信息技术excel课件.ppt

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1、第四章 电子表格系统Excel2003,本章主要任务,任务一：创建和分析图书销售表,任务二：格式化工作表,任务三：数 据 清 单,任务四：创建并编辑图表,任务五：打印工作簿及图表,任务一：创建和分析图书销售表,初始图,成型图,任务一：创建和分析图书销售表,知识技能点,Excel2003启动、退出Excel工作簿的建立、打开及保存。Excel工作表的选择、插入、删除、重命名、移动、复制和隐藏。Excel单元格、单元格区域、行和列的选择、插入和删除。Excel数据输入、编辑、查找和替换的方法。Excel2003公式和函数的使用。Excel2003中批注的使用。,方法一：从开始菜单启动方法二：通过桌

2、面快捷方式启动方法三：通过“开始”菜单中的“运行”命令启动,建立并保存空白工作簿,1、Excel2003的启动,任务一：创建和分析图书销售表,图4-1,图4-2,认识Excel窗口界面,方法一：菜单“文件/新建”方法二：快捷键 Ctrl+N方法三：工具栏新建按钮,建立并保存空白工作簿,2、建立空白工作簿,任务一：创建和分析图书销售表,方法一：当新建的工作簿第一次保存时，单击菜单栏“文件/保存”或“文件/另存为”。图4-3方法二：通过工具栏中的“保存”按钮方法三：快捷键“CtrlS”实现保存的操作。方法四：对一个曾经保存过的工作簿再次进行编辑修改时，只需单击“文件/保存”或常用工具栏中的“保存”

3、按钮即可；方法五：如果想不影响原文件还要保存修改后的内容，这时应单击“文件/另存为”，出现“另存为”对话框。,建立并保存空白工作簿,3、工作簿保存,任务一：创建和分析图书销售表,知识技能扩展,第一步：在单元格A1中输入标题2006年计算机书籍销售分析第二步；在第二行输入相应内容(四个季度暂时不输入)。第三步：选中A1到J11的单元格区域。单击A1,鼠标为空心十字符号时拖动至J11。第四步：单击工具栏合并及居中按钮。,1、输入表标题、书名、出版社和编号,输入时注意以下几点：在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。如果把数字作为文本输入（身份证号码、电话号码、“=3+5”、“2/3”等

4、），应先输入一个半角字符的单引号“”再输入相应的字符。例如，“0101”。,任务一：创建和分析图书销售表,销售表数据输入,知识技能扩展,销售表数据输入,任务一：创建和分析图书销售表,2、输入图书的销量和单价,输入数字型数据时，注意以下几点：输入分数时，应把分数前输入0（零）及一个空格，输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。在数字间可以用千分位号“，”隔开。Excel 2003将根据具体情况套用不同的数字格式。例如，如果输入16.88，Excel 2003将套用货币格式。如果要改变数字格式，则先选定包括数字的单元格，再单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后在单击“数字”选项卡，再根

5、据需要选定相应的分类和格式。无论显示的数字的位置如何，Excel 2003都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，则Excel 2003会将多余的数字位转换成0（零）。,销售表数据输入,任务一：创建和分析图书销售表,3、输入四个季度,知识技能扩展,方法：将鼠标移动到初值所在的单元格填充柄上（如图），当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标，即可完成自动填充（如图）,销售表数据输入,任务一：创建和分析图书销售表,4、输入建表日期,输入时间日期时注意以下几点：一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。如果输入月和日，Excel 2003就取计算机内部时钟的年份

6、作为默认值。时间分隔符一般使用冒号“：”。可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号，还可以输入小时数大于24的时间数据。如果要基于12小时数输入时间，则在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），用来表示上午或下午。否则，Excel 2003将基于24小时制计算时间。如果输入当天的日期，则按Ctrl+“；”(分号)。如果要输入当前的时间，则按Ctrl+Shifl+“：”（冒号）。如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须空格隔开,销售表数据分析,任务一：创建和分析图书销售表,1、计算各种图书的年销售量,第一步：选择目标单元格 第二步：使

