MicrosoftOfficeWord培训教程.ppt

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1、快速熟悉,MicrosoftOffice Word 2007 培训,快速熟悉,快速熟悉,快速熟悉,课程内容,概述：以前听说过 Word 吗？课程 1：了解功能区课程 2：查找日常使用的命令课程 3：新文件格式,前两课包含建议任务的列表，所有课程都包含一组测试问题。,快速熟悉,快速熟悉,概述：以前听说过 Word 吗？,Word 2007 已成功推出。这真令人兴奋！与您以前使用的版本相比，它的设计更加完善，效率更高。但是，它看起来可能有些陌生。因此，本课程将帮助您快速熟悉它。了解如何充分利用此全新易用 Word 版本的功能，并查看如何执行您的日常工作。,快速熟悉,快速熟悉,课程目标,使用功能区-

2、该新功能使 Word 比以往更容易使用。查找完成工作需要每天使用的常用命令。以最适合您的方式使用新的 Word 文件格式。,快速熟悉,课程 1,了解功能区,快速熟悉,快速熟悉,了解功能区,当您第一次打开 Word 2007 时，它的新外观会使您感到甚为惊奇。横跨 Word 顶部的区域称为功能区，大多数变化都在功能区中。,功能区将常用命令放在表面，因此您不用深入到程序各部分的内部来查找经常使用的命令。为什么要进行更改？这样更改是为了使您的工作更加轻松，效率更高。,快速熟悉,快速熟悉,使用中的功能区,查看使用中的功能区可以更好地了解功能区的易用和便捷之处。,播放动画可以查看如何使用功能区剪切和粘贴

3、文本、更改文本格式以及更改页面背景色。,动画：右键单击，然后单击“播放”。,快速熟悉,快速熟悉,使用功能区执行常用操作,功能区在一个位置显示所有常用命令，便于使用，方便快捷。,例如，您可以使用“开始”选项卡中的命令剪切和粘贴文本，使用样式更改 文本 格式，在“页面布局”选项卡中更改页面背景色。,快速熟悉,快速熟悉,功能区中有哪些组成部分？,熟悉功能区的三个部分有助于了解功能区的用法。这些组成部分是选项卡、组和命令。,选项卡：横跨功能区顶部有七个基本选项卡。每个选项卡代表一个活动区域。组：每个选项卡包含多个组，将 相关的项目显示在一起。命令：命令是按钮、菜单或可以在其中输入信息的框。,快速熟悉,

4、快速熟悉,组中的对话框启动器,在以前的版本中，第一眼可能看不到某些命令。不必再烦恼了。,某些组在右下角有一个称为“对话框启动器”的小斜箭头。,单击它可查看与该组相关的更多选项。显示这些选项的对话框或任务窗格与您熟悉的以前版本的 Word 具有相似的外观。,快速熟悉,快速熟悉,显示其他选项卡,在新版本的 Word 中，某些选项卡仅在需要时才显示。,假设您插入一张图片并想对它执行更多操作，例如对它进行裁剪或更改文本环绕的方式。在哪里能找到这些命令？,快速熟悉,快速熟悉,显示其他选项卡,在新版本的 Word 中，某些选项卡仅在需要时才显示。,选中图片。将出现“图片工具”。单击“格式”选项卡。出现用于

5、处理图片的其他组和命令，例如“图片样式”组。,您不必费力查找它们，只需执行以下操作：,快速熟悉,快速熟悉,浮动工具栏,有些格式命令非常有用，您希望无论执行任何操作时都可以使用它们。,假设您想快速设置某些文本的格式，但是您现在正在使用“页面布局”选项卡。您可以单击“开始”选项卡查看格式选项，但还有一种更快捷的方法。,快速熟悉,快速熟悉,浮动工具栏,有些格式命令非常有用，您希望无论执行任何操作时都可以使用它们。,通过拖动鼠标来选择文本，然后指向选定内容。,浮动工具栏以淡出的形式显示。如果指向浮动工具栏，它将变为实体，您就可以单击上面的格式选项了。,快速熟悉,快速熟悉,快速访问工具栏,快速访问工具栏

