企业业绩改善工具包06-4 会议管理办法.docx

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1、1.0目的:注：1、此份为试运行文件，该制度负责人为人力资源部，主要职责是维护制度的运行、检查、培训指导、问 题点收集、处理等；2、在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时书面知悉文件负责人；3、运行过程中若同相关文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人A/0试运行和英企业管理咨询 项目负责人XX集团有限公司集团总裁为使本集团会议系统的规范化、制度化，以达到提高会议效率，使 会议有会有议、有议有决、有决有行、有行有果的目的，特制定本办法。2.1 范围：本办法适用于本集团及各厂部的各种工作会议。2.2 内容3.1 会议方式：3.1.1 例会：有计划于每周或月统一固

2、定时间召开的例行性会议，公司 例会包括员工大会、经营分析表、产前会议、产供销协调会；3.1. 2临时会议：由召集人临时通知召开的会议；3.1.3集团会议：由集团高层主持召开的各厂部都参加的会议或有关厂 部领导参加的专题会议；3. 1. 4厂部会议：由厂部负责人或厂部主管召开的部门内员工会议；3.1.5专题会议：由专项工作负责人主持召开的，参与专项工作的各厂 部参与人参加的会议；3. 2会议主持与记录：3.2.1 公司会议：由总裁或部门负责人主持召开，由主持人决定参会人 员，指定人员负责通知、组织管理，并做好会议记录及决议落实 的跟催；3.2.2 部门会议：由部门负责人或负责人指定部门主管主持，

3、部门文员 或指定人员负责通知、组织管理，并做好会议记录及决议落实的 跟催；3.2.3 专题会议：由专项工作负责人或负责人指定人员主持，指定人员 负责通知、组织管理，并指定人员做好会议记录，专项工作负责人或负责人指定人员负责决议的落实与跟催;3. 2. 4具体会议如下:序 号会议名称时间主持人参会人员内容备注1员工大会每周周六早 晨各厂负责人各厂全体人 员本周生产计划达成数据，下周生产任务，品 质安全，工厂流程制度及通告等精简通报等2产前会议每批订单量 产前各班班组长各班组 成员本批订单工艺要求，品质注意事宜及包装方 式等3物料碰头 会每天计划员计划组、仓 库、采购组以3天滚动计划为依据的物料排

4、查4生产协调 会每天计划员各班组 组长当日生产达成数据通报，品质异常协调，次 日生产任务下达，人员协调调动，安全及工 厂流程制度或通知等精简通报等5集团每周 总结计划 会每周周一早 晨制造副总/助 理各巴上周销售/生产达成数据通报、未完成原因分 析及改善措施，本周销售/生产数据通报，异 常协调事宜6销售中心 总结计划 会每周周五14： OO总经理销售部 成员本周销售/收款达成数据通报、未完成原因分 析及改善措施，下周销售/收款数据通报及出 货计划，异常协调事宜。7产供销协 调会每周周五15： 00制造副总/助 理计划部 销售部 制造各巴本周销售/生产达成数据通报、未完成原因分 析及改善措施，下

5、周销售/生产数据通报及出 货计划协商，异常协调事宜。8经营分析 会每月上旬经营委员会 会长经营委员会 董事会成员上月经营数据通报、未完成原因分析及改善 措施，本月经营数据通报并分解到每周及工 作月度工作重点9品质异常 案例分析 会不定期制造副总/助 理相关部门 负责人品质案例描述，预计品质失败成本费用、责 任人、原因分析、改善措施、责任人问题陈 述、案例启示3. 3会议管理：3.1. 3.1部门内部工作、两个部门间能沟通的问题尽可能在工作中沟通， 避免事无巨细都通过会议沟通与讨论；3.2. 3. 2各参会部门在会议前需申报与会议主题相关的议题给会议主持 人，并预估议题所需时间，未申报议题在会上

6、一般不予讨论；3.3. 3所有会议皆需有明确的议题、议程、目的，会中要讨论出决议或 结果，决议或结果要有可执行性，有时限性，且由主持单位负责 跟催；3.4. 4会议各议项都要能形成决议，每个决议都要确定责任人、完成期 限、完成效果，方便会后进行决议完成之进度跟催；3.5. 3. 5参会人员的议题至少提前2小时以上报给会议主持人，以便于会 前准备工作；3.6. 6参加会议人员须提前5分钟进入会场，会议要准时召开，不许迟 至IJ、早退，作好会前签到，万一因事要迟到或不能参加者需事前 电话说明情况并向主持人请假，否则按考勤纪律办理；3.7. 7会议进行时要求所有手机关机或调成静音，不能接听手机，有来

7、 电者只能会后回复、解释；3.8. 8会议主持人随时把控会场气氛，注重质量，提高效率；3.9. 9会前应作好充分准备，一般会议不得超过60分钟，禁止开马拉松 会议，杜绝议而不决的会议；3.10. 10与会人员都应做好会议记录，对议题积极发言，踊跃提出各种合 理化的意见和建议，会议发言要结合主题，不得偏离主题，发言要 简洁明了，时间不宜过长；3.11. 1注意会场纪律，不得在会场内交头接耳、闲谈、争吵，会议期间 不得处理与会议无关事务或中途退场，不得带无关人员进入会场；3.12. 2注意做好会议保密工作，没有要求传达的有关问题，不得自行传 达、扩散；3.13. 3会议室或公共会议的场地、设备、设

8、施会后由相关参会人员共同清洁与整理。4. O违纪处理会议违纪按以下规定处理：1 .1未向会议主持人请假，或请假未得到批准，而无故缺席者，责任人乐 捐IOO元/次；迟到或早退者，责任人乐捐50元/次；4 . 2非紧急事务，且未得到主持人同意，中途离开会场听手机及办其事, 或会中手机未关铃音响起，第一次乐捐10元，第二次乐捐20元，以 此类推；4. 3凡因未通知到的原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,按4.1规定 处罚会议通知责任人。5.0附则：5.1制、修、废本办法属于公司管理规章，经集团总裁批准后公告实施；修订、废止 时亦同。5. 2公告实施本管理办法属公司级管理制度，其他制度与之相矛盾、相冲突时， 以此办法为准。于2016年04月日拟订，于2016年04月12日起 公告实施，严格执行！6. 0附件表单：表一：会议通知签收表表二：会议考勤表表三：会议记录表