【档案员培训资料】会计档案的整理课件.ppt

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1、会计档案的整理,会计档案的概念,会计档案 是指机关团体、企事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等其他会计核算专业材料。它是记录和反映单位经济业务活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。,会计档案的整理部门,会计档案的整理部门 根据会计档案管理办法第六条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”此条款就明确规定了会计档案应由本部门的财务室进行整理归档。综合档案室的档案员一般不具体进行会计档案的整理，只进行必要的指导和组织接收。,会计档案的归档时间,当年形成的会

2、计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。,会计档案的整理原则,会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用。在整理中，原则上会计凭证、会计账簿的封装不能拆开重新装订。同时，又必须考虑到作为档案来管理，必须具备一套科学管理的原则。,会计档案的整理方法,（一）会计文件材料的归档范围（二）会计档案的分类（三）会计档案的整理（四）会计档案案卷目录的填写（五）会计档案卷内目录格式（六）会计档案盒项目及填写方法,（一）会计文件材料的归档范围,主要包括会计凭证（原始凭证、记账凭

3、证和汇总凭证，其他会计凭证）、会计账簿（日记账，明细账、总账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）、财务报告（月、季度会计报表，年度会计报表及文字说明）及其他会计核算专业材料（会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、银行对账单等）。,(二)会计档案的分类,会计档案的分类 要从每个单位的实际出发，会计部门将当年度的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账簿、财务报告等几种主要形式进行分类。常用的分类方法主要有以下四种。,1、类型年度分类法。首先，将本单位的会计文件材料按凭证（包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它凭证）、帐簿（包括总帐、明细帐

4、、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿）、财务报告（包括报表、附表、附注及文字说明书、其他财务报告）、其他（包括银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）四类分开。其次，将同一类别内的会计核算专业材料分为各年度。这种分类方法的优点是按会计核算专业材料的类型操作，简便易行，容易掌握，分类方法与排架方法一致。这类分类方法适用于一般单位的预算会计。,2、年度类型分类法。首先将本单位的会计文件材料按年度分开；其次将同一年度内会计核算专业材料分为凭证、帐簿、财务报告、其他四大类。优点是按年度分开，便于逐年操作，简便易行，容易

5、掌握，便于查找和利用，但这种方法一般与排架方法不一致。这种分类方法也适用于一般单位的预算会计。3、年度组织机构类型分类法。即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算专业材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分凭证、帐簿、财务报告、其他四大类。其优点是能分别集中各机构会计核算专业材料，便于财政机关各部门的利用工作。这种方法适用于总预算会计（财政机关）。,4、年度会计类型会计核算专业类型分类法。即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算专业材料先按会计类型（如税务机关的税收计划、税收会计、经费会计、税收统计等）分开；然后将同类型的会计核算专业材料分成凭证、帐簿、财务报告、其他四类。其优点是

6、便于反映不同的会计活动，能将同类性质的会计材料集中在一起，保持相互的内在联系。这种分类方法适用于税务、银行等单位的会计。各单位应根据本单位的实际情况，固定使用一种分类方法，不应轻易变动，以保持其一贯性，便于保管利用。,（三）会计档案的整理,各单位的财务会计部门（或会计人员）按照归档的要求，负责会计材料的立卷。会计材料是按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算四大类分别组卷。,会计文件材料整理,1凭证的整理,（1）会计凭证的组卷。会计凭证按记帐凭证（后附原始凭证）顺序（即时间顺序），根据凭证数量的多少分为若干本，每本为一卷（2厘米左右为宜），按照多则分，少则合的基本整理方法，按日、旬、月整

7、理装订成卷。装订时要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。装订后，填写封面和脊背。（2）填写会计凭证封面:会计凭证一般按月立卷，每本凭证为一卷。记账凭证附件做到整齐、结实、美观。要认真逐项填写凭证封面。,会计凭证封面,单位名称：襄阳市档案局 凭证名称：收款会计凭证,会计主管 装订人 年 月 日,会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。封面项目的填写方法:单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如襄阳市档案局。不得简称“本局”。会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用

8、途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。,时间：填写本册会计凭证的起止年月日。册数：填写会计凭证的册数。册次：填写本册会计凭证的序号。记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。附件数：填写本册会计凭证的附件张数。会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。备注：填写该本凭证需要说明的事项。,（2）会计凭证盒项目及填写方法,会计凭证盒正面项

9、目：会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。正面项目的填写方法 单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。,归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的会计档案保管期限表确定填写该案卷的保管期限。,全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字

10、。目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。,会计凭证盒盒脊项目及填写方法,会计凭证盒盒脊项目：会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限。会计凭证盒盒脊项目填写方法：盒脊项目与正面有关项目对应填写。,2、账簿的整理,（1）会计帐簿的组卷。在同一会计年度内按帐簿种类组卷，一本帐为一卷。活页帐的应去掉空白页，将已记帐的帐页依次编号，填写卷内目录和备考表