6、是功能区左上角的一个小区域。它包含您每天反复使用的命令：“保存”、“撤消”和“重复”。,您还可以向“快速访问工具栏”添加常用命令，以便在任意选项卡中都可以使用这些命令。,动画：右键单击，然后单击“播放”。,快速熟悉,快速熟悉,快速访问工具栏,快速访问工具栏是功能区左上角的一个小区域。,该图片显示如何向快速访问工具栏添加其他常用命令，以便在任意选项卡中都可以使用它们。您还可以从快速访问工具栏中删除按钮。,它包含您每天反复使用的命令：“保存”、“撤消”和“重复”。,快速熟悉,快速熟悉,临时隐藏功能区,功能区将各项功能很好地集中在一起，且便于查找。,但有时您不需要查找任何功能。您只是要处理文档，需要

7、 更多空间来执行操作。在这种情况下，可以轻松地临时隐藏功能区，就像使用它一样方便。,快速熟悉,快速熟悉,临时隐藏功能区,功能区将各项功能很好地集中在一起，且便于查找。,双击活动选项卡。组将消失，以便您拥有更多空间。要再次看到所有命令，请再次双击活动选项卡，即可显示组。,操作步骤如下：,快速熟悉,快速熟悉,使用键盘,习惯使用键盘的用户请注意，这些幻灯片是为您们准备的。功能区的设计中带有一些新的快捷方式。,功能区中为每个按钮都提供了快捷方式。快捷方式通常需要更少的键。,与以前版本的 Office 程序相比，此变化带来了以下两大好处：,快速熟悉,快速熟悉,使用键盘,新的快捷方式还有一个新名称：键提示

8、。,按对应于要显示的选项卡的键提示。例如，对于“开始”选项卡，请按 H。将显示该选项卡的命令对应的所有键提示。按对应于所需命令的键提示。,接下来：,要使用键提示，请按 Alt 启动。,快速熟悉,快速熟悉,使用 Ctrl 键启动的快捷方式与在以前版本的 Word 中一样。例如，Ctrl+C 表示复制，Ctrl+Alt+1 表示标题 1。您仍可以使用在以前版本的 Word 中用于访问菜单和命令的 Alt+快捷方式。不过，由于这些旧菜单已不可用，您不会得到有关应按下哪个字母的屏幕提示。因此，您需要记住键序列才能使用快捷方式。,使用键盘,原先的键盘快捷方式是否可用？,快速熟悉,快速熟悉,练习建议,使用

9、功能区。使其他选项卡显示出来，然后插入图片，并使用“图片工具”。使用浮动工具栏。使用快速访问工具栏。隐藏组和命令。使用键盘快捷方式。,联机练习（需要 Word 2007）,快速熟悉,快速熟悉,测试 1，问题 1,如果在 Word 2007 中单击 按钮，会发生什么情况？（请选择一个答案。）,临时隐藏功能区，以便为文档留出更多空间。向文本应用更大的字号。显示其他选项。向快速访问工具栏添加命令。,快速熟悉,快速熟悉,测试 1，问题 1：答案,显示其他选项。,通常会出现一个对话框，其外观与以前版本的 Word 中的对话框相似。,快速熟悉,快速熟悉,测试 1，问题 2,快速访问工具栏位于何处？应该什么

10、时候使用它？（请选择一个答案。）,它位于屏幕左上角，应使用它来访问常用命令。它浮动在文本上方，应在需要进行格式更改时使用它。它位于屏幕左上角，应在需要快速访问文档时使用它。它位于“开始”选项卡中，应在需要快速启动新文档时使用它。,快速熟悉,快速熟悉,测试 1，问题 2：答案,它位于屏幕的左上角，应使用它来访问常用命令。,它是一个小工具栏，其中包含“保存”、“撤消”和“重复”按钮。您可以通过右键单击命令并选择“添加到快速访问工具栏”来添加常用命令。,快速熟悉,快速熟悉,测试 1，问题 3,执行下列哪项操作将显示浮动工具栏？（请选择一个答案。）,双击功能区中的活动选项卡。选择文本。选择文本，然后指

11、向文本。以上说法都正确。,快速熟悉,快速熟悉,测试 1，问题 3：答案,选择文本，然后指向文本。,如果右键单击选定的文本，也会显示浮动工具栏。,快速熟悉,课程 2,查找常用命令,快速熟悉,快速熟悉,查找常用命令,Word 2007 是一个令人振奋的全新软件。但是您需要做一些事情。现在，我们要找到最常用命令的准确位置。,例如，在哪里创建文档？项目符号、样式和拼写检查器在哪里？打印命令又在哪里？本课将说明新程序设计将这些命令正好放在您需要的位置。,快速熟悉,快速熟悉,从 Office 按钮开始,“文件”菜单发生了哪些变化？按“Office 按钮”可以找出答案。,现在，都是从“Office 按钮”开

