公文知识(修订).ppt

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1、,目 录,一、公文概述,1.公文的定义和作用 公文，即“公事文件”，我们经常接触的通知、报告、请示、计划、总结等等，都属于公文的范畴。公文是机关、团体、企业、事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规范体式的应用文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。公务活动，意味着就有关问题调查研究、总结经验、交流情况、请示和汇报工作，意味着做出决定、下达指示、沟通上下。公文就是记载这些情况、完成这些使命的工具。,一、公文概述,2.公文的种类 一般公文可以分为正式公文和参照性公文两大类。正式公文，也叫“正式行文

2、”、“正式文件”等。指国家有关主管部门规定的公文文种，它具有法定的权威与效力，采用统一规范的标印格式，俗称“红头文件”。参照性公文，也叫“参照行文”、“非正式文件”等，指规定以外的公文文种，其权威与效力比较灵活，有些在公务活动中只起参考作用，没有执行与否的要求，对收文一方也不具有行政上的约束力，标印格式也没有统一的要求。正式公文包括以下13种：命令（令）；议案；决定；指示；公告，通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。参照性公文主要包括：计划；总结；调查报告；简报；会议记录；述职报告；规章制度，领导讲话等等。,一、公文概述,3.公文开头的模式 开头，是公文的起首部分。开头一般是交待发

3、文的根据、目的和原因、说明文件的重要性。因此，开头可分为根据式、目的式和原因式。根据式是引述一定的法律法规、上级文件精神为制文根据，通常用“遵照”、“按照”、“依照”、“根据”等来开头。如“按照党的十七届五中全会关于精神”，以说明此文的权威性。目的式是明确说明制发这件公文的意图、目的，一般用“为”、“为了”开头，如“为了更好地贯彻中共中央关于的精神”，以强调公文的重要性，引起受文者的注意。原因式是交待事实基础，说明制发这件公文的原因，如“由于的原因”，有因有果，显示发文的必要性。,二、通知的写作,（一）通知的概念与作用通知是把需要告知有关单位和人员的事项，用书面形式表现出来的一种知照性公文。通

4、知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和使用干部。通知的应用范围非常广泛，按其性质不同，可分为六种类型：一是发布性通知，如邮电部关于发布的通知；二是指导、布置性通知，如市政公路管理局党委关于学习、贯彻市委九届十次全会精神的通知；三是批转、转发性通知，批转用于上级批准转发下级的公文，如关于印发市财政局2011年政治工作要点的通知；四是告知性通知，如市工商局党委关于调整局保密委员会成员的通知；五是会议通知；六是任免干部通知，如关于同志任职的通知。,二、通知的写作,二、通知的写作,二、通知的写作,通知作用

5、主要是知照。即将某些事项，包括工作或活动的计划安排、情况、问题、政策、规定、意见等等，告知有关单位和人员。其具体的作用因通知的种类不同而不同。指导、布置性通知，带有必须遵照执行、不得随意违反的强制性与约束力，有关单位可作为开展工作或活动、处理问题、安排事务的依据，具有指导、规范、宣传、教育作用。批转、转发性通知，或认可某一单位的好经验，或通过某一单位的某些情况，提醒有关单位和人员注意某些问题，或传达上级有关文件精神，其指导、宣传、教育的作用，也是十分明显的。告知性通知与会议通知除了知照作用，还可作为凭据。,二、通知的写作,（二）通知的结构与内容 通知一般包括标题、主送单位、正文、落款四部分。有

6、的通知如发送的面较广，内容为告知事项或会议通知，也可不写主送单位。、标题：一般由发文单位、事由和文种三部分组成，发文单位一般在文头上有，标题中不再出现。如关于开展评选思想政治工作创新奖的通知，关于举办学习党的十七大精神领导干部调训班的通知。除临时性的会议或告知性通知外，一般不单独用“通知”作标题。,二、通知的写作,、主送单位：即被通知的单位，在标题之下提行顶格书写。主送单位可以有几个，这几个单位如果是平级的，用顿号隔开；不平级的可以从高到低，依次排列；不同类别间的单位用逗号隔开；同类单位都要通知的，可用“各”字概括。如市政公路管理局党委关于在党员中开展创先争优活动的通知要发到全局，主送单位是：

