文件控制程序培训.ppt

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1、文件控制程序培训,本次培训的主要目的:一、使员工了解质量体系文件的基本架构，重要性及控制要求，以便为将来进行全员参与质量管理，建立质量管理体系打好基础；二、培养和提高员工编制质量体系文件的能力；三、为了更好的实施文件控制程序。,培训目的,培训内容,培训教材主要内容:文件基础培训文件编写技巧培训文件控制程序培训,一、文件基础培训,这些情况我们是否遇到过,一、文件基础培训,经常出现的问题：技术文件新老版本混合使用，没有标识、员工不知道使用哪个版本，导致生产大量的不合格品；管理文件没有签批、评审，导致各部门执行不力；现场文件没有放至员工岗位可接触处，导致员工无法直接获得，文件发霉，上了一层灰。,也许

2、这样会好一些,一、文件基础培训,什么是文件？,文件：信息及其承载媒体。示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。注：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。,ISO9000:2005质量管理体系 基础与术语中给出的定义：,文件能够沟通意图、统一行动，其作用在于：（1）符合标准要求 在ISO9001条文中，要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”（2）工作的依据明确工作职责和内容明确工作规程，规范管理合理化改进工作流程，改善部门间沟通提供适宜的培训,文件到底有什么作用？,一、文件基础培训,（3）提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，

3、可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。（4）提供质量管理体系实施和评价改进的依据（5）有利于知识经验的积累和共享及作业的标准化（6）改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时减少了同事之间发生工作摩擦的机会,文件到底有什么作用？,一、文件基础培训,质 量手 册,程序文件,作业指导书,记 录,纲领文件，表明意向及达到此目的的策略及方法。,说明由谁负责执行什么及什么情况下执行程序。,说细说明如何执行某些工作，如制度、规章、规定、管理办法、流程图、作业指导书、图纸、工艺文件、技术规范、技术标准等。,证明已按文件执行工作的证据,质量体系

4、文件的架构,一、文件基础培训,受控文件：是指需进行编、审、批，分发时需登记，更改/作废时也需收回，在使用过程中始终为最新有效版本的文件，通常在这类文件的每一面盖有“受控文件”标识。,作废文件：是指已公布失效或废止的文件。,外来文件：是指来自公司外部的文件，如法律法规、顾客图纸、国家（或国际）标准等。,一、文件基础培训,一、文件基础培训,二、文件编写技巧培训,符合性 符合标准的要求；符合法律法规的要求；符合组织的实际情况；确定性 在描述质量活动过程时，必须具有确定性。保证过程的一致性，确保过程结果的稳定。即做什么(what)、为什么做(why)、何时做(when)、在哪里做（Where)、由谁去

5、做(who)、怎样做(how)，必须加以明确规定。相容性 质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。,编制应遵循的原则：,4.可操作性 每个文件都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡要符合组织的客观实际，使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。5.系统性 质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。应对过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。增值性。每个文件都应体现出增值性。没有文件就得不到控制，会出现很多问题

6、，甚至产生风险的过程都应建立文件。那些无关的，低风险的或者大家的一般惯例无需建立文件。7.预防 预防是质量保证的精髓，在质量管理活动中，要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排，应注重如何发现各种潜在的不合格因素，并在体系文件中加以体现。,二、文件编写技巧培训,持续改进 任何管理活动的安排均应善始善终，实施动态控制，并按照PDCA循环力求不断改进。在体系策划及文件编制时应体现闭环管理思想。9.普及性 尽可能扩展到组织最低层次。,二、文件编写技巧培训,质量管理体系文件编制除了应遵循前面所列的编写原则之外，还应注意以下事项：规范性（格式、内容）为保持文件的规范性，应用统一的要求来编写，而不能自行

7、其是，“百花齐放”。逻辑性 在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或说法不一。异常流的控制 即“非正常的少数”，指质量活动失控所造成的那一部分，异常流下的产品易失控而造成品质问题。如例紧急放行、设备漏检、标示丢失等。在体系文件中应对异常流有充分的控制措施，来预防失控。,二、文件编写技巧培训,4 文字表达准确、顺畅、简练要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚，避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺，流畅。“简练”就是要简洁、明了。质量管理体系文件要用词准确，例如：“必须”、“应该”、“应”、“允许”、“注意”表示要求严格程度是不同的；不能用“是否”、“请”、“希望”等词。,二、文件编写技巧培训,三、文件控制培训,推行品管，始于教育，终于教育,THANK YOU！谢谢,