股份制有限公司存货管理制度.docx

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1、股份制有限公司存货管理制度一、业务目标1.为公司生产、经营和销售提供有力的物资保障，满足各个销售渠道对存货的需求。2 .根据生产经营情况，确定存货合理库存量，防止存货积压、闲置。3 .存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定，确保数量准确、质量合格，充分利用信息系统，确保存货处于最佳库存状况。4 .存货的确认、计量、报告和交易应当符合国家统一的会计准则制度，确保存货账实相符。二、业务风险1 .存货业务违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。2 .存货预算编制不科学，可能导致存货积压或短缺，造成存货跌价损失和违约风险，影响经营的正常进行。3 .存货请购依据不充分,采购批量、采购

2、时点不合理、相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞姿。4 .存货业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。5 .验收程序不规范，可能导致资产账实不符，造成损失或财务信息失真。6 .存货保管不善，可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失。7 .存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况并作出处理而导致财务信息不准确，资产和利润虚增。三、业务范围本业务流程主要描述与存货管理相关的业务流程。四、业务流程步骤与控制点1 .存货种类1. 1.原材料。分为大类原料、小类原料、预混料、饲料、药品、毛鸡、毛鸭、毛猪、肉原料、通蛋、辅助材料、包装

3、材料、备品备件、劳保用品和燃料等14类。1.2. 低值易耗品。指在生产经营过程中耗用的、不符合固定资产认定标准、单位价值在1002,OOO元之间的各种工具、器具、用具和物品，分为生产用低值易耗品、办公用低值易耗品和生活用低值易耗品三类。1.3.周转材料是指在生产过程中可以重复使用的包装物和其他用品。1.4.库存商品分饲料、冷冻肉鸡、冷冻黄鸡、冷冻肉鸭、冰鲜肉鸡、冰鲜黄鸡、冰鲜肉鸭、猪肉白条、猪肉分割鲜品、猪肉分割冻品、冻猪副产品、调理品、熟食、兽药、种蛋、父母代鸡孵化产品、父母代鸭孵化产品、祖代鸡孵化产品、祖代鸭孵化产品、大类原料和小类原料等。1.5.大类原料和小类原料为商贸部外购以供出售的商

4、品。1.6.发出商品主要是指肉食板块在销售过程中、未满足收入确认条件但已经发出的商品。1. 7.消耗性生物资产是指种猪场存栏的仔猪、商品猪和商品鸡场存栏的毛鸡。2.业务流程2.1. 岗位设置及授权标准2. 1.1.各分（子）公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。2. 1.2.各分（子）公司应当配备合格的人员办理存货业务。2.1. 3.办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法,客观公正。2. 1.4.公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高其业务素质和职业道德水平。2.1. 5.

5、各分（子）公司应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。2.2. 6.审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。2. 1.7.各分（子）公司内部除存货管理部门及仓库人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时存货管理部门内部也应当执行授权接触。2.1.8.各分（子）公司可以根据业务特点及成本效益原则选用计算机

6、系统和网络技术实现对存货的管理和控制，但应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事项的有效措施。2.2.存货的取得。存货的取得包括外购、委托加工或自行生产等多种方式2.3.存货入库2.3.1.各分（子）公司应建立完善的计量制度，同时根据业务性质不同而统一计量单位2.3.2.要求至少一名仓库保管员和一名其他管理人员同时监督物资计量过程，对入库物资的数量做好相关记录。2. 3.3.各分（子）公司可根据情况，经审批后进行计量工具的软硬件方面的更新、升级、改造，以减少风险隐患。2.3. 4,各分（子）公司计量场所严禁无关人员进入，坚持人走门锁。2.3.5.公司应经常组织仓库人员进行培训

7、与学习，保证仓库人员保持良好的工作心态，提升业务能力。2.4.存货验收2.4.1.外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。2.4.2.自制存货的验收，应当重点关注产品质量。只有通过检验合格的产品才能办理入库手续，不合格产品应及时查明原因、落实责任并报告处理。2.4.3.其他方式取得的存货应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同和协议的约定。2.4.4.所有物资入库前，采购人员应根据合同核对品种并及时联系品管部抽样化验。化验员按照合同文件和企业标准要求及时完成检验，并出具化验单。化验合格的原料，及时通知仓库人员办理入库手续；质量不合格物资