7、用“常用”工具栏中的“自动求和”按钮或“插入”菜单中的“函数”命令或编辑栏“粘贴函数”按钮，打开“插入函数”对话框，第三步：选择“常用函数”中的“SUM”（求和函数），单击确定按钮，弹出sum函数参数对话框 第四步：引用单元格地址第五步：回到函数参数对话框第六步：复制单元格。计算出各种图书的年销售量,第一步：选中年销售额列目标单元格。第二步：输入等号。第三步：单击年销售量列相应单元格。第四步：从键盘上输入*(乘号)第五步：单击单价列相应单元格地址，以回车结束，得到年销售总额。第六步：拖动填充控制柄，复制公式，得到其他图书的年销售额。,2、计算各种图书的年销售总额,使用公式时注意：公式中的运算符

8、运算优先级为：（冒号）%（百分比）（乘幂）*/（除）+（加）-&（连接符）=（比较运算符）对于优先级相同听运算符，则从左到右进行计算。如果要修改计算须序，则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号内。运算符必须是英文半角状态下输入。公式的运算对象尽量引用单元格地址，以便于复制引用公式。,知识技能扩展,任务一：创建和分析图书销售表,销售表数据分析,销售表数据分析,任务一：创建和分析图书销售表,3、计算所有图书的年销售总额,第一步：选中目标单元格。第二步：单击工具栏自动求和按钮（如左图）第三步：按回车键。,利润表数据输入和分析,1、将利润表进价列输入到第二个工作表相应列。2、将sheet1中编号列和

9、售价列复制到sheet2中的相应列。、将sheet1中销量列复制到sheet2中 4、利用公式计算每种书的利润及总利润,任务一：创建和分析图书销售表,利润表数据输入和分析,任务一：创建和分析图书销售表,第一步，选中sheet1中相应的单元格区域第二步，按快捷键Ctrl+C第三步，选定sheet2中相应区域的第一个单元格第四步，按 快捷键Ctrl+V,将sheet1中编号列和售价列复制到sheet2中的相应列。,利润表数据输入和分析,第一步，选择shee1中销量区域。第二步，按快捷键Ctrl+C第三步，单击“编辑”“选择性粘贴”命令,任务一：创建和分析图书销售表,将sheet1中销量列复制到sh

10、eet2中,任务一：创建和分析图书销售表,将sheet1重命名为销售表，sheet2重命名为利润表,方法一：双击相相应的工作表标签，输入新名称覆盖原有名称即可。方法二：右击将改名的工作表标签，然后选择快捷菜单中的“重命名”命令，最后输入新的工作表名称。方法三：单击相应的工作表标签，单击菜单“格式”“工作表”“重命名”,删除sheet3,任务一：创建和分析图书销售表,方法一：单击工作表标签sheet3，使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。方法二：右击sheet3，选择快捷菜单中的“删除”命令。,隐藏工作表“利润表”,任务一：创建和分析图书销售表,1、选顶需要隐藏的工作表；2、利用菜单“格式”

11、“工作表”“隐藏”命令，如图,将销售表中VB都改为Visual Basic,任务一：创建和分析图书销售表,、选中整张工作表或者任一个单元格、使用“编辑”菜单中的“替换”命令。,给利润表的编号列的单元格添加批注，内容为图书和出版社名称。,对利润表取消隐藏。单击需要添加批注的单元格。在“插入”菜单中或击右键利用快捷菜单选择“批注”命令。在弹出的批注框中输入批注文本，完成文本输入后，单击批注框外的工作表区域。,对利润表取消隐藏1、选顶需要隐藏的工作表；2、利用菜单“格式”“工作表”“隐藏”命令,知识技能扩展,任务一：创建和分析图书销售表,方法一：菜单“文件/打开”方法二：工具栏打开按钮方法三：快捷键

12、Ctrl+O,知识技能扩展,打开工作簿,1、单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输入数据，以回车键结束，输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。2、单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。3、双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。4、如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可想这些单元格同时输入相同的数据,向单元格输入数据的方式,知识技能扩展,知识技能扩展,单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来，标识工作表中单元格或单元格区域，指明公式中使用数据位置。

