合同管理制度.ppt

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1、一、集团合同管理制度二、经济合同管理制度三、施工过程管理制度四、工程档案管理制度五、建设工程项目管理制度,合同管理制度 为了加强经济合同管理工作，规范集团公司经济合同审批程序，明确管理职责界定管理层面，防范经营风险，确保集团经济有序、健康的发展，特制订本办法。第一章 合同的订立 第一条 集团及集团所属各单位对外发生经济活动的，必须签订书面合同，且有关修改合同的文书、图表、传真，送货单，发票，对帐单等均为合同的组成部分，经常发生的大宗原料 采购、产品销售合同，各相关公司应编制制式合同报集团审批，制式合同文本每年不定期完 善一次。第二条 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。第三条 资

2、信调查：订立合同前，必须了解、掌握对方的资信等情况，要求对方提供营业执照和税务登记证，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。了解对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同。,第四条 合同必须具备标的、数量、质量、价款或者酬金、履行的期限、地点、方式、违约责任等主要条款，并要考虑争议解决的受理地点。合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。第五条 日常办公用品的采购，零星材料的采购，一次总计不超过2 万元、即时清结的，可以不签书面合同。第六条 合同文本拟定完毕，凭合同审

3、批单按规定的流程经业务经办人员及业务负责人员签署意见，所在公司经理（集团处室负责人）签署意见，法律顾问签署意见后经集团公司总会计师签署意见，之后报集团公司总经理签署意见。第七条 签署合同经办人及业务负责人 须对合同 容的真实性负责，所在公司经理（集团处室负责人）对经济合同负全面责任，法律顾问对合同的合规性负责。第八条 合同审批单签署流程中，经济合同范文作为合同审批单附件，合同审批单作为合同审核过程中的记录和凭证，依据签署完整无疑义的合同审批单至印章保管部门盖章，盖章后合同及审批单作为盖章依据留存并及时归档。第九条 对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章，在合同审批完成后方签章，并且原则上先由对方

4、签字盖章后我方才予以签字盖章。合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第十条 对方提供的制式合同，各项应当认真填写；确须空项的，应当填写（无），或使用划线，不得空白。,第十一条 经济合同按规定由相关领导审批完成后，应按 蒙古庆华集团合同编号规 则对合同进行编号并登记。原件应交财务部门和档案室留存一份，采购单可交财务部门复 印件。第二章 合同的审批 第十二条 经济合同正式签订前，须按合同审批流程等规定上报相关公司领导审查批准后，方能正式签订。第十三条 法律顾问负责审查合同的合规性，主要负责审查合同条款、容的合法性、严密性、可行性，提出修改参考意见。第十四条 根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以

5、呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。第十五条 5 万元以下的采购合同，由集团主管副总经理审批；凡超过 5 万元的合同，必须交集团主管副总经理及集团总会计师 合审批，并在审批报告单上签字。第十六条 凡超过20 万元的合同，在完成第 2 条签审程序后，报集团总经理审批。第十七条 总经理同意批准的合同，可以委托主管副总经理签字，但需在日后予以补签。第十八条 各级合同审批领导需在收到合同初稿及合同审批单后 3 个工作日 完成审批工作，提出修改意见或不予审批理由。,第十九条 制式合同文本审议过程视同合同审批流程，经过逐级审核，最终由集团总经审批确定。制式合同文本经过审批

6、后，各公司 须使用审批后的制式合同与客户签订合同。第二十条 产品销售价格由集团（公司）召开价格委员会讨论后，报集团总经理审批确定，并形成产品销售价格表，报送集团财务处备查。在价格周期内，根据产品销售价格表签订的制式销售合同，由各公司经理或分管副总经理签署既可生效。第三章 合同的履行 第二十一条 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第二十二条 合同履行汇报制度，合同履行期间及时向领导汇报 展情况。第二十三条 合同正常履行的，在履行完毕后，报告主管领导，将全部资料存档，原件须在财务作

7、为入帐凭证的，应当将复印件存档，注明原件存放何处。第二十四条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。,第二十五条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向相应公司领导汇报并及时告知集团有关部门，征求处理意见，采取防范措施。第二十六条 发生合同纠纷的，应当及时报告集团领导及相关部门，研究应对方案，做协商、诉讼、仲裁准备。第二十七条 合同诉讼或仲裁，一律由集团法律顾问办理，相关单位配合 第四章 合同的管理 第二十八条 建立合同档案。每一份合同都 须按 蒙古庆华集团合同编号规则进行编号，

