Excel培训课件.ppt

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1、Excel交流,计划财务部,计划财务部EXCEL学习交流,培训内容,本专题旨在让同事们掌握EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率。,学习方法技巧,4.3 样式,6.2 数据透视表,文件菜单-页面设置,1、缩放比例2、打印区域3、打印标题行4、单色打印5、错误单元格信息打印（解决方法链接）,编辑菜单,1、选择性粘贴,在“选择性粘贴”对话框中，可以实现如下功能：指定粘贴内容指定对粘贴的数值要进行的数学运算跳过空单元行列转置运算符计算应用：文本转换为数值、万元与元转换跳过空单元格应用行列转置应用（TRANSPOSE()）,编辑菜单,2、定位：定

2、位单元格：定位条件：定位条件应用：工资条制作（其他方法制作工资条）,插入菜单,1、名称-定义在EXCEL中定义名称可以方便统计数据和有效的管理工作簿，可以用名称来命名单元格或者区域，而且可以使用这些名称进行导航和代替公式中的单元格地址，使工作表更容易理解和更新。EXCEL定义名称的方法有三种：一是使用公式栏左边的名称框；二是使用“定义名称”对话框；三是用行或列标志创建名称。第一种方法比较简单，所以不再详述。,格式菜单,1、隐藏工作表2、条件格式3、样式,工具菜单,1、自动更正2、选项3、,（1）先选定汇总列，对数据清单进行排序。（2）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。（3）在“数据”菜

3、单中，单击“分类汇总”命令。在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。（4）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。（5）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。,数据菜单,输入数据时，某些单元格中只能输入数值，某些单元格只能输入字符，为了保证正确输入数据，Excel提供了“数据有效性”功能。,为了减少输入过程中输入错误数据类型的几率，可以设置提示信息来帮助输入数据的用户判断输入何种类型的数据。,当输入出错时，系统默认的警告并不能说明出错原因，因此还需要设置出错的警告信息

4、，确切指出如何输入数据才是有效的。,所谓合并计算是指，能通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。Microsoft Excel 提供了两种合并计算数据的方法。一是通过位置，即当我们的源区域有相同位置的数据汇总。二是通过分类，当我们的源区域没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。要想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一个目的区，用来显示摘录的信息。此目标区域可位于和源数据相同的工作表上，或在另一个工作表上或工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源。此数据源能来自单个工作表、多个工作表或多重工作簿中。,EXCEL日常操作中的常用技巧,大量的数据输入是一件比较繁琐的工作，除了提高输入的

5、速度外，还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法：1、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可，右键下拉列表选项快速录入。,EXCEL日常操作中的常用技巧,3、

6、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并，方法二：利用CONCATENATE函数。4、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列），方法二：LEFT、RIGHT函数。5、自定义格式：自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。,EXCEL日常操作中的常用技巧,6、单元格错误信息函数处理：,EXCEL日常操作中的常用技巧,错误信息函数处理：1）“N/A”错误信息函数处理：=IF(ISNA(“检测值”),“TRUE”,“FALSE”)。2）“N/A”以外错误信息函数处理：=IF(ISERR(“检测值”),

7、”TRUE”,”FALSE”)。（EXCEL2007新函数IFERROR化繁为简）,EXCEL日常操作中的常用技巧,7、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：VALUE(TEXT)）。8、建立分类下拉列表：1、方法一2、方法二（分级菜单INDIRECT()应用）9、“m2”、“m3”、“C”快速输入：ALT+178、179、186。10、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。,EXCEL日常操作中的常用技巧,

8、11、避开EXCEL误差：1、利用Round函数对中间值四舍五入2、正确设置Excel选项来避开“误差”。上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的工具菜单选项重新计算，在“工作簿选项”处勾选“以显示精度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况下这个小选项是没有被勾选的12、统计不重复数据个数：=SUM(1/COUNTIF(A1:A12,A1:A12),1、什么是函数Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。2、什么是公式函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是E

9、xcel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。公式是以“=”号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一组结果的预定义特殊公式。在Excel2003中，函数共分为11个大类，函数与公式技巧比较熟练的用户在面对特定的问题时总是会自觉地想到所要使用的特定函数所在分类。,1、MAX用途：返回数据集中的最大数值。语法：MAX(number1，number2，.)参数：Number1，number2，.是需要找出最大数值的1至30个数值。2、MIN用途：返回给定参数表中的最小值。语法：MIN(number1，n

10、umber2，.)。参数：Number1，number2，.是要从中找出最小值的1到30个数字参数。,3、LEFT或LEFTB用途：根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。此函数用于双字节字符。语法：LEFT(text，num_chars)或LEFTB(text，num_bytes)。参数：Text是包含要提取字符的文本串；Num_chars指定函数要提取的字符数，它必须大于或等于0。Num_bytes按字节数指定由LEFTB提取的字符数。实例：如果A1=国投罗钾，则LEFT(A1，2)返回“国投”，LEFTB(A1，2)返回“国”。,4、LEN或LENB用途：LEN返回文本串的字符

11、数。LENB返回文本串中所有字符的字节数。语法：LEN(text)或LENB(text)。参数：Text待要查找其长度的文本。注意：此函数用于双字节字符，且空格也将作为字符进行统计。实例：如果A1=国投罗钾，则公式“=LEN(A1)”返回4，=LENB(A1)返回8。,5、MID或MIDB用途：MID返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB函数可以用于双字节字符。语法：MID(text，start_num，num_chars)或MIDB(text，start_num，num_bytes)。参数：