7、局属各单位党委（总支、支部）。,二、通知的写作,、正文：通知的正文因类型不同，也不一样。贯彻执行类通知：上级机关对下级单位传达事项、布置工作时使用。这种通知必须具体明确、切实可行，要把道理讲清楚，任务提明确。具体写法是：开头：首先说明发本通知的原委、依据及发此通知的目的；然后，写明通知的事项、内容，即通知什么问题，一般是通过一个承上启下的过渡句式（如“为了现将有关事项通知如下：”；或“为此，特作如下通知”），引起下文，写通知的事项和内容。这部分一般分条列项地说明具体办什么事和应该怎样执行各项要求，务必具体、可操作而不失空泛；正文末尾，一般有一个提出要求和希望的结语。,二、通知的写作,二、通知的

8、写作,二、通知的写作,批示性通知：包括“批转”和“转发”两种形式。“批转”用于上级单位认为某一下级单位上报的报告或其他文件，具有普遍意义，于是对下级单位的文件加上批语，用通知的形式发给所属各下级单位，作工作借鉴、参考或执行。“转发”则是上级机关单位、同级机关单位或不相隶属机关单位发来的公文，对本机关所属下级机关单位具有指示、指导或参考作用，加上按语，用通知的形式转发给下级机关。被批转或转发的公文本身列在通知后面作为附件。如关于印发*书记在2011年*公司第二次党委扩大会上讲话的通知。,二、通知的写作,一般告知性通知：这类通知是上级机关对有关事宜需要下级机关知道或办理时用的，内容着重写清楚通知的

9、事项，或具体说明如何办理，达到什么目的。如启用印章、人事任免及机构设置等。会议通知：这种通知应写清召开会议的有关事项，以便与会人员作好准备并如期赴会，开好会议。内容一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地址、报到地点、携带材料等。,二、通知的写作,三、报告的写作,（一）报告的概念与要求报告是下级单位向上级机关单位或者业务主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问时使用的一种陈述性公文。它与开大会时领导同志作的报告或请先进人物作的报告是截然不同的两种文体。报告的主要作用是：反映情况、传递信息；汇报工作，争取支持；说明情况，答复询问。定期或不定期地向上级

10、机关或上级主管部门汇报工作、反映情况、提出建议，是一个单位的职责。为了方便上级领导人阅读、办理，报告要尽量做到简明扼要，不宜展开过多的政策理论分析，或者说，不必在报告中给上级讲大道理、做思想工作，篇幅不宜过长，一般不要超过三千字。报告是向上级汇报工作的文种，上级领导可以只看不答复，因此在报告中不得夹杂请求上级答复的事项，以免贻误工作。,三、报告的写作,（二）报告的种类报告可分为情况报告、事件报告和答复报告等，情况报告应写明做了哪些工作，取得哪些成果，然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下步工作意见。对于事件报告，侧重写明事件发生的全过程及其来龙去脉，分析事件发生的原因，说明其后果，并提出

11、解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。,三、报告的写作,（三）情况报告和事件报告写法 1、情况报告的写法 情况报告是就某一方面或一段时间内的工作或客观情况向上级做专题汇报时使用。它可以写于工作进行之中，也可以写于工作结束或告一段落之后。情况报告可以分为综合性情况报告和专题报告。综合性报告是就某一段时间内所做的工作、所发生的情况综合起来向上级作的汇报。它以时间为选材范围，如年终报告。正文一般写明以下几方面的内容：,三、报告的写作,开头说明这段时间里工作的总体情况，主要的成绩和问题。主体部分一般横向分为若干层次，分述各个方面

12、工作的进展情况。根据实际情况，还可以对某些问题、趋势作总的说明和预测。专题情况报告是就某一方面、某一项工作所发生的问题或情况，加以叙述和说明，向上级所作的专门汇报。标题：由发文机关名称、事由加文种组成，如：xx单位关于“三个代表”专题教育情况的报告，有时发文机关可省略。主送机关：顶格写在正文前第一行。,三、报告的写作,正文：主要包括三点：一是基本情况；二是主要特点或收获；三是存在的主要问题，有时根据需要，扼要地写明今后的打算。在这几部分中，主要特点或收获（即成绩）部分是重点。正文部分通常是归纳出几个小标题，依次分项来写。写时要紧扣标题，先概述，再细述；先综述，再分述，并用典型事例或数字说明基本