12、始 Word 中的操作。,当您按下它时，会显示一个菜单，您可以使用该菜单创建、打开或保存文档。,快速熟悉,快速熟悉,项目符号、编号及更多命令,打开文档并键入文本之后，您肯定要设置该文本的格式。,许多熟悉的格式命令都显示在“开始”选项卡上的“字体”组中：“加粗”、“倾斜”、“字号”等等。这里还显示了一些对您很有用的其他命令。,快速熟悉,快速熟悉,项目符号、编号及更多命令,打开文档并键入文本之后，您肯定要设置该文本的格式。,例如，不要小看这里显示的“段落”组，它包含以前经常使用的项目符号列表、编号列表和多级列表。,这里还显示了缩进和对齐命令。,快速熟悉,快速熟悉,使用样式,如果有一种比加粗和倾斜命

13、令更强大和高效的格式设置方法，您是否感兴趣？您将需要了解新 Word 中的样式。,您可以选择现成的“快速样式”，或也可以应用您以前生成的样式。,快速熟悉,快速熟悉,使用样式,可以使用“开始”选项卡上的“样式”组中的样式。,快速样式是具有专业外观的现成样式，应用起来快速而方便。在此版本的 Word 中，它们具有全新的外观。单击此按钮可以查看更多的易于使用的快速样式。单击对话框启动器可以打开“样式”窗格。,该图片显示如何获取所需的样式。,快速熟悉,快速熟悉,格式刷,另一个快速格式设置命令是格式刷。它位于“开始”选项卡最左端的“剪贴板”组中。,格式刷是将一段选定文本的格式快速复制到另一段文本的一种方

14、法（如果您还不熟悉格式刷）。要使用格式刷，请将光标放在要复制格式的文本中，然后单击“格式刷”按钮。,快速熟悉,快速熟悉,插入图片、超链接、页眉和页脚,要使您的文本内容丰富且具有冲击力，可能需要添加图片、剪贴画、图表或形状。“插入”选项卡提供了丰富的添加信息。,这些并不是此选项卡上的全部命令。您还可以在这里看到“表”、“超链接”、“页眉”和“页脚”。这并不是全部。没有提到的可供使用的命令有：页码、文本框和艺术字。,快速熟悉,快速熟悉,显示比例,插入内容后，您可能需要近距离查看细节。因此您肯定想知道在哪里能找到显示比例控件。,请看右下角。向右拖动滑块将放大文档，向左拖动将缩小文档。,快速熟悉,快速

15、熟悉,检查拼写和语法,确保没有错误！完成文档中的大多数任务后，您需要先检查拼写和语法，然后再进行打印或用电子邮件发送。,“拼写和语法”命令位于“审阅”选项卡上，因为该任务属于审阅工作的一部分。该命令位于最左端的“校对”组中。,快速熟悉,快速熟悉,准备好打印了吗？,您准备打印了，但是您真的准备好了吗？首先最好检查页面针对打印机的放置方式。,您需要的每个命令都在“页面布局”选项卡中。“页面设置”组包含“大小”（8.5 x 11、A4 等）、“方向”（横向和纵向）和“页边距”。,快速熟悉,快速熟悉,准备打印,如果您确实准备好打印了，请返回“Office 按钮”。,如果您单击“打印”命令，将显示“打印

16、”对话框。但是指向“打印”命令右侧的箭头，您将会看到三个额外的命令。,请注意，您现在可以选择以下选项：,快速熟悉,快速熟悉,准备打印,如果您确实准备好打印了，请返回“Office 按钮”。,打印快速打印打印预览,请注意，您现在可以选择以下选项：,快速熟悉,快速熟悉,幕后,您每天经常使用的所有 Word 功能都在功能区中，您可以比以前更方便地找到它们。,那么，那些与制作文档无关但却控制 Word 工作方式的幕后设置在哪里呢？,快速熟悉,快速熟悉,幕后,在以前版本的 Word 中，您需要单击“工具”菜单上的“选项”。,现在，所有这些设置都归为“Word 选项”的一部分，您在单击“Word 选项”按

