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1、党政机关公文格式标准提高党政机关公文的规范化、标准化水平,2012年6月29日,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式国家标准(GB/T9704-2012)。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标国家行政机关公文格式(GB/T9704-1999)的修订,对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型,首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加规范。1 .公文用纸幅面尺寸及版面要求1.1 幅面尺寸公文用纸采用A4型纸,其成品画幅尺寸为:210mmx297mmo1.2版面1.
2、2.1页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为37lmm,订口(左白边)为28mm1mm,版心尺寸为156mmx225mm。L2.2字体和字号如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。L2.3行数和字数一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。L2.4文字的颜色如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。2 .印刷装订要求2.1 印刷要求双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%o印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无划痕。2.2 装订要求公文应当左侧装订,不掉页,两页
3、页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸误差2m,四角成90,无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当:(a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70m处,允许误差土4mm;(b)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;(c)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm一一5mmo包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。3 .公文格式各要素编排规则3.1 公文格式各要素的划分标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔
4、线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。3.2版头3.2.1份号如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。3.2.2密级和保密期限如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.2.3紧急程度如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。3.2.4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘
5、为35m,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。3.2.5发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“()”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。3.2.6签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
6、“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。3.2.7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。3.3主体3.3.1标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。3.3.2主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送
7、机关名称移至版记,标注方法见3.4.2。3.3.3正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)(1)标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。3.3.4附件说明如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:Lxxxxx);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。3.3.5发文机关署名、成文日期和印章3.3.5.1加盖印章的公文成文日期一般右空四字编
8、排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。3.3.5.2不加盖印章的公文单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机
9、关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。3.3.5.3加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
10、3.3.5.4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)O3.3.6附注如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。3.3.7附件附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.4版记3.4.1版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐
11、高度为035),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)o首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。3.4.2抄送机关如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。3.4.3印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印
12、发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。3. 5页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。(操作图解)一、页面设置1 .选择“文件”一一“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米。2 .选择“纸张”附签,“纸张大小”设成“A4”。3 .选择“版式”附
13、签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打,“页脚”设置成“2.5厘米”。4 .选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮。5 .进入“文档网格”附签,选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。二、插入页号L选择“插入”一一“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。2 .然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为一1,2一,3一显示格式,单击“确定
14、”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。3 .双击页码,选中页码(包括左右两条短线),将页码字号设置成“四号”;字体为宋体的阿拉伯数字;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。三、文号制作L平行文或下行文号:文号一一三号仿宋、居中显示,编排在发文机关标识下空二行位置。4 .上行文文号:文号一一三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人一一三号仿宋字体;签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离,编排在发文机关标识下空二行位置。注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”“符号”一一“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。四
15、、公文正文排版制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其他软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:L标题一一2号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。5 .主送机关一一3号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。6 .正文3号仿宋字体。7 .文种结构层次一一依次用“一、”“(一)”“(1)”标注。一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。8 .附件一一是正文内容的组成部分。3号仿宋字体,在正文下空一行,左空2字编排,“附件”二字后标全角冒号和附件名称,附件名称后不标注标点符号。9 .发文机关署名
16、一一3号仿宋字体,距最后一行正文内容3个空行放置,以成文日期为准居中编排。10 成文日期一一3号仿宋字体,发文机关下方右空4个字格编排。11 印章一一加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。五、版记制作1 .选择“表格”一一“插入”一一“表格”,设置“列数”为L“行数”为2o2 .选中表格,单击鼠标右键一一表格属性一一“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”。3 .然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行和最后一行下线的宽度为1磅,中间一行下线宽度为%磅,点击“确定”。4 .进入“表格属性”一一“列”附签,设置指定宽度为15.6厘米,点
17、击确定。5 .在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,用4号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输入印发机关、印发日期,用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加“印发”二字。主送:市政府抄送:XXXXX、XXXXX、XXXX、XXXX、XXXX、XXXXXoXX市xxxx局201x年X月X日注:因现行的规范是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定是偶数页,也就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不是一个整体。六、打印设置机关公文打印采用双面印刷,左侧装订,现有大部分打印设备只具备单面打印功能,请按以下步骤设置文本打印。L选择“文件”一一“打印”一一“打印(R)”,设置奇数页,点击“确定”。6 .将打印完毕的奇数页文件,空白背面按顺序叠放,放置打印设备送纸盒。7 .选择“文件”一一“打印”一一“打印(R)”,设置偶数页,点击“确定”。附:机关正式公文格式图解(来源:国家标准化管理委员会)
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