企业档案管理制度（5份）.docx

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1、单位档案管理制度第一章：总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施，遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限：各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章：文书档案管理的

2、组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至

3、归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息，移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；3、序列号或档案号码与文件的

4、实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能够使用旧有的文书档案。第八条文书档案的保密管理1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案。第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案,按照要求及流程彻底销毁。第十条案卷遗失与责任追究1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各

5、部门自己承担。第四章：附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解释权和修改权属于企业所有。如出现不确定第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1 .重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。2 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。3 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。4 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。5 .公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。6 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。7 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。8 .本公司的历史沿革、大事记及反应本公司

6、重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9 .反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。10 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批第以批更的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、

7、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笆，字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。第三章档案编目第六条档案类别1.公司档案类别共设置12个一级类目：规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1档案分类编码表。8 .根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。9 .录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档

8、案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。第七条编号规则1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制”标识二级类目。2 .分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。3 .档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混涌。第八条编号方法1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。4 .档案编号标识：举例示意：R1.-01-2020-04-001（顺序号）（月份）（W）（二级类别）NN；案

9、卷号；1.月份号IaI：1.年代号II：1.分类号目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负贡管理,未经授权任何人不得私FI使用。第十条定期对档案进行检杳，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防露等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检杳、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅”审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”

10、审批通知，经核查后，取出该项档案熨熨印件，将档案熨印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。第十八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、复印、摄影、转借或损坏。第十九条交还借阅的档案时，必须当而点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带

11、离档案室。绝密、机密档案资料不允许借阅。准图幅（图纸一般采用蓝哂图，竣工图应是新蓝图）；3.1.4.8.2用it兑机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成M幅面，图标栏耍露在外面；3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.I归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负货保管。3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人协要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好

12、提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、豆印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得报自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自划印.私自复印者,公司查证属实后给予行政处孤逾期不归还为档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办

13、理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有泮格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设饴要符合保密要求。3.3.33经常时员工进行保密教育，不断增强保密观念.档案管理人历丢失或披白提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追窕5.4本制度由办公室、综合部负责培训,办公室与集团法务审计中心负员监督执行.5.5本制度自颁布之日起施行.5.6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、编号管理6.1合同协议由集团及各分了公司机要室统编号管理。6.2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负责解狎.与集团档案管理制度一并铝I布施行.

14、公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。.一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经

15、营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。,三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理：2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收

16、集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通：6、负贡组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门：2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对自己部门资料或合同熨印件的处置。（四）总经理1、负

17、责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集I、各部门相关人员负贡对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录：2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交：A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。C、档案资料的H常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。c）文件资料、合同要

18、科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出：必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准：b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级：c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续：d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目

19、录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于.人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1、档案资料的归档范围a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等：b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；d）本公司领导的批示、指示等；e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等：f）反映公

20、司主要职能活动的报告、总结、工作口记、工作备忘等：g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报；h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料：k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料;n）各种实物档案；0）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1、归档的文件资

21、料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全：2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄业者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可打档拷贝件；4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作：5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案

22、资料的归档时间1、即时归档卜列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件；b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；O合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料：e）其他认为需要即时归档的资料、2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部:b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部：3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归：b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管：c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所

23、有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对：3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字,双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案

24、分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅；O档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用：d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改；e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（八）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购；3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盅章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅F续；5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存；6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表