公文写作知识培训课件.ppt

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1、公文写作交流,公文写作交流,大家好：很高兴能够有机会与大家共同交流。我们每天都会自觉不自觉的应用到公文写作，比如写一些通知、请示、报告、总结等等。公文写作除了文章结构的严谨性、语言的逻辑性、条理性和生动性需要自己长期琢磨总结，不断提高外，其本身还有着严格的规范性。国务院专门下发了国家行政机关公文处理办法，中央办公厅、河南省委办公厅也专门印发了河南省党的机关文件印制格式标准。在实际工作中，由于大家对公文写作和公文处理接触不多，对相关规定了解不够，在平时大家撰写的各类公文中可以看到，很多同事在公文处理、公文写作等方面都或多或少存在一些这样那样的问题。针对我们公司的工作需要，以及大家平时在公文处理方

2、面出现的一些常见的问题，今天我们重点对以下几个方面进行交流和探讨：,一、公文写作的五个步骤和五要素二、公文处理的一些常见格式三、公文常用文种及写作要点四、公文写作中常见的问题 五、公文写作的准备工作六、文稿起草的几个要点七、国家行政机关公文处理办法,关于公文写作的有关问题,一、关于公文写作公文写作在我们在工作中不可或缺，公文写作，我们除了要弄明白如何写，如何写的让领导和听众、读者满意，还有一点很重要，就是公文处理的一些基本格式。公文的格式好比我们每天起床后，男人会做一个简单的洗漱，女人则会进行一番较为细致的梳妆，“当窗理云鬓 对镜贴花黄”。其目的很简单，男人需要一个清新的面孔面对新的一天，给同

3、事和上级留下一个好印象，不至于被人说成邋邋遢遢；而女人则是出于对美丽的需求。公文格式是经过长期摸索后总结出来的具有行政约束力的规定，其目的也是为了使文章更便于阅读，看起来更干净整洁。现在我们首先来看一看公文写作的五个步骤以及关于公文写作的五要素。,切实领会好领导意图。公文是从事行政领导管理活动的重要手段。主要是为领导和上级服务的，因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。系统储备素材和观点拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的

4、观点群。,公文写作的五个步骤,撰稿注意双层思维所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求有四：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是

5、开头明快，结尾有力。,努力深化公文主题公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。语言使用要得当不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言

6、，应概括凝练。总之，语言使用要得当。,公文写作的五要素,公文的常用格式,一、排版规格 公文标题位于红色反线下空2行，文章大标题使用2号宋体字或2号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字,行间距一般设置固定值28磅。公文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背

7、平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固。,三、附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一直装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一直装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,四、成文日期 用汉字将年、月

8、、日标全；“零”写为“0”。五、落款和用印单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,常用文种和写作要求,公文文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权

9、限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成部分。为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓叫文种。正确选择并在公文上标明文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。我国行政系统通用公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等，它们性质不同，各有特定的适用范围。我们重点介绍通知、请示、会议纪要和总结的

10、写法。,常用文种和写作要求,行政机关的公文种类主要有：(一)命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。,（五）通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和

11、有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。通知的种类 印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。,任免、聘用通知。用于任免或聘

12、用国家机关工作人员职务等。通知的写作格式 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分

13、体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。,知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。,（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或

14、人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清楚扼要；表述观点要精练清晰;语言要简洁朴实。,（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类

15、。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：要遵守行文规则；理由要充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。文种的确定和使用，要依据行文的关系，考虑与受文单问的组织关系，对上级用请示、意见、报告，下属用通知、决定、决议、通报、会议纪要，平级或者不相隶属的单位使用函，不要并用文种，如请示报告。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,请示和报告的区别 请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上

16、行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,请示的写法,请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请

17、示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。,有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“妥否，请批示”等。呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级

18、转发。此类我们用的不多，不多做解释。,在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主

19、送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。,“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则。这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是

20、不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。,“报告”中不得夹带请示事项的规则。“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作