13、Excel单元格的引用有两种基本方式：相对引用和绝对引用。Excel默认为相对引用。相对引用是指单元格引用会随公式所在位置的变化变而改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变。不论公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中确切位置。绝对单元格引用的形式是每一个列标及行号前加一个$符号，例如，公式“=1.06*$C$4”。混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用。如$B2、B$2。三维地址引用。在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中

14、的单元格，引用格式为：工作薄名+工作表名！+单元格引用。例如在Book1中引用Book2的sheet1的第三行第五列，可表示为；Book2Sheet1!E3。,知识技能扩展：单元格的相对引用和绝对引用,知识技能拓展：插入和删除行、列和单元格,插入行：如果要在某一行上方插入一行，则选定该行标或着其中的任一单元格，在插入菜单上单击行命令，或单击右键，选择“插入”“行”命令。如果要插入N行，则选定需要插入的新行下边相邻的N行，在“插入”菜单上单击“行“命令。,插入列如果只需要插入一列，则选定需要插入的新列右侧相邻列或其任意单元格，选择“插入”“列“命令。如果要插入N列，则选定需要插入的新列右侧相邻的

15、N列，在“插入”菜单上单击“列“命令。,插入单元格第一步，在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域。注意；选定的单元格数目应与待插入的空单元格数目相同第二步，在“插入”菜单上选择“单元格”命令，出现如图所示的对话框。第三步，根据需要选择，按确定按钮。,删除操作删除行、列：选中要删除的行或列，下面的行或右边的列将自动移动并填补空缺。删除单元格：选定要删除的单元格或单元格区域，单击“编辑”-“删除”命令或击右键删除，出现如图所示的对话框。根据需要选择后，单击“确定”按钮。,输入任意等差数列,知识技能拓展：序列,、选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值。、再选定相邻的另一个单元格，输入序列的

16、第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。、选定包含初值和第二个数值的单元格用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充,指定序列类型,知识技能拓展：序列,也可以在第一个单元格输入起始值,通过“编辑”菜单中的“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框，产生一个序列，在对话框的“序列产生在”区域选择“列”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单击“确定”，就会看到如图4-12所示的结果。,知识技能拓展：序列,创建自定义序列：,、可以先选定工作表中相应的数据区域

17、,、单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在对话框中选“自定义序列”选项卡，单击“导入”，即可使用现有数据创建自定义序列,任务一：创建和分析图书销售表,保存工作簿,方法一：菜单文件/保存方法二：通过工具栏中的“保存”按钮方法三：快捷键“CtrlS”实现保存的操作。,至此，任务一彻底结束,练习,知识技能拓展：序列,习题,操作一,操作二,操作三,操作四,操作五,知识技能点,掌握数据格式化操作掌握调整单元格的行高和列宽掌握自动套用格式操作掌握条件格式的设置使用模版,任务二：格式化工作表,返回,Excel表格功能很强，系统提供了丰富的格式化命令。利用这些命令，可以对工作表内的数据及外观

18、进行修饰，制作出各种符合日常习惯又美观的表格。如进行数字显示格式设置，文字的字形、字体、字号和对齐方式的设置，表格边框、底纹、图案颜色设置等多种操作。通过本次任务,可以实现以下操作效果：格式化数据效果图,任务二：格式化工作表,格式化数据,返回,任务二：格式化工作表,格式化数据效果图,返回,任务二：格式化工作表,调整单元格的行高和列宽效果图,返回,任务二：格式化工作表,自动套用格式和条件格式效果图,返回,单元格的数据格式定义包括六部分：数字、对齐、字体、边框、图案和保护。单元格数据的格式化操作必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后才能进行相应的格式化操作。与Word 2000格式化文本

19、类似，Excel 2000对单元格数据的格式化操作也可使用“单元格格式”对话框设置、“格式”工具栏设置、格式刷复制三种方法。,任务二：格式化工作表,格式化数据,返回,使用“单元格格式”对话框“格式”“单元格”,任务二：格式化工作表,返回,先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令（或者在右击弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令）在“数字”选项卡中，可以对各种类型的数据进行相应的显示格式设置；在“对齐”选项卡中，可以对单元格中的数据进行水平对齐、垂直对齐以及方向的格式设置；在“字体”选项卡中，可以对字体、字形、大小、颜色等进行格式定义；在“边框”选项卡中

