档案工作部门归档文件整理规范(含表单).docx

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1、档案工作部门归档文件整理规范根据中华人民共和国档案法、归档文件整理规范的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成归档文件整理工作，实行部门归档文件整理制度。为了进一步做好我院部门归档文件整理工作，特制定本规范。第一条学院部门归档文件整理工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照“整理”的方法和要求归档，定期移交给学院档案室的工作。第二条各单位要根据学院档案室下发的学院各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学院档案室的具体指导下，由专（兼）职档案人员进行归档文件整理工作。第三条院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处

2、理，可由本人在档案部门的指导下整理，也可由学院档案室在本人配合下整理。第四条兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置整理类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归档，保证归档文件的齐全完整。第五条归档文件整理的分工（一）全院性、综合性的文件材料由学院办公室和组织人事处负责整理归档。其余按业务分工负责相应门类档案的整理归档。（二）归档文件整理工作涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门配合进行。（三）科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集、整理和归档。（四）声像档案由承办个人负责整理，随办随归，并向学院档案室移交。第六条归档文件整理质量的要求（

3、一）各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使归档文件便于保管与利用。（二）归档文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。（三）归档文件排列方法可分为两步：首先按事由原则将同一事由的文件按形成时间或重要程度或文件形成者或反映问题进行排列。第二步，将不同事由归档文件按形成时间或重要程度或按形成者或按承办者分别集中排列，重要程度即主要职能或重要活动形成文件在前，其他工作文件在后；综合性工作在前，具体业务工作在后。（四）确定文件材料的保管价值，要根据学院工作需要和为国家积

4、累历史文化财富的需要，准确进行判断。1、凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管（50年以上）；2、凡反映学院一般工作活动，在长时期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管（16-50年）；3、凡在短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管（15年以下）。（五）上级发来的文电，除少数直接针对本院并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。（六）归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒。（七）盒内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。（八）盒内归档文件材

5、料无论单面或双面，只要是书写的，应在每份文件材料右上方或左上方编页码、在归档文件首页左上端的空白位置加盖归档章、并逐项填写；（九）每盒内文件必须按规定格式逐项填写归档文件目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在前后加口。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上，会议记录题名的著录，在责任者和会议记录之间加“起止时间”；日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位前加“0”。（十）盒内文件情况说明应填在备考表内。若无说明，也应将整理人姓名、检查人姓名、归档文件整理完毕的日期写上。检查人应是负责检查归档文件整理质量的人。（十一）要

6、去除文件上的易锈蚀金属物，修裱破损文件，字迹模糊或易退变文件的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。（十二）超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。（十三）不能使用复印件归档。（十四）装盒要求：不同形成年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，只需按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次入下一盒。第七条归档文件的分类（一）党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的分类1、分类方法保管期限一年度一机构分类法：即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。我院采用此类方法，见XX职业学院

7、实体分类法。2、需要注意的问题年度划分：文件有多个时间特征。一份文件有多个时间特征，如成文、签发、批准、收发文日期等。分年度时，一般应以文件签发日期为准，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表等一般应放在针对年里，也可放在其形成年度。（二）专题性、成套性档案立卷方法专题性、成套性档案（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。（三）会计档案财会档案中会计档案立卷按会计档案管理办法的有关规定执行。第八条归档文件整理工作程序（一）初步归档文件整理各部门要按照归档文件整理类目条款将需要归档的文件材料初步归档装盒。（二）集中审理归档文件由学院档案室负责进行审查

8、，审查的主要内容如下：1、文件是否收集齐全；2、分类是否准确；3、盒内文件排列是否合理；（三）调整定盒对不符合要求的归档文件，由学院档案室负责指导进行补充收集和调整，装盒。（四）归档文件整理的编目和装订调整定卷后由各部门兼职档案员负责填写归档文件目录、备考表，以件为单位装订，并打印归档文件目录一式7份（移交档案室5份、盒内目录1份、存业务部门1份备查），档案室提供统一档案装具。（五）档案部门对归档文件的整理与编目学院档案室统一填写归档文件盒封面、编制档号再入库保存。第九条归档的时间和手续（一）学院党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门，应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。（二）

9、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在毕业生离院后一个月内归档；（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；全院性重大活动，应在完成后的一个月内归档。（四）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，盒内文件件数，移交时间，交接双方要签名盖章。第十条凡与本规范不一致的以本规范为主。本规范由学院档案室负责解释，落实本规范的责任部门为学院档案室。第十一条本规范自公布之日起执行。各部门档案归档范围和保管期限序号类目名称保管期限办公室1上级机关发出的针对学院的文件、电报、书信、电话记录等，参加上级机关召开会议的文件。长期2下级机关（部门、单位）报送的年度