21、为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。,（十）批复 适用于答复下级机关请示事项。批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：要先回应后批复：态度要鲜明，措辞要明确；要及时批复。（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：形式灵活，适应性强；务实性强。函的类型：根据内容性

22、质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。,（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。1会议纪要的概念会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。2会议纪要的结构分标题、正文、落款三部分。（1）标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。（2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。,前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题既要如下：”主体是

23、会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，会议纪可以没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。,3.特点。内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。,称谓的特殊性。会议纪要

24、一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,4.写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲讲标题和正文的写法。（一）标题。会议纪要的标题有单标题

25、和双标题两种形式。单标题：由会议名称文种构成。双标题：由正标题副标题构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。,主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：（1）条文式写法。

26、就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。适合公司使用的有决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等10多种，不要创造或者随心所欲使用文种。比如，经常有人写关于

27、什么的申请，没有申请这个文种。,5、范例铁路局管理体制改革会议纪要（2004年7月20日）根据中央书记和国务院的指示，康世恩同志于7月7日至7月9日，召集山西省、铁道部、国家经委和北京、太原铁路局的负责同志开会，对改革北京、太原铁路局管理体制，保证山西煤炭运输问题，认真作了研究。山西省是我国重要的煤炭基地，组织好山西煤炭的运输，对国民经济具有十分重要的意义。山西煤炭的外运，主要由北京、太原两个铁路局承担。北京铁路局每天安排给太原铁路局的运煤空车占太原铁路局所需空车总数的95左右；太原铁路局运出的煤炭有2/3是在北京铁路局管辖区域卸掉，其余大部分也要经由北京铁路局转运。但目前由于两个铁路局分管主

28、要运输干线，把煤炭运输中的装、运、卸、排等环节分割开来，不能集中统一指挥，影响铁路运输能力的充分发挥，与山西煤炭外运任务很不适应。与会同志认为，必须按照经济区划和运输规律，对两个铁路局的管理体制进行改革。经反复协商，一致同意铁道部提出的体制改革实施方案：,一、建立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，撤销铁路分局。这样做的好处是：第一，北京铁路管理局可以统一调度指挥太原、北京两个铁路局的运输力量，形成一个整体，把煤炭运输中的装、运、卸、排各个环节紧密衔接起来，又把煤炭生产和运输紧密衔接起来，充分发挥运力效能，使运输线路畅通，更好地完成煤运任务。第二，有利于加强铁路基层工作。分

29、局撤销以后，铁路局直接领导站、段，便于加强基层工作，搞好机车、车辆、线路、通讯等设备的维修和技术改造，组织好职工的技术培训工作。铁道部要立即着手制定北京铁路管理局和四个铁路局的职责范围和具体工作方法。二、为了搞好生产与运输的衔接，加强北京铁路管理局与山西省的联系，决定由北京铁路管理局派驻联络员，在山西省经委办公。其任务是，代表铁路管理局向省里请示汇报工作，办理、转达省里交办事项，及时沟通双方的情况，协调生产与运输的关系。三、北京、太原两个铁路局在北同蒲线的分界点，定在宁武。这样便于北京铁路局全面安排大同和雁北地区统配矿与地方矿的煤炭外运。,四、铁路管理局、铁路局机构设置要精干，太原铁路局保留原

30、建制，干部原则上不要变动，各项工作要进一步加强。临汾、大同分局撒销后，可分别设立调度分所，必要时也可分设小型办事处，协助铁路局统一安排当地的车、机、工、电、检等项工作。五、北京铁路管理局要切实安排好山西省地方物资的运输。要给太原铁路局保持足够的运用车。六、当前晋东南的煤炭绝大部分通过京广、陇海两条铁路线外运，装煤的空敞车全部靠郑州铁路局排送，因此太焦线五阳至孔庄一段线路，仍由郑州铁路局管理。改革铁路管理体制是一项复杂的工作，步子一定要稳妥。北京、太原铁路局管理体制的改革，作为全国铁路管理体制改革的试点，今年下半年作好准备，明年初开始实行。铁道部和有关省市要密切配合，加强领导，注意研究解决出现的

