Access培训及实用教程.ppt

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1、,MicrosoftOffice Access 2007 培训,熟练掌握,熟练掌握,熟练掌握,课程内容,概述：快速、轻松、简单第 1 节课：一个新的开端第 2 节课：好了，该继续工作了第 3 节课：使用最合适的格式保存文件,每一节课都包含一个建议的任务列表以及一组测试问题。,熟练掌握,熟练掌握,概述：快速、轻松、简单,您在看到 Access 2007 时，一眼便会发现其中的变化。您可能会想，需要多长时间才能熟悉这一新版本呢？这正是本课程的目的所在。了解改进的功能，熟悉这些功能如何帮助您工作，看看您可以在多短的时间内将 Access 2007 派上用场。通过这一过程，您将很快熟练掌握这一新版本。

2、,熟练掌握,熟练掌握,课程目标,学习如何从新的“开始使用 Microsoft Office Access”页上下载数据库。了解如何使用新增的功能区创建数据库对象。了解如何使用适当的格式保存和共享数据。,熟练掌握,第 1 节课,一个新的开端,熟练掌握,熟练掌握,一个新的开端,从一开始，Access 2007 在设计上就力求简便易用。,Access 2007 中的各项功能和命令按功能排列，一目了然，符合工作逻辑，可让您的工作效率更高。,熟练掌握,熟练掌握,开始使用模板,启动 Access 2007 时，您将看到新的“开始使用 Microsoft Office Access”页。,在这个页面中，您会

3、发现此版本的 Access 已为您完成了大量的工作：模板已经过分类，您不必从头开始自己的工作。模板是预建的以任务为核心的数据库，它们在下载之后可以立即使用。所有操作只需通过选择和单击即可完成，真正实现了速度的提升。,熟练掌握,熟练掌握,欣赏全新外观,当您创建或打开 Access 2007 数据库时，一些新增的工具将出现在您的眼前。它们是您的新朋友，是成功使用 Access 的关键。,功能区快速访问工具栏Office 按钮导航窗格,请花一点儿时间记住它们的名称：,熟练掌握,熟练掌握,欣赏全新外观,当您创建或打开 Access 2007 数据库时，一些新增的工具将出现在您的眼前。它们是您的新朋友，

4、是成功使用 Access 的关键。,导航窗格仅显示数据库中您正在使用的内容。表、窗体、报表和查询都在此处显示，使您在工作时更加方便。,您将使用功能区完成工作，这将是下一部分的内容。,熟练掌握,熟练掌握,使用功能区,功能区绝不仅仅是采用了全新的外观，它还代表了 Microsoft 多年来对用户体验的研究。,功能区的设计以您的工作为核心，其中 Access 各个工具和各项功能的位置一目了然，省去了您在程序中四处搜寻的烦恼。这一切将使您的工作更加高效。,熟练掌握,熟练掌握,使用功能区,功能区按照常见的活动进行组织。,每个功能区选项卡都按照一个常见的活动进行组织，并包含执行该活动所需的各项命令。这些命

5、令组成多个逻辑组。所有命令不仅易于查找，还易于使用。功能区是您在 Access 2007 中工作时的命令中心。,熟练掌握,熟练掌握,将快速访问工具栏变为自己的工具栏,每个人都有自己喜欢的工具栏命令。“快速访问工具栏”是您可通过填充来满足自身需要的工具栏。,基本“快速访问工具栏”自定义的“快速访问工具栏”,图片中显示了同一工具栏的两个不同版本：,熟练掌握,熟练掌握,将快速访问工具栏变为自己的工具栏,每个人都有自己喜欢的工具栏命令。“快速访问工具栏”是您可通过填充来满足自身需要的工具栏。,要将您喜欢的命令放在“快速访问工具栏”上，进而可以方便地使用它们，您只需右键单击命令，然后单击“添加到快速访问

6、工具栏”即可。,无论您正在使用哪个选项卡，这些命令都触手可及。,熟练掌握,熟练掌握,使用“Office 按钮”管理工作,“Office 按钮”出现在 Access 窗口的左上角。,一个菜单，其中包含用于处理文件的基本命令。一个列表，其中列出了您最近使用的文档。一个按钮，单击它可以查看并选择各种程序设置。,单击“Office 按钮”时，您将看到以下内容：,它可能会让您想起 Access 早期版本中的“文件”菜单。,熟练掌握,熟练掌握,练习建议,熟悉“开始使用 Microsoft Office Access”页。使用导航窗格。熟悉功能区。使用“快速访问工具栏”。查看“Office 按钮”提供的各个