20、，可以对单元格的外边框以及边框类型、颜色等进行格式定义；在“图案”选项卡中，可以对单元格底纹的颜色和图案等进行定义；在“保护”选项卡中，可以进行单元格的保护设置。,任务二：格式化工作表,返回,2.使用“格式”工具栏,任务二：格式化工作表,先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后单击“格式”工具栏中的相应按钮即可。例如，将图工作表的5行A列至15行D列区域设为字体为黑体，字号为16，右对齐。具体做法是：先选定5行A列至15行D列区域，然后在“格式”工具栏中将字体设为黑体，字号设为16，最后单击“右对齐”按钮即可,返回,任务二：格式化工作表,再如，上图中要把A1单元格中的内容“商品降价信息表”

21、作为表格标题居中，其操作步骤是：首先拖动选定A1:E1单元格区域（选定区域同下面的表格一样宽），然后单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮即可，标题居中结果如图所示。,返回,任务二：格式化工作表,3.快速复制格式,使用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮可快速复制单元格的格式信息。先选定要复制的源单元格式区域。单击“常用”工具栏中“格式刷”工具按钮，此时，鼠标指针带有一个刷子。鼠标指针移到目标区域的左上角，并单击，则该区域用源区域的格式进行格式化。若目标区域在另一工作表，则选择该工作表，鼠标指针移到目标区域的左上角并单击。,返回,调整单元格的行高和列宽,任务二：格式化工作表,工作表中所有单元格的

22、行高和列宽在正常情况下都为默认值。若不能满足要求，则有必要对行高和列宽进行调整。1.调整列宽方法一：拖动列标右边界来设置所需的列宽。方法二：双击列标右边的边界，使列宽适合单元格中的内容（即与单元格中的内容的宽度一致）。方法三：选定相应的列，将鼠标指向“格式”菜单中的“列”子菜单，然后选择“列宽”命令并输入所需的宽度（用数字表示）。方法四：复制列宽，如果要将某一列的列宽复制到其他列中，则选定该列中的单元格，并单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，然后选定目标列。接着，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，然后单击“列宽”选项。,返回,任务二：格式化工作表,例如，将表中B3:I7区域列宽设为8的做

23、法如下：先选定B3:I7区域，将鼠标指向“格式”菜单中的“列”子菜单，然后单击“列宽”命令，在“列宽”对话框中输入所需的列宽值8后单击“确定”按钮，结果如图所示。,返回,任务二：格式化工作表,2.调整行高 类似地，行高的调整也有三种方法。方法一：拖动行标题的下边界来设置所需的行高。方法二：双击行标题下方的边界，使行高适合单元格中的内容（行高的大小与该行字符的最大字号有关）。方法三：选定相应的行，将鼠标指向“格式”菜单中的“行”子菜单，然后选择“行高”命令并输入所需的高度值（用数字表示）。注意：不能用复制的方法来调整行高。,返回,自动套用格式和条件格式,任务二：格式化工作表,1.自动套用格式 E

24、xcel提供了多种已经设置好的表格格式，可以很方便地选择所需样式，套用到选定的工作表单元格区域。套用时可以全部套用，也可以部分套用。2.条件格式在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式，用于对选定区域各单元格中的数据是否满足设定的条件动态地为单元格自动设置格式。,返回,1.自动套用格式,任务二：格式化工作表,使用自动套用格式的步骤如下：（1）选择要自动套用表格格式的单元格区域；（2）选择菜单“格式”“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框（3）选择一种要套用的格式；（4）如果要部分套用，则单击“选项”按钮，在对话框的下方将弹出“要应用的格式”区，去除不想应

25、用版式的选项；（5）单击“确定”按钮完成。,返回,任务二：格式化工作表,若要删除自动套用格式，则先选择要删除自动套用格式的区域，在“自动套用格式”对话框的“格式”列表底端，选择“无”，单击“确定”按钮。,返回,2.条件格式,任务二：格式化工作表,如果单元格中的值发生更改而不满足设定的条件，Excel会暂停突出显示的格式。不管是否有数据满足条件或是否显示了指定的单元格格式，条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。设置条件格式的操作方法是：（1）选定要设置条件格式的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，如图4-26所示。（3）在对话框中选定“单元格