13、观点。比如*公司关于深入学习实践科学发展观活动情况的报告在主要做法的表述上：突出一个特色主题。这个主题就是：“强化职责，高效管理，做优做强铝加工产业”；,三、报告的写作,坚持两手抓两促进。一手抓学习实践活动，一手抓安全生产；开展特色活动。A、开展合理化建议活动，B、解放思想大讨论，C、从我做起为公司解难题；领导干部身体力行，带好头、做榜样；抓好重点环节。方案，学习，调研，征求意见，撰写分析报告；转化运用课题成果。结尾惯用语：“特此报告”、“以上报告，请审阅”等。,三、报告的写作,2、事件报告的写法 事件一般指突发事件，如群体性上访，重大安全事故等。写法一般分成三部分内容：一是事件发生的全过程；

14、二是对事件性质的分析；三是由事件总结出的教训，提出下一步的防范措施。写作时应把握以下几个问题：一是事件发生后，应当在迅速处置的同时，及时向上级报告；二是要真实反映事件发生的全过程。事件发生的时间、地点、原因、状态、趋势等基本情况，都要写清楚。如果对一些重要情节和事发原因不是很清楚，务必抓紧与有关方面核实，千万不可凭主观推理、判断来反映情况；,三、报告的写作,三是分析问题要客观。就是说反映情况要实事求是，不带偏见。特别是涉及当事的双方，更要注意这一点。没有根据的，一句也不要讲；有根据的，也只能写实，并留有余地；问题没调查清楚的，不要讲决断的话；四是要深入总结经验教训，提出下一步的防范措施。,四、

15、请示的写作,（一）请示的概念与作用请示是下级机关单位请求上级机关单位或业务主管机关单位对某项工作或某个问题给予指示、答复时使用的。请示的意义和作用在于：陈述意见，请求指示；提出问题，请求帮助；说明情况，请求裁决；提出建议，请求解决。请示与报告都是下级单位呈送上级单位的上行文，在格式和写法上有相似之处，但其区别也是明显的。,四、请示的写作,一是请示着重于提出问题和请求，报告着重于陈述情况和意见；二是请示的内容只涉及一件事情，一事一文，篇幅需简短，报告涉及内容面较广泛，篇幅可较长；三是请示必须事前行文，获得上级批复后方可行事，不得先斩后奏；报告一般是在工作进行中和过后行文；四是请示一定要有请求事项

16、，上级单位如果同意，必须行文批复；报告则主要是陈述情况或意见，供上级了解、掌握、参考，一般不提请求事项，即使有所请求，上级也不一定非得给予批复。,四、请示的写作,现实生活中，常有把请示与报告混为一谈的现象，有的甚至干脆写成“请示报告”，这是不对的。还有一些单位向不相隶属的同级或低一二级的单位联系公务，为了表示谦虚，取得对方的好感，特意使用“请示”，也是不合规范的。请示仅限于下级单位对直接上级单位使用，其他可以用“函”。请示的作用与报告基本上相同，即一方面下级单位通过请示，可以让上级单位了解自己的有关情况与请求；另一方面，上级单位可以利用下级单位呈送的请示，作为指导该单位和同类单位有关工作的依据

17、。发文单位使用请示，一定要有其具体目的，收文单位收到请示后，也一定要及时研究，做出同意或不同意，批准或者不批准的决定，并用“批复”文种给予答复。,四、请示的写作,（二）请示的写法、请求批准的请示用途：请求上级机关批准或帮助解决工作中的某些问题、困难时使用。标题：关于xxx（事由）的请示，事由部分应准确地揭示出请示的事项。比如，请求上级拨款，标题中就应涉及到款项的问题，如关于请拨组织老干部考察所需费用的请示，不能写为关于组织老干部考察活动的请示，前者的请示事项是钱，后者给人的印象好象是请求上级批准这一活动。,四、请示的写作,主送单位。主送单位要顶格写。主送单位只能是一个，而且必须是有权接受、批准

