合同管理办法培训.ppt

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1、合同管理办法培训,合同管理办法的目的和意义,适用范围,本合同管理办法适用北京地产、北京物业、北京商运：地产：凡涉及金额在5000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其它书面文本；物业：凡涉及金额在3000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其它书面文本；金额在5000元以下（物业3000元以下）的经济事务，如果是分期付款且涉及到的事务较复杂，建议签署相关合同、协议或其他书面文本；,相关问题解析,曾经出现的情况：地产公司的采购需求（项目上保安的厨房用具等采购合同），由物业公司代办，在物业OA系统审批出现的问题：合同录入运营系统，付款阶段

2、，地产相关人员看不到运营系统链接的合同，需要授权；结论：合同必须由需求的公司提交且在相应的OA系统里审批；,岗位职责,综合管理岗位：计划财务部合同管理员负责审核价格、付款条件、违约责任是否清楚、明确、有效；负责审核合同内容摘要的费项归属，主要是完整性方面的审核。负责对合同主要条款的合理性做初步判断；负责起草、修订、解释本管理办法及附件文档。,人力资源行政部,负责法律顾问事务所的选择、监督、评价和日常组织协调工作；负责处理法院、仲裁事务；负责对合同会签过程进行动态监督管理；负责合同用印、存档、查阅工作；人才招聘类合同因涉及薪酬保密，人力资源行政部对合同总金额、付款金额、付款时间、付款条件及完成结

3、果负全责。计划财务部不对3.1.2.1所述内容负责；,相关问题,曾经出现的情况：合同在OA系统已经完成所有流程，但合同起草人仍然收到要求其处理合同的待办通知；原因：合同在OA系统里提交时起草人填写的合同签约时间已经到了，但该合同仍未盖章（系统视为未生效），或刘冉已盖章但未作用印记录；结论：催办刘冉用印或补写用印记录；,集团信息中心,负责根据本办法及附件文档将合同类型及模版、岗位审批权限等在OA系统及运营管理系统中进行设置及固化。,合同承办部门,负责本部门合同起草、会签、校稿、审核、批准、生效的全过程管理；负责审核合同内容的合理性、合法性、严密性及有效性，包括但不限于合同要素及条款是否齐备，当事

4、人双方的权责和义务是否明确，合同文字及数字的表述是否准确规范；负责建立和管理部门各类合同的示范模板;负责对本部门员工进行合同管理办法及应用的培训;,相关问题,可能出现的情况：OA系统里的合同类别不能满足要求；举例：财务合同-担保合同（对外担保，审批流程到吴总），现在有一个合同是其他公司为我公司担保（被担保合同，审批流程到邵总就行），合同类别中没有；解决办法：反映情况给合同管理员，由合同管理员告知集团信息中心冯驰，增加此合同类别；,合同承办部门,合同承办部门在合同承办过程应注意：A.如果合同对应费项跨部门，需要添加其他部门负责人会签；B.业务部门办理职责包括注明合同对应费项和对应项目；C.特别应

5、注意规范合同付款审批详细说明并形成标准格式，应在付款说明中写明要求支付的金额，此次付款是合同的第几笔付款，占合同总金额的比例，本次合同的付款约定，相关文档包含的内容，费项归属，费用所属部门等内容,相关情况介绍,相关合同对应费项跨部门：例如营销合同需求，由造价部采购提交合同，需添加营销部门负责人会签；付款申请的相关说明部分不能放空，且付款节点说明与合同付款约定严格保持一致；如果与合同付款约定不一致，请先添加邵总会签；,举例,BJ20070305005，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目第一、二标段监理合同；情况说明：根据合同本应路基完成次月支付27万元,但由于电杆拆迁影响,目前

6、已完成85%,监理已进场3个月,为了不影响其工作积极性,建议先支付27万元的10万,剩余部分在通常情况下月中下旬支付.,举例,问题1：详细说明没有填写；问题2：付款请求与合同约定不符处理：要求添加邵总会签，邵总回复添加柴总和王勇会签，柴总回复：驳回；,举例,BJ20070305005，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目第一、二标段监理合同；详细说明阐述清楚添加柴总、王勇会签；处理：直接通过,举例,BJ20070305005，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目第一、二标段监理合同；,合同基本内容和格式,基本内容：包括标的物（施工、采购、服务等）、数量和质量、价