26、数值为”选项，接着选定比较词组，如“介于”，然后在合适的框中键入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式，公式前要加上等号“=”。（4）单击“格式”按钮，打开其对话框，选择要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线。（5）加入另一个条件：单击“添加”，“条件格式”对话框展开“条件二”框，然后重复上述步骤。最多可设定三个条件。,返回,任务二：格式化工作表,只有单元格中的值满足条件或是公式返回逻辑值真时，Excel才应用选定的格式。对已设置的条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除；利用“添加”按钮进行条件格式的添加。,返回,建立和使用模版,任务二：格式化工作表,建立模板若某

27、工作簿文件的格式以后经常使用，为了避免每次重复设置格式，可以把工作簿的格式做成模板并存储，以后每当要建立与之相同格式的工作簿时，直接调用该模板，可以快速建立所需的工作簿文件。创建模板的方法是：（1）创建工作簿并将其格式化为所需格式，也可以打开符合要求的工作簿。（2）单击“文件”菜单的“另存为”命令，打开“另存为”对话框。（3）单击“保存类型”栏的下拉按钮，从出现的下拉列表中选择“模板”。在“文件名”栏输入模板的文件名。“保存位置”选择系统约定存放的模板的“Templates”文件夹。（4）单击“保存”按钮。,返回,任务二：格式化工作表,2使用模板建立新工作簿文件单击“文件”菜单的“新建”命令，

28、出现“新建工作簿”。选择其中一种模板，并单击“确定”按钮。这样，就产生新工作簿文件，其中的工作表个数及其格式与所用模板一致。,返回,总 结,格 式 化 数 据 调整单元格的行高和列宽 自动套用格式和条件格式 建 立 和 使 用 模 版,返回,任务三：数 据 清 单,知识技能点,掌握数据清单相关概念熟练掌握数据的排序操作掌握数据的筛选操作掌握对数据清单进行分类汇总的操作,返回,任务三：数 据 清 单,Excel 2000的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能。因此，Excel数据清单也称Excel数据库。下面学

29、习数据清单有关概念，实现对数据清单的排序、筛选、分类汇总操作，达到如下效果。,数据清单的概念,返回,编辑数据效果图,任务三：数 据 清 单,返回,排 序 效 果 图,任务三：数 据 清 单,返回,自 动 筛 选 效 果 图,任务三：数 据 清 单,返回,分 类 汇 总 效 果 图,任务三：数 据 清 单,初始图,效果图,返回,任务三：数 据 清 单,具有二维表性质的电子表格在Excel中被称为“数据清单”，数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据。在执行数据库

30、操作（如查询、排序等）时，Excel 2000会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。如图所示,返回,任务三：数 据 清 单,返回,任务三：数 据 清 单,创建数据清单遵循的规则:（1）一个数据清单最好占用一个工作表。（2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。（3）每一列包含相同类型的数据。（4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。（5）显示行和列：在修改数据清单之

31、前，要确保隐藏的行或列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。,返回,任务三：数 据 清 单,（6）使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel 2000将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。（7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2000检测和选定数据清单。（8）不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。,返回,任务

32、三：数 据 清 单,数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。具体操作如下：选定数据清单中的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“记录单”，打开“记录单”对话框，如图所示,编辑数据,返回,记录单操作,1）查看、编辑记录 对话框左侧显示第一条记录各字段的数据，右侧最上面显示当前数据清单中的总记录数和当前显示的是第几条记录。可以使用“上一条”和“下一条”按钮、垂直滚动条等来查看不同记录。当记录很多时，还可以利用“条件”按钮查找某些特定的记录。例如，要查找实发工资大于1000的记录，可单击“条件”按钮，在实发工资栏中输入“1000”，则在对话框中就只显示符合条件的记录了