31、问题，不断总结经验，把这项工作扎扎实实地搞好。,(十四)总结总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。公司各单位每半年和年终都要进行工作总结，各单位在报送总结的时候，往往把握不住关键环节，把握不住重点，以至于总结写得很长，精华体现不多，亮点看不出来，费劲不小，收效不大。总结的种类 从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多

32、见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。,总结的写法 1、标题 文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：局 19年度科技工作总结。2、正文 前言。一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。主体。应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。结尾。作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出

33、改进意见等作结，要求简短精练。,总结写作的要点：一是突出重点工作。对重点工作，或者本单位亮点工作要在总结的醒目位置，以较大篇幅去阐述。二是不要记流水账，总结更多的文笔要放到对取得成绩的经验和做法、工作中的问题和不足的分析上来。比如效益明显提升，就要重点阐述我们采取了哪些具体措施，具体工作是如何开展的，效果要有可比性，增强说服力。三是切忌把总结写成工作日志。四是不要眉毛胡子一把抓，一些无关紧要的工作在总结里可以淡化处理或者一笔带过。五是要控制长度。,写好总结最关键的就是要提炼。切忌把总结写成流水账，我们有些部门写总结常常写几月份做了啥，怎么说也改不过来。总结是对一项工作的分析。肯定成绩，总结经验

34、，分析问题，找出不足，以利今后工作的开展。比如：今年某产品能耗下降13%。这是一个果。总结就是要把因找出来，采取了了哪些具体措施，才达到这个果；在实现这个果的过程中，有哪些经验值得今后发扬，哪些教训需要今后汲取，还存在哪些不足。这就是总结。只说结果的总结不是总结。,1.公文的正标题要求使用宋体二号字体，正文一级标题使用黑体三号字体。正文内容使用仿宋三号字体。第一个层次的大标题后面是不能加标点符号的。2.文件处理流程。本单位需要以公司名义下发或者上行的公文，需要相关部门撰写出稿件并反复修改后，由部门负责人审核同意后，按程序到集团办公室进行审核，由分管领导审核签字，最后由公司主要负责人签发。前边程

35、序没有进行，不能进行下一道程序。3.层次序号的使用。一、（一）1.（1）4数字的使用。对于时间的表述，要用具体日期，不要用今天，去年，本月等。5.语言的锤炼、标题的提炼。标题和正文第一段文字要简明扼要，精练概括，条理要清晰。,常见问题解析,6.需要序列号“1、2、3”或者“一、二、三”时，不要套用自动格式。7.不要对一个自认为陌生或新颖的名词进行专门解释。8.表格的应用。在正式文件中，要尽量避免使用表格，必须使用表格，就要作为附件使用。9.数字的应用。公文中的数字，除了成文日期、部分结构层次顺序和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

36、11.尽量减少异号的使用，如2005-2006，等。12.用印。其一要正，其二要骑年盖月，其三尽量不压成文日期以外的文字。,14.统一使用计量单位。公文写作不是做报表，销售收入及利税等在亿元以上的，以亿元为单位，如实现利润1.25亿元，就不要写作12500万元，在亿元以下的，则以万元为单位，如某单位实现利润2350万元，则不要写成0.235亿元，也不要写成23500000元；产品产量在万吨以上的，以万吨为单位，如铅产量3.45万吨，就不要写成34500吨，在万吨以下的，则以吨为单位，如锑产量是2100吨，就不要写成0.21万吨，铟产量250吨，就不要写成0.025万吨；以“亿”、“万”为单位的

37、，精确到小数点后面两位数（四舍五入）即可，不要出现诸如12.5342亿元，1.2534万吨的数字；计量单位应统一用法定计量单位及符号表示。15.企业的名称（包括文章中出现的其他单位的名称），一律使用法定名称（工商部门注册名称）或规范化简称，不要使用代称或俗称。,16、标题常见问题作为文稿版式重要组成部分的标题排法很有学问。标题是文章内容的高度概括，居公文之首，为整篇文稿的印刷效果都会产生重要影响。追求标题形式美应注意以下几点：一是分行不破词，即排多行标题时不能随意割裂词汇；二是不可将“的”等 助词放在分行标题行首；三是3行以上标题一般可以设计菱形、正宝塔或倒宝塔形，但不能排成哑铃形。标题和正文