11、，贴上封面签，装订成册。账簿有订本账和活页账之分。,订本账,每年使用一本，不得混年连用。整理立卷应保留原有面目，不用拆去空白页，账内要有连续页码。账簿封面要加贴标签，填写规范。填写账簿启用表（需要注意的是在单位签章处一定要加盖印章，以确保档案的真实性），并按照所设科目填写目录，后加备考表。,活页账,在整理时，要拆去空白页，将已记账的账页依次编定页码(正面在右上角,背面在左上角)，不得跳页、缺号，每本账簿封面都要加贴标签，填写账簿启用表，并按照科目名称填写目录，装订成册，后加备考表。,账簿启用及接交表的填写方法,账簿启用及接交表适用于账簿启用及接交表和其他会计账簿的整理。正面、背面及账簿封面卡片

12、的填写,3、财务报告的整理,财务报告的组卷。财务报告按针对的时间组卷。首先将本机关的财务报告与下属单位的财务报告分开；其次，将年报、季报、月报分开，如果季报和月报数量少，可将其合并组卷。组卷时应注意财务报告的文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。财务报告用卷盒装。卷内应填好卷内目录和备考表，并按规定拟写案卷题名，填写封面栏目。,卷内备考表的填写,4、其他类,其它类的组卷。其他类材料一种一卷。其他类中的会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及批复可交由综合档案室档案人员放入全宗卷中进行保管。其他类后也需附卷内备考表。,5、编

13、制案卷号（1）凭证以装订成册的一册为一卷，给一个案卷号，编写凭证案卷号采用大流水编号方法，即从单位建制年代起的案卷衔接起来编号。（2）账簿以装订成册的一本账簿给一个案卷号。编写账簿案卷号可采用大流水编号，即从单位建制年代起的账簿衔接起来编号。每一年的账簿的排列要有一个固定的排序。（3）报表以装订成册的一册为一卷。年报与月季报分开装订。（4）案卷数量特别多的单位可分年度编制小流水案卷号。,（四)会计档案案卷目录的填写,会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。,会计档案案卷目录,会计档案案卷目录项目的填写方法。案卷号。根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案

14、盒上的对应项目填写。类别。填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务报告类”等。题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。如：襄樊市档案局二00五年度总帐；襄阳市档案局二0一一年度财务报告。,起止时间。填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉伯数字分两行填写，月是不足2位的在前面补0，如：20100101-20101231。保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。卷内张数：指会计凭证总数、账页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。凭单起止号：填写记账凭证起止号。备注：其他需要说明的事项。,（五

15、）会计档案卷内目录格式,卷内目录,会计档案卷内目录适用于财务报告和其他类会计档案的整理。,卷内目录项目的填写：顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。责任者：填写对档案内容负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。文号：填写文件制发机关的发文字号。,题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。页号：填写卷内文件材料所在起页的编号。备注：在需要说明情况的文件栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。,（六）会计档案盒项目及填写方法,正面项目的填写方法,会计档

16、案盒正面项目会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。正面项目的填写：全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“襄阳市档案局二0一一年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”。文字力求简炼、明确。时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。,保管期限：按照会计档案保管期限表填写该盒会计档案的保管期限。全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“

17、目录号”的要求相同。案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。,会计档案盒盒脊项目及填写方法,会计档案盒适用于会计账簿、财务报告和其他类会计档案的整理。,会计档案盒盒脊项目的填写方法会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项目填写一致。,四、建立健全会计档案管理的各项制度,1、接收制度。财务会计部门必须把隔年的全部会计档案移交给本单位档案室，档案室应当按归档要求对会计档案进行检查，如不符合归档要求的，必须要求其进行加工。对

18、无档案室而有会计业务工作的小单位,其会计档案必须按照归档要求进行整理编目,要有存放库房、存放设备，有人专管或兼管，并建立会计档案的移交、接受制度。,会计档案移交清单,档案部门接收的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。,2、保管制度,为了维护会计档案的完整与安全，必须建立严格的保管制度，要做到会计档案不受潮、霉变，不被虫蛀鼠咬；还要有存放设备，门窗要牢固，并要有灭火设备。,3、借阅制度,必须建立严格的会计档案查、借阅制度。本单位人员因工作需要借阅会计档案时，要经会计主管人员的同意。外单位人员查阅会计档案，要有正式介绍信

19、，并经本单位领导批准后，在指定地点查阅，如要复制档案也必须经本单位领导批准。会计档案原件原则上不得外借，如因特殊情况需要外借时，须经上级主管部门批准，方可借用，但不得拆散原卷册，并应限期归还。,查阅和借阅会计档案必须进行登记，并注意收集会计档案提供利用的效果，并把利用效果反馈的具体情况，逐一详细地登记在“利用效果登记簿”上，以便及时总结会计档案提供利用工作中的经验和教训，以便进一步改进会计档案管理工作。,4、销毁制度,各单位应定期对已超过保管期限的会计档案进行鉴定，会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，对一些需要继续保存的会计档案，如未了结的债权、债务的原始凭证，应该单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到债权、债务结清时为止。经过严格审查后，编造会计档案销毁清册，并经一定的批准手续，方可进行销毁。,销毁会计档案时，应由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派出人员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。行政、事业单位报本单位领导批准；企业经企业领导审查后，报经上级主管单位批准。销毁后，监销双方在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。,谢谢大家,