7、款（大小写）、付款节点和相应的支付条件、履行的期限、地点和方式，违约责任，维保服务等主要条款；合同格式要求：必须在合同插入页码和总页数，格式是“第x页，共x页”,合同名称,命名原则：必须包括“公司发布的项目标准名称+事项”,推荐学习的知识,北京龙湖项目名称管理办法（2007年版）北京龙湖项目名称表（2007年版）查找路径：OA首页-协同办公管理-地产知识管理-知识管理-知识查询-搜索,合同起首部分,写明合同各方的全称，且必须与公司印章名称保持一致；正确选择甲方合同主体，不同项目对应不同的合同主体；一般情况下一份合同一个合同主体，若一份合同多个合同主体需要说明不同主体对应的标的物及金额（举例：营

8、销、造价合同）,举例,所属项目：香醍漫步-北京龙湖庆华置业有限公司，滟澜山-北京龙湖置业有限公司,合同正文部分,基本信息应包括但不限于：产品名称、牌号、商标、厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限，必须符合国家行业相关政策规范；计量单位、计量方法、自然损耗率等；运输方式及运费承担责任（举例：造价合同）；交（提）货期限、地点及验收方法；,举例,问题：之前签订的合同总价包含了货物、包装费和运费，货物和包装物的付款是直接付给乙方（乙方开出发票），运费是付给运输公司（运输公司开出发票，与合同约定收款人不一致）；解决办法：合同总价不再包含运输费或运输

9、费由乙方承担；,合同正文部分,合同必须有违约责任，违约责任应明确约定违约金数额、比例及计算方法，以及合同解除的条件，具体内容由合同承办部门确定；各部门应根据本部门的业务特点，总结一些本部门常见的违约责任标准条款；一般情况下，任何合同都不能缺乏违约条件，应杜绝“乙方是长期合作单位，不会出意外，不必考虑违约条款”的观念，“甲方有权保留追溯损失的权利”之类的说法不能代替具体的违约条款；,合同正文部分,一般情况下，合同必须有质保金、质保期及维保服务方式，以保证合同后期服务的正常进行；一般情况下，合同争议处理的机构应为甲方所在地有管辖权的人民法院或仲裁委员会；一般情况下，合同应有明确的起止时间及签约地点

10、；,合同结尾部分,双方都必须使用合法的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或业务章等不合法印章（举例）；落款应包含签订时间、法定代理人及委托代理人、开户银行及帐号、联系人及电话；应在合同结尾注明合同正副本各几份，甲乙双方分别持有几份等信息；,举例,情况：输电公司是电力公司下属企业（分公司，不是子公司），合同和输电公司签，但由于输电公司没有公章或合同专用章，所以盖的是电力公司的章；付款时发现输电公司提供的开户银行和银行帐号都是电力公司的；分析及结论：和分公司签订合同时盖母公司的章是可以的（要求是：合同方与盖章严格保持一致），付款时付给母公司也没有问题，但需要提供有母公司盖章的证明（说明是其分

11、公司而非子公司，且分公司同意把钱付给母公司）,合同结尾部分,应在合同结尾处注明合同附件的名称和份数；如果合同结尾部分的合作双方信息是另取一页应在此页左上角注明此页无正文；,格式化的合同,包括国家规定的格式合同和某些垄断机构的格式合同，由经办人按要求填写，在合同中应尽量通过其它说明事项或补充条款等方式为甲方争取公平的权益，同时，经办人员应在OA系统审批的合同摘要中对格式合同予以明示；,问题,扫描链接上来的必须保证方向正确、内容可以看的清楚；最好对扫描文件进行重命名，表明次序，方便相关人员会签审批；,境外合同,必须明确约定税费的承担人，税费交纳手续的办理人、国内段工作涉及的合同金额或比例；鉴于税务

12、局有权质疑合同约定的国内段、国外段的金额分摊比例，故合同应约定“最终税费以税务局认可金额为准”；鉴于境外合同付款周期的特殊性，故合同约定的付款时间应考虑充分，如在收到发票后20个工作日，并应强调付款遇中华人民共和国法定节假日顺延；,境外合同,与代理方所签合同中应包括对代理方票据的要求；凡涉及境外付款的合同需添加计划财务部税务专员会签；,合同流转流程,基本流程：起草会签校稿审核批准用印存档/抄送（OA系统）会签、审核、批准、审批,起草,合同承办人对合同签订的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性承担主要责任，即第一责任；合同承办人在会签过程中应严格按合同会签权限添加相关人员参与会签，不得

