企业档案管理制度（5套）.docx

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1、公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须致，并保持案卷之间的陕系。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完照与

2、安全。1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2,因工作需要，杳阅档案资料时，必须填写档案使用登记表及调阅单，写明查阅人身份、查阅目的及杳阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负货人签字同意后方可在档案管理人历的监控范围内查阅。3,档案资料一般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人杳阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准,办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅“4、或印档案资料需填写档案使用登记表3,机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可纪印。5、档案资料原

3、则上不予借出，如有特殊怙况需携带外出时，需填写&档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负货人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借.6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还拧，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关货任.7、借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的资任。8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负货及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追窕有关人m

4、的贡任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用登记表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第十条档案室管理规定1、档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。2、档案室内的档案柜耍统一编号.做到存放有序，查找有据.3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。4、要认其落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防耐、防有害物体等八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。5、档案室内严禁烟火，禁止

5、存放与档案无关的其它物品.6、下班前或节假日，要认其检杳，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。7,认直办理档案入库和查阅、借阅登记手续。8、案卷归还后，及时放回原处。9,每年定期对室内档案进行次全面检查,掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第十一条档案销毁规定1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须维续保存的档案，应予以料毁。2.销毁时必须填写档案销毁审批表屋实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人爸字、监毁人卷字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。3、严禁将销毁档案转做其它用途.4、档案销毁清册需归档，并长期保存档案

6、管理制度1、目的1.1为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负责对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文拈档案、影像档案、实物档案的直接管理：监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管.2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。2.2.2集团

7、及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司全大事项、公司IR大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2. 3档案管理程序1. 3.1人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2. 3.2一级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3. 1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3. 1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要电由机要室负责外来文件的统一登i3

8、传阅、保管.各经办部门或个人视实际需要，可留存狂印件符查。除项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3. 1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，耍保持文件之间的历史联系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应

9、填写清烧，案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列,编制案卷顺序号，案卷目录一式两份，移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色箔禁止用圆珠箔或错落字迹应清楚、准确。3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档

10、案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符,数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准：3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负货完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角：双面书写的

11、文字材料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角；3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负费人签字。移交清单式二份，双方各执份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：31.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅而（297mm*210nin）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用磕晒图，竣工图应是新蓝图）；3.1.4.&2用计算机出图必须清晰.并且不同幅面的工程图纸应统一折登成A4幅面，图标栏要露在外面：3.1.4.8.3所有竣工图均应

12、加盖竣工图章:3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管.3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号.档案管理人员要熟悉档案情况.主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫站、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不

13、得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、豆印件及扫描件）。3.3.2借阅人员耍爱护档案,按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自驻印者，公司杳证属实后给予行政处弭逾期不归还者,档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念,保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。3.3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理人

14、员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分,直至追究刑事货任。3. 4档案鉴定和移交3.1.1 集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。3.1.2 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在他毁清珊上签字。3.1.3 档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。3.1.4 执工圈职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。4、考核标准4.1 财务及人事档案由部门臼行管

15、理,其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机要室保管,如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2 各方签章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，咐期不交者，单次处罚100元至500元。1.3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开。如遗失未交存的，视其档案资料的重要程度，单次处罚100元至500元，同时待其补齐档案资料后方可办理高职手续。4.4罚款从当月工资中直接扣除。5、其他及附件5.1 档案管理人员应枳极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。5.2 档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代替。5.3 本制度由办公室负贵解糅，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突。5.4 4本制度由办公室、综合部负货培训，办公室与集团法务审计中心负员监督执行5. 5本制度自激布之日起施行.6. 6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、编号管理6.1 合同协议由集团及各分了公司机要室统编号管理。7. 2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负责解狎.与集团档案管理制度一并旗布施行.