8、由品管部负责出具不合格物资处置报告，经品管部负责人批准后，由采购员与供方协商，按照合同规定办理退货、索赔事宜。2.4.5.验收合格的物资应及时组织入库，由仓库保管员负责物资计量、制作物资标示卡和物资入库单，并及时将入库单据录入EBS或K3软件系统，由仓库主管负责审核。入库单的内容应包括供货单位、入库日期、物料编码、名称、数量等，要求物资入库单应连续编号。2.4.6.物资到货后发现数量短缺，采购员须要求供方及时补足；物资到货发现数量超交，采购员要及时汇报，与供货方协商处理并做好相关情况记录。2.4.7.物资入库手续办理后，由仓库保管员负责将入库单据送交采购部划价,采购部划价后将入库单据转交财务部

9、，由财务部根据经相关负责人签字后的送货清单、发票、物资化验单、入库单等单据，并同采购合同核对后予以记账。若缺少发票可暂估入账。若缺少物资化验单或损耗超限额数量不予以入账。2.4.8.物资的抽检样本由品管部负责按照公司和国家政策要求安全存放，并做好化验资料的归档管理。2.5.产成品入库2.5.1.产成品产出后由品管部负责抽样，然后转交化验员进行检验，并出具产成品检验报告，检验合格的产成品方可办理入库手续。2.5.2.检验合格的产成品由仓库主管、仓库保管员、生产班（组）长共同清点数量，由仓库主管开具产成品入库单，复核确认实物数量无误后，三方共同签字确认，并由仓库保管员及时将产成品入库单据录入EBS

10、或K3软件系统，由仓库主管负责录入单据的审核。2.5.3.入库的产成品，应当由仓库主管会同生产主管每日抽包（箱、框）称重或点数，抽查数量不少于跳，并做好抽查记录，以确保单件产成品符合产成品计量标准。若出现异常情况应及时反馈财务部、品管部、生产部等相关部门。2.5.4.产成品入库后要及时登记产成品标示卡，详细记录产品名称、规格、型号、批次数量、生产日期、班组等。对于未检验或检验不合格的产成品需特别标示，以避免错发而流向市场。2.5.5.产成品退货入库手续需凭品管部开具的产成品退货通知单办理，并将退回产成品单独存放，同时持销售内勤开具的产成品退货发票，由仓库保管员负责录入EBS或K3软件系统，由仓

11、库主管负责审核。2.6.存货出库2. 6.1.原料存货出库（1）办理原料存货出库手续时要认真审核“出库单”或“领料单”，检查出库批准手续是否齐全，严格依据所列项目办理出库，并核签有关单据。（2）原料出库要遵循先进先出原则。特殊情况按照品管部的书面通知发货。备品备件的领用要以旧换新或者在维修完毕后将损害的配件交给仓库保管员。（3）原料存货在使用过程中，若出现质量问题不能使用，生产部应立即通知品管部进行鉴定确认，由采购部门联系厂家进行处理。（4）每日业务终了，由仓库保管员负责将原料存货出库单据录入EBS或K3软件系统。月末仓库保管员将原料存货出库单据（财务联）按类别整理后送交财务部门，由财务部门负

12、责归档。（5）生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字确认，并在三个工作日内补齐领料手续。2. 6.2.产成品存货出库（1）办理产成品存货出库手续时要认真审核“出库单”或“提货单”，检查提货出库批准手续是否齐全，严格依据所列项目办理出库，并核签有关单据。（2）产成品存货出库遵循先进先出的原则。特殊情况按照品管部书面通知或客户特殊订单发货。（3）仓库保管员发货要认真细致，防止错发品种或数量，否则风险自担。发货完毕，请客户或者运货司机等签字确认装货数量、规格等。（4）产成品存货出库时要及时登记标示卡。标示卡要详细填写出库日期、客户名称、出库数量、结存数量等，保证账、卡、物数量一致。产成品