8、不得重复或遗漏。每一份合同包括合同审批单、合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥保管，不得随意处置、销毁、遗失。第二十九条 建立合同管理台帐。各单位应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类 台帐和总台帐。每个公司 须设一个总台帐。其主要 容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况、合同份数及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。第三十条 签订合同专用章制度。各处室及下属公司对外签订合同所加盖的印章，除各处室外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。合同专用章统一刻制、编号

9、和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用，合同专用章应妥 保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，并追究有关人员的经济责任和行政责任。,第三十一条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第三十二条 合同档案不得丢失、损毁、涂改，合同档案作为集团永久档案保存。经过审批，可以借阅。第三十三条 集团审计监察处会同其他部门定期对合同管理工作 行考核，并逐步将合同履行情况、合同台帐记录等纳入集团（公司）对责任人和责任部门的工作成绩考核范围。第五章 合同的监督 第三十四条 任何人对外签订合同，都必须以维护集团（公司）合法权益和提

10、高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公 私、谋取私利，审计监察处对舞行为随时监督。第三十五条 审计监察处负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题 行调查处理，提出监察建议或做出监察决定，并可根据需要进行专项监察。第三十六条 合同履行完毕后，审计监察处将根据重要性水平情况对合同履行情况具专项核查报告。第六章 其它 第三十七条 本办法经总经理办公会议通过。第三十八条 本办法未尽事宜，待总经理办公会议补充、修订。第三十九条 本办法解释权归集团。,内蒙古庆华集团经济合同审批单合同编号：,经济合同管理制度 根据中华

11、人民共和国建筑法及合同法的有关规定，为加强集团工程合同的管理，特制定本制度。第一条 经济合同的主要条款。包括标的、数量、质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等。第二条 经济合同的类别。包括 察、设计、建筑、安装合同。察、设计合同中，应规定双方提交 察、设计基础材料，设计文件（包括预算）的时间，设计的质量要求以及其它协作条件等条款。建筑安装合同中，应明确规定工程范围、建设工期、工程竣工时间、工程质量、工程造价、技术资 交付时间、材 和设备供应责任、拨款和结算、交工验收、双方互相协作等条款。第三条 签订经济合同的程序。1、要约。由施工单位向基建处提出签约提议，附合同条款文本，由基建

12、处与施工单位就合同文本进行初步商议。2、会审。协商文本出具后，基建处组织公司相关职能部门（如预算、审计、供应、财务、法律顾问、资产管理等）根据公司意图与施工单位协商谈判，达成共识，合同条款应严谨、清晰，保证合同的合理、合法性。3、会签。达成共识后，内部相关科室实行会签，经办人签字，科长签字，处长签字，最后报公司领导批签。,第四条 经济合同的履行。1、经济合同一旦签订后，完成合同规定的义务就变成了一种法律行为。除法律和合同另有规定或其他原因确实不能履行外，须按合同约定的标的条款履行义务。2、如果在履行合同过程中，发生不能履行合同的困难或不利于履行的情 况，要明确双方责任，尽量减少损失。3、经济合

13、同发生纠纷时，先通过协商或者协调解决。双方各自承担应承担的责任。协商调解不成时，依法解决。第五条 经济合同的管理。1、基建处有关人员要认真学习经济合同法及相关法律法规和经济合同的基本知识，加强法制观念，提高素质，避免签订非法、无效合同。2、签订的的合同，基建处除内部存档外，合同正本要及时送公司档案室。3、接受工商行政管理机关、业务主管部门的指导和监督管理。4、建立合同台帐，做好合同的存档、备案工作，并根据合同类别、保密级别进行分类管理。5、合同履行完毕后，经办人将合同与其他资 归入档案室。,施工过程管理制度 为了加强对项目工程的质量、度、投资、安全控制，确保工程的顺利竣工，特制定本制度。第一条

14、 依据建筑工程立项计划、施工图、施工合同、施工许可证、施工技术规范、投资额，组织、管理工程的施工。第二条 施工管理的任务主要由工程科承担，有关科室密切配合。第三条 工程科根据工程的规模、施工技术要求，配备各专业工地代表，在施工过程中严格履行职责。工地代表应将工程质量做为首要管理目标，为建设高质量的工程尽职尽责。第四条 工程科负责组织有关部门，依据设计确定的工程位置、标高，进行场地的“五通一平”。第五条 对施工单位进入现场人员的管理水平，施工技术水平，施工队伍的技术素质，工种的配备、设备情况等，工程科应做全面的了解，以便进行管理。第六条 单位工程原则上是一个总包单位。若要分包，必须经过基建处向公

