河南省大中专毕业生档案管理办法.docx

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1、河南省大中专毕业生档案管理办法第一章总则第一条为适应新形势下大中专毕业生档案管理工作要求，加强毕业生档案工作科学化、制度化、规范化管理，提高档案工作服务能力和水平，根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法普通高等学校学生管理规定干部人事档案工作条例等有关法律法规，结合我省实际，特制定本办法。第二条学生档案是毕业生档案的重要基础，也是人事档案形成的前提。学生档案是学生在校期间形成的，反映学生政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料,是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。第三条学校是学生档案

2、工作的责任主体，必须认真贯彻国家有关法律法规和党的组织人事等工作的政策、规定,坚持实事求是原则，加强规范管理，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。收集归档工作受国家有关法律法规的保护和监督。第四条学生档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、”三个代表重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,坚持依法依规、科学管理、改革创新,服务广大青年学生，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。第二章机构设置与条件保障第五条学生档案工作坚持统一领导、分级管理的原则。学校要建立健全校长领导、分管校领导负责、学生档案管理部门集中管理、学生档案形成部门共同配合的学生档案工作机制

3、，并在机构、人员、场所、装备、经费等方面给予充分保障。第六条学校应当明确学生档案管理部门，配备专职工作人员，对学生档案进行集中管理。学校学生档案工作人员应政治坚定、坚持原则、忠于职守、爰岗敬业，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第七条学生档案管理部门负责组织实施学生档案的日常管理工作，其主要职责为：（-）负责学生档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、审核、整理、归档，档案信息化建设等日常管理工作；（二）负责学生档案的查（借）阅工作；（三）配合有关方面调查涉及学生档案的违规违纪违法行为；（四）办理其他有关学生档案事项。第八条学生档案形成部门应积极配合学生档案管理部门

4、工作，共同促进学生档案工作有机衔接、协同推进。第九条学校应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的学生档案存放秩序，按照有关标准要求建设学生档案专用库房，并加强库房安全管理和技术防护。库房内应当配置监视监控安防系统、消防系统、温湿度监测调控系统等，做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。按照功能区分原则，档案库房、阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。对于学生档案数量较少的学校，也应当设置专用房间保管学生档案。学校应当对所存学生档案的保管情况定期检查，消除安全隐患，发现问题及时上报、处理，切实做好学生档案保护工作，确保学生档案的完整与安全。

5、第十条学校应当设立专项经费，为学生档案管理现代化、信息化配备所需的设备设施等。同时，随着学生档案管理规范化和现代化水平提高，学校应加大经费投入力度，以促进学生档案管理工作的发展。第三章收集范围第十一条毕业时学生档案一般应包含个人档案和党团档案。(-)个人档案一般应包含以下材料：L入学材料：一般应包括前置学历学生档案材料、加盖录取高校公章的考生电子档案信息纸质材料、新生入学登记表、新生入学体检表等；2 .学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程和教育教学各环节成绩登记表、学生实习总结等材料；3 .学籍材料：各学习阶段学籍登记材料，以及保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料

6、；4 .鉴定考核材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定表、学生实习考核结果等材料；5 .毕业材料：毕业生登记表、学位授予证明等材料；6 .奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀共产党员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料；7 .处理、处分材料：在校期间违反校规校纪、触犯国家法律法规等形成的各类处理、处分材料及解除处分材料；8 .服役材料：在校期间应征入伍服兵役的相关材料；9 .其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。（二）党团档案一般应包含以下材料:1 .入团材料：入团志愿书、入团申请书

7、、入团积极分子培养考察（团校学习结业）材料以及团组织形成的其他有关材料；2 .入党材料：入党志愿书、入党申请书、群团推优材料、入党积极分子培养考察登记表、发展党员全程记实表、预备党员考察鉴定表、预备党员转正申请书、政审材料、党校培训结业材料、思想汇报以及党组织形成的其他有关材料；3 .加入民主党派材料：加入民主党派的申请书、登记表等材料。第四章日常管理第十二条学生档案日常管理主要包括档案的建立、接收、保管、转递、统计和保密，档案材料的收集、审核、整理和归档，以及档案信息化建设等。第十三条学生入学时，学生档案管理部门应当会同有关部门对新生档案进彳亍认真审核，在审杳中发现弄虚作假，或者有其他违反国

8、家招生考试规定情形的，学校根据有关规定，取消其入学资格；发现档案材料不齐全、不规范的，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。学生档案管理部门应当在学生入学后3个月内完成审核入库。第十四条学生在校期间，学生档案管理部门、学生档案形成部门应当按照各自职责，共同做好学生档案内容建设。学生档案管理部门应当建立联系制度，主动收集学生档案材料。对于应当归档的材料，经整理合格后按类别归档，并予以登记，登记内容主要包括接收材料名称、接收时间、移送人、接收人等。经过鉴别，凡不属于规定归档的材料，应退还形成材料的部门处理。学生档案形成部门应当按照有关规定审核并规范制作

