某单位副食品采购 投标方案(技术方案).docx
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1、副食品采购方案投标文件(技术方案)招标编号:投标方亲投标人名称:*有限责任公行地址:*至二横投标日期丁旃运报告说明声明:本文内容信息来源于公开渠道,对文中内容的准确性、完整性、及时性或可靠性不作任何保证。本文内容仅供参考与学习交流使用,不构成相关领域的建议和依据.目录第一章供货组织方案措施5LL服务、人员、配送方案5111服务方案51.1.2. 配备人员381.1.3. 配送方案641.2. 服务安全的保障办法80121.质量保证及服务801.2.2.食材安全保障831.23食品安全方针861.2.4.卫生管理制度871.3. 应急配合预案891.3.1. 预警监测891.3.2. 事故响应8
2、91.3.3. 救援过程的人员、物资保障901.3.4. 突发事件应急预案901.3.5. 善后处置93第二章服务流程942.1. 服务基本流程及标准942.1.1. 服务受理流程962.1.2. 服务反馈、监督流程962.1.3. 投诉流程972.2. 供货流程981 .2.1.接收订单环节98222 .仓库出货环节992.3. 物流配送流程IOl2.3.1. 供货方案实施计划1012.3.2. 配送办法1022.3.3. 公司配送、交货流程1032.3.4. 配送计划客户服务策略1052.3.5. 配送组织管理1062.3.6. 配送工作细则1072.3.7. 3.7.补、退、换货工作质量
3、1072.3.8. 验证、签证规定1092.4. 优惠服务承诺Ill241.免费提供营养搭配指导建议Ill2.5. 问题产品召回1142.5.1. 问题食品召回管理制度1142.5.2. 质量投诉处理制度1152.5.3. 文明服务制度一服务规范1182.6. 遇到突发安全事件、货源短缺、恶劣天气等1212.6.1. 食物食材质量突发情况1212.6.2. 货源短缺应急预案1232.6.3. 恶劣天气应急预案129第三章质量保证措施1363.1. 采购控制程序1363.1.1. 工作职责1363.1.2. 工作制度1373.1.3. 工作程序1393.2. 检测仪器141第四章售后服务承诺14
4、24.1.承诺书1424.1.1. 供货期1424.1.2. 交货地点1424.1.3. 有效期1424.1.4. 付款方式1424.1.5. 质量满足要求1434.1.6. 质量保证及售后服务承诺书1434.2. 技术支持1451 .2.1.配送的食材均在质保期内且符合食品安全标准145422 .对于质量有问题的食品能够及时退货.1454.3. 售后服务1471.1 .1.满足采购人需求1471.2 .2.配送承诺1494.33 配送人员身体健康1504.34 4.运输过程中食材出现损坏的处理方案.1514.35 验收不合格的处理方式1524.36 质保期后所需的维修保养费用1544.4.
5、售后服务部的职务体系155441.售后服务部的岗位设置及人员配置原贝J1554.42售后服务部的组织设置1554.4.3.售后服务工作要求1554.4.4.售后服务相关的场所1564.45制定规范的仓储运输流程15645配送、验收、服务方案158451.出库交接158第一章供货组织方案措施LL服务、人员、配送方案1.1.1. 服务方案主要配送肉类、水产类、蔬菜水果类、调料类、蛋奶制品等各类副食品,夏季每2天配送1次,冬季每周配送2-3次,交货时间以需求单位按照周采购计划表提前一天通知为准,如遇特殊情况以需求方要求为准。一、售后服务部的职务体系售后服务部的岗位设置及人员配置的原则售后服务部的岗位
6、设置遵循权责对等、目标明确的原则,严格按照组织结构图中的职能划分进行岗位设置。售后服务部的人员编制根据公司发展规模,设计合理管理幅度,依据管理成本领先的原则进行配置。售后服务部的组织设置售后服务部设经理一名,负责部门的日常工作安排与审理,和协作部门的协调工作及向上级工作汇报,并且负责所有客服中心及售后服务工程师的培训工作,并进行审核。售后服务部经理下设助理一名兼客户服务中心主任,平时负责协助售后服务部经理,同时负责管理客户服务中心的日常工作,接受客户的投诉或者新产品的使用要求加以妥善的安排及处理,无法处理者须及时汇报售后服务部经理,由售后服务部经理协助及时解决。售后服务工作要求A.售后人员必须