33、。2）新建、删除记录新建记录：在对话框中单击“新建”按钮，记录单左边显示一条空白记录，然后依次输入新记录的各个字段的值，输入完毕，按Enter键。如此重复，可以添加多条记录。删除记录：在“记录单”对话框中，定位到要删除的记录，单击“删除”按钮来删除当前记录。此操作不能撤消。,任务三：数 据 清 单,返回,排序和筛选,1.排序在工作表中输入的数据往往是没有规律的，但在日常数据处理中，经常需要按某种规律排列数据。Excel可以按字母、数字或日期等数据类型进行排序，排序有“升序”或“降序”两种方式，升序就是从小到大排序，降序就是从大到小排序。可以使用一列数据作为一个关键字段进行排序，也可以使用多列数

34、据作为关键字段进行排序。,任务三：数 据 清 单,返回,1）按一个关键字段排序,按一个字段的大小排序（此字段称为关键字段）有如下两种方法：方法一：（1）单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格；（2）单击“常用”工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮。例如，在图中按“基本工资”升序排序的操作是：先选定“基本工资”所在列的任意一个单元格，然后单击“升序”按钮。,任务三：数 据 清 单,返回,方法二：（1）单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格；（2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，出现如图所示的“排序”对话框；（3）在“主要关键字”下拉列表中选择所选列的字段名，并且在它的右侧选中“递减

35、”或“递增”；（4）单击“确定”按钮。,任务三：数 据 清 单,返回,2）按多个关键字段排序,如果在排序时，数据清单中关键字段的值相同（此字段称为主关键字段），则需要再按另一个字段的值来排序（此字段称为次关键字段），依此类推，还有第三关键字段。（1）单击要进行排序的数据清单中的任一单元格。（2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，出现“排序”对话框。（3）在“主要关键字”和“次要关键字”的下拉列表中分别选择“实发工资”和“基本工资”，并且在它们的右侧分别选中“递减”和“递减”。（4）单击“确定”按钮，结果如图所示。,任务三：数 据 清 单,返回,3）按行排序,在“排序”对话框中，单击“选项”按钮

36、，出现“排序选项”对话框，在“方向”选项框中，选择“按行排序”后，单击“确定”按钮。出现按行“排序”对话框，实现根据行的内容进行排序的操作。,任务三：数 据 清 单,返回,2.筛选筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。Excel 2000提供了两种筛选清单命令：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。,任务三：数 据 清 单,返回,1）自动筛选,单击需要筛选的数据清单中任一单元格，在“数据”菜单中指向“筛选”，再选择“自动筛选”命令。自动筛选后，在每个字段名右侧均出现一个下拉箭头，如图所示。如果需要只显示含有特定

37、值的数据行，则可以先单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头，再单击需要显示的数值。要对其他列也进行筛选，则在该列上重复这一操作。,任务三：数 据 清 单,返回,如果要使用的比较运算不是简单的“等于”，则在选定的列上选择“自定义”，例如要筛选出实发工资在9501 000之间的数据行，在筛选图的“实发工资”上单击下拉键头，选择“自定义”，弹出“自定义自动筛选方式”对话框。输入筛选条件后按回车键，显示筛选结果，如图所示。,任务三：数 据 清 单,返回,2）取消数据清单中的筛选,如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，则单击该列首单元格右端的下拉箭头，再单击“全部”；如果要在数据清单中取消对所有列

38、进行的筛选，则在“数据”菜单中指向“筛选”，再选择“全部显示”命令；如果要撤消数据清单中的筛选箭头，则在“数据”菜单中指向“筛选”，再选择“自动筛选”命令。,任务三：数 据 清 单,返回,分类汇总,分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2000中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先要对分类汇总的列排序。,任务三：数 据 清 单,返回,（1）先对出版社进行排序（升序

39、）；（2）单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出图中的“分类汇总”对话框；（3）在“分类字段”下拉列表中选择“出版社”，这是要分类汇总的字段名；在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”；在“选定汇总项”下面的列表中选中“销售金额”复选框；因为结果要显示在数据列表的下面，所以选中“汇总结果显示在数据下方”复选框；（4）定义完毕，单击“确定”按钮得到如图所示的结果。如果想清除分类汇总回到数据清单的初始状态，可以单击分类汇总对话框中的“全部删除”按钮。如果分类汇总后还没有其他操作，也可以单击“编辑”菜单中的“撤消分类汇总”命令。,任务三：数 据 清 单,返回,总 结,编 辑 数 据 排 序 和 筛