9、学生档案材料，在材料形成后1个月内按要求送交学生档案管理部门归档并履行移交手续;对于不符合归档要求的材料，应按照学生档案管理部门的要求重新制作，补办手续，为学生毕业时具备完整、准确的毕业生档案打好基础。第十五条归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，由学生档案形成部门按规定加盖公章或个人署名，并注明形成材料的时间。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，必须注明复制时间，并加盖学生档案形成部门公章。第十六条学生档案管理部门发现学生档案丢失或者损毁的，应当立即报告学校分管校领导，并全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报学校批准

10、,由学生档案管理部门协调有关部门（单位）重新建立档案或者补充必要证明材料。第十七条学校应当加强学生档案的信息化建设，按照国家有关要求或相关技术标准，把学生纸质档案转化形成数字档案，并保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。学生数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。第五章档案查（借）阅第十八条因工作需要，符合下列情形之一的，可以查（借）阅学生档案：（-）新生复查、学籍异动、就业录用考察等；（二）发展学生党员、党员教育、党员管理等；（三）学生干部选拔、考核等；（四）学生表彰奖励、评优评先等；（五）学生违规违纪违法问题调查处理等;（六）在日常管理中，熟悉

11、了解学生，研究、发现和解决有关问题等；（七）其他因工作需要利用的事项。第十九条查（借）阅学生档案，必须遵守下列规定：（一）凡到档案管理部门查阅学生档案的，学校有关部门须按照学校规定履行杳阅手续后方可进行查阅；学校以外单位须持单位介绍信及有效身份证件，履行学校杳阅手续后方可进行查阅。档案管理部门要根据规定和需要提供服务。（二）学生档案一般不予夕M昔，确因工作需要借阅的，借阅部门应当履行学校审批手续,并在规定时限内归还,归还时学生档案管理部门应当认真核对档案材料。（三）杳（借）阅学生档案者须对档案的安全、完整负责，要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁圈划、涂改、折叠、污损、撤换、抽取、增添档案材料等

12、,若出现此类问题按有关规定处理。第六章档案转递第二十条到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的,档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构;暂未就业的，可按照毕业生本人申请，将其档案在学校保留两年或转递至户籍地公共就业人才服务机构，两年期满后毕业生未申请转递的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。第二十一条档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取,原则上不准自带。已与邮政部门签署协议的高校,毕业生档案可采用邮政EMS标准快递”形式转递。转递时档案材料要用统一的信封封装后，再装入专门制作有高校学生档案专用标志的统一封套，在封套表面认真填写寄出单

13、位和寄往单位信息，并在封口处加盖寄出单位骑绛章。涉密学校、涉密专业和到涉密单位、机关、国有企事业单位就业的毕业生档案，应通过机要通信或派专人转递。第二十二条转出毕业生档案时学校要再次审核,对归档材料详细登记,严密包封,必须保证完整齐全,不得扣留材料或分批转出。第七章检查与奖惩第二十三条学校应加强对学生档案材料收集归档工作的检查，建立定期档案检查制度，及时发现、解决收集归档中的问题。第二十四条学校应将学生档案工作列为学校学生工作、档案工作目标考核内容，并建立考核制度，对表现突出的部门和人员给予表彰奖励。第二十五条有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规给予处分；构成犯罪

14、的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任：（一）玩忽职守，造成学生档案丢失的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布学生档案的；（三）买卖或者非法转让学生档案的；（四）篡改、损毁、伪造学生档案或者擅自销毁学生档案的；（五）将学生档案出卖、赠送给他人的；（六）不按规定归档或者不按期移交学生档案，被责令改正而拒不改正的；（七）不按规定向有关部门（单位）提供利用学生档案的；（八）明知存在学生档案安全隐患而不采取补救措施，造成学生档案损毁、灭失，或者存在学生档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；（九）发生学生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；（十）档案工作人员玩忽职守,造成学生档案损毁、灭失的。第/律附则第二十六条本办法适用于河南省大中专院校、研究生培养单位全日制在校学生档案管理。第二十七条各级教育行政部门将本办法传达至所属中等职业学校。第二十八条学校根据本办法制订实施细则。第二十九条本办法自印发之日起施行。河南省大中专毕业生档案管理若干规定（教学（2003）624号）同时废止。第三十条本办法由河南省教育厅、河南省档案局负责解释。