15、司领导汇报并研究同意后，方可进行。,第七条 为了工程施工的顺利进行，工程科需根据施工组织设计进行审查，审查主要包括人员、机械、材 等，准备情况符合施工组织设计后，由工地代表签字上报基建处领导审批后，方可开工。第八条 施工单位进入现场后，工程科应通知施工单位到公司保卫处办理出入公司的具体手续。对施工现场的情况，工程科应书面通知保卫处，以便其加强对施工现场的安全保 卫工作。第九条 施工单位应根据公司建设计划和合同工期，详细制订总施工 度计划和分部、分项工程 度计划，并绘制计划网络图，报工地代表和施工科审核，同意后报主管处长批准。施工过程中，工地代表应严格按 度计划控制工期，确保工程按计划完成。第十

16、条 甲乙双方的管理组织机构应在工地现场挂牌公告，容包括：建设单位相关人员、监理单位相关人员、乙方项目经理、施工队长、质量检查员、材 员等。第十一条 工程开工后，工地代表要根据国家现行的建筑安装工程质量检验统一评定标准、操作规程、验收规范和规程项目的具体设计要求，对工程质量进行全面监督管理。第十二条 工程科应定期组织施工调度会，重点解决施工的质量问题（如有重大技术问题，应组织专业调度会解决）。协调各施工单位、专业工种之间的关系。会议由工地代表负责记录，并出会议纪要，发放相关单位。会议上提出的问题，由工地代表会后负责实施。,第十三条 工地代表在工程开工时要建立施工日志，并坚持每天记录，容包括：质量

17、检验记录，试块、试件的取样检验记录，事故处理记录，甲乙双方办公会议记录初验及验收情况，质量返修，奖惩事项，天 情况，出勤和劳力组织情况等。该日志在竣工时作为施工技术资 交档案室存档。第十四条 根据规划建设部门批准的建设文件和公司总体规划要求，由工程科组织测单位、施工单位、监理单位和工地代表进行工程项目的定位、放线和确定高程。经检验后，组织规划建设部门、监理单位和设计单位的有关人员验线。方位、轴线、标高、控制桩、龙门桩标高等数据复核准确无误后，有关人员签证确认，方可开挖基槽。第十五条 基槽开挖后，工程科组织工地代表和地质 察部门、监理公司、公司审计处等有关人员确定土石方的类别。对数量较大，地形复

18、杂的土石方类别的确定，应报处长共同研究确定，并由工地代表及时办理签证。第十六条 基槽开挖后，应及时钎探，工地代表要跟踪检查，并督促施工单位对基槽进行初验，作质量评定。工程科应及时组织 察、设计、质检、监理、施工等单位有关人员进行验槽。如发现地基与 察设计不符时，由设计人员提出处理意见。工地代表督促施工单位做好钎探、验槽和地基处理记录，各方责任人签证。未经签证或基槽不符合设计要求的，不准进行下道工序。,第十七条 工地代表对砂浆、混凝土的配，要不定期进行检查验证，必须达到配比规定。第十八条 隐蔽工程隐蔽前，施工单位应首先进行自检评定，然后由工程科组织设计、施工、监理、质检单位有关人员进行验收，并做

19、好验收记录，达到合格后及时办理签证手续，进行隐蔽。如发现未经检查验收，或检查验收不合格而隐蔽，有关责任人必须负责。第十九条 建筑工程的基础工程、主体工程等分部工程的质量，由工程科组织设计、施工、监理、质检部门的有关人员进行验收，并及时办理验收签证。第二十条 工地代表对施工单位的施工质量随时 行监督检查，发现问题及时通知施工单位进行处理。在未做出妥 处理之前，不得进行下道工序的施工。第二十一条 重要问题和重大事故隐患，除通知施工单位外应向科长、处长汇报，必要时用书面文件通知和汇报。同时，工程科应组织有关工程技术人员协助施工单位订出处理的措施，经处长同意后，由工程科负责监督实施。第二十二条 各专业

