图书馆自动化流通管理.ppt

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1、第七章 图书馆流通管理系统,7.1图书馆流通管理系统分析7.2 图书馆流通管理系统的设计 7.3 图书流通管理系统实例,流通工作是图书馆业务工作的重要环节，也是图书馆主要的服务方式之一。流通系统直接面对读者，传播知识和信息,使读者利用馆藏文献，信息反馈快，发展也比较快，已逐步形成了一整套流程、方法和制度。自动化技术的应用给流通工作带来了不可估量的前景，既简化了借阅手续，改进了管理水平，提高了服务效率，又为图书馆网上各项服务的开展创造了条件。,7.1图书馆流通管理系统分析,7.1.1业务分析 流通系统处理的是图书馆利用藏书进行读者服务的全部过程。这个过程主要由三个实体构成:图书馆 藏书 读者系统

2、分析主要依据这三个实体进行。流通工作是一门很复杂的管理科学。它以图书的借、还为主干，把其它各项工作联成一体，成为一个完整的系统，统称为流通管理系统。,1.读者分析,读者是流通系统的服务对象。读者有不同的类型和范围。由于受到藏书条件的限制，图书馆一般采取限定读者范围、指定借阅权限等方法，因此，系统分析和设计人员必须获得本系统的读者类型、读者范围、读者数量、读者增长率、读者借阅权限等具体数据。,2.馆藏分析,藏书是流通工作的保障，任何一个流通部门都有特定的藏书类型和藏书范围。分析藏书类型、藏书范围、藏书数量、藏书增长率、藏书来源、藏书剔旧等有关藏书工作的各种数据。对藏书各种指标的分析是设计藏书统计

3、功能的基础。,3.流通服务分析（1）流通工作分析流通工作主要有借书、还书、续借、预约、罚款登记、读者证件管理、图书去向查询及读者书目查询等。有哪些统计报表、统计指标和统计方法，有哪些输出产品等，分析中应得到具体参数。（2）借阅规则分析 借阅规则是流通系统正常运行的制度保障，通过对本馆借阅规则分析，确定流通中的各项制度及具体参数。各类不同读者及其对应的不同的借阅权限数据等，如，读者类型、文献类型、借阅数量、借阅时间（借期和借阅数量按不同类型的图书和载体来决定）、续借次数、预约资格、违章停借规则及罚款条例等。分析中应得到具体参数。,7.1.2数据类型,流通系统的数据主要有四种类型分别是（1）图书数

4、据（2）读者数据（3）流通数据（4）流通系统运行参数 以上四种类型数据中，有些数据是固定不变的，有些数据是经常变动的，所以这些数据常常处在两种不同的状态，一般把这两种状态的数据也叫做静态数据和动态数据。,1.图书数据主要描述流通图书本身的各种信息，用于图书馆工作人员对流通图书的控制，建立流通书目。流通系统存储的图书数据主要指图书馆的流通馆藏，书目记录中流通所需的内容是：索书号、题名等。复本记录提供了图书馆每一种图书所拥有复本的记录，这种复本记录包括书的条形码、复本馆藏地点等。对流通系统来说，这是基本的、必须的，因为图书馆流通的是图书的复本而不是书目实体。图书数据的设计，以方便流通工作为主，主要

5、有：索书号、登录号、书名、作者、价格、复本数、馆藏地点、借阅的限定条件（如只供某一范围的读者使用）等。,2.读者数据该数据描述读者本身的信息，用以建立读者文档，每一位读者必须有较完整的数据以表明读者身份，便于从多种途径统计读者借阅情况，实现严格的管理。读者数据主要有：借书证号、姓名、性别、年龄、职业、职称、通信地址、电话号码、E-mail地址、办证日期、有效期限、证件状态、借阅权限等。对于通信地址和电话号码等信息，应经常注意其变动情况。随时修改，以便使图书催询工作和图书预约工作能顺利进行。,3.流通数据 该数据反映图书借阅中读者和图书之间的各种相互关系，是对读者和图书的控制。可分为以下各部分：

