上线时,已有的知识文档上传率为o.3 .试运行阶段原仃线下纸质审批波程与线上审批流程并行.具体认可参考各部门原则规定.4 .要求各部门积极使用系统办公，及时对遇到的问题进行反应，信息化部在何施反应后24小时内应解决问题.如不能懈决问鹿，需向问题反应者及信息化部经理解修原因。5 .除了25条己

26、运行流程，接下来信息化部以打通工作流的方式附续上规营销中心、生产中心流程，流程总数运行到达50条，6 .时于业务相关流程无法在OA上实现的，或者35要大力二次开发才能实现的，考虑先不上OA,曲至ERP系统处理，OA上面仅做过程管控，7 .要求领导及员工于6月1日正式上线前100%参与用户培训.8 .要求员工按照培训练习指导进行系统操作练习.6月1日上线前完成率100%.9 .要求各用户在6月1口正式上线前维护个人联系信息，完成率为10010 .需要使刖外网办公（如企业领导及销售人员）H,请于6月1日正式上线前与信息化部沟通测试个人电脑使用设置.第五篇：OA系统正式上线工作及要求1 .对于已I.

27、线的流程,要求使用率为10债,全体员工必须应用系统进行办公.线下纸质审批不可归档.2 .新建流程时须认出考虑，不得随懑报锚及收回流程。3 .流程命名及知识文档命名须标准，具体参考集团及各郃n规定,4 .如有出差不能远程办公者,流程中批必须设置代理.5 .信息化部收集所有系统相关问鹿，并于问题反应后24小时内解答，如不能及时斛答，需向信息化部经理及问题反应者解科原因。6,要求各部门关键用户配合完成剩余流程上线运行工作，包括流程搭建、测试及反应。7 .要求每个部门设立OA系统负责人，建议由关德用户担任,关键用户的同部业务工作建议转移至部门其他员工分担.第六篇：OA系统运行指标通过实施初期对柒团各中

28、心各部门调研，马实施小俎的各关键用户交流讨论，一共梳理了154条流程，其中经过再讨论和流程优化，29条流程合并至己有相关流程，则及后梳理的流程总数为125条.XXX维团OA系统按实施方案于20H年5月4日如期进入试运行阶段.通过实施小组讨论决定.试运行阶段选择25条流程上线,25条流程选自5大中心的简单常用流程，目的是通过试运行，到达网动用户积极性，使大多数用户能实际操作应用系统，去感受新的工作方式，发现何题并及时解决问鹿.OA系统着重于工作流程的审批.XXX集团的目标是以后在OA系统上实现的所有流程都通过OA系统进行信息的流传及审批,可以明确员工击任，追溯历史记录.试运行上线的25条流程是分

29、散的来自各中心，占梳理流程总数2双，这些流程只能解决部门的局部审批工作，接下来在6月I号正式上跷前，方案按照工作流来逐个检理流程，阶段性上级,到达整个工作流工作审批全程贯穿，使员工能用OR系统完成日常所有审批工作。XXX集团m系统配置如下表.目前的配置足监满足500100O个用户同时啾惆使用系统：应用效如B硬件配置内存：4GCPU：主频2.13.2个4核硬盘I4x30OG操作系统1.inux:RHE1.6_x86_64.通过防火墙接入Internet.数据率效劳Q硬件配置内存：4GCPU：主赖2.13,2个4核现盘；4x3OOG操作系统1.inux:RHE1.5.4_x86_64数据库Orac

30、1.e1.Og第七篇：OA系统使用标准一、引言XXX协同办公系统是XXX各部门内部及部门间协同工作的平台，系统本身只是种工具，对于工具毋个用户可以有不同的使用习惯或使用方法，但如果XXX所有用户都按照自己的习惯来使用系统，那么系统一定会变得混乱,导致系统并不能给用户带来工作上的方便,反而会使所有的数据混乱,数据之间无法关联.XXX协同办公系统最大的特色就是把XXX内部各种数据(不同部门、不同人员等产生的数掘)按照一定方式组织起来，为用户的I常工作提供一个行之有效的t同工作平台，让徒个用户在适宜的时候得到适宜的数据。但如果在平常系统的使用过程中，没有相应的标准准则作为约束,必将使系统的效能大人降