7、选项。附加练习：查看键盘快捷方式。,联机练习（要求使用 Access 2007）,熟练掌握,熟练掌握,测试 1-问题 1,下列哪一项是供您通过添加喜欢的命令来进行自定义而设计的？（请选择一个答案。）,“开始使用 Microsoft Office Access”页。快速访问工具栏。功能区。选项卡和组。,熟练掌握,熟练掌握,测试 1-问题 1：答案,快速访问工具栏。,使用快速访问工具栏时，无论您要执行何种操作，都可以看到常用的命令。右键单击任一命令可将其添加到此工具栏上，而右键单击该工具栏上的命令则可将其删除。,熟练掌握,熟练掌握,测试 1-问题 2,下列哪一项首先显示在“开始使用 Microso

8、ft Office Access”页上？（请选择一个答案。）,导航窗格。“创建”选项卡。“Office 按钮”。“表模板”命令。,熟练掌握,熟练掌握,测试 1-问题 2：答案,“Office 按钮”。,“Office 按钮”首先出现在“开始使用 Microsoft Office Access”页上，您可以在该页上根据需要使用它创建或打开数据库。,熟练掌握,熟练掌握,测试 1-问题 3,功能区的组织结构基础是什么？（请选择一个答案。）,命令按字母顺序分组。不显示不使用的命令。命令按常见活动分组。命令列在菜单上。,熟练掌握,熟练掌握,测试 1-问题 3：答案,命令按常见活动分组。,这样，您可以看到

9、要完成当前任务需要执行哪些命令。,熟练掌握,第 2 节课,好了，该继续工作了,熟练掌握,熟练掌握,好了，该继续工作了,通过模板，Access 2007 让新建 数据库变得着实容易。,模板提供了用于满足您的需要的预建数据库。在“开始使用 Microsoft Office Access”页上，请选择一个数据库模板类别，例如“商务”、“个人”或“教育”。如图所示，您将看到一系列选择。,熟练掌握,熟练掌握,下载数据库,当您选择一个模板后，Access 2007 会在“开始使用”页的右侧窗格中显示有关该模板的详细信息。,在该窗格中，您可以为数据库选择一个名称，而该名称是您将模板下载到计算机后看到的名称。

10、此外，在该窗格中还提供了“下载”按钮。下载完毕后，可以使用导航窗格查看新数据库中的内容。,熟练掌握,熟练掌握,根据模板创建表,假设您要向数据库中添加一个表。使用 Access 2007 可使这一工作变得易如反掌，其中还提供了用于创建表的模板。,单击“创建”选项卡可查看“表”组。在此组中，请单击“表模板”。请选择一个表模板，其选项包括“事件”、“问题”、“任务”等。您的数据库在瞬间内便会包含另一个表，并且表中的字段和数据类型都适合表的用途。,熟练掌握,熟练掌握,创建窗体并设置其格式,您可以在瞬间创建一个窗体，然后根据需要设置它的格式。,要在 Access 2007 中创建一个新窗体，请单击“创建

11、”选项卡，然后单击“窗体”。这非常简单。Access 将新窗体基于已打开的现有数据库项目，或将其基于在导航窗格中选定的现有数据库项目。,熟练掌握,熟练掌握,创建窗体并设置其格式,新窗体将在“布局”视图中打开，功能区提供的“窗体布局工具”包含两个选项卡：“格式”和“排列”。,通过上述选项卡上的命令，可以轻松地更改控件和标签的外观，其诀窍在于要知道何时停止。最棒的是，您可以在更改的同时进行预览。如果您不喜欢某项更改，可以按 Ctrl+Z 或单击快速访问工具栏上的“撤消”按钮来撤消它。,熟练掌握,熟练掌握,创建报表并设置其格式,新建报表的确神速，创建方法也并不令人感到陌生。,请单击“创建”选项卡，然

12、后单击“报表”。Access 将基于已打开的现有对象或您在导航窗格中选定的现有对象来创建新报表。,熟练掌握,熟练掌握,创建报表并设置其格式,新报表将在“布局”视图中打开，功能区提供的“报表布局工具”包含三个选项卡：“格式”、“排列”和“页面设置”。,使用这些选项卡上的命令不仅可以更改控件和标签的外观，还可以选择边距、纸张大小及其他打印选项。当然，您也可以在更改的同时进行预览。,熟练掌握,熟练掌握,练习建议,创建一个数据库。创建一个表。创建一个窗体并设置其格式。创建一个报表并设置其格式。,联机练习（要求使用 Access 2007）,熟练掌握,熟练掌握,测试 2-问题 1,要为您的联系人创建数据

13、库，最快捷的方法是什么？（请选择一个答案。）,下载一个“联系人”数据库模板。单击“空白数据库”。在 Internet 上搜索一个数据库。购买通讯簿。,熟练掌握,熟练掌握,测试 2-问题 1：答案,下载一个“联系人”数据库模板。,您可以在“开始使用 Microsoft Office Access”页上的“商务”类别或“个人”类别中找到“联系人”模板。,熟练掌握,熟练掌握,测试 2-问题 2,如何基于现有的表创建新报表？（请选择一个答案。）,复制表数据并将其粘贴到报表中。在导航窗格中选择该表，然后单击“创建”选项卡上的“报表”。将表另存为报表。在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“新建表”。,熟