20、工地代表应密切配合，协调各专业工种的施工程序，保证施工顺利进行。水电暖卫工程的打洞、剔槽和预埋卡钩应在土建抹灰前完成，工地代表应检查是否牢固规范。第二十三条 装饰阶段开始前，工地代表要督促施工单位首先做出样板，由施工科组织有关人员对样板进行验收，验收合格（计划创优工程必须优良）后，方可进行全面装饰。工地代表严格按样板标准，监督施工单位按程序施工。,第二十四条 对工地发生停水、停电等由我方责任造成的停工现象，工地代表应及时和有关部门 系，争取尽快解决确保施工顺利进行。如不能及时解决，要按合同规定，予以签证。第二十五条 工程科要严把材 质量关，工地代表应积极协助。第二十六条 工程材 必须符合国家标

21、准和设计要求，对材 的型号、规格、性能等质量指标。第二十七条 工程所用的地材，市场采购的物资，工地代表和施工单位必须严格把关，对可能影响工程质量标准的材，一律不准使用。第二十八条 对砂浆及混凝土，必须按规定留试块，工地代表应跟踪检查施工单位的砂浆、混凝土试块的制作、养护和试压检验情况。第二十九条 为防止假冒伪劣建材进入施工现场，对于重要材 和现场不易检验辨别的（半）成品材，工程科必须派专人跟踪施工单位采购。第三十条 所有 场材 必须“三证”（合格证、准用证、出厂证）齐全，其中钢材、水泥、砖、防水材 等重要原材 和成品，应同时具有合格证和试验报告。第三十一条 有合格证明的材 或构配件仍应现场核查

22、，未经检验或检验不合格的材料不准进入施工现场。第三十二条 材 员和工地代表应仔细复验材，一旦发现所用材 与图纸设计不符或存在疑点，应立即通知施工单位停止使用，并立即汇报。,第三十三条 材 检验要按国家的有关标准规范进行，不同批的材要重新进行检验。第三十四条 工程完工后，工地代表应督促施工单位首先进行自检自验，合格后，提交“竣工报告单”，经工地代表和施工科长签证同意后，进行工程初验。第三十五条 初验由工程科组织，要求尽量详尽细致。主要部位要进行实测实量，装修安装工程要逐件（项）检查，不放过任何细节。初验由工地代表做详细记录，对发现的问题负责督促检查施工单位在规定的时间 进行整改。整改后再由工程科

23、组织复验，复验合格后，正式向规划建设部门申请竣工验收。第三十六条 竣工验收工作由基建处组织，规划建设部门、质量监督部门、设计单位、监理单位及公司有关部门共同进行。竣工验收合格后，工程科及时办理有关验收手续。,工程档案管理制度 为加强处室对施工资 的管理，完善工程质量技术资 的汇总、存档工作，保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行，根据建设工程文件材 整理和档案移交工作办法及公司文件资 档案工作的相关规定，制定本制度。第一条 基建工程档案管理是基建管理工作的重要 容。基建工程档案是公司综合档案的重要组成部分，是今后进行基建工作和公司管理工作的基础。第二条 档案管理人员业务上受公司综合档案室的指

24、导，按规定向档案室移交完整的档案材料。第三条 基建类档案是指公司的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修、技改等项目的全过程中形成的、对公司和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材。第四条 归档的基建材，是国家的宝贵财富，是建设公司的历史记录，所有的工程技术人员，都有为建档、归档完 档案提供资 的义务。第五条 各科室把档案资 的收集、整理、移交工作列 职责范围，有专人负责，作为年终业绩考核 容之一。,第六条 档案管理人员应严格遵守岗位责任制，忠于职守，刻苦钻研业务，掌握专业知识，充分利用微机管理，保证档案管理工作有序、高效进行。第七条 所有资

25、必须严格按照ISO9001 要求，装订成册，妥 保管。第八条 资 的移交工作必须建立健全手续，资 的名称、份数、页数登记造册，移交时填写移交表，一式两份，双方签字。重要材 移交表须经移交部门科长审核签字确认。各科室及档案室分别保管备查。第九条 单项工程竣工验收后，三个月 由工地代表将该项工程的档案材 移交给档案室，由档案室按规定组卷，上交校档案室和上级档案馆。第十条 其他应归档的资，须及时移交，全部资 要在下年度的一月十五日前移交给档案室。第十一条 归档资 必须是原件，使用复印件必须注明原件存放地点，一般工程前期及竣工图归档两份，其他一份，重要工程应在施工前确定归档份数，一般归档两份以上。第十