13、存货标示卡保存期为2年。（5）每日业务终了，由仓库保管员负责将产成品存货出库单据录入EBS或K3软件系统。月末仓库保管员将产成品存货出库单据（财务联）按类别整理后送交财务部门，由财务部门负责归档。2. 7.仓储保管3. 7.1.登记存货账簿、表（1）仓库保管员根据业务发生时间和相关单据，及时准确地将存货出入库数据录入“财务软件系统”，实现数据、信息即时查询。（2）存货出入库单据及时传递至公司财务部门，由财务部门附上相关单据编制记账凭证入账，财务部门负责人负责审核凭证、账、表并签字确认。（3）财务部门指定会计人员每月末进行出入库票据稽核，将存货总账和仓库部门登记的明细账进行核对。（4）部分难以盘

14、点的存货，应建立手工明细账，详细记录每笔业务收发情况，以便于核对库存与盘点。2. 7.2.严格执行存货仓库保管工作规程（1）存货的储存保管原则上以存货的特点、属性和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，合理有效使用仓库面积。（2）存货存放的原则。本着“安全可靠、作业方便、通风良好”的原则，合理安排跺位、地距、墙距、跺距、顶距。按存货品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行存放，要做到过目见数，作业和盘点方便，货号明显，成行成列，整齐有序。对易碎和易坏品应格外小心存放；对危险品应单独存放。所有具有特殊要求的物资均须做好特殊明显标示。做好库存存货的动态管理。仓库要每日清扫并做好保洁工作

15、，每处作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。做好各种存货的防火、防盗、防潮、防锈、防霉、防腐、防鼠、防虫、防尘、防漏电等安全防患工作。明确安全保卫人员工作职责，做好白天与夜间值班安排，切实落实好安全保卫工作，禁止无关人员进入库区。建立和健全出入库登记制度，对因工作需要出入库人员、车辆按规定进行盘查和登记，签收“出门证”或“出入门证”。2.8.存货的领用及发出2.8.1.生产部门领用原材料、辅料和零部件等用于生产加工，销售部门领用产品出售给客户等都涉及到存货领用和发出问题。2.8.2.各单位应当根据自身的业务特点，确定适用的存货发出管理模式，制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，

16、健全存货出库手续,加强存货领用记录。2.8.3.仓储部门应该对经过审核的领料单或发货通知书的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确；符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付。2.9.存货盘点2.9.1.公司应当建立存货盘点清查工作规程，结合公司实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容，定期盘点和不定期盘点抽查相结合。2.9.2.盘点清查时，应拟订详细的盘点计划，合理安排相关人员，使用科学的盘点方法，保证盘点记录的完整以及盘点的真实性、有效性。2.9.3.盘点清查结果要及时编制盘点表，形成书面报告，包括盘点人员、时间、地点、盘点物资名称、品种、数量、存放情况以及盘点

17、过程中发现的账实不符的情况等内容。2. 9.4.对盘点清查中发现的问题，应及时查明原因，落实责任，按照规定的权限报经批准后处理。3. 9.5.盘点应当充分体现相互制衡的机制。4. 9.6.日常分类盘点 仓库保管员每日工作终了对库存存货进行盘点，每日核对销售记录和库存记录，做到日清月结，并按规定时间编制库存日报表。 盘点中若发现盈余、短少、残损或变质，须查明原因，明确责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报上级或有关部门，不得私自调账。仓库保管员要积极配合财务部的不定期抽查盘点工作，定期与财务部门对账，保证账表、账账、账物相符，以保证财产物资的安全完整。2.9.7.月末全面盘点月度结算时，由财务部

18、门负责人组织相关人员对存货进行全面盘点，核对存货的账、卡、物，做到账卡物相符。存货全面盘点程序如下：由财务部牵头，组建由财务部、生产部、品管部、仓库保管员等参与的盘点小组。财务部制定盘点计划，明确盘点要求、盘点时间、盘点分工等，同时传达至盘点小组成员。仓库保管员在盘点前做好存货存放整理、出入库单据记账工作，确保仓库存货已全部入账。财务人员从财务软件系统中引出期末库存存货清单，整理成盘点表，盘点小组人员对照盘点表清点实物，同时关注是否存在有物无账的存货。盘点小组将盘盈盘亏原因以及积压、闲置等无使用价值的存货，在盘点表备注栏予以说明。保管员、盘点人、监盘人等对盘点表核实之后应在盘点表上签字确认。若

