公司公文管理办法.docx

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1、1为了统一文件、资料的管理与归档，提升公司形象，特制定本管理办法。本办法适用于集团内所有文件、资料（包括图纸、电子光盘）的编制。2公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书。2.1 文件的阅办2.1.1 外来的公文由集团总裁办公室负责签收，并于接件当日填写文件阅办单按领导批示的要求送达有关部门，办好文件承与工作。属急件的，应在接件后即时报送。内部传递的文件或相关业务往来（技术）文件由承接部门和对口单位负责签收，及时按文件要求办理。2.1.2 文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，一般应在2个工作日内办理完毕,并将办理情况反馈至总裁办公室（或分公司人事行政部门）。2个工作

2、日内不能办理完毕的，应说明原因，调整阅办时间。2.2公文的拟定、签批、下发2.2.1集团公司的各类规章制度、会议纪要、通知、决议等文件由总裁办根据规范要求进行拟定和编制。各分公司的此类公文由其人事行政部门进行拟定和编制，各项基本制度、高层管理人员的任命、董事会决议等重要文件签批后的正稿须报集团公司总裁办备案。2.2.2一般业务文件如：填报业务报表、对外业务中申报相关资料以及在执行已经正式下发的文件时所拟发的相关业务文件，由相关部门自行拟稿。2.2.3公文审批权限2.2.3.1以公司董事会的名义对内、对外的正式公文、重要的决议及以公司的名义进行的所有担保文书等须报集团董事长签批。2.2.3.2以

3、公司名义对外的正式公文（公函）、公司基本人事行政制度、薪酬财务制度、高管任免决定等审批权限为集团董事长。2.2.3.3各分公司的人事行政职能部门以公司名义对外单位申报社会保险（不包括个别员工的异动报表）、申报社保年检材料、以公司名义提供本单位人事劳资信息等，无论是否加盖公章，在报送前均须经集团总裁审核后方能报出。2.2.3.4以公司的名义对内或在集团内跨公司传递的正式公文签批程序为：部门（部长）总监f分管副总f董事长（总裁）。2.2.3.5一般业务文件：如对外业务中使用的已按程序审批的文件其配套资料、执行已经正式下发的文件时所拟发的仅供集团内部使用的业务文件、实施细则时，由部门总监f分管副总裁

4、签批。2.3拟稿部门根据文件类型填写文件审批单（一事一单）后，需报送董事长批复的文件按程序经其部门负责人审批后，再交由各公司行政办公室统一报送其董事长批复。2.4所有报送集团董事长审批的文件在各分公司总经理签批后，统一交集团总裁办公室送签，审批后的审批单原件及文件复印件留存办公室，审批单复印件及文件原件交经办部门，如属领导直接签发的文件，签发件原件一份留存办公室，其他原件或复印件交经办部门。涉及用印的见公司印章管理规定。2.5签批后，由各办公室负责归档及下发的批复文件。属于密级文件的，核稿人应注明“符号”字样，并确定报送范围。密级文件按保密规定，应由专人印制、报送。送件人应把文件内容、报送日期

5、、部门、接件人等事项登记备案。2.6其它业务文件、部门文件按编制和审批权限报相关领导审批后，由责任职能部门完成印制、报送和归档等工作。3公文印制及传送要求3.1 文件印制须符合以下基本要求：3.1.1 准确：公文格式、文号、签阅登记、校对成文，都要做到准确无误；3.L2及时：文件印制必须快捷，紧急文件马上印制，有时限要求的文件要按规定从快印制；3.L3经济：文件印制要注意节约，要充分权衡印制方式、数量、时效、费用，讲求经济实用。各类公文在未经有最终审批权限领导签署之前，应控制印制的份数，待审批完成后再按所需的份数印制；3.2 打印文件、发传真均需按规定在打印、传真记录本上逐项登记，以备查验。严

6、禁擅自为私人打印、复印材料，违反者视情节轻重给予罚款处理。3.3 文印人员必须及时完成各项打字、传真、复印、阅办传递任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚，因积压延误而给公司造成损失的，追究当事人的责任。3. 4文件由拟稿人校对，按程序审批后方能盖章、复印、下发。下发正式文件时应填写文件发放回收登记表，要求接收部门签字。4. 4审批单原件、经签发的文件原稿、签收单原件均存集团总裁办。4文件的保密4.1 密级代号：绝密用,机密用秘密用,一般文件无5. 2所有接触到公司内部机密文件的工作人员，应自觉做好保密措施，若发生泄密情况,将按公司奖惩

