投资集团公司档案管理制度.docx

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1、投资集团公司档案管理制度第一章总则第一条目的为了规范公司的档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，根据相关规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于X公司（以下简称公司）及其下属各级全资、控股公司（以下简称子公司）。第二章档案的分类第三条档案分类方法1 .文书档案文书档案采用“保管期限一年度一机构分类”分类法整理。所有文件材料应先按其价值区分为永久、定期30年、定期10年；同一保管期限的文件按其形成的年度做进一步划分；同一期限、同一年度的文件，按组织机构分类排列。2 .合同档案按照X投资公司合同管理办法执行。3 .业务档案业务档

2、案采用“年度一类别一项目”分类法整理。同一年度、同一类别、同一项目的案卷，按照案卷形成时间分类排列。4 .会计档案会计档案采用“年度一类别”分类法整理。即把同一年度形成的会计档案分成会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料四大类。5 .人事档案人事档案采用“姓名一类别”分类法整理。即把个人档案按照规定的内容特征分为不同类别，同一类的人事档案按照材料形成时间排列。6 .音像档案音像档案(包括照片、录音、录像等资料)按照年度整理成册，同一年度的资料按照时间顺序分类排列。7 .实物档案实物档案按照“年度一种类”分类法整理。第四条档案类目标识1.一级类目的设置设置七个一级类目，即：文书档案、合同

3、档案、业务档案、会计档案、人事档案、音像档案、实物档案，分别标识为01、02、03、04、05、06、07o2.二级类目的设置(1)文书档案二级类目：按行文机构设置三个二级类目，即：上级、本级、下级，分别标识为OlO1、OlO2、0103o(2)合同档案二级类目：按照X公司合同管理办法执行。(3)业务档案二级类目：按需设置若干个二级类目，即：工程项目档案、设备仪器档案等，分别标识为0301、0302等。(4)会计档案二级类目：设置四个二级类目，即：会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料，分别标识为0401、0402、0403、0404o(5)人事档案二级类目：按册数编号，分别标识为：0

4、501、0502、0503、0504、0505、0506、0507、0508、0509、0510o人事档案三级类目：设置十个三级类目，即：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；政审材料；加入党团材料；奖励材料；处分材料；任免、工资、待遇审批材料；其他。人事档案四级类目：在三级类目学历和评聘专业技术职务材料下，设立a学历学位材料；b.任职资格和技术职务职称材料；c.科研学术水平材料；d.培训材料四个四级类目。在三级类目任免、工资、待遇审批材料下，设立a.工资材料；b.任免材料；C.出国(境)材料；d.代表登记材料四个四级类目。(6)音像档案二级类目：设置四个二级类

5、目，即：照片、录音、录像、光盘，分别标识为0601、0602、0603、0604o(7)实物档案二级类目：设置四个二级类目，即奖品、纪念品、印章、其他,分别标识为0701、0702、0703、0704。第三章档案的归档第五条文书档案(一)归档范围1.上级单位的文件材料(1)上级单位召开的涉及我公司业务并需要贯彻执行的会议文件材料。(2)党和国家领导人、上级单位领导等视察、检查公司工作时的重要指示、讲话等文字材料。(3)代上级单位草拟并被采用的文件的最后稿本和印本。(4)上级单位制发的涉及公司业务的法律、法规、条例、标准和长远规划等重要文件材料。(5)上级单位制发的关于公司机构设置、领导人任免、

6、人员编制、表彰等文件材料。(6)其他的上级单位文件材料。2.公司的文件材料(1)政策性和指导性文件材料。(2)党委会、董事会、总经理办公会等重要会议及重大活动中形成的主要文件材料。(3)颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、修改稿、最后定稿、文件正本，有上级领导人重要修改意见和批示、指示的稿本，文件发文稿纸,文件处理单。(4)工作条例、章程、制度等文件材料。(5)公司及下属公司活动形成的工作计划、总结、报告等。(6)关于重要问题的请示、报告与上级单位的批复、批示文件，下属公司关于重要业务问题的来函、请示、报告与公司的复函、批复、批示文件。(7)成立内部机构设置、撤并、更

7、改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料。(8)公司组织沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动事件的剪报。(9)内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和公司处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析资料等。(10)党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料。(11)公司人员任免(包括备案)调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、干部、职工名册、报表，以及公司职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、调离、评残、抚恤、死亡等文件材料。（12）职工调动、转移工资，毕业生分配的行政、工资、党团工会组织介绍信及存根。（13）公司及其工作人员获得的奖惩等文件

8、材料。（14）各种统计报表和统计分析资料。（15）公司与外单位签订的房屋买卖、财产、物资、资产登记、协议书、土地征用等的交接凭证、清册等文件材料。（16）公司编印的工作情况交流刊物定稿和印本、工作情况简报。（17）下属公司来函、请示与公司的复函、批复等材料。（18）公司领导人公务活动中形成的文件材料。（19）公司对有效证件办理、审批过程中形成的文件材料。（20）接待工作中形成的文件材料。3.下属公司的文件材料下属公司报送的重大问题的专题报告，年度和年度以上的工作计划、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料。（二）归档时间及要求1 .公司各项工作活动中形成的文书材料和电子文件由综合事务部统