40、选 分 类 汇 总,返回,任务四：创建并编辑图表,初始图,成型图,图4-52 06级计算机班学生成绩统计表,图4-57 06级计算机班学生成绩统计图,返回,知识技能点,知识技能点：一、创建图表 二、编辑图表,任务四：创建并编辑图表,返回,任务四：创建并编辑图表,为工作表“06级计算机班学生成绩统计表”创建一个图表，如图4-52所示。要求用柱形图的形式反映出前五名学生的语文、数学成绩情况。并编辑已有图表。编辑成型如图6-42。,任务引入:,任务分析:,Excel提供“图表向导”工具帮助用户快速地完成图表的创建工作。Excel的图表可以作为其中的对象插入数据所在的工作表，也可以嵌入在一个新工作表上

41、。所有的图表都依赖于生成它的工作表数据，当数据发生改变时，图表也会随着作相应的改变。创建图表必须先进行图表数据源的选取，即确定图表产生在哪个数据区域，然后使用“图表向导”完成图表的创建工作，再对图表进行编辑。,返回,Excel提供“图表向导”工具帮助用户创建新图表或修改已有的图表，使用“图表向导”可以快速地完成图表的创建工作。Excel的图表可以作为其中的对象插入数据所在的工作表，也可以嵌入在一个新工作表上。所有的图表都依赖于生成它的工作表数据，当数据发生改变时，图表也会随着作相应的改变。创建图表必须先进行图表数据源的选取，即确定图表产生在哪个数据区域，然后使用“图表向导”完成图表的创建工作，

42、再对图表进行编辑。本例中,在选定第二个区域时,因与第一个区域不连续而要按住键,实施步骤1：,选定用于制作图表的数据区域存储器，A1:A6及F1:G6。,任务四：创建并编辑图表,返回,实施步骤2：,单击常用工具栏中的【图表向导】按钮，弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如图4-53所示”,在对话框中选中所要的图表类型及其子类型。如果单击【按住以查看示例】按钮可以预览所选的图表示意图。在选定第二个区域时,因与第一个区域不连续而要按住键,图4-53“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框,任务四：创建并编辑图表,返回,实施步骤3：,这个对话框有两个选项卡，可在对话框中设置图表使用的数据区域

43、。,单击【下一步】按钮，弹出“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，如图4-54所示。,图4-54“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框,任务四：创建并编辑图表,返回,实施步骤4：,对话框中有六个选项卡：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表。在本例中，添加了图表标题“学生成绩统计表”，X轴标题“学生姓名”和Y轴的标题“成绩”，其余选项使用Excel默认选项。,单击【下一步】按钮，弹出“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如图4-55所示。,任务四：创建并编辑图表,图4-55“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框,返回,实施步骤5：,单击【下一步】按钮，弹出“图表向导-4步

44、骤之4-图表位置”对话框，如图4-56所示。,在对话框中规定图表的位置：“嵌入工作表”“新的工作表本例在“嵌入工作表”中选择了“Sheet1”，单击【完成】按钮。图表就创建完毕。创建好的图表如图4-57所示。,图4-56“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框,任务四：创建并编辑图表,返回,图4-57 06级计算机班学生成绩统计图,实施步骤5：,任务四：创建并编辑图表,返回,任务四：创建并编辑图表,实施步骤6：,编辑图表:在图表区域右键单击，从弹出的快捷菜单中选择相应的命令（图表类型、数据源、图表选项、位置四项）这四个命令分别对应 图4-53，图4-54，图4-55，图4-56。,可以在这些对

45、话框中修改设置，就会改变图表。如将上例图表改成条形图，题目为“06级计算机学生成绩统计表”，改后如图4-58所示。,图4-58 06级计算机学生成绩统计表,返回,练习题,1、单元格的格式包括哪些内容？边框线和网格线有什么区别？2、怎样在已经绘制好的图表中增加或删除一个数据系列？如何引用工作表中某一单元的值作为图表的标题？,从以上操作步骤可以看到，实际上使用“图表向导”创建图表的过程非常简单。其中的关键是要理解每种图表的意义，绘制每种图表所需要的数据，哪些数据Excel可以自动获取，哪些数据需要用户给出。修改图表时在图表区域右键单击，从弹出的快捷菜单中选择相应的命令，在对话框中修改设置即可。,任