7、条例的规定追究其责任。4.3保密：文件印制完毕未对外发行期间，要合理界定发放范围，遵守保密规定。4. 4集团总裁办定期组织对集团各部门和各分公司的公文管理情况进行检查，并将检查结果纳入公文管理人员及相关领导的考核指标。5文件编号4.1 公司代码，三位，前两位一般取公司名称中业务名称的拼音首字母，第三位统一用字母“G”，代表公司。例：JYG,广州精益实业集团有限公司JQG，广州精益汽车空调有限公司JBG,广州精博制冷设备有限公司JJG,广州精益大酒店有限公司JXG,广州精益汽车修理厂4.2 部门代码，三位，大写，前两位取部门名称拼音首字母，第三位统一用“B”字母,代表部门（各部门代号如下）。部门

8、代码部门代码财务审计部CSB制造中心ZZB总裁办ZCB技术中心JSB人事行政部RXB营销中心YXB供应链GYB年份5. 3文件编号方法1）文件编号原则：JYG-CSB-HT-16001顺序号文件代号部门代号公司代号I流水号2）表单编号原则：TYG-CSB-QRl001I1I表单代号I部门代号I一公司代号5. 4“QR”表单序列号“QR”已确定此类文件的类型为通用表格、单据，表单序列号使用“QR”为表单统一版本号，各分公司、各部门统一使用的编号方法例如：表单名为,JYG指广州精益实业集团有限公司财务审计部使用的表单，CSB指编制表单的部门为财务审计部，QR16001指财务审计部的第一份表单。5.

9、5文件序列号使用5位数，前2位为年份码，后3位数字为该类文件在本年度按顺序排列的序列号。表单记录顺序号不使用年份。5. 6文件类别代码如下表：QR各类（格式）表单BJ各类报告、总结、工作计划ZD各类制度、办法、流程TC投资策划方案ZT招投标文件HR人力资源专用文件TZ图纸HY会议纪要HT各类经济合同、协议CS财务审计专用文件CK参考资料（包括书籍等）FY公司各类证照复印件6文件版次：5.1 文件采用版次来辨别是否为最新版本，以确保有效性管制。版次由一个字母和一个数字组成。如：“A/0”为初版，版次变更程序依次是“A/0”、“A/l”、“A/2”、依次类推，版次最多只能变到“A/9”.若文件发生

10、了大的变化，则版次应变为“B/0”至至/1、“B/2”至/9”等；5.2 一份文件各页次可不同，面页版次代表该份文件之版次，当任一页版次变更时，封面页版次皆需变更。7红头文件7.1红头文件分为5类，分别为董办、董内、文办、文内、公函。7.2红头文件使用固定格式，其电子文件的编码、存盘原则参照本规定。7. 3集团内所有董办、董内文件，集团公司的文办、文内、公函文件均由集团总裁办专人负责编制。7.4 分公司文办、文内、公函文件由公司人事行政部门专人负责编制。8文档格式7.5 页眉：集团内部管理文件中使用页眉，对外单位的公文中不使用。带目录的文件，页眉显示在目录页。页眉如图（或使用集团公司文件模板）

11、：慝S,所有文件加入INGYl7.6 页边距：文档上方页边距为2.5cm。成册装订的文件，下方、左、右页边距各为2.2cm,装订线为ICm（超过50页以上厚页文件使用L5cm）。无须成册装订的文件，文档上方页边距为2.5cm,下方为2.2Cnb左右页边距为系统默认值：3.17cmo成册文件须双面打印时，页边距（页码范围）应设置为对称页边距，单面打印时不设置（即为默认的普通）。7.7 目录：目录标题格式同文件主标题格式，目录条目：宋体、四号、加粗、左对齐，2倍行距。8. 4文件主标题：黑体、小二、加粗、居中。标题上方空两行，标题与正文之间空两行，均以小二号字体空行。8.5 公文使用章节标题：宋体

12、，小三，加粗、居中，章节标题与上章正文之间空三行、与当章正文之间空两行，均以小三号字体空行。合同不使用章节标题，采用一级条款的形式：宋体，小四（字号同合同正文），加粗，一级条款与上一条款正文之间以正文字号空一行，与当条正文之间不空行。8.6 正文题号：正文题号采取分级编号，正文题号均为阿拉伯数字，使用TimesNewRoman体，从一级题号起代表条款顺序的数字以英文半角”号承接。例如制度文件中题号为“1.1.3”指第一章第一条第三项条款，再如合同中“4.5.6.8指第四条第五项第六款第八点条款。8.7 正文条栏目字体加粗并与上一级条栏目正文之间空一行，其余同正文。8.8 正文：中文使用宋体，英