6、(1)流通状态数据 描述读者或图书在时间上和空间上的位置。(2)预约数据 预约数据描述预约状态，数据包括预约人姓名、预约时间、预约书名、预约人借书证号等。(3)统计数据 描述读者管理、藏书管理和流通管理过程中的各种数据，供统计使用统计数据的项目主要包括在图书数据和读者数据中。,如：某读者在某一时刻借阅处于什么状态（已借满、可再借、在处罚中等）；某一本书在某一时刻处于什么状态（书在架位上、已借出、等待预约者、已丢失、已损坏等）。,预约工作一旦完成，预约数据便失去意义。但为了对预约借书进行统计，也可以保留一段时间。例如：统计月预约人数、预约书的种数等，统计完后，打印出报表存档，预约数据可不再保留。

7、,如图书拒借次数、图书周转率、读者借阅率、读者到馆率、藏书利用率等不同层次读者借阅情况等。,4.流通系统运行参数,为满足不同类型的图书馆和图书馆流通政策变化的需要，流通系统可采用高度参数化的方法完成各项流通事务的处理。通过这些参数设置，能有效提高系统的通用性和灵活性。如，读者条码、文献条码、文献类型、读者类型、借阅权限、借阅期限、预约有效时间、到书保留时间、超期天数停借、超期册数停借、罚款金额、图书馆假期期限、周休息日、工作时间、图书归还地址、允借地址等。,7.1.3 流通系统的基本流程,读者的借书处理 在办理借书手续时，工作人员首先检查读者的借书证是否有效，借书的数目是否超过，如该读者所借的

8、书已出借，即可为读者办理预约手续。还书处理 只要用光笔扫入图书上的条形码，立即更新数据库，即可完成还书手续，同时检索预约库，为该书做预约处理。续借 若读者要求续借，应先检查该书是否能续借，一般在没有其他读者预约该书时，才可续借。当有读者预约该书不能续借时，应收回此书，并发送预约通知单。读者证件管理 主要是为读者办理发放新证、补证、挂失、注销及学生办理离校手续（高校图书馆）。图书管理和统计 图书的调整、剔旧工作，并每年做图书利用率的统计，并做新书入库检查、验收、分配工作。,7.2 图书馆流通管理系统的设计,7.2.1 流通管理系统的基本功能 7.2.2 流通管理系统的文档设计,7.2.1 基本功

9、能,1.读者管理 2.流通管理 3.查询 4.押金管理与罚款 5.阅览管理 6.流通统计 7.网上续借与预约 8.馆际互借 9.打印管理 10.参数设置,1读者管理 读者管理为流通管理准备着一个必不可少的数据读者数据。主要功能包括：读者登记（包括规定该读者的借书权限，借书证的有效期等）读者数据批接入 读者证注销 读者证挂失 读者验证 读者信息修改 读者证恢复 读者控制信息处理（有关过期、预约逾期不取的处罚变更等）,2.流通管理 流通管理是流通工作自动化的核心，基本功能包括：借书与续借 还回与罚款 预约管理,借书与续借此模块的主要操作之一是读者资格审查。读者凡具有借书量达到借阅极限、借有逾期书等

10、违规情况之一者，系统自动拒借；读者借书证凡属挂失，注销或已超过有效期的，系统也自动拒借；若所借的图书已有其他读者预约，系统也自动拒借。该模块一般提供两种显示功能：一是简单信息，只显示条形码号；另一个是同时显示书名、索书号等。用光笔扫入读者借书证上的条形码，再扫入图书上的条形码，即可完成借书或续借的手续。,还回与罚款 还书时，若无此书，系统将自动显示报警。若此书有人预约，系统将自动显示有人预约，提示管理人员交此书陈列在预约架上。若此书过期或损坏，系统将自动计算罚款金额。及丢失处理等。只要用光笔扫入图书上的条形码，立即更新数据库，即可完成还书手续。,预约管理 只要用光笔扫入读者借书证上的条形码后，

