XX大学各类档案材料归档范围及保管期限表.docx

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1、XX大学各类档案材料归档范围及保管期限表为使我校档案管理工作逐步走向科学化、标准化、规范化，有效地提供档案材料为我校各项工作服务。现依据国家教育部发布的高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，将我校各类文件材料归档范围及保管期限制定如下：一、校长办公室类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件永久2全校性的规章制度153学校年度、学年工作计划、报告、总结永久4校长办公会会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议、座谈会文件507校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿308本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会

2、文件材料3011本校向上级的请示及其批复3012本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）3013有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革、情况介绍永久17本校大事记等永久18校史工作材料永久19校友工作材料3020校庆工作材料3021群众来信来访文件材料15/522简报、信息、动态1523各部门、各学院给本校的来文524各部门、各学院工作计划、总结、报告3025各部门、各学院开展各种学术活动的文件1526各部门、各学院与国内单位协作的材料3027各部门、各学院统计年报及重要材料5028本校有关档案工作的文件1529档案工作计划

3、、总结、请示、报告、批复1530档案工作发展规划、统计及统计年报50二、党办序号类目名称保管期限1党总支会议记录、党组成员的述职报告永久2党总支年度各项工作计划、总结永久3党组织关系介绍信及存根154党组向上级党组织的请示、报告及批复文件505(1)重要的505(2)一般的156党组制定的各项制度、规定、办法157党组织工作统计年报及党费收缴作用情况统计表508党组工作简报、大事记159本校党代会文件材料永久(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

4、50提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、(2)小组会议记录等。5参考文件：工作人员名单；工作证；代表证、列席永久(3)证及选票式样。永久党组扩大会、支部书记会纪要、决议及会议讨论的永久10文件党总支发布决定、办法、指示、批转、通报和通知3011党总支负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召30开会议发言稿1512重要的群众来信来访及处理材料15支部建设、支部书记任免50党总支形成的典型经验会议材料5013党支部开展各项活动的文件、材料永久14本校对党员的奖励、处分决定，申诉检举材料1515党总支在其他各项政治活动中形成的文件材料永久16重要的3017一般的永久本校对党员的处分决定，申诉

5、检举材料统计表等永久18总支、支部改选报告、审批材料3019总支、支部委员名册(1)党员名册3019关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员50(2)退党的文件材料3020发展新党员、预备党员转正的名册组织工作的重要统计报表教职工政治思想工作动态及调查材料三、团委序号类目名称保管期限1上级关于团的工作文件502本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、永久选举结果、领导讲话、大会发言和文件）3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、永久选举结果、领导讲话、大会发言和文件）4团委年度、学期工作计划、报告、总结及规章制度15团委工作典型调查材料、优秀团员的材料155表彰和奖励先进团支部、

6、优秀团员的材料306处分团员的材料及复查材料157批准入团、离团材料及名单158团干部名单309团员名册3010团委会议记录、纪要1511学生会文件、材料1512本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料1513各分团支部的有关材料15研究生会的有关材料1514团委带头进行的重大活动的有关材料3015社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料1516会议记录、纪要5017大事记、信息、动态等15四、工会序号类目名称保管期限1上级有关工会工作的文件302工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、选举30结果、领导讲话、大会发言等文件）4表彰工会先进集

7、体个人的材料、名单505处分会员的有关材料306工会委员会会议记录、纪要157基层工会干部名册308会员名册509妇女工作材料3010家属工作材料30五、人事处序号类目名称保管期限1上级机关有关人事工作的文件502本校人事工作的规章制度303人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录304关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料158教职工动态月报159人事统计报表永久10教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久11教职工职称评定、聘任专业技术职称材料及上级3012批复（

8、按类立卷，要求附审批表）13教职工工资调整材料、名册3014教职工转正定级材料3015教职工校内调动材料1516教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、3017工资关系介绍信）18教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关3019系介绍信存根）20教职工签订劳动合同及上保险的材料5021教职工解聘、辞退、离职和出国的有关材料3022教职工商调函件3023使用临时工有关材料1524人民来信来访材料30/5六、教学类（教务处、基础部、各学院）（一）综合序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料502本部门年度、学期工作计划、报告、总结153本部门会议记录、纪要154本部门大事记、信

9、息、动态等155教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久6学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议、记录、调研报告、简报、总结157教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料3089非学历教育的材料统计报表学生运动会材料15永久1511师资培养、管理工作计划、规定、总结1512教师进修计划、安排、总结1513教师工作量的规定及执行情况1514教师业务考核材料3015学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）30（二）学科与实验建设序号类目名称保管期限（三）学籍管理序号类目名称保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍

