档案管理制度参考模板5份.docx

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1、档案管理制度（试行）第一章总则第一条目的1.为r规范公司档案管理工作，特制定本制度。2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1 .公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。2 .公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。3 .各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范圉本制度适用于各类档案管理.第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲

2、话、会议简报、会议纪要、会议督办等。4 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。5 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。6 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。7 .公司的各种工作计戈人工作总结、工作报告、统计报表等文件。8 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。9 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。10 本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11 反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。12 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.

3、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。借阅审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将

4、档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。第十八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、熨印、摄影、转借或损坏。第十九条交还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带离档案室。绝密、机密档案资料不允许借阅。第二

5、十一条外部单位摘抄卷内档案时，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查签字。第二十二条借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的档案，应经总经理同意。第六章档案销毁第二十三条每年更换档案时，已到保存期限的档案给予销毁。销毁前应做好销毁档案明细表呈送董事长审批，并于附注栏内注明销毁口期。第二十四条保管期限届满的档案文件中，部分经核定仍有保存参考价值的文件，行政部应在档案目标上注明保留文件，并注明其他部分销毁的口期。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第七章附则第二十七条本制

6、度由行政部负贡制定，其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表，.附表1：档案分类编码表附表2：档案索引表附表3：档案借阅登记表附表4：销毁档案明细表档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负货对集团及各分子公司的各类档案实行统管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况.部门资料由部门筑

7、导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案.2.2.2集团及件分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以Jt档案类别，凡涉及公司重大事项、公司束大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2.3.1人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2一级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3.1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印

8、完毕应及时交存。3.1.2立卷归档的时间3.1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要室由机要室负责外来文件的统一登传阅、保管.各经办部门或个人视实际需要，可留存史印件符查。除/项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3.1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.

9、3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史陕系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要荷明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色能禁止用圆珠笔或铅名字迹应清楚、准确，3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌腐、饿赠品等）归档必须

10、有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档案的要求管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一

11、定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有

12、草同意后才能任意调整相应内容。第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。.一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总

13、经理统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、.适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。,三、术语和定义I、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理.、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查

14、工作，并负责督促指导部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作：5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通：6、负贲组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或豆印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的口常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保

15、管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。（四）总经理1、负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负贲对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录：2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交；A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。C、档案资料的日常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。b）

16、文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。C）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出：必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准：b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级：c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续：d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，

17、不得转借或损坏；E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1、档案资料的归档范围a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等：d）本公司领导的批示、指示等：e）重

18、要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作口记、工作备忘g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报：h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料：i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料：k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料；n）

19、各种实物档案；0）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全：2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况K可归档拷贝件；4、子文件应有.相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作：5,各种实物

20、档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件：b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等：c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e）其他认为需要即时归档的资料、2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部;3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归：b）一般电子声像档

21、案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管：c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分

22、表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅;c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改；e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购：3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续；5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表