17、钮时可以看到这些设置。该按钮位于单击“Office 按钮”时打开的菜单中。,快速熟悉,快速熟悉,练习建议,添加项目符号列表。应用快速样式，然后缩小以查看所有更改。更改快速样式集。使用格式刷。使用“插入”选项卡插入图表。使用“页面布局”选项卡进行全局更改，然后尝试更多选项卡。用所有方法进行打印。,联机练习（需要 Word 2007）,快速熟悉,快速熟悉,测试 2，问题 1,可以使用哪个选项卡上的哪个组中的命令来应用项目符号列表？（请选择一个答案。）,在“页面布局”选项卡上的“段落”组中。在“开始”选项卡上的“段落”组中。在“插入”选项卡上的“符号”组中。在“插入”选项卡上的“文本”组中。,快速熟

18、悉,快速熟悉,测试 2，问题 1：答案,在“开始”选项卡上的“段落”组中。,在此处可以应用项目符号列表。提示：还可以使用浮动工具栏来应用项目符号列表。,快速熟悉,快速熟悉,测试 2，问题 2,如何在新版本的 Word 中选择打印选项？（请选择一个答案。）,单击功能区中的“打印”按钮。单击快速访问工具栏上的“打印”按钮。使用“Office 按钮”。上面的第一个或第二个选项。,快速熟悉,快速熟悉,测试 2，问题 2：答案,使用“Office 按钮”。,通过该按钮还可以打开“打印预览”。,快速熟悉,快速熟悉,测试 2，问题 3,缩放控件位于哪个角？（请选择一个答案。）,右上角。左上角。左下角。右下角

19、。,快速熟悉,快速熟悉,测试 2，问题 3：答案,右下角。,位于右下角的控件用于缩放操作。也可以通过“视图”菜单找到缩放控件。,快速熟悉,课程 3,新文件格式,快速熟悉,快速熟悉,新文件格式,新版本 Word 中一个更大的变化是：文件格式进行了改进。这对于您有什么意义？,新文件格式有助于减小文件大小，使它们更安全。还有其他一些好处。,快速熟悉,快速熟悉,为什么进行更改？XML,新 Word 文档文件格式基于新的 Office Open XML 格式。,该格式提供了很多好处：,有助于确保文档更安全。有助于减小文档文件大小。有助于降低文档 损坏的可能性。,快速熟悉,快速熟悉,为什么进行更改？新功能

20、,新文件格式还使您能够使用仅在 Word 2007 中可用的格式。,新增的 SmartArt 图形功能就是其中之一。此图显示如何在 Word 中开始使用这样的图形。注意一下有多少种可供选择的 SmartArt 图形设计。,快速熟悉,快速熟悉,如何才能知道我正在使用新格式？,当您在 Word 2007 中创建新文档，然后保存该文档时，将自动为您选择新文件格式。,您可以仔细查看“另存为”对话框来确认这一点。请注意，“保存类型”框显示的是“Word 文档”。这意味着使用的是 新文件格式。,快速熟悉,快速熟悉,是否存在多种文件格式？,以前，只有两种 Word 文件类型：文档和模板（.doc 和.dot

21、）。,Word 2007 中有四种文件类型：.docx、.dotx、.docm 和.dotm（“x”代表 XML，“m”代表宏）。表中列出了详细信息。您可能会发现新 Word 文件格式的唯一显著区别：是否使用宏或代码。,快速熟悉,快速熟悉,如何处理现有文档？,您可能很想知道，“用新版本 Word 打开旧版本文档时，会发生什么情况？”,Word 2007 可以打开用所有以前版本的 Word（从 1.0 到 2003）创建的文件。Word 在“兼容模式”下打开旧版本文档。通过文档顶部文件名旁出现的“(兼容模式)”可以确认这一点。,快速熟悉,快速熟悉,兼容模式,什么是兼容模式？简而言之，Word 告

22、诉您该文档使用的是旧文件模式。,由于旧文件模式不能包容新版本 Word 中的某些新功能，这些功能会被关闭或修改，以便它们接近于旧版本 Word 中的功能。,快速熟悉,快速熟悉,转换旧文件,是否可以将旧版本的文件转换为新文件格式？当然可以。,在 Word 2007 中打开文档后，只需单击“Office 按钮”，然后单击菜单上的“转换”命令。通过这一转换，可以享受到新格式的好处（有助于创建更小、更安全的文档等）且使用完全可用的新功能，这些新功能并不会因转换而有所减少。,快速熟悉,快速熟悉,使用转换器共享文档,如果您想共享文档，就需要了解转换方法。这里介绍一种常见方案，即使用转换器。,假设您要使用新