46、务四：创建并编辑图表,返回,任务五：打印工作簿及图表,初始图,成型图,图4-59“打印预览”窗口,图4-68 设置好的工作表及图表预览页,返回,知识技能点,知识技能点：打印工作簿及图表,任务五：打印工作簿及图表,返回,任务五：打印工作簿及图表,任务引入:,打印出已创建并设置好格式的工作簿及图表。,任务分析:,打印之前使用Excel“打印预览”功能来预览编辑效果。必要时还可以在“打印预览”窗口中对打印效果进行页面设置，其中包括页眉页脚、页边距、打印质量、比例、是否打印网格线等。,返回,实施步骤1：,打印预览:单击常用工具栏上“打印预览”按钮，便可进入“打印预览”窗口，如图4-59所示。,图4-5

47、9“打印预览”窗口,打印之前使用Excel“打印预览”功能来预览编辑效果。必要时还可以在“打印预览”窗口中对打印效果进行页面设置，其中包括页眉页脚、页边距、打印质量、比例、是否打印网格线等。,任务五：打印工作簿及图表,返回,实施步骤2：,使用窗口中的一排按钮，对预览页进行设置，如图4-60所示。,各按钮有不同的功能：（1）“下一页”“上一页”按钮可以显示下一页或上一页，若只有一页，则这个按钮呈灰色不能使用。（2）“缩放”按钮，单击该按钮则预览页被放大，可以看到工作表或图表的细节，再次单击，恢复原来大小。,图4-60“打印预览”窗口中的按钮,任务五：打印工作簿及图表,返回,（3）“页边距”按钮，

48、单击该按钮在页面上出现一些虚线条，它们分别表示左、右、上、下页边位置。如图4-61所示。调整页边距，鼠标指针移到黑块（或虚线）上，指针呈双向箭头，沿着箭头方向拖动黑块（或虚线）调整页边距。调整页眉/页脚区域大小，在预览页面的上（下）方有4条虚线围起的矩形区域，是页眉/页脚的显示位置。鼠标指针指向该区域边界，拖动虚线时该区域的大小就会改变。,图4-61 调整页边距,任务五：打印工作簿及图表,实施步骤2：,返回,（4）“分页预览”按钮，单击此按钮进入分页预览模式后，工作表中分页处用蓝色线条表示，称为分页符。若未设置过分页符，则分页符用虚线表示，否则用实线表示。每页均有第*页的水印，不仅有水平分页符

49、，而且有垂直分页符。,（5）“设置”按钮，单击该按钮出现“页面设置”对话框，其中有四个选项卡，如图4-62所示。分别为：页面、页边距、页眉/页脚、工作表。,图4-62“页面设置”对话框的“页面”选项卡,任务五：打印工作簿及图表,实施步骤2：,返回,1）设置打印格式:单击“页面”选项卡，设置以下各项：方向，“纵向”表示从左到右按行打印；“横向”表示将数据旋转90度打印。缩放比例，根据实际需要指定缩放比例。纸张大小，选择纸张规格（如A4，B5等）。打印质量，在下拉列表中选择一种，如300线。数字越大，打印质量越高。起始页码，输入一个数字，确定工作表的起始页码。本例缩放比例为120%，其它均为默认设

50、置。,任务五：打印工作簿及图表,实施步骤2：,返回,任务五：打印工作簿及图表,实施步骤2：,2）精确设置页边距，单击“页边距”选项卡，出现对话框如图4-63所示。,分别在“上、下、左、右”栏中及“页眉、页脚”栏中输入相应的数字，精确设置页边距及页眉、页脚；在“居中方式”里选择“水平居中”或“垂直居中”方式。本例居中方式选择“水平居中”，其它均为默认设置。,图4-63“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,返回,任务五：打印工作簿及图表,实施步骤2：,3）设置页眉、页脚：单击“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡，出现对话框如图4-64所示。,单击“页眉或页脚”栏右侧的下拉按钮“”，在下拉列表中