7、具备所投产品的专业知识和与用户沟通的能力。B.保持工作现场整齐有序,所有配件、物资摆放整齐。C.严格按照操作规范操作,禁止非法操作。售后服务相关的场所仓储管理规定库房应有防火、防潮,防磁,防盗设施。严禁在库房内吸烟,严禁酒后值班。严禁无关人员进入库房。严禁在库房堆放杂物、废品。严禁在库房内存放私人物品。严禁在库房内闲谈、打闹。严禁随意动用库房消防器材。制定规范的仓储运输流程我方将会安排一块固定仓储空间用来暂时储存货物,以便货物全部到齐之后有利于分货。每票货物都必须附上信息,如:收货地址,收货人姓名,收货人联系方式等,以便信息人员将货物信息录入系统。由工作人员将每票货物的标签贴在箱体上,以便装车
8、配送。为保障运输产品不会出错,每位配送员都携带货物信息以便客户收到货物签字确认。当货物配送后,客服人员将对每票货物进行持续跟踪,以便随时掌握货物当时所处状态,让客户随时了解货物所处状态。配送员将货物安全无误地送到客户手里,由客户确认没有问题签字确认,配送员将签单返回。每票货物都会按照上述操作流程进行操作,以便让所有货物都会安全无误地送达客户手里。项目正式开始后,就必须监控项目的进程,以确保每项活动按进度计划进行,因此必须掌握实际进度,并将它与进度计划进行比较。在项目进行期间,一旦认定项目落后于进度计划,就必须采取纠正措施以维护进度的正常进行。有效项目进度控制要掌握以下几个方面:项目控制过程的执
9、行步骤;确定实际进度完成情况对项目进度的影响;将项目变更融入进度计划;计算更新后的进度计划;控制项目进度。仓库的安全、卫生制度仓库每天都对仓库区域进行清洁整理工作,清理掉不要、不用的东西和坏的东西,并将仓库内的物料整理到提定的区域内,达到整洁、整齐、干净、卫生、合理的摆放要求。对仓库内货物摆放作出合理的摆放和规划。仓库卫生可以在仓库空闲的时间进行。仓库内保持安全通道畅通,不可有堆积物,保证人员安全。仓库内严禁烟火,严禁非仓库人员非工作需要进入仓库。仓库内的规划区域要有明确标识(如:货品摆放区、安全通道、货品报废区、货品发放区、配货区、不合格货品存放区、待检货品存放区、消防设施摆放区、办公区等)
10、,其中物料摆放区内要分类分小区存放,且有清楚的标识。上下班关闭窗户及锁上仓库门。做好及时检查物货,如有异常或者安全隐患及时处理和上报。仓库内需要高空作业时做好安全防范。二、售后服务质量控制方案我方承诺:我方将按以下管理体系进行质量控制,确保产品的质量合格。工作职责采购经理在购进产品过程中,要牢固树立“质量第一”的思想,依据公司采购控制程序,遵照“按需进货、择优选购、响应招标要求”的原则指导采购活动。严把质量关,坚持采购的产品必须是从具有法定资格的供货单位购进的,由合法企业生产、经营得合法的合格产品。加强对采购物品的审核工作,经我司质管部门审核合格报总经理批准后方可进货。对进货产品品牌的合法资格
11、与质量保证能力进行审核或实地考察评价;对所购进产品的合法性和质量可靠性进行严格认真的审核。签订采购进货合同时,必须注明有关质量条款;对于合同中注明的有关质量条款应严格执行,不得随意放宽;购货合同如果不是以书面形式签订的,应签订质量保证协议书、并须明确其有效期限。购进产品应有合法票据,并按国家规定建立完整的产品购进记录,做到票、账、货相符。对进货情况进行质量评审。采购员要认真学习和贯彻执行产品管理法、产品经营质量管理规范以及合同法、价格法等法律法规,加强产品知识的学习,以提高自身的综合素质。要按照产品采购控制程序规定,在部门领导的指导下,做好购进产品的结算及有关账务处理工作;复核供货厂商证照是否
12、齐全、完整、有效,是否符合质量管理要求;配合质管部门做好审核工作,向供货单位索取必要的证明材料。要把好结算关,检查合同、协议执行情况;对执行合同有变更必须要求补办协议,规范购货手续。在签订购销合同时,要有明确的质量条款及标准;了解供货单位的生产状况、质量状况,产品储存情况,及时反馈信息,为有关部门开展有针对性的质量把关提供依据;积极配合建立供货商客户档案。工作制度1)质量管理部门对存在以下情况之一的购进产品行为予以否决:A.未办理企业质量审核或审核不合格的。B.被国家有关部门吊销“证照”的。C.被国家有关部门吊销批准文号或通知封存回收的。D.超出本公司经营范围或者供货单位生产(经营)范围的。E