13、文使用TimesNewRoman体，首行左缩进2字符，行距L5倍。制度、合同、会议纪要、内部管理等档案文件字号用小四，对外公函、报告、通知等字号用四号，行距为1.5倍（特殊情况可适当调整行距）。8. 9署名/日期：字号同正文、宋体、加粗。810页码标于正文下方外侧，使用阿拉伯数字。8.4 从节约和适用原则出发，集团内部使用的文件页数大于4页时应使用双面打印功能（双面打印的文件在页面设置中应将页边距设置成对称页边距）。收集的大篇幅资料、参考文件，在打印时正文采用小五号字体，不使用页眉页脚。8.5 正式制度、重要合同等有必要使用封面时，制度的具体格式见本文件封面模板，合同封面见附件一。8.6 对外

14、报送的正式文件或有特殊规定文件的按其要求编制。9本文件管理办法解释权在集团总裁办。附各类但丈人后，靖参阅。专见公文（曲、请示、报告、通知、规定）写作格去与箝丈一、函的写作格式函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问

15、或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。2、主送机关。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结

16、语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一

17、样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。例文：通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函19932号国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督

18、促落实。一九九三年一月三日二、通知的写作格式通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标题：制发机关+事由+通知。二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决XXX的问题，经XXX批准，现将XXX,具体规定通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾(三种写法)意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。再次明确主题的段落描写。例文1：指示性通知北京积水潭医院关于的通知各科室：O北京积水潭医院二OO五年三月十日例文2：指示性通知国务院

19、关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发(1996)X号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日例文3：会议性通知关于会议的通知各职能

20、处室：定于X月X日召开XXXX会。现将有关事宜通知如下：会议议题o参加人员o会议时间X月XX日（会期XXX,XXXXX报到。）会议地点o有关事宜（一）O（二）o（三）o联系人：,电话：,传真：O北京积水潭医院X年X月日例文4：会议性通知关于召开全区宣传部长会议的通知各市委宣传部，柳铁党委宣传部：定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。三、会议时间9日9-10日（会期一天半，9日8日下午报到）。四、会议地点报到及

21、住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。五、有关事项（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组（打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”）。（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。联系人：XXX,电话：XXXX,传真：XXXXXX。中共广西壮族自治区委员会宣传部二。三年九月四日二、报告的写作格式报告

22、是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。一、标题：制发机关+事由+报告；报告前可加“紧急”。二、正文：事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。例文1：建议报告关于XXXXXX的报告院领导：根据XX现将主要情况报告如下：一、o二、o以上意见如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院XX处

23、X年X月X日例文2：建议报告关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告国务院：脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现九十年代中国儿童发展规划纲要规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部一九九三年十月二例文3：情况报告关于XXX

24、XXX的报告根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要情况报告如下：针对XXXXXX,提出以下建议：一、o二、o北京积水潭医院XX处X年X月X日四、请示的写作格式请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。一、标题：制发机关名称+事由+请示。二、正文：请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用”为此，请示如下”。请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“

25、以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。请示需要着重注意的问题（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如*县人民政府关于*的请示；另一种是由事和文种构成，如关于开展春节拥军优属工作的请示。（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。（4）落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这

26、里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间*年*月*日。（5）请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切,以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。例文1：事务性请示关于在全国开展基本农田保护工作的请示国务院：为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：一、明确指导思想，加强组织领导。二、根据不同地区

27、确定保护重点。三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。国家土地管理局一九九一年一月二日例文2：办公会请示格式：主管领导批示关于XXX的请示院领导：XXXXXXX。此文是否提交院办公会讨论，请指示。积水潭医院XX处X年X月X日例文3：请求批准性请示关于建立中国工程院有关问题的请示国务院：近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建

28、议。曾就建立中国工程院问题，多次作过批示。根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见，进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。现就建立中国工程院的有关问题报告如下。一、关于建立中国工程院的必要性。（略）二、关于组建中国工程院的一些原则。（一）关于名称（略）（二）关于中国工程院的性质和作用（略）（三）关于中国工程院成员的称谓（略）（四）关于中国工程院与中国科学院（学部）的关系（略）（五）关于中国工程院院士的标准和条件（略）（六）关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度（略）（七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略）三

29、、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）以上请示当否，请批示。附件：中国工程院筹备领导小组名单。国家科委（盖章）中国科学院（盖章）一九九三年十一月十二日例文3：请求指示性请示关于会计人员职权条例中“总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示财政部：国务院1987年国发1987*号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我

30、们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定将条例第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。以上意见是否妥当，请指示。省财政厅（盖章）二O年X月乂日例文4：请求批转性请示关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示国务院：随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了中国公民自费出国旅游管暂行办法。附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。国家旅局（盖章）公安部（盖章）-O年X月X日五、规定的写作格式规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。一、标题：地域+内容+文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。二、正文：（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项北（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章北