excel培训教程.ppt

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1、Excel基础培训,培训内容,本专题旨在让同事们掌握EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率。,数据的输入,1,数据的常用操作,2,3,3,4,3,5,掌握并熟练运用Excel常用技巧,常用函数,单元格的格式,6,工作表常用操作,培训内容,7,9,数据透视表,一、数据的输入,纵向填充上一单元格内容在不连续的单元格中填充相同内容单元格内的分行填充序列设置数据输入时的格式，如小数点开头为0的数据的输入日期的输入,数据的输入,1、纵向填充上一单元格内容 按键盘上的”Ctrl+d”即可。“Ctrl+R”是向右填充2、在不连续的单元格中填充相同内容

2、先按住Ctrl键选中所需要填充的单元格，输入内容后，按Ctrl+回车键即可。3、单元格内的分行 在输入时或双击单元格后在要分行的地方按Alt+回车键即可。,数据的输入,4、填充序列 在编辑菜单填充序列中选择要插入的序列。5、设置数据输入时的格式，如小数点 小数点格式：在工具选项编辑中，自动设置小数点，这样在输入数据时就不用每次输入小数点，如1.22只须输入122即可，1.2则输入120。6、开头为0的数据的输入 在单元格格式数字中选择文本，即可输入开头为0的数据。7、日期的输入 以-或/号将月与日分开即可,二、数据的常用操作,插入行或列选择性粘贴，如公式、数值、运算排序自动筛选,数据的常用操作

3、,1、插入行或列 在需要插入行或列的地方右击单击插入，选择行或列。2、选择性粘贴，如公式、数值、运算 选择性粘贴公式、数值：首先复制要粘贴的内容，定位到要粘贴的位置，右击选择选择性粘贴，选择公式或者数值即可。运算：首先复制一个数值，然后选择要运算的所有单元格，右击选择选择性粘贴，选择运算符确定即可。,数据的常用操作,3、排序 选中所有需要排序的内容，选择数据排序，选择好主要关键字的升序或降序和次要关键字的升序和降序，以及有无标题行，单击确定即可。注意：当选中的标题行中有合并的单元格的时候是不能排序的；如果数据有多列，则要选中所有列的数据，否则只排序选中列的数据。4、自动筛选 选中所有需要筛选的

4、内容，选择数据筛选自动筛选。注：数据筛选中的自定义还可以筛选出介于两个数之间的所有数据。,三、单元格的格式,插入批注设置单元格格式，如对齐、填充颜色、边框等,单元格的格式,1、插入批注 选择要插入批注的单元格，右击选择插入批注即可输入批注。2、设置单元格格式，如对齐、填充颜色、边框等 对齐：主要是水平居中对齐和垂直水平对齐，其中水平居中对齐可以在工具栏上直接设置。填充颜色：可以在工具栏上直接设置，也可在单元格格式中的图案上设置。边框：可以在工具栏上直接设置也可在单元格格式中的边框上设置。注：除可设置单个单元格格式外，还可以批量设置单元格格式，也就是先选中要设置的所有单元格后，再右击设置单元格格

5、式。,四.EXCEL日常操作中的常用技巧,大量的数据输入是一件比较繁琐的工作，除了提高输入的速度外，还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法：1、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“C

6、trl+Enter”键即可，右键下拉列表选项快速录入。,EXCEL日常操作中的常用技巧,1、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并，方法二：利用CONCATENATE函数。=CONCATENATE(B2,C2)2、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列），方法二：LEFT、RIGHT函数。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3)3、格式：自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。,EXCEL日常操作中的常用技巧,4、单元格错误信息函数处理：,EXCEL日常操作

7、中的常用技巧,5、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：(TEXT)）。6、建立分类下拉列表：数据有效性7、“m2”、“m3”、“C”快速输入：ALT+178、179、186。8、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。9、统计不重复数据个数：=SUM(1/COUNTIF(A1:A12,A1:A12)然后按下ctrl+shift+enter键可在选中单元格里看到统计值,EXCEL日常操作中的常用技巧,10、保证

8、数据的唯一性：选定目标单元格区域（这里假设为A1:A10），依次单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式”中输入“=countif($A$1:$A$10,$A1)=1”（不包括引号）。接着，单击切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。,五、函数,Excel公式函数的介绍自动求和平均数最大