11、键入所需预约图书的索书号，就完成预约手续。也可进行取消某书的预约。读者也可以在网上检索的基础上自行预约和取消预约。当读者所预约的书归还的时候，系统会自动打印预约到书通知单。还可在参数文件中设定读者最多预约书数目、预约书保留时间及不同类型读者优先级。,3.查询分为读者和管理人员两级查询。读者可查其已借书、预约、过期书、罚款等功能。管理员可查读者注册、借书情况、所有预约、过期、罚款等情况，某书的去向和某种书的状态等功能。对中英文图书，还可以通过书的条形码和索书号，查找书名作者，也可以通过书名、作者等查书的编目信息。,4.押金管理与罚款 押金管理主要分交付（含补交）押金和退还押金。图书馆可通过押金限

12、制读者借阅文献的总价值，避免因押金与读者借阅文献的总价值相差悬殊而造成的文献有去无回。对过期、丢失、损坏等进行罚款扣除。,5.阅览管理 对只阅不借的阅览室，读者持证进入阅览室，输入读者证号后，计算机自动查验读者证的有效性，查验合格则准入阅览，并记录在案以便统计。,6.流通统计 以图书馆藏书和读者为对象，对一段时间内的流通情况按不同的分类标准进行动态统计，是图书馆了解一段时间藏书利用情况和读者利用图书馆情况的重要途径。流通统计不同于一般的统计，其显著标志就是必然存在时间范围，统计时往往按日、月、年归并，以便相互比较。主要包括：文献借阅统计 读者借阅统计 读者到馆统计 押金统计 罚款统计 工作量统

13、计,7.网上续借与预约由于网上检索在图书馆自动化中越来越显得重要，相应地续借和预约也从图书馆的内部业务转为网上服务的一项内容。读者在网上检索到自己所借文献后续借是最直接、也是最可能产生的需求。读者当然有权在图书馆允许的范围内对自己所借文献进行续借。读者在网上检索到所需文献，希望能得到而又无复本可借时进行预约是最合理的选择。图书馆待读者还回后再通知预约者来馆取书。,8.馆际互借图书馆之间根据协定相互利用对方馆藏，以满足本馆读者需求的文献外借方式。图书馆根据读者需要，经查证其他馆确有需要的文献，通过规定的方式向对方发出借阅请求，对方按照协商好的方法，如采用常规的邮递手段、复制技术以及最新的电子技术

14、、通信技术、网络技术，向请求方返回所需信息或文献实体。馆际互借必须与计算机网上检索紧密结合，请求、获取、返还处理都要借助各种技术，由计算机进行全面管理。,9打印管理预约到书通知单罚款通知单催还通知单各种统计报表等。,10.参数设置最能表明流通系统特点的是体现流通制度的各类参数，合理、具体、灵活的参数能够使流通系统运转自如。计算机流通系统要有通用性和灵活性，能满足不同类型的图书馆和图书馆流通政策变化的需要，系统采用高度参数化的方法完成各项流通事务的处理。,两种类型的参数文件,一种是永久参数文件，一种是读者类型和图书类型参数文件。永久参数文件 一般对某单位一次定义后不再修改。读者类型和图书类型参数

15、文件用以定义各种类型的图书和读者的借阅权限、借期、正常罚款率、金额和附加罚款率、金额、读者预约优先级等，特别应注意的是一旦系统运行后，此参数文件的款目不予删除，但可修改。在建立读者文档前，应根据图书馆的规定条例，设置好该参数文件。,例读者和图书、现刊、过刊合订本条形码的首字符和条形码长度。,汇文系统的几种参数设置：,馆藏地读者类型借阅规则流通操作,馆藏地代码,读者类型定义,图书类型定义,读者注册管理,流通规则设计,7.2.2流通管理系统中的文档设计,1.读者文档读者文档存储的是读者的个人信息每条记录表示一位读者的信息它包括读者个人档案信息和管理需要的控制信息。一般包括：识别数据 控制数据 统计