13、.进货质量评审决定停销的。F.进货质量评审决定取消其供货资格的。2)采购部依据公司“进货质量控制程序”的规定,坚持“按需进货,择优采购、质量第一”的原则,确保产品购进的合法性。在采购产品时应选择合格供货方,必须从具有合法资质的产品生产企业或产品批发企业购进。产品采购应制定计划,并有质量管理机构人员参加、审核;采购产品应签订书面采购合同,明确质量条款。3)购进产品应向供货单位索取发票。发票应当列明产品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等;不能全部列明的,应当附销售货物或者提供应税劳务清单,并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。采购人员应及时了解产品的库存结构情况和销售情况,合理制定
14、采购计划,在保证满足市场需求的前提下,避免产品因积压、过期失效或滞销造成的损失。4)审核销售人员的合法资质,应当查验以下资料,确认真实、有效:A.加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件。B.加盖供货单位公章原印章的法定代表人印章或签名的授权书,授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码,以及授权销售的品种、地域、期限。C.供货单位及供货品种相关资料。5)产品召回程序的启动:采购部门在接到供货商召回通知时(含口头、电话通知),应在第一时间通知质管部并申请启动召回程序。对供货商仅以口头或电话方式通知的,由采购部或质管部向供货商发出产品召回确认函,要求供货商必须出具加盖其企业公章的书面召回通知,召
15、回通知必须明确所召回的具体品种、批次、召回原因、召回期限及其他必要的实施计划和具体事宜。6)重大质量事故:购进假劣产品,受到新闻媒介曝光或上级通报批评,造成较坏影响或损失在2000元以上者。一般质量事故:购销“三无”产品或假冒、失效、过期产品,造成一定影响或损失在500元以下者。工作程序1)选择合格的产品供货方A.供货方必须是具有合法生产(经营)许可证和营业执照的产品生产或经营企业其经营方式、范围应与证照内容一致。B.以购进生产质量文件为依据,验证生产能力和产品质量为主要内容的供货方质量信誉,供货方的质量历史,供货方的质量体系状况。同品种应选择质量信誉好的供货方。C.供货方履行合同能力:包括产
16、品品种、数量、价格、交货期、运转方式、要求及服务。2)评定产品供货方A.对供货方的评定一般由质管部组织进行。参加评定的人员包括:业务人员及质管员或质管部长。B.重要的供货方评定应由公司质管部、采购部等部门人员参加。C.评审方法主要有:文件评审;样品评定;对比历史使用情况;证书验证和确认,如供货方质量管理体系认证资格证书等;如果凭以上文件不能准确判断其质量保证能力时,由采购部牵头质管部派员,到供货方处实地考察。D.评定的内容主要有:供货方的产品质量、服务质量、交货及时性、价格、社会信誉;质量体系状况等。E.按评定结果增减订货数量,调整采购方案,或取消其供货资格。F.产品只能在“合格供应商一览表”
17、规定的供货方处采购。应坚持按需进货、择优选购、交货及时和服务满意的原则。3)采购应依法签订合同,合同的内容必须符合合同法的规定,详细填明包括质量要求在内的各项条款,以明确质量责任。三、配送、验收、服务方案交货方式为主要配送肉类、水产类、蔬菜水果类、调料类、蛋奶制品等各类副食品,夏季每2天配送1次,冬季每周配送2-3次,交货时间以需求单位按照周采购计划表提前一天通知为准,如遇特殊情况以需求方要求为准。我方能按采购人要求及时补货。推迟送货,采购人有权拒绝验收签单。每批次提供的原料,保证经食堂仓管员或食堂相关的人员验收签单后才能视为有效,否则均视为无效供货。保证对每日及每批次提供的食品提供其相关单位