10、计划、总结、统计报表、财务预决算、以及重要报告、典型材料等。3同级机关（部门、单位）和非隶属机关（部门单位）印发的需要执行的法规性文件，协商工作的文件材料。4学院领导或工作人员外出参加公务活动带回的与学院业务有关的文件材料。5学院形成的文书材料;编号发出的文件；电报；向上级的请示及批复。6党的会议、行政办公会议记录、纪要，部门会议及纪要永久7党代会、教职工代表大会及全院性的工作会议、专题会议、座谈会、经验交流会文件材料。永久8学院年度、学期工作计划、规划、报告、总结。永久9学院有关工作方案、改革方案。10院领导参加院外会议发言稿11厅局级以上领导干部与公务活动有关的书信、日记。12学院年报表及

11、各类综合统计报表（图册）长期13学院工作计划、总结、教育事业规划及上级批复14调查（调研）报告及分析汇总材料15学院制定的工作条例、章程、制度等文件材料。16学院编印的简报、刊物、历史沿革、大事记、年鉴、志书、制度汇编、专业书籍、业务手册、宣传画册等定稿和印本。长期17学院的发文汇编（三套文件）18学院的重要文件汇编19学院编印的出版物20与学院主要业务有关的业务报刊和出版物21政府公报等政府公开信息22新闻媒体关于学院有关情况的报道材料23学院干部职工的论著、论文及其他作品。24上级有关档案工作文件25档案工作管理制度26档案工作统计报表27启用印章的文件及印模28与国内外有关单位签订的合同

12、、协议或协定。永久29学院财产、物资、档案等的交接凭证、清册。30学院各类评估材料31校庆、校友会材料永久32在某一学科、领域有重大影响的专家学者，省级以上劳动模范和优秀共产党员，学院主要负责人，以及为学院发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料33学院主要党政领导任职时的照片;记录学院主要活动和重要成果的照片和录音、录像；记录上级领导和著名人物视察学院的照连和录音、录像;学院组织或学院领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；学员重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录一、录像；学院组织的重点工程，开发研究的名优产品的照片或录音、录像；其他具有保存价值的照片和录音、录像。

13、34学院和学院负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等荣誉类实物档案；帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等徽章类实物档案；票证颁发机关颁发的各类票证类实物档案；公务活动中接受的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等公务活动礼品类实物档案；反映合佐证学院重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品，领导、专家和英模人物使用过的物品等物证类实物档案；著名书画家和领导人书法、绘画作品，著作、梯次及其他手迹等;学院开发研制的易于保存的名优产品的样品等名优产品类实物档案；其他与学院职能有关或具有参考和凭证作用的实物。35文书档案中永久、长期保管的数字化全文；科技档案中形成的电

14、子文件；会计电算化材料；永久期限照片档案的电子板及数码相机拍摄的数字照片；其他音频、视频形成的电子文件。组织人事处1上级针对学院党务、纪检、组织、人事、外事等方面的文件。2本部门形成的文书材料,编号发出的文件（底稿、三份文件及电子版），部门会议及纪要。3党委、纪委工作计划、总结、经验交流。4党的思想建设、组织建设、制度建设、活动安排等有关文件；中心组学习安排及记录。永久5本院党委会、总支部书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件等。6党委、纪委发布决定、办法、指示、批转通报和通知永久7院党委、纪委和上级党委、纪委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久8党委、纪委负责同志在院内

15、的重要讲话和参加上级召开会议发言稿。永久9党委、纪委大事记永久10学院各党总支、党支部报党委的工作计划、总结及报告的请示及批复长期11党总支、支部成立、改选及党员管理等有关材料12发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党等有关材料。永久13干部职工、党（团）员名册及有关统计材料。14党员处分、复查材料永久15学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结16学院理论学习的决定、通知、计划、总结长期17群众来信来访及处理意见；重要的人民来信来访材料及摘要单、领导批示及统计分析记录；调查（调研）报告及分析汇总材料等信访档案。长期18违法违纪案件调查、核实、处理等有关纪检案件档案19学院组织、人事工作

16、的规章制度长期20组织人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录；组织人事统计报表。21关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久22干部任免文件及名册长期23干部职工调入、录用、调出工资、行政、党团、工会组织关系介绍信及存根、毕业生报到证、录用合同、商调函件等。长期24表彰和奖励先进集体、优秀党员、先进教职工的材料永久25处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久26师资培养、管理工作计划、规定、总结永久27教师进修计划、安排、总结永久28教师工作量的规定及执行情况永久29教师资格认定材料长期30教师业务考核材料永久31教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期32教职工工资调整材料、名