38、要空一行。文章中的小标题需要注意层级符号。一般来说，各级标题层次符号分别为：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，当用到“1.”“2.”“3.”这一层级标题时要特别注意，在序号后面必须是下圆点，而不是顿号。而当用“（一）”（二）”（三）”这一层级标题时，括号后面不应再有标点。,16、标题常见问题标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：语句不合语法规范 例1、*公司优先提

39、高有突出贡献的中青年科学技术专家待遇的通知。例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,例2、*公司关于进一步搞活控股企业有关政策的试行办法。例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。例3、*公司关于加快

40、发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。例4、*高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。例4缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。,请示、函、报告三者混淆 例6、*关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例7、*关于申请1995年公费医疗补助费的报告。例8、*关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。病例分析：例6的标题内容十分明确，就是要求解

41、决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。例7的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。国家行政机关公文处理办法中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用函”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。办法中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。,17、公文写作中常见的问题 文种

42、使用不当。有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。格式不规范。公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。行文规则混乱（一）越级行文。（二）多头行文。（三）请示一文多事

43、。(四）党政不分。用词不当(一)词义误用。(二)生造词语。(三)词语使用不当。(四)滥用模糊词语。,作为公文的撰写者，要想在公文中正确领会领导意图，首先在起草前能够正确领会领导的意图。意图包括三个方面：即制文原委、目的以及中心思想，提炼出主旨。之后，谋篇定局、列出提纲，明确先写什么，再写什么，最后写什么，明确每一个层次的中心以及每一个段落的段旨，明确在什么段落内下使用什么材料。在做好上述工作的基础上，才能够落笔起草，拟稿。明白了领导交办的公文协作的目的、主旨、要解决的主要问题、主要依据，以及收文的对象，这就完成了公文写作的第一步。之后，自己认真领会领导意图，进一步深入化、具体化和条理化，例如：

44、文章的基本观点通过那几个分观点来阐述，这几个分观点顺序如何排列，针对这些观点，怎样去分别阐述，阐述的理论依据是什么，等等都要有一个清晰的思路，这样，领导的意图就转化为公文撰写人员的思想，这样才能够真正动笔写作。,公文撰写的准备工作,写一个讲话稿。如果有可能，最好和讲话者直接进行沟通，以便了解讲话人的思路和侧重点，如果没有机会，比如领导忙没时间思考，这个时候你就需要大胆工作，根据自己的思路来写作。首先要搜集资料，要根据自己平时掌握的资料，收集和本任务相关的材料；要在动笔前要对任务有一个比较全面的了解，比如要举办一个活动就要了解情况，时间、地点、目的、意义、活动的方式参加人员等等，在此基础上，就需

45、要认真进行思考，在脑子里大致形成一个思路，然后列出提纲，确定标题，确定篇幅长短和字数，然后才可以动笔。绝对不能街道任务就盲目动笔。另外，在领导没有时间和你交流的情况下，初稿一定要尽快成文，经过修改后要尽快提交领导审阅，决不要拖着等快到时间再交给领导，让领导没有时间在对稿子进行修改，这种做法是文秘的大忌。,综合文稿撰写是办公室日常工作的重要内容，在工作中居于举足轻重的地位，综合文稿质量直接关系到决策的权威性。写好综合文稿，掌握关键的几个要领能起到事半功倍的效果。一、准确把握文稿的“四性”特点。面对当今信息传播速度快、内容多的时代特点，综合文稿起草必须把握好“四性”。一是思想性。文稿的观点是一篇文