31、低.(XXX协同办公系统使用标准/制定的主要目的就是协助大家按照最正确的方式来协IHJ工作，保证用户，出.在系统上高效地协同运行。使用标准的制定遵守也会使于系统的管理继护，从而为各用户提供准确方便的共享资源。布里各位用户在使用XXX协同办公系统前能认真仔细地阅读本XXX怫同办公系统使用标准,为整个XXX集团的良好运作提供标准有序的数据.二、整体标准要求XXX协同办公系统作为集团所有员工的日常工作的平台，要求各部门所有员工经常使用使得相关信息能够及时、准确的在系统上表达反映，从而表达上-套协同办公系统的目的及意义。在本使用标准的挨写过程中,遵循/如下原则：1 .以科学的、全面的、长远的眼光来标准

32、建设协同办公系统运行制度.2 .结合XXX集团的实际情况，考虑制度的可行性和连续性，三、系统使用标准(一)知识文档管理模块使用标准在协同办公系统上建立完备和标准的知识管理体系，到达“知识枳米”、知识共享”、知识促进企业和个人开屣”三步目标，1.每位员工及时共享文档,即在生成篇文档的时候就放入系统：2,对上传到协同办公系统中的内容，短位员工有贵仔保证知识内容的准确性和严中性,3 .公司相关管理郃门配合及时整理公司内部的各种知识，并形成各种知识地图方便知识的共享。4 .上传文件的规则：1)一名规则:价位员工创立的文档都要标明文档主题，文档主题是时文档内容的简单描述。通过文档主鹿其他员工可以大概r解

33、此篇文档要说明的内容.明确的主跑也将方便各位员工在大量的知识文档障中以主跑准确搜索到所期里的文档”2）保存在适合的目录下:协同办公系统制定知识归档有序化结构化，要实现知识标准有序地存储在文档目录中，要求每位员工在上传文档的时候必须要按照指定的文档目录存放。文档负责人将会时全体员工上传文档进行监野维护.文档发布的标准1）发布在首页上的文档必须输入摘要.2）文档格式为PPT、DOC、TXTxJPG,GIF、PDF的Ii1.接发布内容，其它格式则以附件形式上传.3）对于互接发布内容的文档，根据需要箱入关键词、摘要，对于以附件形式发布的文档,则必须输入关键词、摘要.4）文档的命名规则参考XXX集团文档

34、命名规则.附参考：文档命名规则：如果销售现在上使一份为惠普公司写的个销售方案，它的标鹿应该是；普售理系统方案书_v1.O即客户名彝七档主襄描述内容文档类型Jft本拄制时于日常性的文档命名规则参考如下：文档内容命名短期样例I帆文档对林工程名称一工程阶段一文档名称一版本号知识管理工程一系统实施一上线方案一v1.O工作类义文档名称一版木号X某工作N04坪报告、方W部门或者姓名.丈档名称年度都/姓名一年度工作方案一2007J推（报告、方案部门或者姓名_文档名称1I-IJ部/姓名一月工作方案.200701.部/姓名一月工作预告表一200704作方案、MIX弟报告等档必部门或者姓名一文档名称具体的时间范附

35、部/姓名一周工作方案.20070404-08XX部/姓名周工作小结一20070,IO1.-O8部/姓名一周工作小结方案_2007（M（M-O8翟议纪要注会议免要会议名称_时间会议纪要.中心2004年度工作总结会议.20070418枷J文档Jfi部门_文档名称版本号XXX部一知识管理制度_v1.0集式文件（发文字号+公文标题年国税发F2004217号转发国家税务总局关于印发全国税务机关公文处理实施方法的通知考虑到以后会有修改可能性.捽制资源同步共享兀同时,上传附件也必须对附件标卷注明版本（注意两者的版本必须一致.6）发布新版本文档：就和同主SS发布不同版本的文档，版本的标题必须相同，区别在于版本

36、号，例如某员工发布分公司管理政策，共有三个版本，则封篇文档的标鹿都为“XXX2006年分公司管理政策yx.O-。发布新版本文档时.新版本文档对IH版本所作的蟋诙需列举说明,以使其它员工快速解更新内容.7）文档发布式样：文档不超过10页的,而且不是特殊恪式的（PPT/图片等）,直接蔚文档内容拷贝进来，再锥接附件.若需以纯附件形式发布文档，则必须在正文处对此文档内容及用途作出简要说明.一般性的文档首选HTM1.的方式发布，便于其他员工浏览。6 .各种文档应在设定的共享范围以及平安等级、共享方式上尽可能实现知识共享.7 .文档浏览方式：包括在线查阅、搜索、导航等.文档共享方式：包括确定文档的共享M性