17、册。长期33教职工转正定级材料永久34教职工校内调动材料永久35教职工离退休、离退职和出国的有关材料长期36教职工离、退休后返聘的有关材料37教职工保险福利有关材料长期38外事管理规章制度及有关外事活动的相关材料长期39临时工管理及有关材料长期40特殊人才引进、管理及有关材料长期41上级针对本院离退休工作文件长期42离退休人员管理及有关工作计划、总结、报告等材料长期43党员、干部、劳动工资年报表长期44本部门财产、物资、档案等的交接凭证、清册。45有关专家学者，省级以上劳动模范、优秀共产党员，以及为学院发展做出重大贡献的人物档案材料46学院及部门开展各类活动的照片、录音、录像47学院及部门获得

18、各类具有保存价值的实物档案48文书档案中永久、长期保管的数字化全文、电子文件、数字照片等。永久教务与科研处1上级针对学院教学、科研、学科建设、学籍管理、专业设置、实验室建设等方面的文件2本部门形成的文书材料,编号发出的文件（底稿、三份文件及电子版），部门会议记录及纪要。长期3教学、科研、实验室建设工作计划、规划、总结、调研报告、经验交流。长期4教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、报告、批复，教学、科研、实验室建设等方面的规章制度。永久5教学督导、检查、评估及教学质量评价方面的材料永久6学科、专业评估、申报、审批材料永久7重点学科、专业建设材料永久8学科、专业建设计划、总结、重要简报

19、长期9专科、中专、技工生教学计划、教学大纲永久10课程建设要求及安排、校历表、课程表长期11典型教案、重要备课记录长期12全院性的社会调查、社会实践计划、总结及有关材料，全院性的教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期13年度统计报表永久14各专业课程试题库永久15毕业设计、答辩、成绩评定记录，有代表性的论文和设计等材料永久16教师自编、主编教材长期17各专业教材使用目录长期18自编、主编教学指导书、实习指导书；长期19其他有保存价值的自编参考资料长期20教学质量分析、教学情况调查总结、典型调查报告、教学法研究等材料；永久21学生生产实习计划、报告、合同、协议等；长期22科研成果的试制、检验

20、、上报、批复；永久23重点科研项目完成情况的报告；永久24实验室的建设规划、调查报告及总结；永久25学生学籍表永久26学生成绩总册永久27学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期28毕业证书发放登记册、毕业证明存根永久29荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）30部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期学生工作处1上级针对本院学生管理工作的文件长期2年度工作计划、总结及重要报告、规划永久3学生管理工作的各种规章制度长期4上级针对本院招生工作的文件长期5全日制专科生、中专生、技工生的招生计划；长期6招生工作宣传材料、专业介绍、

21、新生入学教育、毕业生典礼、招生工作总结；长期7新生录取材料及新生名单永久8新生入学登记表永久9上级有关毕业生分配工作的文件材料长期10毕业生工作计划、总结长期11毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期12毕业生供需统计、计划、合同长期13毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久14学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期15学生处分材料长期16上级关于团委工作文件长期17本院团代会文件永久18本院学代会文件永久19团委工作计划、报告、总结及规章制度永久20团委工作典型调查材料、表彰和奖励先进的材料、处分团员的材料永久21批准入团、退团材料及名单永久22团干部名单、团员名册永久23团委会议记录长

22、期24学生会文件材料长期25团委牵头进行的重大活动有关材料长期26学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期27上级有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久28学生思想政治工作计划、报告、总结永久29学生思想政治工作典型调查材料和统计长期30荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）永久31部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期财务审计处1上级针对本院财务、审计工作的文件长期2本院财务、审计工作的规章制度永久3财务、审计工作计划、总结、调查报告永久4财务、审计工作统计年报及重要报表永久5本院对教职工经济案件审理的文件材料有重大影响的永久一般性

23、的长期6荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）7部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期（一）会计报表1决算报表永久2预算会计报表短期3年度以上各种统计报表（含工资报表）长期4季度以下各种计划、统计报表。短期（二）会计帐簿5总帐长期6预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期7预算外张簿（含明细帐、分户或登记帐）短期8学院专项基金帐簿短期9日记帐其中：现金、银行存款日记帐长期10固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）短期（三）会计凭证短期11预算内各种原始凭证短期12预算外各种原始凭证短期13学院基金各种原始凭证，记帐凭证。短期1

24、4银行存款余额调节表短期15会计拨款凭证及其他会计凭证短期16银行对外帐单短期17涉外债权、债务及未清理完毕的凭证长期（四）工资清册18工资发放名册、卡片永久19工资转移、证明、通知存根长期20各种奖金、奖学金、助学金、名单、卡片等短期21部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期总务处1上级针对本院后勤管理工作的文件长期2本院后勤管理工作的规章制度长期3本院后勤工作计划、报告、调查材料长期4本院防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期5水、电、暖管理制度。长期6车辆管理制度长期7房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期8本院卫生、医疗管理工作规章制度长期9爱国卫生、公费