12、Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置，文本中第一个字符的start_num为1，以此类推；Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数；Num_bytes指定希望MIDB从文本中按字节返回字符的个数。实例：如果A1=国投罗钾，则公式“=MID(A1，3，2)”返回“罗钾”，=MIDB(A1，3，2)返回“投”。,6、RIGHT或RIGHTB用途：RIGHT根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。RIGHTB根据所指定的字节数返回文本串中最后一个或多个字符。语法：RIGHT(text，num_chars)，RIGHTB(text

13、，num_bytes)。参数：Text是包含要提取字符的文本串；Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数，它必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。如果忽略num_chars，则假定其为1。Num_bytes指定欲提取字符的字节数。实例：如果A1=国投罗钾，则公式“=RIGHT(A1，2)”返回“罗钾”，=RIGHTB(A1，2)返回“钾”。,7、TEXT用途：将数值转换为按指定数字格式表示的文本。语法：TEXT(value，format_text)。参数：Value是数值、计算结果是数值的公式、或对数值单元格的引用；Format_text是所要

14、选用的文本型数字格式，即“单元格格式”对话框“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式，它不能包含星号“*”。注意：使用“单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置单元格格式，只会改变单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。实例：如果A1=2986.638，则公式“=TEXT(A5，#，#0.00)”返回2，986.64。,8、DATEDIF函数 函数名称：DATEDIF 主要功能：计算返回两个日期参数的差值。使用格式：=DATEDIF(date1,date2,y)、=DATEDIF(date1,date2,m)、=DATED

15、IF(date1,date2,d)参数说明：date1代表前面一个日期，date2代表后面一个日期；y（m、d）要求返回两个日期相差的年（月、天）数。应用举例：在C23单元格中输入公式：=DATEDIF(A23,TODAY(),y)，确认后返回系统当前日期用TODAY()表示）与A23单元格中日期的差值，并返回相差的年数。特别提醒：这是Excel中的一个隐藏函数，在函数向导中是找不到的，可以直接输入使用，对于计算年龄、工龄等非常有效。,9、LOOKUP用途：返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。该函数有两种语法形式：向量和数组，其向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值，然后返

16、回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值；其数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值，然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。语法1(向量形式)：LOOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector),语法2(数组形式)：LOOKUP(lookup_value，array)。参数1(向量形式)：Lookup_value为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector的数值可以为文本、数字或

17、逻辑值。参数2(数组形式)：Lookup_value为函数LOOKUP在数组中所要查找的数值。Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。如果函数LOOKUP找不到lookup_value，则使用数组中小于或等于lookup_value的最大数值。Array为包含文本、数字或逻辑值的单元格区域，它的值用于与lookup_value进行比较。注意：Lookup_vector的数值必须按升序排列，否则LOOKUP函数不能返回正确的结果，参数中的文本不区分大小写。,10、COUNTIF用途：统计某一区域中符合条件的单元格数目。语法：COUNTIF(range，criter

18、ia)参数：range为需要统计的符合条件的单元格数目的区域；Criteria为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本(如36、160和男等)。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。实例：假设A1:A5区域内存放的文本分别为女、男、女、男、女，则公式“=COUNTIF(A1:A5，女)”返回3。,11、IF函数：“=IF()”是条件函数，最多可套嵌7层。其语法是：=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=IF(第1个条件，满足该条件返回值，IF(第2个条件，满足该条件的返回值.IF(最后一个条件，满足该条件的返回值，不满

19、足所有前列条件的返回值)。12、VLOOKUP函数：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,rangelookup)VLOOKUP（查找值，区域，列序号，逻辑值）“查找值”：为需要在数组第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字符串。“区域”：数组所在的区域，如“B2:E10”，也可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。,“列序号”：即希望区域（数组）中待返回的匹配值的列序号，为1时，返回第一列中的数值，为2时，返回第二列中的数值，以此类推；若列序号小于1，函数VLOOKUP 返回错误值#VALUE!；如果大于区域的列数，函

20、数VLOOKUP返回错误值#REF!。“逻辑值”：为TRUE或FALSE。它指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于“查找值”的最大数值；如果“逻辑值”为FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。如果“查找值”为文本时，“逻辑值”一般应为 FALSE。逆向查询语法：=VLOOKUP(查找值,IF(1,0,查找区域,目标区域),2,0),13、MATCH用途：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素

21、本身，则应该使用MATCH函数。语法：MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)。参数：Lookup_value为需要在数据表中查找的数值，它可以是数值(或数字、文本或逻辑值)、对数字、文本或逻辑值的单元格引用。Lookup_array是可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，Lookup_array可以是数组或数组引用；,Match_type为数字-1、0或1，它说明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。如果match_type为1，函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。如果match_t

22、ype为0，函数MATCH查找等于lookup_value的第一个数值。如果match_type为-1，函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。注意：MATCH函数返回lookup_array中目标值的位置，而不是数值本身14、SUMIF函数：用途：根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。语法：SUMIF(range，criteria，sum_range)参数：Range为用于条件判断的单元格区域，Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，Sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。,15、SUMPRODUCT函数：用途：1、（常规应用）在给定的几组

23、数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。2、（变通应用）多条件求和。语法：SUMPRODUCT(array1，array2，array3，.)参数：Array1，array2，array3，.为2至30个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。实例：公式“=SUMPRODUCT(3，4;8，6;1，9，2，7;6，7;5，3)”的计算结果是156。,成为中级用户的标志有3个：一是理解并熟练使用各个EXCEL菜单命令；二是熟练使用数据透视表；三是至少掌握20个常用函数以及函数的嵌套运用。,结束语,希望通过以上展示的一些例子，教给大家正确的学习方法和思路，从而能让大家举一反三，通过自己的实践获得更大的进步，终有一天，您也能成为EXCEL高手，并能从帮助他人解决疑难的过程中得到极大的满足和喜悦！,谢谢,