16、数据 联系数据 系统数据,包括读者证号、读者名称、身份证号、其他编号（工作证号、学号）、密码；,读者证件当前状态、读者流通类型（与流通制度挂钩的读者类别）、借书权限、读者可借书数、证件有效期、读者违章标识字段、读者欠款字段、以及读者证的状态等,读者职务、职称、文化程度、职业 专业、出生年月,单位、电话、E一mail;联系地址,过期次数、丢失文献次数、损坏文献次数、预约状态、预约逾期不取书的次数、声明丢失文献次数、最近借阅日期、最近到馆日期以及累计借书数等,2流通事务文档主要揭示流通过程中的图书借还情况的动态信息。是以册为单位记载的。它是实现流通系统的关键文档。也是查询读者借阅情况和图书出借情况

17、的根据。主要信息字段有：,图书条形码字段：它是区别每册书的信息及与流通制度挂钩的文献类别，每册书有一个条形码号；读者条形码字段：它是用来标识某一读者，并与读者文档连接的字段；应还日期字段：根据参数文件的设置，计算出应还日期，其中还要扣除闭馆日和假期；索书号字段：所借图书的索书号和语种字段；续借次数：用于续借控制；操作员字段：该文档是动态变化的，根据每天的借、还书的变化而变化。累计借数：用于统计。,3.预约文档,预约文档主要用来处理预约情况。主要信息字段有：读者条形码 预约标识 预约日期 发预约单日期 催书单标识,它是与流通事务文档及读者文档关联的字段。据此，可查出某读者的流通情况。,它可对一种

18、预约书的具体情况进行标识，例如可分为正常预约、预约书到、预约单未发、书已借出、解除预约等不同情况。,预约日期记录读者预约时间。在一种书的所有预约者中，可以按预约日期最早者，首先得到图书借阅权。,为了在发送预约单后，对超出图书馆允许保留的期限，而不来借书的读者，程序能自动取消此读者的预约权,对有预约的图书，打印催还通知单，记录用来说明是否已打印催书单。,4.罚款文档,罚款文档主要用来处理读者借书逾期而产生的罚款。各馆可根据本馆的情况，在系统参数文档中设定逾期罚款的金额数，同时，也可将遗失赔书和损坏赔书的功能放在该文档一并处理。遗失或损坏赔书时，根据简书目和流通事务文档中的书目信息和读者信息，计算

19、赔书罚款金额。,罚款文档的主要数据字段有：读者条形码号图书条形码号罚款的金额字段罚款类型字段押金字段 建立罚款、押金记录有利于全面掌握读者罚款、押金处理的过程与细节，便于进行取消罚款、返还现金等非常规操作。,根据该字段与流通事务文档和读者文档关联，可查询读者的流通情况和罚款历史记录。,这是用来唯一标识某本图书的信息。根据这一信息可获得有关书目记录和应还书日期，通过读者借书日期和查询参数文档系统，在借书时计算出应还日期，据此还可计算出图书逾期的天数和罚款金额。,金额即应付的罚款金额数,用来区别和标识图书的丢失、损坏、过期等，,读者条形码号、数额、日期、工作人员、备注等。,5.典藏信息文档,为了减

20、少数据的冗余，典藏信息文档可与图书典藏管理使用同一个文档，对于流通事务处理来说，只需修改文档的某些信息。比如某一本图书的目前状态，是在书库或已出借了，在流通查询时可告诉读者每种图书的所有复本情况。该文档主要包括：图书条形码号 库位字段 卷次号字段 状态字段,可唯一标识某一本图书，该文档中是以每册图书的信息作为一条记录；,表明该册图书的位置，即馆藏地点。,该册图书是某种书的第几个分册或第几卷。,表明当时某册图书的情况，在馆、在预约架上、借出等。,6.日志文档,日志文档用来记录流通业务情况。一般日志文档不清除当天的记录，连接在最后。它是每天流通业务情况的汇总，包括：当天日期 图书条形码 读者条形码 操作代码 此字段也是进行流通统计的依据，此外，设立的操作代码字段可统计出操作人员的工作量。,操作代码表示图书的借、还、续借、预约成功与不成功等各种控制功能实现的代码。,7.3 图书流通管理系统实例,用妙思文献管理集成系统软件进行演示教学。,