23、文件格式（创建并保存新文档，或使用通过“Office 按钮”打开的菜单上的“转换”命令升级旧版文档）。,快速熟悉,快速熟悉,使用转换器共享文档,如果您想共享文档，就需要了解转换方法。这里介绍一种常见方案，即使用转换器。,您的朋友张军使用的是随 Office 2000 提供的旧版 Word。您想通过电子邮件将您的最新文档发送给他。他能否打开该文档？,能。当张军单击该文档时，会显示一条消息，询问他是否要下载转换器，以便打开您的文档。,快速熟悉,快速熟悉,使用转换器共享文档,如果您想共享文档，就需要了解转换方法。这里介绍一种常见方案，即使用转换器。,张军打开的文档看上去与您创建的文档不完全 一样，这

24、是因为新版本 Word 中的许多功能在他的版本中不存在。,不过，他仍然可以打开文档，并且能进行处理并发回给您。,快速熟悉,快速熟悉,使用旧格式进行保存以共享文档,您是否担心张军没有完全更新他的 Office 2000 安装？可以使用旧文件格式保存您的文档，然后再发给他。,单击“Office 按钮”，指向菜单上“另存为”命令后面的箭头。单击选项列表中的“Word 97-2003 格式”。,操作步骤如下：,快速熟悉,快速熟悉,使用旧格式进行保存以共享文档,将显示一条警告，指出用旧文件格式保存会导致某些功能丢失或被修改。,例如，如果您的文档包含新图表，Word 会通知您该图表将合并到一个不可编辑的对

25、象中。这样，张军至少可以查看该图表，但是他不能进行编辑，因为他的 Word 版本无法处理此新功能。,快速熟悉,快速熟悉,测试 3，问题 1,在 Word 文档的标题栏中，显示“Marketing report.doc(兼容模式)”。这是什么意思？（请选择一个答案。）,可以使用文档，但不能保存它。不能使用文档，因为它是不兼容的。可以使用所有新 Word 功能来处理文档。可以在文档中进行操作，但 Word 将限制某些新功能。,快速熟悉,快速熟悉,测试 3，问题 1：答案,可以对文档进行操作，但 Word 将限制某些新功能。,文档使用的是旧文件格式，无法理解 Word 中的新功能。因此这些功能受到限

26、制或被禁用。,快速熟悉,快速熟悉,测试 3，问题 2,您的朋友通过电子邮件给您发送了一个 Word 2000 文档。您能在新版本 Word 中打开它吗？（请选择一个答案。）,能，但将收到警告，告知您应获取转换器。能，但文档将以兼容模式打开。能，但需要首先使用快速访问工具栏打开兼容模式。不能，只有 Word 2002 和更高版本的文件才可以在新版本 Word 中打开。,快速熟悉,快速熟悉,测试 3，问题 2：答案,能，但文档将以兼容模式打开。,由于您使用的是旧文件格式，某些功能将受到限制。,快速熟悉,快速熟悉,测试 3，问题 3,如果单击通过“Office 按钮”打开的菜单上的“转换”命令，会发

27、生什么情况？（请选择一个答案。）,Word 将现有文件升级到新文件格式，并将该文件从“document.doc”重命名为“已升级:document.doc”。Word 将现有文件升级为新文件格式，并打开新版本 Word 中提供的新功能。Word 将其功能限制为与文档的文件格式兼容。Word 以安全的只读状态打开文档，以便您用新文件格式查看。,快速熟悉,快速熟悉,测试 3，问题 3：答案,Word 将现有文件升级为新文件格式，并打开新版本 Word 中提供的新功能。,而且，如果您将 Windows 配置为显示文件扩展名，您将会看到扩展名从.doc 变为.docx。,快速熟悉,快速熟悉,课程摘要卡,有关本课程所介绍的任务摘要，请查看课程摘要卡。,快速熟悉,使用此模板,有关此模板的详细帮助，请参阅备注窗格，或查看完整的备注页（“视图”选项卡）。,