18、的检验检疫证等相关证明,否则采购人有权拒绝验收签单。包装的产品交付时,保证原包装完好无损,否则采购人有权拒收。我方运输工具进入采购人场地,保证接受采购方统一管理,发生任何人员与设施损伤,均由我方承担责任。若我方入选,我方在配送期间,保证不中途转包及单方面终止承包,否则采购方有权没收全部保证金。若我方入选,我方保证在采购人信息处按要求进行信息上报等相关工作。出库交接仓库主管接到客户订单后,首先要检查清除订单的详细内容,如有不明确之处,要及时联系公司商务。仓库主管要准备根据订单的要求,安排各组做好出货工作。填写发货单(送货单)时,要在发货单上注明货品名称及数量,客户名称、地址等,并在备注栏上注明该
19、批货物的订单日期,是否有欠货,发货单一式三份,仓库及公司各存档一份,客户一份。填写补发欠货的发货单时,要在备注栏注明原订单的日期,并注明“补发”的字样,如:补发X年X月X日的订单产品。如果新订单和补发的订单同时发货时,要分开填写发货单。仓库主管要在已确定发货的订单上写明“已发货”字样,有欠货的要写明“欠货”字样,已补发欠货的要在传真订单上取消“欠货”字样。当天已发送的货物的发货单要送回公司存档。因出货所造成的问题,责任由仓库工作人员负责,由此使公司造成损失的,将对当事人进行经济处罚。四、场所卫生管理1 .设施设备卫生管理送货时统一工服,疫情期间送货防护服送货。仓库保管员有权拒收一切不符合食品卫
20、生要求的食品,并应在食品进库后实行分类存放。做到清洁、整齐,不准乱堆、乱放杂物,不得乱扔、乱倒垃圾,不准随地吐痰。每天一清扫,每月一大扫,保持地面、天花板的清洁,不积尘、不积水。商品陈列有序,分类分架、离地离墙摆放,不与有毒有害或者其他不洁物品混放。仓储的食品做到先进先出,由专人定期检查,严防食品过期变质。食品贮存区应采取防鼠、防虫、防潮、通风等措施,确保存放的储物保持干燥清洁,整齐有序。食品与非食品不能混放;洗洁用品、药品、有强气味的物品及其它有毒有害物质不能与食品同仓存放;定型包装食品与散装食品分架存放;肉类及其制品、蔬菜瓜果,除马上使用外,一律进冷库。肉类及其制品应有容器盛放,室温应控制
21、在-18C(以下);蔬菜瓜果的存放温度应控制在0T3C鲜蛋应存放在OTC范围内。应每天进行一次冷库除霜,并保持地面清洁;库存食品要分类、分架、隔墙、离地面存放,要有标签,做到先时先出,并定期检查、处理变质或超过保持期限的食品;搞好仓库内、外环境卫生,与食品仓库无关人员,一律不准进入。对由于库存时间过长而超过保存期限的,或发现由于其它原因出现腐败变质、酸败、生虫、霉变的食品,禁止配送。2 .人员卫生管理所有新员工必须持合格健康证方可办理入职手续,坚持先体检后上岗的原则,对不符合相应岗位健康要求的不予以录用。从业人员必须有健康证明方可上岗,每年至少要进行一次健康体检。从业人员患上有碍食品安全的疾病
22、时,应立即离开原岗位。病愈须取得健康证明后,方可重新上岗。从业人员必须保持良好的个人卫生,不留指甲、不染指甲油、不戴金银首饰,勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发、勤洗衣服、勤洗被褥、勤换工作衣帽。从业人员进入经营场所前必须清净、消毒双手,穿戴整洁的工作服、工作帽、工作鞋,工作服应当盖住外衣,头发不得露于帽外,不得吸烟及从事其他有碍食品卫生的活动。应建立从业人员健康档案,档案至少保存三年。3 .文明基本准则为加强公司文明工作,明确工作责任,建立督查制度,提高管理水平,改善文明状况,树立“文明人人有责卫生时时重要”的强烈意识,营造“地面无杂物,设施无损坏,现场有秩序,员工心情好”的工作环境,特制定如
23、下办法:第一章员工守则要有文明环境人人有责的意识,对目视范围内的垃圾杂物不得熟视无睹,应积极主动清理打扫,自觉维护环境。不准随地吐痰、便溺。不准从室内向外抛弃废物和污水。不准乱堆、乱放、乱挂杂物和乱倒垃圾(烟蒂、瓜果皮核、纸屑、快餐盒及各种包装品等)。爱护一切卫生设备、设施,不准随意移动和损坏,发现损坏,及时修复。不准吸烟乱丢烟头。不准在地面、墙面等公共设施上乱涂乱写,不准用脏鞋、脏手弄污墙面。不准穿奇装异服,一律以职业装和工服为准(配备工作服的人员必须穿工作服),并佩戴工卡。男士要求:剪短发不留胡须。女士要求:化淡妆;不留怪异发式;不得佩戴3件以上的首饰。不准出现“趴、躺、歪、靠”等不雅体态
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