9、一收集，文书人员负责整理。公司各部室、下属公司制发、使用和办理完毕的，具有保存价值的文件材料和电子文件要及时移交综合事务部（移交方留存复印件）。电子文件即时归档，纸质文件定期（按季度或年度）归档，一般应在次年3月底前完成上一年各类文件的移交归档。2 .联合办理的文件，原件由主办方整理（立卷）、归档，其他各方保存复印件和其他形式的文件副本。3 .存档时，要求文件的底稿、正本、附件、批复等齐全，保持材料的完整性。4 .要坚持平时归档与年终归档相结合的原则，重要工作、会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第六条合同档案按照X公司合同管理办法执行。第七条业务档案（-）归档范围1.工程项目类：包括工程准备

10、阶段文件、招投标资料、经济类文件、监理文件、施工文件、施工技术资料、施工图、竣工图和竣工验收文件、其他具有保存价值的各种载体形式的文件材料。5 .设备仪器类：包括购置设备仪器的报告、批复、报价单、外购合同；设备仪器开箱验收单、装箱单、保修单、保险单；设备合格证、说明书、使用手册、技术操作规程；设备台帐、设备报废鉴定书及清册；使用故障事故记录（设备履历书）；设备其他需归档的文件材料。（二）归档时间及要求业务档案由各相关部室、下属公司根据工作进展情况，按照建设工程文件归档整理规范的有关规定及时整理归档，电子版交综合事务部存档。第八条会计档案（-）归档范围1.会计凭证。包括自制原始凭证、外来原始凭证

11、、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表等。6 .会计账簿。包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿（包括低值易耗品台账、票据领用登记薄、发票作废明细表、增值税进项税抵扣明细表）等。7 .会计报表。包括月度会计报表、季度会计报表、年度会计报表、资产负债表、损益表、现金流量表、年度财务分析等。8 .其他会计核算资料。包括财务数据统计资料、财务清查汇总资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。存储在电子介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档

12、案一并管理。（二）归档时间及要求会计档案由融资财务部进行整理立卷、装订成册，按会计档案材料的关联性，分类组成案卷，将各卷按顺序编号，并编制会计档案保管清册。第九条人事档案（-）归档范围1.履历表、简历表、各类人员登记表等材料。9 .自传材料：自传和属于自传性质的材料。10 报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。11 考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。12 招录和聘用工作中形成的录（聘）用审批（

13、备案）表、招工审批表、聘用合同书、续聘审批表、解聘辞退材料。13 审计材料：审计工作中形成的有关材料，主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料、经济责任审计结果报告。14 学历学位材料：普通高等教育、成人高等教育、自学考试和干部培训工作中形成的学生登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、授予学位的材料、学历证书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料。15 职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书。16 评聘专业技术职务（职称）材料：工作中形成的专业技术职务任职资格申报表、评审表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表

14、。17 .科研工作及个人表现评定材料：业务考绩材料；创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文目录。18 .政审材料：干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、本人对结论的意见、甄别复查结论（意见、决定）、调查报告及主要依据与证明材料、检查交待或情况说明材料;撤销原审查结论的材料；各类政审表。19 .更改姓名、民族、年龄、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复及所依据的证明材料；计算工龄审批材料等。20 .党团组织建设中形成的材料：已批准转正的中共入党志愿书、申请书和转正申请书、政审材料、党员登记表、个人总结、不予登记

15、的决定、组织审批意见及所依据的材料、民主评议中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料、退党材料、取消预备党员资格的意见；共青团入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料；加入民主党派的有关材料。21 .表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料和授予荣誉称号的审批表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。22 .纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分决定（免予处分的意见）、上级批复、查证核实报告及主要依据与证明材料、本人对处分决定的意见、检

16、查、交代及情况说明材料、通报批评材料；解除（变更、撤销）处分的材料、复查甄别报告、决定、上级批复材料等；法院审判工作形成的判决书及相关证明材料。23 .党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会等会议形成的材料、委员当选通知或证明材料、委员简历、政绩材料、代表登记表。24 .办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料。25 .健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。26 .办理新增人员工资、待遇工作中形成的登记表、审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提

17、职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。27 .办理丧事活动中形成的报告及相关证明材料、企业（离退休）职工遗属补助审批表及有关材料。28 .任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料、干部试用期满审批表、调动审批材料、军人转业（复员）审批表、退（离）休审批表等材料。29 .其他可供组织参考并有保存价值的材料。（二）归档时间及要求1.人事档案由公司综合事务部负责管理。自档案材料形成之日起一个月内按要求送综合事务部归档并履行移交手续。符合归档要求的材料，须在接收之日起一个月内放入本人人

18、事档案。30 归档的人事档案必须手续完备、齐全完整、对象明确、文字清楚、内容真实、填写规范。凡规定应有组织审查盖章的，须有组织盖章；应由本人签名的，须有本人签名。31 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时补充。归档材料一般应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作公司公章或干部人事关系所在公司人事部室公章。第十条音像档案（-）归档范围1 .记录公司主要职能活动和工作成果的音像资料。2 .市级以上领导人参加公司组织或承办的重要公务活动的音像资料。3 .市级以上领导人来公司调研考察、检查工作的音像资料。4公司接待的国内外重要客商访问、考察投资