9、数最小数排序计数条件计数日期,函数,判断函数if条件求和sumif查找函数vlookup,Excel公式函数的介绍,1.excel公式函数的构成=（A2+67)/SUM(B2:F2）等号，操作符，运算符构成2.公式函数的输入 直接在编辑栏输入，直接在单元格输入，手工输入，公式向导输入3.引用 引用分相对引用，绝对引用，混合应用，引用单元格，引用连续区域。,函数,数据的引用工作簿内的数据引用：在需要引用数据的单元格中输入=，然后找到要引用的数据所在的单元格单击，这时在需要引用数据的单元格中出现类似=I87的内容，单击任意单元格后即可出现所引用的数据。不同工作簿内的数据引用：打开引用数据所在的ex

10、cel文件后，在需要引用数据的单元格中输入=，然后找到要引用的数据所在的单元格单击，这时在需要引用数据的单元格中出现类似=book2.xlsSheet1!$I$85（其中book2.xls为excel文件名，Sheet1为工作表名，$I$85为单元格名）的内容，单击任意单元格后即可出现所引用的数据。,函数,1、自动求和 利用状态栏查看求和结果：如果状态栏上不是求和，则可以右击更改为求和。利用自动求和工具：选择好要求和的区域，单击工具栏上的自动求和工具即可。利用函数SUM：利用公式=SUM（I83:I87），括号内为所要求和的区域。选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择S

11、UM确定，单击选择求和区域后确定即可。,函数,2.最大数 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择max确定，单击选择求最大数区域后确定即可。公式为：=max(I83:I88)3.最小数 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择min确定，单击选择求最小数区域后确定即可。公式为：=min(I83:I88),函数,4.排序 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择rank确定，输入公式即可。公式为：=RANK(A2,$A2:$A50,1)5、平均数 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择AVERAGE确定，

12、单击选择求平均数区域后确定即可。公式为：=AVERAGE(I83:I88),动手做,做航空路店员工考试的统计表 要求：求每个人的总分，平均分，单项的最高分，最低分，以及排名,函数,6、计数 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择COUNT确定，单击选择求计数区域和条件后确定即可。公式为：=COUNT(I83:I88)7、条件计数 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择COUNTIF确定，单击选择求计数区域后确定即可。公式为：=COUNTIF(I83:I88,30),函数,5.日期 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再弹出的窗口中选择DA

13、TE确定，DATE返回代表特定日期的序列号，语法（year，month，day).1900日期系统，1904日期系统=DATE（）-today（）&“天”,动手做,设置航空路店开业倒计时提示牌开业时间2012.06.11,6.判断函数if,用途：执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真假，返回不同的结果，从而执行数值或公式条件的检测任务。简单的逻辑判断，表达式=IF（A20,”未完成任务“，”完成任务“）,函数,按住CTRL+则变成如下的结果,函数,复杂的逻辑判断实例：=IF(C2=85,”A”,IF(C2=70,”B”,IF(C2=60,”C”,IF(C2=85”，则单元格被赋值“A”，如第一

14、个逻辑判断式不成立，则计算第二个if语句，依次类推，直到计算结束。,动手做,判断各个门店应收账款是否超期 已经知道业务发生日期和账期，判断是否超期，函数同判断是否已经到效期,动手做,根据新的资金利息收取办法，帮小徐做个表格，格式如评分函数,7.条件求和函数sumif,SUMIF(range,criteria,sum_range)1）range 为用于条件判断的单元格区域。2）criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、32、32 或 apples。条件还可以使用通配符：问号(?)和星号(*)，如需要求和的条件为第二个数字为2

15、的，可表示为?2*,从而简化公式设置。问号匹配任意单个字符；星号匹配任意一串字符。如果要查找实际的问号或星号，请在该字符前键入波形符()3）sum_range 是需要求和的实际单元格。,函数,上个表CTRL+后则得出下面的结果,8.查找函数VLOOKUP,在表格或数组的首列查找制定的数值，并由此返回表格或数组当前行中制定列处的数值格式：VLOOKUP(查询值,被查询表格的坐标,返回值在表格中的列号,查询类型),函数,查找类型为逻辑值，匹配方式 可以是精确匹配或指近似匹配。TRUE,1或者不输代表近似匹配；FALSE或0代表精确匹配。如果选择近似匹配，列表的第一列必须从小到大排序，并返回小于或等