37、,平安级别等*文档在不同的目录下面有不同的权限设置,可以针对不同文档做不同的共享设置.8 .设置文档目录设时尽量开放文档的“回更和修改共享”权限.以方便收集各位员工针对文档的意见及建议.9 .文档目录尽扯开放给用户.这样方便用户放置文档.10 .文档在创立的时候,务必选择适宜的目录放置.11 .生产相关的文档需注意文档的平安“共享”设置.此类文档可以通过流程的方式把文档共享给相关的人员：12 .即时更新已经陈旧的知识文档，对于无用、虫发的知识文档，请及时清理。13 .对现有协同办公的知识结构有任何建议或意见,请与信息化部联系沟通.14 .公“J新闻可以为不同的部门、不同的事业部、不同的客户类别

38、设置不同的新闻页而。新闻页可以用来放置公司的新闻、行业新阿、公司曳要通知或公告.1）对公司的各类新闻设定模板.2）对公F的各类通知设定模块.3）新闻中心的设置可以由系统管理员在文档管理模块中进行设？1.4）新闻中心可以被设置成外部网站的新闻页,5）新闻中心公布公司至要的新闻和通告,希望各位员工平时多留意”6）所有员工都可以创立新闻.新向创立后进入审批流程.审批通过前方能发布.7）创立的新闻最好有图片和摘要，便于其他员工更直观了解新网.8）时于一般性新闻，可以在发布的时候设置成标超新闻。9）公司的新闻管理部门必须定时的发布新闻到新闻中心,便于员J1.网时了解公司的情况.10）一般性新闻可以设置员

39、工回复权限,增强员工参与公司运苜的积极性与使命感.11）可以设置综合新间山.将公M发布的所有一般性新闻都集中到这个新闻页.其它可以按各中心设置不同的新闻页.（二）工作滥建模块使用标准工作流程模块用于标准企业的运作，提高工作效率和追溯工作的痕迹.企业能对所有流程进行统计分折，掌握企业的运作情况，从而优化形成符介XXX企业特点的工作流程，实现所有的工作流程电子化高效化.1 .每条工作流程都高配备流程说明,通过阅读流程说明，相关人员可以快速了解漉程的大概内容，进行选择性地锂而和审批流程,流程说明还能用于流程检索。流程说明由关键用户编写。2 .流程的表单信思填写要清烛、标准,便于相关人员查看审批.3

40、.请及时登陆系统处理工作流程,以便流程顺畅高效执行，系统自动记录处理流程的信息,包括处理的人,处理H期,处理时间等.4 .公司内部的沟通，加好通过流程而不是帕件，以便对事件杳询及快速推广系统应用。5,用户新建流程时，清尽业填写汨详尽，以便下一个节点的回流和理解。6 .注意对系统中相关的文档、相关客户、相关流程、相关工程、相关产品等信息进行关联.7 .及时跟踪“我的请求”，催促其他人员及时完成流程.8 .流程标遨明确,便于以后查询.9 .及时查看“侍办事宜”,会议、工程和客户的提醒流程会以默认流程发送至各用户.10 .流程的执行过程为企业协同工作的过程,各位员工应负疔贪任感.（三）信息门户模块使

41、用标准信息门户有个人门户、集团各中心门户、标准化室、各子公M门户.1.个人门户可根据自身的岗位等建立个人的门户，包括建立公司新闻链接，个人的信息发布平台、代办事宜、常用文件等设置，不得链接违反公司规定的外部网站、股票信息及法律禁止文件等.2,各中心门户可建立信息共享平台，将中心内的通知、通告、新闻、规章制度、常用的文档发布在部门门户中。需按照各中心使用标准及规则发布内容,文档发布先走审批流程。3 .标准化空可建立集团文件、产品等标准化规定、模板等信息共享，标准化室门户发布的内容必须是阶段性时间内作为标准参考之文档。4 .子公司门户可集中将有关子公司的主要通知、新闻、规政制度、活动等等信息及时发