13、随意添加合同会签权限以外的人员参与会签（目的是提高合同会签效率、明确分工和责任、控制合同流传范围）；,起草,若发生多版本情况，应说明版本之间的差异，明确修订的内容（目的是提高会签效率，保证版本的有效性）；合同承办人不得随意跳过系统默认的会签人员直接校稿，如有特殊情况，必须在办理说明中明示；（常见问题举例：把校稿当成修改键）合同承办人不能找到合适的合同类别，如何处理？（前面已说明）,起草,若合同涉及的费用，超过合同审批人权限时，均需提交总经理审批（OA操作：选择特殊合同审批，手工选择会签人，系统将默认部门经理审核，总经理批准）；,会签,会签人对合同内容提出本部门工作需求和专业意见，承担相关专业责

14、任，负责提供专业标准规范或技术要求条款给合同起草人；合同承办人必须逐条明确回复会签人意见、直到意见达成一致；涉外合同：合同承办人必须自行添加会计组主管参加会签（是否涉外合同以乙方是否境外单位为判断标准，不以是否外币付款为标准）；,审核,合同审核人负责对校稿版本的合理性、合法性、规范性、完整性和正确性进行全面审核，承担合同签定的第二责任；根据各个部门的情况，可设定多级审核；合同审核人必须检查会签记录，起草和会签流程是否正确；,批准,批准人在审核的基础上批准该合同的执行，对签订合同承担决策责任，不承担因合同的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性等具体条款所涉及的相关责任；,审批,审批人同

15、时兼任审核和批准，承担第二责任和决策责任,合同的变更、解除,变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式，并通过行政部档案管理员在OA系统上作出处理。合同转让原则上必须有三方协议；因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应由相关责任人承担责任，并在变更、解除合同的协议书中予以明确；（常见问题举例：营销合同终止）,举例,情况介绍：此合同由于乙方的工作不能达到我方要求，工作已实际终止，但未签订终止协议；预付了85600元；处理：相关责任人推进与合作方签订终止协议的工作，如合同有明确规定合同终止时的结算事宜则按合同约定执行；如果合同没有明确，则根据实际情况对对方提出退还预付款的要

16、求（根据实际情况结算）；终止协议签订后，根据协议结算（付款或退回预付款，可冲账或冲抵其他合同付款）；通知合同管理员对此合同进行终止的异常管理；,合同的变更、解除,变更、解除经济合同，需同样按合同审批流程办理手续；一般情况下,合同变更金额应小于原合同总价的5%，如果超过这个比例应签订补充协议；一般情况下,合同变更应只限于合同金额的变更，如果变更涉及合同内容，应该签署补充协议；,合同的变更、解除,合同变更、终止、解除、签署补充协议等此类合同的名称标准格式是“原合同名称+变更协议或终止协议或解除协议或补充协议”,合同类别及权限表,公司对合同进行分类管理，不同类别的合同对应不同的起草人、会签人、审核人

17、、审批人和抄送人，详见北京龙湖合同类别及权限表（2007版）,合同示范模板,合同示范模板是各部门业务经验的积累，是各部门进行业务培训的重要工具，由合同承办部门负责建立和管理本部门合同的示范模板；,合同示范模板的基本流程,途径：工作联系单模块合同范本类*部门合同范本 流程：计划财务部合同管理员参加会签，承办部门经理审批，抄送集团信息中心系统管理员；应用：系统管理员将其对应设置到每一个合同类别下；合同示范模板的内容和格式：各部门自行确定，但必须符合本办法规定之相关内容和格式，且易于使用，能有效提高合同办理的效率；,其他,先做事情后补合同属特例管理，合同承办人在提交该类合同时必须自行申明属于先做事情

18、后补合同的情况，同时说明补办合同的原因以及部门经理及相关人员对补办合同的意见；会签部门（特别是计划财务部）与承办部门不能达成一致意见的，由总经理审批；,责任,凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任；故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任；,责任,各部门自行负责本部门合同承办人员承办合同的资格审查，对多次出现低级错误的合同承办人，应取消其承办合同的资格（合同计算错误、大小写错误等低级问题反映出员工的基本工作态度和基本工作质量）,责任,涉及合同保密内容的，合同承办人应在办理说明中明示，合同承办人、会签人员及审核、批准人员故意或过失泄露合同保密内容而给公司造成重大损失的，追究其经济和行政责任，情节严重的移送有关国家机关追究其法律责任；,修订,本管理办法由计划财务部每半年回顾修订一次，对未按本办法办理的合同每季度统计和公告一次。,OA系统主页面,新建一个合同,一个合同从起草开始正常的要经过会签、审批、签章、执行、（终止、变更、纠纷处理）、完成及档案管理等过程。,新建一个合同,命名原则：必须包括“公司发布的项目标准名称+事项”,欢迎交流！,谢谢！,