10、变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）56学生处分材料307毕业生名册永久（四）课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排，校历表，课表303各系、科、专业课程试题库504典型教案、重要备课记录305教学实习、生产实习计划、总结及有关材料56社会调查、社会实践计划、总结及有关材料5（五）学位序号类目名称保管期限1上级有关学位工作文件材料502本校学位评定条例、办法及计划、总结303学位委员会会议记录、决定154学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文30（六）教材序号类目名称保管期限1自编、主编教材302各学院、各专业使用教

11、材目录503自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集304其他有保存价值的自编参考资料15（七）各学院保存教学类档案序号类目名称保管期限1本、专科生毕业论文及评审意见302课堂教学材料、课程进度表53教师任课安排、教案54优秀实习报告155本专业教学检查、调查材料及总结56教师工作量核算、登记材料15七、学生处序号类目名称保管期限1上级关于对学生工作的指示决定、规定、条例、办30法、通知、通报等2本部门大事记、信息、动态等503学生处关于学生工作向上级的请示报告及批复304(1)重要的永久4(2)一般的155本校制定的各种学生管理制度及有关规定永久6有关学生德育教育及政治思想工作形成的文件材永

12、久7料8学生处会议记录、纪要永久9学生品德记录、思想评语3010有关学生奖励和处分的材料永久11有关三好学生评定工作形成的材料5012有关奖学金和助学金使用规定及评定结果3013有关学生社会调查等活动的计划、总结15有关学生党团支部和学生会的组织情况及班主任514配备形成的材料15有关学生工作的各类统计报表（年度以上的）永久16在校学生名单及毕业生通讯录永久17学生工作简报1518学生处年度、学期工作计划、总结、报告、安排1519上级有关学生思想政治工作的文件3020本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久21学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久22学生思想政治工作典型调查材料

13、和统计5023关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件30各学院对学生政治工作人员名单50八、招生就业办公室序号类目名称保管期限1本部门上级有关招生工作的文件材料302本部门招生计划、规定、生源计划153本部门新生录取材料及新生名单304招生宣传、招生工作总结55上级有关毕业分配的文件材料506毕业生工作计划、简报、总结157毕业生供需统计、计划、合同308毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久9毕业证、派遣证存根领取签收册5010毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料15九、财务处（一）综合序号类目名称保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久2财务管理规定、计划、总结、请示、批复等153本部门大事记

14、、信息、动态等154本部门会议记录、纪要155学校基金管理工作文件306有关财务管理方面的其他文件材料57会计移交清册508财会档案移交保管清册永久9财会档案销毁清册30（二）会计报表序号类目名称保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2预算会计报表53年度以上规划表、分配计划、测算表304年度以上各种统计报表（含工资报表）305季度以下各种计划、统计报表5（三）会计帐簿序号类目名称保管期限1涉及外事会计帐簿永久2总帐153预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）154预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）155学校专项基金帐簿156日记帐15其中：现金、银行存款日记帐257固定资产明细帐（卡片报废

15、清理后保管五年（四）会计凭证序号类目名称保管期限1涉及外事的会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记帐凭证153预算外各种原始凭证、记帐帐单154学校基金各种原始凭证、记帐凭证155银行存款余额调节表56会计拨款凭证及其他会计凭证157银行对外帐单58涉及债权、债务及未清理完毕的凭证结清后5年（五）工资清册序号类目名称保管期限1工资发放名册、卡片502工资转移、证明、通知存根303各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等30十、外事处（一）综合序号类目名称保管期限1上级关于外事工作的文件材料302学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等153本部门会议记录、纪要304本部门大事记、纪要155

16、外事工作统计报表等永久6外事工作会议材料30（二）出国（境）序号类目名称保管期限1上级对出国（境）人员的有关文件材料152国际学术会议论文503投寄国外发表的学术论文永久4出国（境）人员考察、访问材料155出国（境）讲学、研究人员有关材料306出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久7国际比赛、竞赛50（三）来校序号类目名称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件302外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料303外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、永久教材等材料4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料30（四）国际合作与会议序号类目名称