18、请示事项的直接上级。如果写两个或两个以上单位，很可能这几个单位都互相推委，不先表态，反而贻误了工作。主送单位不宜为领导个人，如xx董事长或xx总经理，可以用集合概念，如总经理、书记等等。,四、请示的写作,正文：依次由四个层次组成：请示的理由：即“为什么要请示？”说明请示事项的依据、原因，说明问题提出的必要性。这部分要把理由讲充分，道理说透彻，原因谈明白，为请示得到批示、指示提供充足的理由。请示的事项：即“请示什么问题？”对要解决的问题的叙述以及对具体要求的说明。如果内容简单，可与缘由部分连在一起，一贯到底。如果内容较复杂，则另行起文，分段表述。请示事项一定要明确，如请款不能简单地说“请领导给予

19、支持”、“请领导拨款”，就是不说数额。,四、请示的写作,解决的办法：明确提出本单位对解决这一问题的意见，以供上级单位做出判断和抉择时参考。这些意见要有根有据，切合实际，必要时可引证有关政策或规定的条文，努力使自己的意见中肯、可行。最后，另起一行，写上期请用语，如“妥否，请批示”，“是否妥当，请批示”，“以上意见当否，请批复”，然后再另起一行，写明发文单位名称，并在上面盖章。,四、请示的写作,四、请示的写作,（三）请示的写作要求写作请示，除了按写作报告时必须注意的中心思想明确，内容具体准确，表述清楚扼要等几点外，还应特别注意：、一文一事即每份请示只涉及一件事情，不能一文数事并报，也不能多头请示，

20、需要几个单位办理的不同问题不能综合在一起请示。,四、请示的写作,、逐级请示即一般情况下，只能向直接领导或主管本单位的上级单位请示，不得越级行文。特殊情况下，需要越级请示的，也必须把该文抄报越过的单位，不得避开或瞒着直接领导或主管单位。3、应提出自己的建议和意见，态度一定要明确。就语气而言，只能用请求性语气，不能用决定性语气。不能这样写“如何解决，请领导批示”、“请批示！”“我们认为必须如何如何，请批示”。,五、公函的写作,（一）函的概念与作用函，即信函，也叫书信。作为法定公文的函，是不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准所使用的一种文体。函的用途，具体说有以下几

21、项：一是平行机关之间、不相隶属机关之间商洽有关事宜；二是向有关业务主管部门请求批准有关事项，如市政局向公安局、环保局等有关主管部门请求批准有关事项时用“函”，有关业务主管部门做出答复时，也使用“函”。三是上下级之间询问和答复一般性的问题时，也可使用函。,五、公函的写作,（二）函的种类1、函从形式上分有两种：一种是公函，属正式公文，有文件版头，有发文字号，使用完后立卷归档。一种是便函。用来处理一般性事项的信件，使用机关信笺，加盖机关印章即可。2、从行文方向上分也有两种：一是去函，即主动地与有关单位商洽工作、询问事项或提出请求；二是复函，是针对来函的问题向来函单位回答相应的商请或询问事项。,五、公

22、函的写作,（三）函的结构与内容包括标题、主送单位、正文、落款四部分。、标题：由发文单位、事由文种组成。有时，发文单位可省略，如xx单位关于xxxx事项的函，如果是复函，在标题中应当标明，如xx单位关于xxxx问题的复函。、主送单位：顶格书写。可以是平行机关、下级机关，也可以是上级机关。、正文：通常包括开头、主体、结语三部分。,五、公函的写作,开头：如属主动发函，开头应先写明发函缘由，如果是答复性函，则应写明所要答复的来函的标题，或来函所提的事项、问题。如：“你单位月日来函已悉，经研究，现函复如下”。开头用不着写“你们好”等问候语。,五、公函的写作,主体：去函具体书写要告知的事项或者要商洽的问题