19、出现待处理的存货，写出书面报告，按审批权限进行审批和处理，财务部根据处理结果进行账务处理。2.10.存货处置2.10.1.属于正常范围的存货盈亏，应填制红字或蓝字出库单补充出库或退库，履行相关审批手续确认后，增加或抵减生产成本。2.10.2.属于非正常范围存货盈亏，则需计入待处理财产损溢，待批准后处理。2.10.3.长期积压存货由分（子）公司根据存货特性、保质期等确定长期积压存货的分类和保质期限。具体处置办法为：预计未来可能形成长期积压存货的原料、辅料、成品、备品配件等周转性材料，各分（子）公司财务部应于每月月底形成书面审批报告，上报片区等上级部门，在确保存货安全的前提下做出调剂使用等请求。2

20、.10.4.报废存货处置审批程序2.10.4.1.废旧物资账面价值小于1万元的，由分（子）公司相关部门负责人、财务部、总经理审批；2.10.4.2.大于1万元小于5万元的，经以上审批程序后报公司下属各经营管理单位相关职能部门、财务部、总裁审批，抄送公司财务部、战略投资部、审计监察部备案；2.10.4.3.大于5万元的经以上审批程序后报公司战略投资部、财务部、总裁和董事长审批，抄送公司审计监察部备案。2.11.存货核算2.11.1.财务部门审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务审核专用章。对在途存货

21、、货到票未到的，月末应暂估入账。财务部门负责人对账表进行审核并签字。2.11.2.每年度末，各分（子）公司财务部经分析并按照公司统一规定计提存货跌价准备，按照董事会审议通过的审批权限，逐级上报审批。2.11.3.各分（子）公司均按照加权平均法正确核算存货实际成本，编制存货管理报表，由财务负责人审核存货成本的准确性并签字。各分（子）公司财务部应定期检查存货计价方法是否正确。存货计价方法变更时由公司财务部上报公司董事会审批，对外披露后，在下一年度实施。2.12.监督检查2.12.1.公司每年外聘事务所对分（子）子公司存货审查两次。公司审计监察部每年对分（子）公司审查一次。要求公司下属各片区（事业部

22、）每季度对分（子）公司审查一次。2.12. 2.存货内部控制监督检查的内容主要包括：（1）存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗、亲属回避等现象；（2）存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为；（3）存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、全面、正确、准确；监督检查生产现场的材料、周转材料、半成品等物资的管理，防止浪费、被盗和流失；监督检查对代管、代销、暂存、受托加工的存货，是否单独存放和记录,避免与本单位存货混淆；（4）存货处置

23、制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账;（5）存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，负责监督检查的部门应当告知有关部门，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠正和完善；（6）结合企业实际情况，关注存货的保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险；（7）监督检查部门应当按照内部管理权限向上级有关部门报告存货内部控制监督检查情况和有关部门的整改情况。3.责任追究1. 1.存货管理违反内控制度等相关规定,存货管理混乱,发生霉变、被盗等，造成公司

24、资产流失和经济损失金额在2万元以内的，应对存货直接管理人员按损失金额的20%进行赔付并负激励0.1万元。3. 2.存货盘点不规范，不按要求定期盘点和盘点走过场，造成账实、账表不符，导致财务信息不真实、不可靠，对直接责任人负激励0.2万元，对主导盘点工作的财务部负激励0.1万元。4. 3.存货出入库过程中因不规范或舞弊行为造成公司资产流失，对直接责任人按损失金额的50%进行赔偿，并负激励0.2万元；触犯法律的移交司法机关追究相关责任。五、主要控制点存货管理的职责权限、存货的取得、验收、保管、盘点、处置、存货出入库管理等、存货审计。六、相关资料存货入库单、出库单、质检单、不合格品处置报告、领料单、存货分类明细表、存货状态分析报告、存货盘查表、存货报废审批单等。