17、保管期限1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、永久2备忘录3本校完成的国际合作项目、成果等材料永久4合作项目中国外单位完成项目、成果等材料305授予外籍人员名誉称号的材料永久6双方互赠的礼品、纪念品50国际会议的有关材料50（五）外国留学生工作序号类目名称保管期限1录取审批材料永久2学籍登记表、学籍卡片永久3教学计划、大纲、安排304学习情况、成绩及评语永久5学位论文及学位证书复印件506学生名册永久7学生去向及有关材料30十一、科研类（一）综合序号类目名称保管期限1科研行政管理文件材料152科研计划管理文件材料153科研成果管理文件材料304科研经费管理文件材料305申报科学基金及有关

18、批复306学会工作（学术活动）材料5（二）科研准备阶段序号类目名称保管期限1开题报告与课题调研论证材料152任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计304计划执行情况、计划调整或撤销报告55课题投资和预决算材料5（三）研究试验阶段序号类目名称保管期限1试验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4研究工作阶段工作小结、年度报告305配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、永久影片拷贝等永久6样品、标本等实物的目录

19、永久（四）总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料（代表名单、会议记录、鉴定意见）307鉴定证书永久8推广应用意见159课题工作总结15（五）申报奖励阶段序号类目名称保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件永久或影印件5专利申请书或证书原件或影印件永久十二、仪器设备（后勤服务中心、实验实训中心）（一）综合序号类目名称保管期限1上级有关仪器、设备的政策，业务管理工作文件302本校仪器、设备管理的规章制度503设备工作计划

20、、报告、总结、调查材料154本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案305本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报50告和批复6本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料30（二）仪器设备项目序号类目名称保管期限1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录152等）153上级或主管领导批复和准购批示304定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等505进口设备过程中有关的技术商务文件156开箱记录及装箱单507安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单158验收报告及文件材料159索赔来往函件及结果文件与设备共存10设备说明书及全套随机文件材料与设备共存11使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

21、与设备共存12重大事故的调查分析及处理意见与设备共存技术改造和开发过程中形成的技术文件材料十三、学校基本建设（工程部）（一）综合序号类目名称保管期限1上级有关基建工作的文件永久2基建工作规章制度303基建工作计划、总结、简报304基建工作总体规划永久5基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6基建工程财务预、决算507全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久（二）可行性研究序号类目名称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久（三）设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水

22、文物质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及永久3安装测量定位、观测记录永久4水文、气象、地震等其他设计基础材料永久（四）设计文件序号类目名称保管期限1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计154技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书306关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批永久（五）工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久承包合同、协议书、招标、投标、租凭文件永久2施工执照永久3环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖永久4供应协议书永久5产权证书永

23、久（六）施工序号类目名称保管期限1土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审30纪要(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术30措施、施工安全措施、施工工艺永久(3)原材料构件出厂证明、质量鉴定30(4)建筑材料实验报告永久(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、30事故处理报告永久分项、分单位工程抽量检查、评定永久GD交工验收记录证明永久竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件50(1)开工

24、报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审永久纪要(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设50备代用审批永久(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久(4)隐蔽工程检查验收记录永久(5)强度、密闭性试验报告30(6)设备调试记录永久(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理永久(8)报告永久(9)系统调试、实验记录永久管线清洗、通水、消毒记录永久QD管线标高位置，坡度测量记录永久中间交工验收记录证明，工程质量评定永久竣工报告、竣工验收报告永久电气、仪表安装施工文件永久开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审永久设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设永久备代用审批永久(17

25、)调试、整定记录永久08)性能测试和校核施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告操作、联动试验电气装置交接记录中间交工验收记录、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告（七）竣工验收序号类目名称保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久（八）基建财务、器材管理序号类目名称保管期限1财务计划、年度计划302工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理304交付使用的固定资产永久十三、图书馆序号类目名称保管期限1上级有关图书工作的文件302图书规章制度153图书工作计划、报告、总结154图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计永久年

26、报5图书与校外交流的有关材料306档案馆指南、全宗介绍永久7本部门大事记、信息、动态等308本部门会议记录、纪要30十四、声像、实物类（一）声像（照片、录音带、录像带、光盘）序号类目名称保管期限1反映学校重大活动的声像材料永久2上级领导来学校视察、检查、指工作的声像永久3本校召开各种工作会议的声像材料永久4反映本校容貌变化的声像材料永久5反映本校工作中成绩突出的声像材料永久6教学公开课、评优课等声像材料307学校历届领导的照片永久8毕业生毕业合影永久（二）实物序号类目名称保管期限1荣获市以上（含市级）的奖状、奖旗、奖杯荣誉永久证书2获县级的奖状、奖旗、奖杯、荣誉证书303本校作废的旧印模永久4外单位赠送的礼品15