23、、要请求的事项；复函则针对来函的内容做出答复，或表态同意，或提出不同意见并简要说明其理由。要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持。请求批准函，则主要包括请求批准的事项、理由等，事项要明确，理由要客观、充分。一般情况下，最好一函一事，这样便于对方处理答复，多项事情，特别是彼此间毫无联系的一些事，可以分别发函。,五、公函的写作,结语：去函可写：“请予研究”、“请予大力协助”或“特此函告，希即函复”、“即请函复”，也可只写礼貌性的惯用语，如“为盼”、“是荷”等。复函可写“特此函复”、“专此回复”“此复”等。结语也可不写。结语一般不写“此致敬礼”、“祝你们万事如意”等。、落款：写明发文单位名称

24、及发文日期。一律写全称，加盖印章。,六、会议纪要的写作,（一）会议纪要的概念及作用 会议纪要是一种法定公文，用于传达会议的主要精神和记载要求与会者共同遵守执行的议定事项。也就是说，会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及精神、议定的事项，加以文字归纳整理，以上传下达，统一各方思想，指导协调和推动工作。会议纪要是在会议记录及其他有关材料的基础上，经归纳、提炼、整理而成的，既可以反映有关情况和问题，又可以用来指导工作和统一协调各方面的步调。,六、会议纪要的写作,（二）会议纪要的种类会议纪要根据适用范围、内容和作用，可分为例行会议纪要，工作会议纪要和协调会议纪要。（三）会议纪要的写法会议纪要

25、由标题、日期、正文三部分组成。(1)标题由会议名称和文种组成。如经理办公会议纪要。(2)文件日期成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。,六、会议纪要的写作,(3)正文1、导语：对会议基本情况做扼要地叙述。如会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、议程及会议效果等。2、主体：主要写会议所研究的问题、讨论的意见、做出的决定、提出的任务要求等。具体有三种写法：一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议，讨论的问题比较集中，意见也比较一致，对会议的发言、讨论的情况进行综合概述。,六、会议纪要的写作,二是摘录法。主要用于座

26、谈会、学术讨论会等。按照会议进程或讨论顺序摘要整理出来。三是归纳法。多适用于较大型的会议，讨论的问题比较多，涉及的范围比较广，需要把许多意见和问题加以分类整理，分项或列题写出。无论哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。3、结尾：内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以不写结尾，主体部分写完，全文自然结束。,六、会议纪要的写作,六、会议纪要的写作,六、会议纪要的写作,七、公文制发中需要注意的问题,（一）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种。公文标题位于红线下方，用2号宋体或黑体字，按一行或多行居中排列。回行时要注意词组、单位名称之间关系

27、，做到词意完整，排列对称、整齐美观，间距恰当，“的、和、及”等虚词不能排在行首。（二）国家行政机关公文处理办法规定：公文标题中除法律、规章名称加书名号以外，一般不用标点符号。例：关于申报汽车产业区、保税物流区、亮甲店工业区、青云湖生态旅游区、能源港区成为省级经济开发区的请示（此标题顿号较多，改用“和”字也不可以，可改为：关于申报汽车产业区等五个园区成为省级经济开发区的请示）,七、公文制发中需要注意的问题,（三）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称，也可使用同类型机关的统称。例：公司所属各单位：为解决影响当前产品质量的突出问题，严格过程控制，稳定产品质量，打造品牌产品，全面提

28、高公司经济效益。根据中孚特铝18#文件精神要求，结合公司实际情况，经公司领导研究，特制订以“创品牌、提效益”为主题的百日劳动竞赛活动方案，现下发给你们,请认真遵照执行。,七、公文制发中需要注意的问题,（四）正文结构层次序数要明确：第一层-一、二、三、四第二层-（一）、（二）、（三）、第三层-1、2、3、4、第四层-（1）、（2）、（3）、第五层-、注意:结构层次序数可越级使用，但不能逆用。,七、公文制发中需要注意的问题,（五）公文的附件：应当标明附件顺序和名称。在正文下空1行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应当使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回

29、行时，应当与附件名称的文字对齐；正文中已注明附件（表）的，不再标明附件名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称应与公文中附件说明标识一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。,七、公文制发中需要注意的问题,七、公文制发中需要注意的问题,（六）成文日期：以发文机关负责人签发的日期为准，会议纪要、决议、决定、条例、规定的日期以会议（党代会、常委会议等）通过为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。党的机关公文的成文时间用阿拉伯数字标识，行政机关的成文时间用汉字标识并将零写为“”，与正文右侧空2字标识。,