文件和记录管理程序.ppt

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1、文件和记录的管理程序,目录,为什么要进行程序文件的培训？程序文件培训的内容,为什么要进行程序文件的培训？,告诉你有这个程序文件告诉你这个程序文件很重要告诉你程序文件有利于你工作,今天你培训过了，为什么没有按照要求来做？,文件的分类,职责说明,文控：负责提供各类文件格式及编号；对各类受控文件的盖章、发行、回收/销毁，以及负责各部门原版文件的管理等。体系工程师：负责一、二级文件的制定和修改 各部门主管/经理：负责本部门三、四阶文件的制 定和修改各部门文员：负责部门文件及资料的维护，保管。,文件的审批权限,文件编号规则,一、二级文件编码规则BN-流水号 文件代码 深圳市博恩实业有限公司三级文件编码规

2、则BN-流水号 指三阶文件类别代号 文件代码 深圳市博恩实业有限公司,文件编号规则,四级文件编号规则-版本号 流水号 表单代号 编制部门代号文件代号质量手册一级文件 QM程序文件二级文件 QP作业指导书/管理办法 三级文件 WI表单四级文件 QR,文件编号规则,外来文件编号规则 BN WL-流水号 外来文件类别 外来文件代码 深圳市博恩实业有限公司外来文件类别：B-标准F-法规D-客户图纸/资料Q-其它文件,文件编号原则,部门代码,三级文件代码,文件的格式,一/二/三各阶文件格式统一为WORD文档，四阶文件格式统一为EXCEL文档一/二/三级文件正文字体为宋体，字体大小为12号字（或小四号），

3、文件名称字体大小为18号加粗宋体，字体均为黑色，字体行间距为最小值18磅。,文件的格式,一/二/三阶文件格式（除作业指导书、图纸、QC工程图）统一按照文件制定修改废止联络单格式执行,文件格式抬头均统一如下：,文件的格式,每更改一次（修改内容在1/3以内的），该文件 版本号应顺次提升数字位，如由A0升为A1、由 A1升为A2依次增加，同一文件9次小变更 后（修改内容在1/3以内的），版本号应升级为 B0。进行重大更改（修改内容在1/3以上的）,整份重 发应顺次提升版本号整数位，数字位归零,如A0 升为B0。表单：初版为“A”，修订一次变为“B”，如此递增其标注在表单编号后面。,文件受控流程,编号

4、：文控中心收到其他部门需编号的文件时，应 先初步核 对文件格式是否正确并反馈给相关部门，其次进行编 号。文件审批：一、二级文件由体系工程师负责给相关部门会签 审批、三级文件由制定部门负责给相关部门会签 审批后，交文控中心受控。发行：文控收到文件后进行复印盖章、发行文件，接收部门 需确认并签字，文控中心保存原档，并记录于受控文 件清单中。所有盖章受控文件不得复印，需要时向文控申请。,文件回收,文件修订升版，新文件发行时文控需回收旧版本文件，如旧版文件未找到，责任单位需写明原因并签字。旧版文件统一由文控负责报废销毁。,外来文件的控制,外来文件分类：1.法律法规2.客户图纸或要求3.标准（体系标准、

5、国家标准、行业标准等）各部门收到外来文件后交文控编号，文控进行编 号并登记、复印盖章发行给相关部门，原档保存在文控部,文件的保管,文控中心应建立所有受控文件清单，表单清单应该包括保存年限规定各部门文件保管者也需建立收到的文件清单，并按顺序放好，以便于查找。,记录的控制,记录包括：我们的、供方的和顾客指定的记录的形式：表格、图表、报告、磁盘、照片等形式。,记录的控制,文件清单如下：,记录的控制,记录不能用铅笔或红色笔填写，字迹应清晰、工整，记录应有填写/制作人，审核人等。文件和记录保存条件应满足防水、防火、防蛀、防丢失;记录保存期限一般为3年，有些为1年，少数为永久保存，各部门文件收集的记录达到一定数量后可装订成册，封面应注明：部门、记录名称、年月份等。保存期限满后各保存部门请示部门领导后自行负责打包销毁。,文件、记录的保管,文件夹需建立标示，索引,结束,Thank you!,