26、二条 归档材 移交要全面及时，负责移交人员应对文件 容进行检查，做到内容真实、无遗漏，单项工程各工地代表负责对由施工单位移交的材 依照前归档 容进行检查。第十三条 竣工图必须使用新蓝图绘制，按规定加盖“竣工图”标志，并如实填写内容。,第十四条 归档材 必须字迹清晰端正，图纸清楚，纸张优良，书写一律用碳素墨水，以利长久保存。第十五条 档案管理人员按规定对所收集的档案资 进行排列、组卷、编目、装订。向上级档案室部门移交的文件，如在日常工作中有查阅利用价值，档案室应复印存留，以提高利用率。第十六条 公司 外单位或个人，查阅档案资 时，须经处长以上领导同意方可查阅相关资料，档案室作好查阅记录。第十七条

27、 查阅利用档案，一般在档案室 进行，归档资 一般不外借。确须借出时，须经处以上领导批准方可办理借出手续，并规定三日 归还，档案室作好借阅登记（注明借阅人姓名、单位、系电话等）。第十八条 对所借档案资，要妥善保护，不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损，借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。第十九条 对借还的档案资，档案管理人员要进行认真清点、检查和验收，无误后方可归档，如发现问题，及时查明原因，上报领导。第二十条 对过期不还者，档案室人员有责任催还，对故意不还者，应上报领导予以解决。第二十一条 按有关规定确定档案资 密级及保管期限，经鉴定需销毁的档案资，须编造销毁清册，经有关领导批准后

28、方可销毁。,第二十二条 档案室要作好防盗、防火、防虫、防晒、防鼠、防尘、防霉、防有害 体等“八防”工作，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第二十三条 存放档案橱俱排列合理整齐，并保持清洁卫生。第二十四条 对保管的全部资，每半年 行一次清点核对，发现破损档案应及时修复或复制。第二十五条 档案室有关人员应经常检查和清除可能发生事故的隐患。第二十六条 档案管理人员在调换工作时，对所管档案要办理交接手续，离职后对需保密材料容不得泄露。第二十七条 档案管理人员应对在册档案资 按一定题目选材、加工、排列、组合编制各种参考资，提高档案工作管理水平。第二十八条 发扬热情、主动服务的精神，充分利用微机检索，提高查全率

29、和查准率，服务于基建工作。,建设工程项目管理制度 本制度主要包括计划立项、规划定点、设计委托、初步方案报批、规划许可证申办、建设工程施工许可证申办、验线开工等程序。前期工作主要由综合业务科负责，土建工程科、安装工程科、测量可证申办、招投标、技术科等专业科室配合。具体程序如下：第一条 计划立项。综合科起草立项申请报告后，上报公司相关部门，并负责催办审批过程中的一切手续。第二条 规划定点。计划立项批准后，按照公司总体规划初步确定建设项目的位置，协助相关部门报规划局审批，办理建设用地规划许可证。第三条 设计委托。按照定点及规划设计条件通知书要求，土建工程科、安装工程科编写设计任务书，本着公开、公平、

30、公正的原则，择优选择设计单位进行初步方案设计。第四条 地质勘察。按照设计布孔图的要求，土建工程科、安装工程科本着公开、公平、公正的原则，择优选择地勘单位。第五条 初步方案的论证报批。初步方案做好后，由基建处组织有关人员进行论证审定后报建设主管部门审批，并按建设主管部门要求征求消防、市政、环保、卫生防疫等行业主管部门的审查意见。,第六条 申办建设工程规划许可证。综合科把建设主管部门及各行业部门审查意见通知设计单位调整、修改，方案完备后申办、报批建设工程规划许可证。第七条 招投标。规划许可证批准后，综合科通知设计单位做施工图，土建工程科、安装工程科根据工程要求编写招标文件。按照公司招投标管理办法进行招投标，择优选择施工单位。揭标后通知中标单位，双方签订施工合同。第八条 签订施工合同。按照单位工程要求及中标通知书，由中标单位草拟施工合同，土建工程科、安装工程科审查、各有关科室会签后，报处长审定无误，由综合业务科具体负责签订施工合同。第九条 申办建设工程施工许可证。签订施工合同后，综合科到质监站等部门办理有关手续后，到建设局办理建设工程许可证。第十条 放线、验线、开工。领取建设工程施工许可证后，由施工单位现场放线开工。,