16、于查找值的最大值。比如在 1,2,3 中找 2，返回 2；在1,3 中找 2，返回1。可以看见，如果列表中每一行都是独立的，一般用近似匹配都不合适。只有当数据是小于等于一定值都有同样结果时，近似匹配才会适用。,函数实例,上个表CTRL+后则得出下面的结果,函数,Vlookup查找函数的灵活运用，判断两个表格中是否有不同项。,函数,找出上图中的相同项和不同项,上个表CTRL+后则得出下面的结果,综合实例,进销存电子表格（讲解表格）东胜店进销存表格,动手练（函数的综合运用）,应付总表（准备表格，指导学员做表格）3月应付总表核对表,六、工作表常用操作,工作表的改名工作表的添加、删除工作表的移动、复制

17、超级链接单元格区域窗口冻结,工作表常用操作,1、工作表的改名 双击工作表默认名称Sheet1，在Sheet1选中后输入新名称即可。2、工作表的添加、删除 添加：选择插入工作表即可 删除：右击工作表名删除即可3、工作表的移动、复制 在同一个工作簿移动：鼠标左键按住工作表名拖动即可在同一个工作簿中移动工作表；在不同工作簿移动：右击工作表名移动或复制工作表，在弹出的窗口中选择好工作簿确定即可移动工作表。,工作表常用操作,在同一个工作簿复制：按住Ctrl的同时，鼠标左键按住工作表名拖动即可在同一个工作簿中复制工作表；在不同工作簿复制：右击工作表名移动或复制工作表，在弹出的窗口中选择好工作簿，并且勾上建

18、立副本，单击确定即可复制工作表。4、超级链接 在单元格上右击，选择超级链接，再弹出的对话框中选择本文档中的位置，单击确定即可。5、单元格区域 选中要命名的单元格区域，单击名称框并输入名称，按回车键确认。,工作表常用操作,6、窗口冻结 在输入行列数特别多的表格中，冻结窗格（窗格：文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。）使您得以选择滚动工作表时始终保持可见的数据。在滚动时保持行和列标志可见。顶部水平窗格：选择待拆分处的下一行，然后在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。左侧垂直窗格：选择待拆分处的右边一列，然后在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。同时生成顶部和左侧窗格：单击待拆

19、分处右下方的单元格，然后在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。,七、数据透视表,什么是数据透视表可以把Excel想象成一个很大的工具箱，它包含我们要使用的各种工具。数据透视表本质上是Excel工具箱中的一个工具。通过数据透视表查看数据集时，有可能看到之前没有注意到的数据细节，此外还可以旋转数据透视表，以便从不同的透视角度查看数据。使用数据透视表能够建立数据集的交互视图。我们称这个视图为数据透视报表，从而我们可以方便地将数据分组，汇总大量的数据形成有用的信息，在很很短的时间内进行各种计算,数据透视表,为什么应该使用数据透视表通常，Excel的行为可分为两大类：计算数据和整理（格式化）数据。虽然很多

20、内置工具和公式可以使这些任务很容易完成，但是数据透视表通常是计算、整理数据最有效的方法。它可以帮助我们以比传统的函数和公式更快更好的方式完成许多任务，有助于极大地提高必须使用EXCEL完成的大量的任务的效率，并减少错误，数据透视表不能做所有的事情，但哪怕只知道数据透视表的基本功能的用法，就可以让自己的数据分析能力和效率提高到的新水平。,数据透视表,数据透视表的结构值区域行区域列区域报表筛选区域,数据透视表,创建数据透视表 1.选择单元格区域中的一个单元格，或者将插入点放在一个EXCELL表格中，并确保单元格区域具有列标题2.在数据下拉菜单中选择数据透视表3.选择需要分析的数据区域4.确定数据透

21、视表生成的位置5.单击确定，一个空的数据透视表就创立完毕了，并显示数据透视表字段列表,数据透视表,根据需要创建，布局数据透视表 根据需要利用数据透视表选项将相应数据字段确认到相应区域，或者用鼠标将相应数据字段拖动到相应位置，这样一个简单的数据透视表就建成了，默认情况下，值区域中的数据采用以下方式对源数据进行汇总，数值使用SUM函数，文本值使用count函数。,数据透视表,重新排列字段 上移，下移，左移，右移，移至首端，移至尾端，移至行，移至列选择汇总方式，对数据透视表进行修饰刷新数据透视表对数据透视表按某个字段进行排序对数据透视表进行复制生成静态表，再次利用excel表格函数公式,动手练,创建一个简单的数据透视表，汇总每个店的销售，且按销售额进行从小到大的排序，创建复杂的数据透视表，并对数据透视表进行美化布局，,结束,谢谢大家,