25、医疗、保健工作、计划、总结、规定、通知等长期10师生员工健康状况调查材料及统计表永久11伙食工作的有关材料长期12校园绿化工作有关材料长期13上级针对本院安全保卫工作的文件长期14本院安全保卫工作的规章制度长期15本院安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久16本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期17本院师生员工案件的平反、复查处理结论材料及上18级的批复长期19要害部门的安全保卫、消防工作材料长期20有关征地的文件永久21承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久22有关施工方面的文件重要的永久或长期一般的短期有关竣工方面的文件重要的永久或长期23一

26、般的短期24本院基建方面的计划、规划、报告、请示、等文件材料重要的永久或长期一般的短期25上级主管部门对本院基本建设方面的批复、规定、指示等文件永久26荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）永久27部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期成人教育处1上级针对本院函授、自考、短期培训、职业鉴定、等级考试等工作的重要文件材料长期2函授、自考教育的发展规划、教学改革、培养规格、学制永久学制、社会力量办学等方面的规定、办法、报告、批复3年度综合性的工作计划、总结、典型的、重要的调永久研报告4教学及学生管理的规章制度、管理办法永久5函授教育专业申报、批

27、复材料永久6函授教育专业建设、总结等材料长期7函授教育招生计划、总结、简章、办班协议长期8办班通知短期9职业鉴定、等级考试存档表长期10鉴定人员名册永久11鉴定人员证书复印件短期12函授、自考、短期培训教育使用教材目录长期13荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）永久14部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期工会1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计；永久3工会会员代表大会工作报告、决议、总结、选举结果；永久4代表资格审查、候选人名单、情况介绍、提案处理、大会发言永久5职工生活困难补助办法、规定以及补助

28、名单、补助金额等；永久6工会委员会会议记录、纪要短期7妇女工作材料长期8荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）永久9部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期各系部1教学规划、典型调研报告永久2各试点专业教改方案与实施计划永久3典型教案、重要备课记录长期4实践教学基地合作协议长期5各系部的社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期6分专业教学大纲永久7各系部学期课程授课计划永久8各系部考试试题汇总永久9各系学生实验报告、实训成果统计表长期10各专业的实验课、实训课开出率统计表长期11各专业应用多媒体教学的课程及学时统计表长期12各专业学生成绩、

29、分析表长期13各专业应用多媒体教学的课件（光盘）长期14典型毕业论文、答辩、评审意见、鉴定永久15荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）16部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期图书馆1上级有关图书馆工作的文件长期2工作计划、总结；长期3图书概况、藏书目录、统计及统计年报长期4荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）永久5部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期实训中心1实训教学大纲长期2教学实习、生产实习计划、总结及有关材料长期3学生实验报告、实训成果统计表长期4各班学生实践课程的期末成绩

30、和分析表长期5荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）永久6部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；永久或长期科学研究档案（由教务科研处负责整理移交）（一）综合1科研行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料长期5学会工作（学术水平）材料短期（二）研究准备阶段6开题报告与课题调研论证材料长期7任务书、合同、协议书永久8课题研究计划、设计长期9计划执行情况、计划调整或撤销报告短期10课题投资和预决算材料短期（三）研究实验阶段11实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含永久12关键配方、工艺流程及综合

31、分析材料）永久13数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明框图、计算结果）永久14设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久15研究工作阶段小结、年度报告长期16配套的照片、底片、录音带、录相带、光盘等永久17样品、标本等实物的目录永久（四）申报奖励阶段18科研成果登记表永久19科研成果报告表永久20科研成果奖励申报与审批材料永久21科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久22专利申请书或证书原件或影印件永久仪器设备档案（由总务处负责整理移交）（一）综合1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件。长期2本院仪器、设备管理的规章制度。长期3设备工作计划

32、、报告、总结、调查材料。长期4本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案。长期5本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复。长期6本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料。长期（二）仪器设备项目1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期2上级或主管领导批复和准购批示。长期3定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等。长期4进口设备过程中有关的技术商务文件长期5开箱记录及装箱单。长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单。长期7验收执行及文件材料。长期8索赔来往函件及结果文件。长期9设备说明书及全套随机文件材料。与设备共存10使用、检修、故障事故记录（设备履历书）。与设备共存1

33、1重大事故的调查分析及处理意见。与设备共存12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。与设备共存声像档案（由新闻部门负责整理移交）（一）照片1上级领导人视察、检查本院工作时的照片、底片永久2本院召开的党代会、团代会、职代会、学代会的重要照片、底片永久3本院召开的工作会议、专业会议的照片、底片永久4反映本院教学改革、行政管理等重要活动的照片、底片永久5学院历届领导人的照片永久（二）录音、录像6上级领导人视察，检查本院工作时的录音，录像带、光盘永久7本院召开的党代会、团代会、职代会、学代会的录音、录像带、光盘永久8本院召开的工作会议、专业会议的录音、录像带永久9反映本院教学改革、行政管理等重大活动的录音、录像带永久