19、、项目洽谈等活动的音像资料。5 .公司主办或承办各类会议、重大庆典及活动展览等的音像资料。6 .反映公司重点工程项目的音像资料。7 .公司组织的各种重要会议、培训、竞赛等活动的音像资料。8 .反映公司重点基建项目及办公大楼环境的音像资料。9 .其他具有保存利用价值的音像资料。（二）归档时间及归档要求1 .归档的音像资料必须画面清晰、声音清楚，确保可读性、完整性。2 .摄录者要自觉按照归档要求，在活动结束后及时为手中的音像资料加注文字说明（包括事由、时间、地点、内容、人物、背景、摄录者），并于一周内报送至综合事务部，由综合事务部统一整理归档。3 .综合事务部对接收来的音像资料，应按照规范要求加工

20、整理，并做好编目登记以及统计工作。第十一条实物档案（一）归档范围1.奖品：上级单位颁发、人民团体或个人表示感谢赠送的各种荣誉性实物，如奖状、奖杯、奖牌、锦旗等。4 .纪念品：外事活动、交往中受赠的反映与公司之间友好关系的纪念品。5 .印章：公司已经停止使用的印章和公司主要领导已停用的个人印章。6 .其他：其他能够反映公司发展建设的有纪念意义和保存价值的实物。（二）归档时间及要求实物档案要求随时归档。各部室、下属公司在收到实物档案一周内交综合事务部归档。收集的实物档案按类别和颁发时间编号，并按不同载体分类存放。第四章档案的保密第十二条认真执行保密法，严格遵守国家、公司的保密制度和保密纪律。每一位

21、员工都有维护公司秘密的责任和义务。档案管理人员，要加强自身修养，忠于职守，在任何场合绝不泄露公司机密。第十三条档案密级1.在经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件为绝密级。2 .公司的发展规划、会计档案、经营方面的统计材料、重要会议记录等为机密级。3 .公司的人事档案、经营合同、协议、员工工资收入、招标文件，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第十四条绝密级档案由董事长确定；机密级、秘密级档案由综合事务部分管领导确定。第十五条涉密档案的抄录、借阅等审批手续如下：公司绝密级档案，必须经董事长批准；公司机密级档案、秘密级档案，必须经综合事务部分管领导批准。第十六条涉密档案未经批准，不得提

22、供给任何单位和个人。经批准抄录时，档案管理人员要确定抄录内容是否相符；借阅者限在指定区域一人阅看所需内容，使用结束后立即归还。第十七条如发现公司秘密已经泄漏时，应当立即采取补救措施，并及时报告董事长和综合事务部分管领导，并采取必要的应急措施。第五章档案的借阅第十八条档案管理人员应热情积极地做好档案利用服务工作，简化手续，提供方便。借阅人应按规定自觉办理借阅手续。第十九条公司档案主要为公司领导决策和其他相关工作服务。非涉密档案原件出借，必须由综合事务部分管领导批准，档案管理人员陪同。公司领导班子成员借阅非密级档案，可以通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。第二十条外单位因工作需要借阅档案，凭介

23、绍信，经公司综合事务部分管领导批准后，在指定地点阅看，不得给旁人翻看，不得抄录或复印。第二十一条借阅者不准对档案进行涂改、调换、污损、毁坏等，不准转借。如有违者，按公司有关条例给予处罚并追究责任。第二十二条借阅人归还档案后，档案管理人员应及时对档案进行检查、入库，并在借阅登记表上标注归还时间。第二十三条档案管理人员不得擅自对档案作解释或结论。第六章档案的鉴定、销毁第二十四条由公司综合事务部分管领导、综合事务部及有关业务部室负责人、档案管理人员组成档案鉴定小组,对已过保管期限的档案，根据其政治、历史和现实价值，确定其存毁。第二十五条销毁档案时要严格执行保密制度，要有专人监督，并在销毁清册上注明“

24、已销毁”字样和销毁日期，监销人签字盖章。第七章档案的设备维护第二十六条档案室设备由综合事务部统一管理，根据需要配备各种设备，确保档案使用方便、存放安全。第二十七条未经允许，进入档案室的非专业管理人员不得随意调试、操作各种设备。因公使用者，须经综合事务部负责人批准并办理登记手续。第二十八条档案管理人员要定期对档案室设备进行检查。设备出现磨损或故障时，向综合事务部负责人申请，报分管领导批准后进行设备维修、更换。第八章档案的移交第二十九条移交的档案必须完整，移交手续准确、完备。移交的档案如有缺损或不符合归档要求且无法完善的，由移交方形成书面说明材料，报其分管领导审批后方可移交。第三十条移交档案时必须当面清点，核对确认无误后，由移交方经手人和负责人签字。第九章附则第三十一条本规定未尽事项按国家法律、法规和公司依法制定的规章制度执行。第三十二条本办法由公司综合事务部负责解释。第三十三条本办法自发布之日起实施。