人事档案管理规定.docx

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1、人事档案管理规定第1章总则第1条为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和使用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本规定。第2条本规定适用于公司人事档案管理的各项工作，包括人事档案收集、编号归档、保管和借阅等。第3条公司综合管理部的主要职责。1 .负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关管理制度与实施细则2 .负责人事档案管理制度的实施工作，并进行具体指导和些督检查。3 .收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。第4条人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等

2、原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字。声像等形式的档案。第2章材料归档第5条新员工办理入职手续两日内，综合管理部需将新员工的人事档案收集、整理，并交由负责人事档案管理工作的人员统一归档。第6条人事档案的归档内容。L记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历和自传材料。2 .员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。3 .对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料。4 .记录关于员工在所工作或学习的单位内加入党派组织的材料5 .记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分，及受到各级各类表彰、奖励的人事

3、材料。第7条新形成的档案材料应及时归档，归档的程序如下。L对材料进行鉴别，看其是否属于归档的范围。6 .按照材料的属性和内容，确定其归档的具体位置。7 .在人事档案目录上补充登录材料名称及相关内容。4,将新的材料放入档案。第8条档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。第3章档案的借阅与查阅第9条人事档案一般不借出查阅。本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由综合管理部负责人批准后方可查阅。外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信及本人工作证或身份证，经当事人同意和分管领导批准后方可查阅。第10

4、条借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。第11条借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借阅档案人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。第12条未经同意不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料第13条人事档案管理人员每月检查核对一次借用和查档次数,并及时做好入库归位工作第14条公司建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。第4章档案的转递第15条人事档案应通过公司机要部门转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带第16条员工因工作调整，调出人员持调档通知要求转递人事档案的，必须经单

5、位人力资源部门负责人签署同意意见方可转出第17条接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执时，应及时催问，以防档案丢失。第5章档案管理工作要求第18条管理部门应建立人事档案登记和统计制度，建立各类档案名册。每年检查核对一次档案，做到档案号与档案名册编号一致，发现问题应及时解决第19条档案管理实行专员责任制，由综合管理部档案专管员负责保管与整理第20条档案管理人员做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理。第21条档案管理人员离开档案室时，应及时将门窗关闭、锁好。并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等防范工作，如果发

6、现隐患，应及时采取措施第22条档案室门窗必须坚固耐用，有防盗、防火等设施和安全措施。严禁在档案室内吸烟、放置易燃易爆物品，以确保档案安全第23条加强档案管理，提高档案的保存价值。应做到每月归档材料一次，每年整理档案及装订一次，不得存在有档案未整理、未装订的现象，第24条综合管理部对员工职位变动和薪酬调整等所形成的材料，应及时收集并整理，保证档案的准确。第25条解除（终止）劳动合同人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后。由公司综合管理部在日内转交新的工作单位或劳动保障行政部门。第26条退职、退休、自动离职等人员的档案，按公司有关规定移交档案管理部门保管。第6章档案的保密要求第27条档案管理人员不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容：整理档案过程中不得丢失档案材料，“不随便议论档案内容；不得随意泄露人事软件密码；不得将档案材料带至公共场所。第28条档案管理人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案。第29条个人不得擅自转移、分散和销毁档案材料，需要销毁的材料，必须进行登记经领导排准后，按照销毁规定的程序销毁。第7章附则第30条本规定由公司综合管理部制定。其解释权和修改权归综合管理部所有。第31条本规定经公司总经理审批通过后，自发布之日起执行。