14、练掌握,熟练掌握,测试 2-问题 2：答案,在导航窗格中选择该表，然后单击“创建”选项卡上的“报表”。,Access 将向新报表提供与表字段匹配的控件以及与表相同的名称。,熟练掌握,熟练掌握,测试 2-问题 3,下列哪一项是一种表模板？（请选择一个答案。）,事件。问题。任务。上面三个答案。,熟练掌握,熟练掌握,测试 2-问题 3：答案,上面三个答案。,表模板类型还包括“联系人”和“资产”。,熟练掌握,第 3 节课,使用最合适的格式保存文件,熟练掌握,熟练掌握,使用最合适的格式保存文件,Access 2007 使用新的文件格式和新的文件扩展名。,这对您意味着什么呢？您可以获得若干好处以及使用一些

15、简单步骤来完成任务。本节课将介绍这些内容。当然，以前的文件在 Access 的新版本中依然可用。,熟练掌握,熟练掌握,优点,为什么要更改文件格式呢？新文件具有多项优点，此外还有其他一些因素。,让 Access 2007 数据库更加安全。让其结构更加紧凑。,熟练掌握,熟练掌握,优点,为什么要更改文件格式呢？新文件具有多项优点，此外还有其他一些因素。,在文件受损后使数据恢复更加可靠。,向图片中添加一些以前难以添加的功能，例如存储附件的表字段以及具有多个值的字段。,熟练掌握,熟练掌握,升级以前的数据库,使用 Access 2007，您可以创建早期版本的数据库的副本，并使其更加安全、更加紧凑以及在必要

16、时更加容易恢复。,下面是向旧版数据库提供新文件格式的全部优点所必须执行的所有操作：,在 Access 2007 中，单击“Office 按钮”，然后使用“打开”命令打开该早期版本的数据库。,再次单击该按钮并指向“另存为”。,熟练掌握,熟练掌握,升级以前的数据库,使用 Access 2007，您可以创建早期版本的数据库的副本，并使其更加安全、更加紧凑以及在必要时更加容易恢复。,单击“Access 2007 数据库”。,此项操作十分容易，因为它的设计就是如此简单。,下面是向旧版数据库提供新文件格式的全部优点所必须执行的所有操作：,熟练掌握,熟练掌握,使用早期格式进行共享,您可能需要与使用 Acce

17、ss 早期版本的用户共享 Access 2007 数据库。,为此，请使用早期文件格式创建一个副本。,熟练掌握,熟练掌握,使用早期格式进行共享,您可能需要与使用 Access 早期版本的用户共享 Access 2007 数据库。,创建该副本的方法与升级早期版本的数据库的方法十分相似：,打开 Access 2007 数据库，然后单击“Office 按钮”。,指向“另存为”，然后单击适用的选项。,熟练掌握,熟练掌握,您无法做到鱼和熊掌兼得,Access 2007 中的某些新增功能要求使用新的文件格式，也就是说，新增功能只在 Access 2007 中可用。,如果您的数据库使用这些新增功能，而您尝试使

18、用早期格式创建该数据库的副本，Access 将告诉您无法执行该操作的原因。因此，如果您知道将要与没有 Access 2007 的用户共享数据库，请相应地计划您的工作。,熟练掌握,熟练掌握,练习建议,将 Access 2007 数据库的副本另存为 Access 2003 数据库。升级 Access 2002-2003 数据库。,联机练习（要求使用 Access 2007）,熟练掌握,熟练掌握,测试 3-问题 1,下面哪一项是关于 Access 2007 文件格式的正确说法？（请选择一个答案。）,它基于 XML。它可用于 Access 的所有早期版本。它提高了安全性，同时减小了文件大小。它要求重新

19、配置打印机。,熟练掌握,熟练掌握,测试 3-问题 1：答案,它提高了安全性，同时减小了文件大小。,熟练掌握,熟练掌握,测试 3-问题 2,如何在 Access 2007 中使用早期版本的数据库？（请选择一个答案。）,打开数据库并使用“另存为”命令。使用 Microsoft Office Outlook 2007 将其作为电子邮件附件发送。在 Access 2007 中打开数据库，将自动进行升级。打开该数据库，并将其数据导出到 Access 2007 中新的空白数据库中。,熟练掌握,熟练掌握,测试 3-问题 2：答案,打开数据库并使用“另存为”命令。,熟练掌握,熟练掌握,测试 3-问题 3,不能将 Access 2007 的功能与使用 Access 早期版本的用户共享。（请选择一个答案。）,正确。错误。,熟练掌握,熟练掌握,测试 3-问题 3：答案,错误。,可以使用“另存为”命令创建与早期版本兼容的副本。,熟练掌握,熟练掌握,课程摘要卡,有关本课程介绍的任务摘要，请查看课程摘要卡。,熟练掌握,使用本模板,有关本模板的详细帮助，请查看备注窗格或整个备注页（“视图”选项卡）。,