42、布,子公司门户文档筑由相关部门点拟，相关领导审批后发布。（四）维IR人事管理模块使用标准主要是人力资源部门对殂枳结构、员工信息及福利待遇等进行管理，员工主要用于杳询公司其他员工信刖及与其他员工悔作.1 .系统管理人员或者人力资源部门可通过“新建人员”功能时新入职员工进行账号设置，人力资源录入井维护员工相关信息如根本信息、个人信息、工作信息、工资福利、考勤、培训记录等，2 .员工进入“我的卡片，根本信息”对个人联系信息进行嫔辑维护.3 .通过“我的下卜Jr可查询下属信息及工作状态.4 .通过“密玛设置”可更改当前密码。要求用户在系统上线后及时更改，确保使用平安，5 .通过“在缓人员”可看看登录O

43、A系统的用户佶息，可及时进行工作分配，信总传递等.6 .“查询人员”可按多种俎合条件交询公司员工信思.（五）客户管理模块使用标准主要用于客户信息管理维护如根本信息、方史工程记录.及时方便的查询客户信息.对客户进行拜访等.1. “新建客户”功能：要求先输入客户名称，如果有更曳名称系统则会调出原有客户，用户选择性编捌或新建客户名称录入资料信息.系统不允许重复录入相同客户名称.2. “批量共享”可设置将客户信息共享给相关人员.3. “客户导入”，按照导入步骤提示准备，批量导入客户信息。4. “查询客户”支持基于客户信息组合模尚查询.5. 客户信息衡及时维护更新,并注意共享平安设置，（六）日程管理模块

44、使用标准Ur以做领导日程安排，共享方案日程,方案日程更改,方案日程查泡，方案日程设计、搬踪、曲控,对怫作事务进行跟踪、监控.可以主题、状态、类型、时间、创立人等条件查询.根据用户使用需要IS行建立安排，要求H程建立需与工作需要相关，建立FI程后要维护跟踪记录，及工作成果。（七）的助沟通管理模块使用标准定义协作主题、任务内容、主负贲人、讲作人.在协作区内共享各种信息,通过各种方式进行沟通.1 .及时杳询“我的协助，指助或解答其他员工发出的协助谛求。2 .“新建协助”不得用于工作无关的协助请求.（八）会议管理模块使用标准高效的会议管理可以促进整个公司的运作效率，减少协时时间、明确会议主施.从而提高

45、会议效率.正要的会议应该通过系统来准在会议，并对会议的决议进行记录。1 .系统管理员为企业各种会议设定相关的会议模板（会议参加人员、会议审批人、会议效劳的内容，便于会议快速准确地创立.2 .会议创立人确定与会人员、会议议遨、时间、地点等.3 .会议室管理员及时准相关的会议。4 .会议审批人及时审批会议请求，5 .与会人员及时提交会议参加回执便于会议联系人统计协调.6 .会议主讲人准需相关议庭资料，让与会人员提前了解会议大概内容。7 .会议管埋员控制会议内容及时间.8 .会议结束以后,记录员在系统中提交会议纪要.9 .会议结束以后，召集人应及时共享会议内容、决策、任务等给相关他部门或员工。（九）

46、车辆管理噢块使用标准车辆普理模块主要用于对空闲车辆杳询与曲务用车申请,车辆使用必须如实记录，用车中讲不得用于私人用途.车辆信息维护须及时更新。四、对于如何熟悉系统的建议XXX协同办公系统功能很庞大，熟练地使用系统及时SS反应解法是工程成功的关德，这需要所有员工主动转陆系统熟悉系统.把系统真正实际地在工作中用起来.及时发现问遨.反应问题至信息化部,以便系统及时改善.在使用系统的过程中能总结（史用羟验和使用习惯.并通过流程或文档的形式共享,与大家交流沟通,到达共同提升的目的。第八篇：OA系统管理规定一、目的,XXX集团网上协同办公系统（以下简称0A）足基于WCb网络技术的办公信息交流处理平台,运用浏览器进行传统的办公信息处理全过程操作及归档。为了使该协同办公系统高效、平安地运行，以及提倡无纸化办公特制定本规定。二、OA系统登陆地