46、稿的灵魂，也是一篇文稿层次的最集中表现，同时也最能体现文稿起草理论认知的高度，就是“文眼”，文稿的思想性、观点表现形式不尽相同，有的就是文稿的主标题，有的则是分标题，还有的甚至只是一两句话，不论安排在哪里，只要合理，却能起到“点睛”之效。,文稿起草的几个要点,二是逻辑性。文稿的逻辑性主要体现在结构层次和语言表达上。对文稿结构层次的谋划，在文稿层面，说明的是逻辑思维能力，在工作层面，说明的则是全局驾驭能力。对主题或主要观点的几个方面或几个层次，要按主次、轻重缓急来安排文稿的结构层次，再确定先说什么、后说什么。这样，既能使文稿结构严谨、段落分明，又能有效地解决“无话可说”的问题。关于详略问题，对工

47、作的重点、亮点以及特色做法，或受众或所要汇报对象关注、关心的重点内容，要“泼墨”。三是指导性。文稿要有价值、要“有用”。综合文稿的作用主要是指导工作，具有传达决策、实施领导意图的功能。传达的精神、提出的观点要准确、要正确，说得要在理，有指导意义，让人接受。提出的意见、谋划的工作措施要符合实际情况，说在点子上，有针对性和可操作性，否则就会“下笔千言、离题万里”。如何使文稿“有用”，源头活水还是工作。熟悉工作情况才能说上行话、说上“真话”，才不至于形成“误导”。工作研究得越深，也就能抓住关键和要害，看问题就会比一般人深，说的话就有份量。如果在工作谋划上没有多少着子，文稿也不可能有多少真知灼见。,四

48、是准确性。这指的是文字功底。文字是工具、是载体。有好的观点、好的结构、丰富的材料，还要靠书面文字或者口头语言准确地表达出来，表达在文稿起草中的重要性不言而喻。不少人往往因为用词不慎造成工作上的被动。许多人有时并不是态度不认真、工作不尽力，就是文字粗糙，往往会让人对他的敬业精神和工作责任心产生怀疑。,二、深刻领会领导的主要意图。文稿与文学作品的写作有严格区别，不是个人作品，不允许随意而为，随感而发，随心所欲，而是在领导授意下，按照领导的意图，根据现行的政策或上级机关的要求，或现实工作需要，所作的“奉命”作文。因此，整个拟草过程，如果是领导讲话稿或领导要求下发的通知，就必须准确、忠实地反映领导的意

49、图和主张；如果是向上级的呈报件，就不仅要忠实反映本单位领导意图，同时还要认真研究上级机关和领导的要求。如果把握不准，就很难写出高质量的文稿。特别是领导的讲话稿、汇报稿、发言稿，由于种种原因，领导不可能将主旨和要求都交代得一清二楚，往往只粗略交代几句。这就需要平时多积累，做到“两多一勤”，即多听、多记，勤归纳。及时将搜集了解到的零散看法加以归纳综合，形成系统的思想观点，达到深化领导意图的目的。总之，要善于捕捉，做一个有心人，及时、准确、完整地捕捉和反映领导对文稿的意图和要求。,三、谋篇与构思。篇章结构是文稿写作的关键。谋篇布局就是对其文章开头、结尾、层次、过度与段落的安排。写文章，最关键的是思路

50、清晰，布局合理。这就要求文秘工作人员在拟草前，进行谋篇布局，拟好提纲。只要时间允许，提纲拟得越细越好。特别是一些大型会议的讲话稿、发言稿，一些重要的工作报告，更要把提纲议深、议透、议细。对核心内容要做到“三个明确”：一是明确文稿主旨是什么。事先搞清要解决什么问题，达到什么目的，用稿领导主要讲什么，哪些问题要重点强调，以及问题的主次等，从而初步形成一个拟草目标。同时，对会议的形式、参加对象、时间长短、议程等也要了解清楚，以便在拟订提纲时合理布局，准确把握。,二是明确怎样体现领导意图。拟草文稿的高度不够、角度不当是常见的毛病，其原因之一就是没有换位思考，从大局的高度、从领导思考问题的角度谋篇布局。